ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■取引先との利用形態別
- 自社専用の発注サイトを取引先に提供する型：ＢＣ受発注、スマレジEC・B2B、W2 Commerce BtoB、COREC、Bカート
- 複数企業が参加する共通プラットフォーム型：BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業
- FAX注文の取り込みにも対応する型：ＢＣ受発注、スマレジEC・B2B、CBP
- ■社内システムとのつなぎ方別
- API連携に対応：スマレジEC・B2B、W2 Commerce BtoB、Bカート
- 受注データをCSVで書き出せる：ＢＣ受発注、スマレジEC・B2B、Bカート
クラウド型受発注システムで変わる日々の受発注
クラウド型の受発注システムを導入すると、注文の受け付けから確認までの作業がWeb上で完結します。紙やFAXを前提にした業務のどこが変わるのかを、受注側と発注側に分けて整理します。
受注側で減らせる転記と確認の作業
FAXや電話で注文を受ける場合、受注担当者が注文内容を販売管理システムへ手で入力し直す作業が発生します。クラウドの受発注システムでは、取引先が入力した注文がそのままデータとして届くため、転記の手間と読み間違いを減らせます。FAXの文字がかすれて読めず、取引先へ確認の電話をかけるといった手間も減らせるでしょう。
注文の受付状況も画面で一覧できるため、担当者が不在のときも、ほかのメンバーが状況を確認できます。電話での「注文は届いていますか」という問い合わせへの対応も、画面を見ながら答えられます。
発注側に生まれる時間と場所の自由度
発注する取引先は、パソコンやスマートフォンのブラウザから、営業時間外でも注文を入力できます。過去の注文履歴から同じ商品をもう一度注文できる機能があれば、毎回商品を探して書き込む手間も省けます。注文後の受付状況や出荷予定を画面で確認できれば、電話で問い合わせる回数も減らせます。
例えば飲食店であれば、閉店後に翌日分の食材を店舗から発注するといった使い方が考えられます。ただし、スマートフォン向けの画面の見やすさや操作の手順は製品によって違うため、取引先の担当者に試してもらうのが確実です。
クラウドの受発注システムは利用形態で選ぶ
クラウド型の受発注システムには、誰が契約し、取引先がどのように参加するかによって複数の利用形態があります。自社の取引先が使いやすい形を選ぶことが、利用を広げる前提です。
自社専用の発注サイトを提供する型
受注側の企業が契約し、自社の取引先向けに専用の発注サイトを用意する形態です。商品の並べ方や取引先ごとの単価表示を自社で設定でき、卸売業やメーカーがBtoBの受注窓口として使うケースがあります。BtoBとは、企業同士の取引のことです。
取引先は、受注側から発行されたIDでログインして注文します。取引先の利用料がかからない料金体系の製品もありますが、条件は製品によって異なります。取引先に費用負担が生じるかどうかは、案内の前に確認しておきましょう。
複数企業が参加する共通プラットフォーム型
受注側と発注側の双方が同じクラウドサービスに参加し、その上で複数の取引先と受発注を行う形態です。発注側から見ると、仕入先ごとに別の発注サイトを使い分けずに済む点が利点です。
一方で、取引先がすでに別のサービスを使っている場合は、参加を依頼しにくいことがあります。自社の主要な取引先がどのサービスを利用しているかを事前に聞き取り、参加してもらえる見込みがあるかを確かめてから選びましょう。参加企業が多いサービスほど、新しい取引先とつながる機会が広がる面もあります。
FAX注文の取り込みも併用する型
取引先の中には、Web発注に切り替えられず、FAXでの注文を続けたいところもあります。そのような場合に備え、届いたFAXの文字を読み取ってデータ化する機能や、受注担当者が代理で入力できる機能を持つ製品があります。
読み取り結果は手書きの文字や用紙の状態に左右されるため、担当者が内容を確認する工程は残ります。FAXとWebの注文を同じ画面で管理できるかを確認しておくと、移行期間の運用を組み立てやすくなります。FAXの受付件数を記録しておくと、Web発注への切り替えの進み具合も把握できます。
取引先にクラウドの受発注を使ってもらう進め方
クラウド型の受発注システムは、取引先が使い始めて初めて効果が出ます。一度にすべての取引先を切り替えようとせず、段階を踏んで広げる進め方が現実的です。
協力的な取引先から始める
最初は、注文件数が多く、Web発注に前向きな取引先を数社選んで試験的に始める方法があります。実際に使ってもらうと、商品名の表示がわかりにくい、締め時間の案内が足りないといった改善点が見えてきます。
改善した内容を手順書や画面設定に反映してから、対象の取引先を広げていきます。最初の数社の声を紹介資料に生かすと、ほかの取引先にも利点が伝わりやすくなるでしょう。操作に迷った取引先からの問い合わせ窓口も、あらかじめ決めておきます。
移行期間の受付ルールを決める
切り替えの途中は、Web発注とFAXや電話の注文が混在します。どの取引先がどの方法で注文するのか、締め時間はどちらの方法でも同じかを決め、取引先に文書で案内しておきましょう。
FAXの受付を終了する日を設ける場合は、十分な告知期間をとることが大切です。Web発注が難しい取引先には、別の受付方法を残すかどうかも個別に相談します。取引先との関係を損なわないよう、一方的な変更と受け取られない配慮が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受発注システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
クラウド型受発注システムの料金の見方
クラウド型は初期費用を抑えて始められる一方、月額料金の決まり方が製品によって異なります。取引先が増えたときに費用がどう変わるかまで見通しておくことが大切です。
料金が決まる単位を把握する
クラウド型の受発注システムの月額料金は、利用する社内ユーザー数、接続する取引先の数、月間の受注件数、使う機能の範囲などで決まる場合があります。どの単位で料金が増えるかを把握しておかないと、取引先が増えたときに想定以上の費用がかかる可能性があります。
見積もりを依頼する際は、現在の取引先数と注文件数に加え、数年後の見込みも伝えましょう。同じ条件で複数の製品の見積もりを比べると、料金体系の違いが見えてきます。
初期費用と追加費用を見落とさない
月額料金のほかに、初期設定の費用や、商品データや取引先データの登録代行、取引先向けの説明会の実施などが別料金に設定されている場合があります。FAX注文の読み取りやEDI接続といった機能も、オプション扱いの製品があります。
契約期間の縛りや、途中で解約した場合のデータの書き出し方法も確認しておきたい項目です。導入初年度だけでなく、3年から5年使った場合の総額で比べると、製品ごとの費用の差を判断しやすくなります。
販売管理や在庫管理とクラウドでつなぐ方法
受け付けた注文を社内の販売管理システムや在庫管理システムに取り込めると、二重入力を減らせます。つなぎ方の違いと、連携の前に整えておきたいデータを確認しましょう。
API連携とCSV連携の違いを知る
注文データを社内システムへ取り込む方法には、APIで自動的に連携する方式と、CSVファイルを書き出して取り込む方式があります。APIとは、システム同士がデータをやり取りするための窓口のことです。
API連携ではデータの反映が早い反面、認証エラーや通信の失敗で同期が止まる場合があります。エラーの通知や未連携データの確認、再送ができるかを確認しましょう。CSV連携は手作業が残りますが、既存システムを大きく変えずに始められます。
商品コードと取引先コードをそろえる
連携をうまく動かすには、受発注システムと社内システムで商品コードや取引先コードを対応させておく必要があります。コードの付け方が違うままだと、取り込みのたびに変換が必要になったり、別の商品として登録されたりするおそれがあります。
導入前にどちらのコードを正とするかを決め、変換表を用意しておきましょう。新商品の追加や価格改定のときに、どちらのシステムを先に更新するかという運用ルールも決めておくと、データのずれを抑えられます。
クラウド型受発注システムの比較表
取引先と注文データを共有できるクラウド型の受発注システムを、社内システムとのつなぎ方とあわせて比べられるよう一覧にしました。
| 製品名 | 社内システムとのつなぎ方 | 特徴 |
|---|---|---|
| ＢＣ受発注 | CSV出力 | 電話・FAX・メール・SNSの受注を一元管理。取引先はスマホからも発注できる |
| スマレジEC・B2B | API連携／CSV出力 | 取引先ごとの個別価格に対応。残ったFAX注文はAI-OCRで取り込める |
| W2 Commerce BtoB | API連携 | 取引先ごとに商品・価格・決済方法を出し分け。マイページで見積を発行 |
| CBP | ERP・基幹システム連携 | EDI・Web-EDI・FAXなど取引先ごとに異なる受発注手段を統一 |
| BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業 | CSV連携 | 製造業の発注・納品・検収を取引先と電子データで共有するプラットフォーム |
| COREC | API連携不可／その他の連携方法は要確認 | 取引先ごとに表示する商品や価格を変更できる。受注・発注の片方から導入可 |
| Bカート | API連携／CSV出力 | BtoB専用のECサイト構築サービス。取引先単位で価格や商品の表示を管理 |
取引先と注文状況を共有できるクラウド型受発注システム
自社専用の発注サイトを用意する製品から、取引先も参加するプラットフォーム型まで、取引先との利用形態が異なる製品を集めました。料金の決まり方は製品ごとに異なるため、取引先数や注文件数を伝えて見積もりを比べましょう。
ＢＣ受発注
- 受発注データはシステムと連携でき、一元管理で手間やミスは激減
- 受注内容は一覧で検索・確認でき、CSVデータで出力・印刷も可能
- 発注側もPC・スマホから楽に発注可能！発注内容の確認もスムーズ
カシオヒューマンシステムズ株式会社が提供する「ＢＣ受発注」は、取引先にPC・スマホ・タブレットから使える専用の発注画面を用意できる、クラウド型の受発注システムです。電話・FAX・メール・SNSで届く注文も管理画面の一覧にまとめられるため、Web発注へ移行する途中の受付も一か所で確認できます。発注側の画面には最近の発注商品や利用頻度の高い商品が上部に表示され、数量を入れるだけで注文が可能です。受注データはCSV形式で書き出せ、販売管理システムへの取り込みに使えます。
スマレジEC・B2B
- 買い手企業数250,000社突破！中堅・大手企業様の導入多数！
- WEB受注で業務の効率化を図って、ECによる売上向上を実現！
- 基幹・販売管理システムなど外部ソリューションとの連携が充実！
株式会社スマレジが提供する「スマレジEC・B2B」は、FAXや電話による注文をWebに切り替えるための法人向けBtoB受発注システムです。取引先ごとの個別価格設定に対応し、発注側は発注履歴からの再発注や、請求書・納品書のダウンロードを画面上で行えます。Webへ切り替えた後もFAX注文が残る取引先には、AI-OCRによる自動取り込みで対応が可能です。基幹システムや物流システムとのAPI連携に加え、公開APIやCSVでのデータ出力も用意されており、社内システムとのつなぎ方を選べます。
W2 Commerce BtoB
- 電話・FAXによる受発注のオンライン化
- 取引先管理 / 商品管理の一元化による運用効率化を実現
- お問い合わせ対応の業務負担を軽減
W２株式会社が提供する「W2 Commerce BtoB」は、BtoB特有の商習慣に対応した法人取引向けのECプラットフォームです。電話・FAXによる受発注のオンライン化から与信管理・掛率設定、基幹システムとのAPI連携までを一つの基盤で扱えます。取引先ごとに表示する商品や価格、決済方法を出し分けられ、購入頻度や金額に応じて割引率や送料をランク別に設定できます。取引先はマイページから見積書を発行してそのまま購入できるため、営業時間外の注文も受け付けやすくなります。BtoBとBtoCのサイトを1つのシステムで運用することも可能です。
CBP
- 取引先と同じ取引データを共有し、認識齟齬・突合・手戻りを削減
- 柔軟な個別仕様対応が可能、ERP側のクリーンコアに貢献
- 電帳法・インボイス制度対応、ISMS認証取得で安心
株式会社テクノスジャパンが提供する「CBP」は、取引先ごとに異なる受発注手段を統一し、受発注から入金確認までの企業間取引を一気通貫で管理するSaaS型のプラットフォームです。メールやFAX、各種EDI、Web-EDI、業界VANなど、取引先の環境にあわせたチャネルに対応しています。既存のEDIやWeb-EDIと共存させながら、段階的に移行する運用も可能です。納期回答や出荷、検収の進捗は一画面で取引先と共有でき、ERPとの連携も前提に設計されています。
BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業
- FAX・メールなどバラバラな発注処理をクラウド化！
- 電子帳簿保存法対応！デジタル化で大幅なペーパーレス！
- 取引内容の誤認識・書類紛失を防ぐ！
株式会社テクノアが提供する「BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業」は、製造業の発注側と受注側が同じプラットフォームに参加し、受発注を電子データ化するクラウドサービスです。発注データには図面や資料を添付でき、受け取った取引先は確定のほか、納期や単価の交渉もシステム上で進められます。納品や検収のデータはCSV形式で基幹システムと受け渡しが可能です。導入企業だけでなく取引先企業へのサポートも用意されており、取引先と一緒にペーパーレス化を進めたい企業の選択肢です。
COREC （株式会社ラクーンコマース）
- 受注情報を複数人でリアルタイムに共有！スマホ通知もOK！
- 取引先ごとのクローズドな受注ページを作成可能！
- スマホからFAX・メール送信可能！取引先ごとのニーズに対応！
Bカート （株式会社Dai）
- 導入企業1500社突破！モバイル受注にも対応！
- 即日からスモールスタートが可能！
- サービス連携で、幅広い業務をサポート！
まとめ
クラウド型の受発注システムは、FAXや電話の受発注をWebに置き換え、受注側と発注側で注文状況を共有できる仕組みです。効果を出すには、取引先が使いやすい利用形態を選び、協力的な取引先から段階的に広げることが大切です。料金が決まる単位や、販売管理や在庫管理とのつなぎ方も事前に確認しましょう。複数のクラウド型受発注システムを資料請求し、自社と取引先の双方にあう製品を比較してください。
