ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIを使いたい業務プロセス別
- AIエージェントとの対話による見積作成：Agentforce Revenue Management（旧：Sales Cloud）
- 操作の疑問や問い合わせへのAIの自動応答：PCA Arch 販売管理、商蔵奉行(R)クラウド
- 注文書などの読み取り（AI OCR連携）：Simplex
- ■効率化したい業務プロセス別
- 請求・入金管理：「楽楽販売」、PCA Arch 販売管理、PCAクラウド商魂・商管
- 売上分析：freee販売、SMILE V 2nd Edition 販売、通販Best
- ■連携したいシステム別
- 会計ソフト連携：freee販売、SMILE V 2nd Edition 販売、PCAクラウド商魂・商管
- ECサイト連携：通販Best
販売管理システムのAIとは？従来機能との違い
販売管理システムには以前から、請求書の自動作成のような自動化機能があります。AI機能は、こうしたルールどおりの処理とは異なり、データの特徴をもとに推定や提案を行う点が違いです。両者の違いを押さえておきましょう。
ルールにもとづく自動化との違い
従来の自動化は「締め日に売上を集計して請求書をつくる」のように、決められた手順を正確に繰り返す仕組みです。結果は設定どおりになるため、設定が正しければ誤りは起きにくい特徴があります。
一方、AIは過去のデータから傾向を学び、「この入金はこの請求に対応する可能性が高い」といった推定を行います。手順を事前に決めにくい業務に対応できる反面、推定には誤りが含まれる可能性がある点を理解しておく必要があります。
AIが得意な処理と苦手な処理
AIが得意なのは、書式がそろっていない書類の読み取りや、大量のデータから傾向をつかむこと、文章の作成補助などです。人が時間をかけて行っていた作業の下準備を短時間で進められる場合があります。
反対に、過去のデータが少ない新商品の予測や、取引先との個別の約束事を踏まえた判断は苦手とされています。AIに任せる範囲は、業務の性質とデータの量を見ながら決めることが大切です。
受注から入金までの業務でのAIの活用方法
受注から出荷、請求、入金までの日々の業務では、主に入力作業や照合作業の負担を減らす目的でAIが使われています。ここでは、販売管理システムで使われている代表的な3つのAI機能を紹介します。
注文書の読み取りと受注入力
FAXやPDFで届く注文書をAI-OCRで読み取り、受注データとして取り込む機能です。AI-OCRとは、AIを組み合わせた文字認識技術のことで、取引先ごとに書式が違う注文書にも対応できる場合があります。
読み取った品名を自社の商品マスタと照合し、候補を示す機能を備えたものもあります。ただし、手書きや印字のかすれで誤読が起きる可能性があるため、取り込み前に担当者が確認する画面があるかを確かめましょう。
入金消込の候補提示
入金消込とは、銀行口座への入金と請求データを照らし合わせ、回収済みとして処理する作業です。振込名義が社名と異なる場合や、複数の請求をまとめて支払われた場合は、照合に時間がかかります。
AIを使うと、過去の消込実績から名義と取引先の対応を学び、照合の候補を示せる場合があります。候補が誤っている可能性もあるため、AIの提案を担当者が承認してから確定する流れにしておくと安心です。
見積書やメール文面の作成補助
生成AIを搭載した販売管理システムでは、見積書の備考欄や取引先への案内メールの下書きを作成できるものがあります。定型的な文章を毎回ゼロから書く手間を減らせる可能性があります。
生成AIの文章には事実と異なる内容が含まれる場合があるため、金額や納期、取引条件などは元データと照らし合わせて確認しましょう。社外に送る文書は、送信前に担当者が読み直すルールを設けておくと安心です。
分析・計画業務で使える販売管理システムのAI
蓄積された販売データを活用する分析や計画の業務でも、AIが使われています。集計作業の時間を減らすだけでなく、担当者の経験だけに頼っていた判断に、データにもとづく材料を加えられる点が特徴です。
売上データの集計と要因分析
AIを使った分析機能では、売上の増減が大きい商品や取引先を自動で抽出し、変化の要因を示唆するものがあります。月次の会議資料をつくる際に、確認すべきデータを絞り込む助けとなります。
ただし、AIが示すのは「売上と関係がありそうな要素」であり、因果関係を証明するものではありません。営業担当者の現場の情報とあわせて解釈し、施策を判断する際の材料の一つとして使いましょう。
需要予測と発注量の提案
需要予測は、過去の販売実績や季節性などをもとに、将来の販売数量を予測する機能です。予測結果をもとに発注量を提案する機能があれば、欠品や過剰在庫を抑える判断に役立つ可能性があります。
予測の精度は、学習に使うデータの期間や商品数、販促などの特殊要因に左右されます。発売直後の商品や急な市場の変化には対応しにくい場合があるため、予測値は担当者が確認して調整する運用が大切です。
自然言語でのデータ検索
「先月、前年より売上が下がった取引先は？」のように、普段の言葉で質問するとデータを抽出してくれる機能もあります。集計条件の設定に慣れていない担当者でも、必要な数字を確認しやすくなります。
質問の仕方によっては意図と異なる条件で集計される可能性があります。結果を会議資料などに使う際は、表示された集計条件や期間が正しいかを確認してから利用しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で販売管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
AI搭載の販売管理システムのAIを運用するコツと注意点
販売管理システムのAIを業務に取り入れる際は、AIの結果をそのまま使わない仕組みと、AIが学ぶ元となるデータの整備が欠かせません。取引先の情報を扱うため、データ管理の観点も含めて準備しておきましょう。
AIの結果を人が確かめる工程を残す
AI-OCRの読み取りや消込の候補、需要予測は、いずれも誤りが含まれる可能性があります。誤った受注データや請求データが確定すると、出荷ミスや請求漏れにつながる恐れがあります。
AIの結果を確定する前に担当者が確認する工程を設け、確認者と承認者を明確にしておきましょう。確認手順は複数人で共有し、修正履歴を残せるかどうかもシステム選定時に確認しておくと安心です。
マスタと過去データを整える
AIの精度は、元となるデータの質に左右されます。商品マスタに同じ商品が別コードで重複していたり、取引先名の表記がばらばらだったりすると、照合や予測の結果が不安定になる場合があります。
AI機能の導入前に、商品や取引先のマスタを整理し、表記ルールを統一しておきましょう。過去の販売データに欠けている期間がある場合は、予測に使えるデータ量を提供会社に相談しておくと判断しやすくなります。
取引先情報の扱いを確認する
販売管理システムには、取引先の担当者名や取引条件、単価など、外部に知られたくない情報が含まれます。AI機能によっては、データが提供会社のサーバや外部のAIサービスで処理される場合があります。
入力データがAIの学習に使われるかどうか、処理されたデータの保存場所や保存期間はどうかを、利用規約や説明資料で確認しましょう。判断に迷う場合は、情報システム部門や提供会社に相談しておくと安心です。
AI搭載の販売管理システムを比較する確認項目
AI機能付きの販売管理システムを比べる際は、AIの有無だけでなく、自社の業務のどこに対応しているか、結果を確認しやすいか、ほかのシステムとつながるかを確認しましょう。資料請求やデモの段階で確かめたい3つの項目を紹介します。
AIが対応している業務の範囲
製品によって、AIが受注入力に対応しているのか、入金消込や需要予測まで対応しているのかが異なります。まずは自社で時間がかかっている業務を洗い出し、その業務にAI機能が対応しているかを確認しましょう。
AI機能は標準搭載の場合もあれば、オプションや外部のAIツールとの連携で提供される場合もあります。利用できるプランや追加費用、月あたりの処理件数の上限などを、見積もりの段階で確かめておくと安心です。
結果の確認と修正のしやすさ
AIの結果を人が確認する前提に立つと、確認画面の見やすさが作業時間に影響します。読み取り結果と元の注文書を並べて表示できるか、確信度の低い項目だけを強調して示せるかなどを確認しましょう。
修正した内容が次回以降の結果に反映される仕組みがあるかも確かめたい点です。デモやトライアルでは、自社の書類に近いサンプルを使い、確認と修正にかかる手間を担当者が実際に試してみると判断しやすくなります。
会計ソフトや受注チャネルとの連携
AIで作成した売上や入金のデータを会計ソフトに引き継げれば、仕訳入力の手間を減らせます。連携方法がAPIかCSVか、連携できる項目や更新のタイミングを確認しましょう。
ECサイトやEDIから受注している場合は、それらの受注データとAI-OCRで取り込んだ注文を、同じ画面でまとめて管理できるかも重要です。受注の経路ごとに処理が分かれると、確認漏れが起きる恐れがあるためです。
AI機能搭載の販売管理システム一覧
この記事で紹介する販売管理システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Agentforce Revenue Management（旧：Sales Cloud） | 見積・契約・請求を統合管理するプラットフォーム。AIエージェントとの対話で見積もりを作成できる |
| PCA Arch 販売管理 | AIアシスタントが操作の疑問に回答。入金消込に対応し、オプションで販売・仕入・在庫のデータ連動も可能 |
| 商蔵奉行(R)クラウド | 複数拠点や外出先から使えるクラウド型の販売管理。AIによる自動応答も活用できる |
| Simplex | EC事業者向けの顧客・販売管理システム。AI OCRやRPAとの連携による効率化の提案を受けられる |
AI機能搭載の販売管理システムの紹介
ここでは、AI機能を備えた販売管理システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
Agentforce Revenue Management（旧：Sales Cloud）
- CRMで契約ライフサイクル全体を管理
- 注文の自動化で完璧な注文処理
- リアルタイムの取引先インサイトで成長を促進
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Agentforce Revenue Management（旧：Sales Cloud）」は、見積・契約・請求を統合管理するクラウド型のプラットフォームです。商談や顧客データと見積もりを連携させ、見積もりから入金までの流れをまとめて管理できます。AIエージェントとの対話で見積もりを作成できるため、組み合わせの多い製品の見積作業を効率化したい場合に検討しやすい製品です。代理店の販売管理の統合や、収益ライフサイクル全体の分析にも対応しています。
PCA Arch 販売管理
- 販売プロセスを最適化し、ビジネス効率を最大化
- 関連データをマスターや伝票に紐付けて保存可能
- 仕入・在庫業務、取引明細のデジタル化など、必要に応じ追加可能
ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA Arch 販売管理」は、中堅・中小企業向けのクラウド販売管理ソフトです。Webポータル画面に表示されるAIアシスタントに、わからない操作や疑問を問いかけられ、24時間365日質問できます。豊富な商品単価設定や入金消込、帳票のフリーフォーマット設計に対応しています。注文書などを受注・売上伝票に紐付けて保存できます。オプションの「仕入在庫 for PCA Arch」を追加すると販売・仕入・在庫業務のデータ連動が可能になり、帳票の電子配信もオプションで追加できます。
商蔵奉行クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 複数の拠点、外出先、在宅でも利用でき生産性が上がる
- システム内でのデータは自動で繋がるため手作業を削減できる
- データは全て暗号化されているのでセキュリティ面でも安心
Simplex （株式会社システムリサーチ）
- 全国5拠点のサポート体制が強み。
- 事業規模に合わせたプラン選択が可能。
- AI OCRやRPAとの連携で、更なる業務効率化のご提案が可能。
AI機能以外の目的で選ぶ販売管理システム
AI機能以外の観点で販売管理システムを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 「楽楽販売」 | 見積・受注データをもとに請求対象の洗い出しや金額計算を自動化。ノンプログラミングでカスタマイズできる |
| freee販売 | 案件ごとの売上・原価・粗利を自動で可視化し、多様な切り口で分析可能。freee会計と連携できる |
| SMILE V 2nd Edition 販売 | 入力データから各種集計表や分析資料を出力。SMILE V 2nd Edition 会計と仕訳を連携できる |
| 通販Best | ECサイト・モールの受注データを自動で取り込み、電話・FAXの注文と一元管理。RFM分析にも対応 |
| PCAクラウド商魂・商管 | 販売・仕入・在庫を連動管理するクラウド型ソフト。入金・支払の消込やAPI・会計連携に対応 |
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積もり、受注、請求から、売上、発注、原価・収支までを一元管理できるクラウド型の販売管理システムです。登録された見積もり・受注データをもとに、請求対象の洗い出しや転記作業、金額計算を自動化し、請求件数の増加にともなうミスを減らせます。企業ごとのルールにあわせた請求・売上計上処理の自動化や、帳票の自動発行、アラートメールにも対応しています。項目や入力画面はノンプログラミングでカスタマイズでき、API・外部システムとの連携も可能です。
freee販売
- 転記作業いらずで、カンタンに一気通貫した案件管理
- 案件管理をカンタン可視化で次のステップへ
- freee販売×他プロダクト連携でさらなる効率化
フリー株式会社が提供する「freee販売」は、案件・プロジェクト単位で管理できるクラウド型の販売管理システムです。引き合いから請求・支払いまでの情報をまとめ、売上・原価・粗利率をリアルタイムで自動計算します。取引先別や担当者別、部門別、案件別など、さまざまな切り口から売上状況を分析できるため、データにもとづく販売戦略の検討に役立ちます。freee会計と連携しており、freee販売で登録した受発注や売上の情報を会計側にも自動で反映できる点も特徴です。
SMILE V 2nd Edition 販売
- 必要な情報を必要なタイミングで活用できる各種機能
- 重複入力削減や外出先からのデータ活用等、あらゆる効率化を支援
- 柔軟なパッケージ機能で、個別カスタマイズを軽減
株式会社大塚商会が提供する「SMILE V 2nd Edition 販売」は、見積書作成から受注・発注、売上・仕入、在庫管理までをトータルに支援する基幹業務システムです。過去の見積データや取引データを流用でき、受注と発注の伝票を同時に登録するなど、多重入力を防いで入力作業を抑えられます。入力データから各種集計表や会社の概況がわかる帳票をリアルタイムに出力でき、経営判断の資料として活用できます。「SMILE V 2nd Edition 会計」とあわせて使えば、売上・仕入・入金・支払情報を仕訳として連携できます。
通販Best
- 電話・ＦＡＸ・ネットを一元化。受注を劇的に効率化！
- 複数届先やのし印刷に標準対応。ギフト繁忙期に強い。
- リピーター向上を支援。定期注文管理や顧客分析も。
株式会社 アール・シー・エスが提供する「通販Best」は、ネットショップや電話、FAXからの注文を一元管理できる通販向けの顧客・販売管理システムです。ECサイト・モールからの受注データを自動で取り込めるほか、電話で応対しながら注文入力や履歴検索ができる操作画面も備えています。購入履歴をもとにしたRFM分析や商品別分析で、売れ筋商品や優良顧客を把握できます。ECモールやカートシステム、送り状発行システムなど外部システムとの連携にも対応しています。
PCAクラウド商魂・商管 （ピー・シー・エー株式会社）
- 販売・仕入・在庫データ連動で業務を効率化。
- 入金・支払の消込と各種帳票の自由設計に対応。
- API・会計連携で情報一元化
まとめ
販売管理システムのAIは、注文書の読み取りや入金消込の候補提示、売上分析や需要予測などで、入力や判断の下準備を補助する機能です。AIの結果には誤りが含まれる可能性があるため、人が確認する工程を残し、マスタや過去データを整えておくことが大切です。AIが対応する業務の範囲や確認のしやすさ、会計ソフトとの連携も確かめながら、複数の製品を資料請求して比較してみてください。
