ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行先の提供形態別
- クラウド型で運用したい：PCA Arch 販売管理、moucla（もうクラ）、FLAM、「楽楽販売」、PCAクラウド商魂・商管、商蔵奉行クラウド
- オンプレミス型でも運用できる：SMILE V 2nd Edition 販売、販売指南、楽商
- ■移行時の支援・機能別
- データ移行サービスやデータ取込機能あり：FLAM、SMILE V 2nd Edition 販売、moucla（もうクラ）、PCA Arch 販売管理
- 導入時の伴走・専任サポートあり：「楽楽販売」、販売指南
- インボイス制度・電子帳簿保存法に対応：販売指南、FLAM、「楽楽販売」
- 会計など周辺システムとAPIで連携したい：PCAクラウド商魂・商管、商蔵奉行クラウド 、SMILE V 2nd Edition 販売
販売管理システムの乗り換えを考えるタイミング
販売管理システムの乗り換えは、現行システムの保守や法制度への対応に無理が出てきたときが検討の目安です。不満が表面化してから慌てて動くと、比較や移行の準備に十分な時間をかけられません。ここでは、乗り換えを考える代表的なきっかけを3つ紹介します。
保守サポートやOSの提供が終了するとき
現行製品の保守サポートや、動作環境であるOSのサポートが終了する時期は、乗り換えを考える代表的なタイミングです。サポート終了後も使い続けることはできますが、不具合が起きた際に修正を受けられず、セキュリティ更新も止まる可能性があります。
終了時期は提供会社の公式サイトや保守契約の書面で確認できます。比較から本番稼働までには一定の期間がかかるため、終了時期から逆算して早めに計画を立てることが大切です。
法制度への対応に手間がかかるとき
インボイス制度（適格請求書等保存方式）や電子帳簿保存法への対応を、手作業や追加の改修で補っている場合も見直しの機会です。請求書の記載項目や消費税の端数処理、電子データの保存方法などを人手で補うと、確認作業が増えて担当者の負担が大きくなります。
法改正のたびに改修費が発生している場合は、制度改正への対応方針を公開しているシステムへの乗り換えを検討するとよいでしょう。
事業の変化に業務があわなくなったとき
取扱商品や取引先、拠点が増え、現行システムの機能では業務を回しきれなくなったときも乗り換えの検討時期です。例えば、Excelで別管理している在庫表や、システム外で計算している取引先別の単価が増えると、入力ミスや二重管理が起こりやすくなります。
システムの外で処理している作業を書き出してみると、乗り換えで解消したい課題が見えてきます。その一覧は、後の要件整理でもそのまま活用できます。
乗り換え前に整理しておきたい現状と要件
乗り換えの成否は、製品を比較する前の準備で大きく左右されます。現状の業務を把握しないまま製品を選ぶと、導入後に「必要な機能が足りない」と気づくケースがあります。ここでは、事前に整理しておきたい3つの項目を説明します。
現行業務フローの棚卸し
最初に、見積から受注、出荷、請求、入金消込までの業務の流れを図や表にまとめましょう。誰がどの画面で何を入力し、どの帳票を出力しているかを部署ごとに書き出すと、現行システムが担っている範囲がはっきりします。
あわせて、現場の担当者に困っている点をヒアリングしておくことも大切です。管理部門だけで整理すると、営業や倉庫の作業で生じている手間を見落とす場合があります。
新システムに求める要件の優先順位
棚卸しで見えた課題をもとに、新システムに求める要件を「必須」「あれば望ましい」「不要」の3段階で分けましょう。要望を漏れなく満たす製品を探すと候補が絞れず、カスタマイズ費用も膨らみやすくなります。
必須要件は、取引先別の単価設定や締め日ごとの請求、会計ソフトとの連携など、業務が止まる項目に限定するのがコツです。優先順位を文書にしておくと、複数の製品を同じ基準で比較できます。
移行範囲と予算の決定
どのデータを新システムへ移すかと、乗り換えにかけられる予算を早めに決めておきましょう。移行範囲は、得意先や商品のマスタ、売掛金・買掛金の残高、受注残などが中心です。過去の取引明細まで移すかどうかで作業量は大きく変わります。
予算はライセンス費用だけでなく、データ移行作業や操作研修、並行稼働中の人件費も含めて見積もると、後から想定外の出費が生じにくくなります。
販売管理システム乗り換えの具体的な手順
準備が整ったら、製品選定から本番切り替えまでを段階的に進めます。一度にすべてを切り替えるのではなく、テストと並行稼働をはさむことで、移行時のトラブルを早めに発見できます。ここでは、乗り換えの手順を3つのステップで解説します。
製品の比較と選定
整理した要件をもとに複数の製品を資料請求し、必須要件を満たすかを一覧表で比較します。候補を2～3製品に絞ったら、デモや無料トライアルで自社の伝票を入力し、操作の流れや帳票の出力を確認しましょう。
あわせて、データ移行の支援や並行稼働期間の相談に提供会社がどこまで対応するかも確認します。作業の代行なのか、手順の案内なのかで社内の負担が変わるためです。
データ移行とテスト
データ移行は、旧システムからCSVなどでデータを書き出し、新システムの形式に変換して取り込む作業です。いきなり全件を取り込むのではなく、一部のデータで試験的に移行し、件数や金額が一致するかを確かめてから本番データを移します。
取り込み後は、実際の取引を想定した受注から請求までの流れをテストしましょう。消費税の計算や締め処理の結果が想定どおりかも、このタイミングで確認しておくと安心です。
並行稼働と本番切り替え
テストが終わったら、一定期間は新旧のシステムを並行して使い、同じ取引の結果を照合します。得意先ごとの請求金額や売掛金残高が新旧で一致することが、切り替えを判断する目安です。
並行稼働中は入力作業が二重になるため、期間や対象範囲を事前に決めておきましょう。切り替え日は、月末の締めや繁忙期を避けて設定すると、万が一の差異にも落ち着いて対応できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で販売管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換えでつまずきやすい注意点
販売管理システムの乗り換えでは、データやシステム連携にかかわる部分でつまずくケースがあります。いずれも移行作業の終盤で見つかると、スケジュール全体の遅れにつながります。早い段階で確認しておきたい3つの注意点を紹介します。
マスタのコード体系と名寄せ
旧システムの得意先や商品のマスタには、同じ取引先が別コードで登録されているなど、重複データが含まれている場合があります。そのまま移行すると、新システムでも売上の集計や請求先が分かれてしまいます。
移行前に重複を洗い出し、どのコードに統一するかを社内で決めておきましょう。新システムのコード体系にあわせて番号を振り直す場合は、新旧コードの対応表を残しておくと、過去データの照合に役立ちます。
旧システムのデータ保存と参照
旧システムで発行した請求書や納品書のデータは、法令で定められた期間、保存して参照できる状態を保つ必要があります。乗り換え後に旧システムを解約すると、過去の取引を確認できなくなるおそれがあります。
過去データを新システムへ移すのか、旧システムを参照用に残すのか、別の保存先へ書き出すのかを事前に決めておきましょう。保存期間や方法は、顧問税理士や提供会社に確認すると確実です。
周辺システムとの連携確認
販売管理システムは、会計ソフトや在庫管理システム、ECサイト、EDI（企業間の電子データ交換）などとデータをやり取りしているケースがあります。乗り換えによって連携の方式やデータ形式が変わると、仕訳の取り込みや受注データの連携が止まる可能性があります。
現在つながっているシステムを一覧にし、新システムでの連携方法と、エラー時の通知や再送の手順をテスト段階で確認しておきましょう。
乗り換え後に新システムを定着させるポイント
本番切り替えが終わっても、現場で使いこなせなければ乗り換えの効果は得られません。旧システムの操作に慣れた担当者ほど、新しい画面に戸惑う場合があります。ここでは、新システムを定着させるための2つの取り組みを紹介します。
操作ルールとマニュアルの整備
新システムでの入力ルールや例外処理の手順を、社内向けのマニュアルにまとめましょう。提供会社のマニュアルは機能ごとの説明が中心のため、自社の業務の流れに沿った手順書を別に用意すると現場で迷いにくくなります。
作成したマニュアルは共有フォルダなどで誰でも見られるようにし、問い合わせが多かった点を追記していきます。特定の担当者に知識が偏らないよう、複数人で更新する体制にしておくと安心です。
導入効果の検証と改善
稼働から数か月たったら、乗り換え前に挙げた課題が解消されたかを振り返りましょう。請求書の発行にかかる時間や入力ミスの件数、締め処理の日数など、乗り換え前と比べられる指標を決めておくと、効果を具体的に確認できます。
改善が見られない項目は、設定の見直しや追加機能の活用で対応できる場合があります。提供会社のサポート窓口に相談しながら、運用を少しずつ改善していきましょう。
乗り換え先として比べたい販売管理システム一覧
乗り換え先の候補を絞り込めるよう、この記事で紹介する販売管理システムの特徴を一覧にまとめました。移行の進め方や周辺システムとの連携方法とあわせて比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 「楽楽販売」 | 見積から請求、発注、原価・収支までを一元管理でき、ノンプログラミングで自社にあわせたシステムを構築できる |
| 楽商 | 見積から請求まで販売・在庫の流れを集約し、自社サーバーとクラウドから導入形態を選んでカスタマイズできる |
| FLAM | 販売・仕入・在庫管理の基本機能を備えたクラウド型で、オプションのデータ移行サービスや会計データの出力に対応する |
| SMILE V 2nd Edition 販売 | 売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までを扱い、CSVデータの受入によるマスターデータ移行機能を備える |
| PCA Arch 販売管理 | 中堅・中小企業向けのクラウド販売管理ソフトで、オプションで汎用データの自動取込や仕入・在庫業務を追加でき、JIIMA認証も取得している |
| moucla（もうクラ） | 小規模・中小企業向けのクラウド型で、見積から在庫管理までを一元管理でき、CSV形式でのデータ一括取込に対応する |
| 販売指南 | オンプレミスで使うパッケージ型で、改正電子帳簿保存法とインボイス制度に対応し、オプションで会計システムへの自動仕訳連携も可能 |
| PCAクラウド商魂・商管 | 販売・仕入・在庫を連動管理するクラウド販売管理ソフトで、API連携や会計連携、インボイス対応を備える |
| 商蔵奉行クラウド | 複数拠点や外出先、在宅から利用できるクラウド型で、他の奉行製品や外部システムとのAPI・CSV連携に対応する |
移行のしやすさで選ぶ乗り換え先の販売管理システム
データの取り込み方法や導入時の支援、周辺システムとの連携を基準に、乗り換え先として検討したい販売管理システムを紹介します。
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積もり、受注、請求から売上、発注、原価・収支までを一元管理できるクラウド型の販売管理システムです。ノンプログラミングで自社にあわせた専用システムを構築できるため、旧システムで運用してきた独自の計上ルールにも対応を検討できます。初期費用には、専任担当がWEB会議や電話、メールで3か月間伴走する導入支援が含まれています。電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応しています。
楽商
- 見積から請求まで、販売・在庫の流れを１つに集約します
- 今のやり方はそのまま、現場に合わせて柔軟にカスタマイズします
- 自社サーバーもクラウドも、自社に合う形で選べます
株式会社日本システムテクノロジーが提供する「楽商」は、見積から請求までの販売・在庫の流れを一つに集約する、中小企業向けの販売・在庫管理システムです。自社サーバーとクラウドのどちらでも導入できるため、オンプレミス型の旧システムからの移行でも運用環境を選べます。現在の業務のやり方を活かしながら、現場にあわせて柔軟にカスタマイズできる点が特徴です。インボイス制度に対応し、得意先別単価や届け先別単価など細かな単価設定も備えています。
FLAM
- インターネット経由とは思えないストレスを感じない処理スピード
- お客様ご要望に寄り添ったカスタマイズ提案が可能
- 徹底的な不正アクセス対策と暗号化で万全のセキュリティ対策
株式会社フリップロジックが提供する「FLAM」は、販売・仕入・在庫管理の基本機能を網羅したクラウド型の販売在庫管理システムです。オプションでデータ移行サービスを用意しており、乗り換え時のデータ移行を相談できます。カスタムフィールド機能で独自項目を追加できるため、旧システムで管理していた項目を引き継ぐ際にも役立ちます。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応し、会計データはボタン一つで出力できます。
SMILE V 2nd Edition 販売
- 必要な情報を必要なタイミングで活用できる各種機能
- 重複入力削減や外出先からのデータ活用等、あらゆる効率化を支援
- 柔軟なパッケージ機能で、個別カスタマイズを軽減
株式会社大塚商会が提供する「SMILE V 2nd Edition 販売」は、売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までをカバーする販売管理システムです。CSVデータの受入によるマスターデータ移行機能を備えており、得意先や商品のマスタを新システムへ移す際に活用できます。マスターや伝票に独自項目を追加できるため、自社独自の管理項目にも対応しやすい設計です。オンプレミスとクラウドの両方に対応し、会計システムとの連携やAPI連携にも対応しています。
PCA Arch 販売管理
- 販売プロセスを最適化し、ビジネス効率を最大化
- 関連データをマスターや伝票に紐付けて保存可能
- 仕入・在庫業務、取引明細のデジタル化など、必要に応じ追加可能
ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA Arch 販売管理」は、中堅・中小企業向けのクラウド販売管理ソフトです。オプションの「データ連携」で汎用データの自動取込に対応しており、オプションの「データ連携」で汎用データを自動で取り込めます。電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトとしてJIIMA認証を取得しています。仕入・在庫業務などの機能は必要に応じて追加できるため、自社が必要とする業務範囲にあわせて構成できます。
moucla（もうクラ）
- 直感的に操作できるシンプルな画面でPC初心者でも安心
- インターネット環境があればすぐに始められるクラウド型
- お客様の業種・業務の流れに合わせてカスタマイズ可能
株式会社ダイドーシステムが提供する「moucla（もうクラ）」は、小規模・中小企業向けのクラウド販売管理システムです。見積・受注から請求・入金、発注・仕入、在庫管理までを一つにまとめて管理できます。CSV形式でのデータ一括取込に対応しているため、Excelや旧システムで管理していた得意先や商品の情報を移す際に活用できます。インボイス制度に対応しているほか、業種や業務の流れにあわせたカスタマイズにも別途料金で対応しています。
販売指南
- 売買も在庫管理も一つで完結。一元管理でビジネスをスムーズに
- 改正電子帳簿保存法＆インボイス制度対応で安心経営を実現！
- さまざまな視点でデータを分析し、経営判断をサポート！
三菱電機デジタルイノベーション株式会社が提供する「販売指南」は、オンプレミスで利用するパッケージ型の販売管理システムです。改正電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しているため、法制度への対応を手作業で補っている企業の乗り換え先として検討できます。オプションで販売・仕入・入金・支払などのデータを自動仕訳して会計システムへ連携できるほか、外部システムとのリアル連携や全銀EDIシステム（ZEDI）との連携にも対応しています。導入時は専任スタッフがサポートします。
PCAクラウド商魂・商管 （ピー・シー・エー株式会社）
- 販売・仕入・在庫データ連動で業務を効率化。
- 入金・支払の消込と各種帳票の自由設計に対応。
- API・会計連携で情報一元化
商蔵奉行クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 複数の拠点、外出先、在宅でも利用でき生産性が上がる
- システム内でのデータは自動で繋がるため手作業を削減できる
- データは全て暗号化されているのでセキュリティ面でも安心
まとめ
販売管理システムの乗り換えは、現状の棚卸しと要件の優先順位づけから始め、データ移行のテストと並行稼働をはさんで切り替えることで、業務を止めずに進められます。マスタの名寄せや旧データの保存、周辺システムとの連携は、早めに確認しておきたい注意点です。乗り換え元の環境や必要な移行支援によって、あう製品は異なります。まずは複数の製品を資料請求し、自社の条件にあうかを比較してみてください。
