ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 社内報・トップメッセージの発信：TUNAG、Coo Kai BBS/掲示板、WowTalk、SOLANOWA、ourly、Story
- 部門を越えた交流・ナレッジ共有：TUNAG、WowTalk、Talknote
- 現場スタッフへの情報共有：TUNAG、WowTalk、apseedsポータル、LINE WORKS
- ■分析機能別
- 既読・未読状況の把握：WowTalk、apseedsポータル、LINE WORKS
- 閲覧データ・利用状況の分析：Talknote、SOLANOWA、ourly
社内SNSの乗り換え前に利用状況をデータで確かめる
乗り換え先を選ぶ前に、今の社内SNSがどのように使われているかを把握しておきましょう。この結果は、乗り換えの目的を社内で共有する材料としても使えます。使われている機能と使われていない機能が分かると、新しい環境で何を引き継ぎ、何をやめるかを判断しやすくなります。
閲覧数と投稿者の偏りを確かめる
管理画面で取得できる閲覧数や投稿数、アクティブ利用者数を、部署別や月別に書き出してみましょう。一部の部署や特定の社員だけが投稿している、閲覧は多いが反応が少ないなど、利用の偏りが見えてきます。
こうした偏りは、ツールの機能だけでなく、投稿ルールや業務の忙しさなど複数の要因が影響している可能性があります。数値とあわせて部署の担当者に聞き取りを行うと、乗り換えで改善できる点と運用で改善すべき点を切り分けやすくなります。
使われていないグループや機能を整理する
長く運用している社内SNSには、投稿が止まったグループや、ほとんど使われていない機能が残っていることがあります。これらをそのまま新しい環境へ移すと、必要な情報が探しにくくなるおそれがあります。
一定期間投稿がないグループは、管理者に確認したうえで移行の対象から外すか、アーカイブとして別に保管します。使われていない機能については、不要だったのか、存在が知られていなかったのかも確認しておくと、乗り換え先の機能選びに役立ちます。
過去の投稿と社内報アーカイブの引き継ぎ方
社内SNSに蓄積した投稿や社内報には、会社の取り組みや社員の声が残っています。すべてを移すのではなく、残す期間と範囲を決め、後から探せる形で引き継ぐことが大切です。
投稿は残す期間と範囲を決めて移す
投稿の移行は、乗り換え先の取り込み機能や、旧ツールの書き出し機能が対応している範囲で行います。いいねやコメント、添付画像が元の形で移るとは限らないため、事前に提供会社へ確認しておきましょう。
移す範囲は、直近数年分や、全社向けのお知らせなどに絞る方法もあります。範囲外の投稿は、可能であれば書き出して保管し、必要なときに参照できるようにしましょう。移行するデータを絞ることで、作業負担を抑えられます。
移らない情報は利用者へ事前に伝える
移行の方法によっては、投稿者の表示や投稿日時、コメントのつながりが変わる場合があります。乗り換え後に「自分の投稿が消えた」「反応がなくなった」と受け取られないよう、移らない情報と保管場所を事前に案内しておきましょう。
案内では、どの期間の投稿が新しい社内SNSで見られるか、範囲外の投稿をどこで確認できるかを具体的に示します。問い合わせ先を1か所にまとめ、よくある質問を案内ページに追記していくと、担当者の負担も抑えられます。
社内報のバックナンバーは検索できる形で保管する
社内SNSで社内報を配信していた場合、バックナンバーは新入社員の理解を深める資料にもなります。乗り換え先にアーカイブ用のページやカテゴリーを用意し、発行年月やテーマで探せるようにしておきましょう。
社内報に掲載した社員の写真やインタビューを再掲載する場合は、当初の利用目的や本人への説明、同意の範囲を確認しましょう。退職者が写っている記事の扱いも、社内規程や個人情報の取り扱い方針に従って判断することが大切です。
乗り換え先の社内SNSで変わる閲覧データの扱い
閲覧数や既読の数え方は、社内SNSごとに異なる場合があります。乗り換えの前後で数値を比べる予定があるなら、指標の定義と、取得できるデータの範囲を事前にそろえておく必要があります。
既読と閲覧数の取得範囲を確認する
同じ「閲覧数」でも、投稿を一覧で表示した時点で数えるツールと、投稿を開いた時点で数えるツールがあります。既読についても、個人単位で確認できるか、人数の合計だけが表示されるかは製品によって異なります。
社内報や重要なお知らせが全社員に届いているかを確かめたい場合は、部署別や個人別に既読状況を確認できるかが選定のポイントです。データを書き出せる形式と期間も、あわせて確認しておきましょう。
新旧の指標をそろえて効果を比べる
乗り換えの効果を評価するには、旧ツールの直近の数値を記録し、乗り換え後も同じ考え方で集計することが大切です。数え方が変わる場合は、比べられる指標と比べられない指標を分けて社内に説明しておきましょう。
乗り換え直後は新しいツールへの関心から利用数が一時的に伸びる場合もあるため、数か月単位で推移を確認しましょう。指標は閲覧数だけでなく、投稿した社員の人数やコメント数、部署を越えたやり取りの件数など、乗り換えの目的にあうものを選びます。数値の変化は、組織変更や繁忙期など、ツール以外の要因も含めて読み解くことが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え直後の社内SNSを使われる場にする工夫
新しい社内SNSは、公開した直後に投稿が少ないと、社員が開く理由を見つけにくくなります。乗り換えの案内だけで終わらせず、開いた社員が読みたくなる内容を用意しておくことが大切です。旧ツールで反応が多かった使い方を引き継ぎ、最初の数か月で利用の習慣を作ることを目指しましょう。
反応が多かった投稿の型を新環境で再現する
旧ツールの閲覧データから、反応が多かった投稿の種類を洗い出します。新しく入社した社員の紹介や、部署の取り組みの報告、経営層からのメッセージなど、社員が関心を持った投稿の型は、乗り換え後も続ける価値があります。
公開初日にこうした投稿をいくつか用意しておくと、最初に開いた社員が「読むものがない」と感じる状態を避けられます。投稿の担当を部署ごとに複数人で分担しておくと、特定の社員に負担が偏りにくくなります。
業務連絡の一部を社内SNSに寄せる
交流目的の投稿だけでは、忙しい時期に社内SNSを開かない社員も出てきます。全社向けのお知らせや制度変更の案内、イベントの告知などを社内SNSに集めると、業務の一部として開く理由が生まれます。
ただし、メールや掲示板など既存の連絡手段と役割が重なると、社員がどこを見ればよいか迷うおそれがあります。どの情報をどの手段で伝えるかを一覧にして、乗り換えと同時に周知しておきましょう。
現場スタッフまで届く社内SNSの切り替え案内
店舗や工場、営業先など、普段パソコンを使わない社員がいる場合、乗り換えの案内が届きにくくなります。ログインの手順と旧ツールを使わなくなる日を、現場の働き方にあった方法で伝えることが大切です。
スマートフォンからのログインを支援する
現場スタッフは、会社支給のスマートフォンや、社内規程で認められた個人端末から社内SNSを利用する場合があります。アプリのインストール方法や初回ログインの手順を、画面の画像付きで1枚の案内にまとめておくと、問い合わせの削減につながります。
会社のメールアドレスを持たない社員がいる場合は、乗り換え先がどのような方法でアカウントを発行できるかを確認しておきます。朝礼や休憩時間に、現場の責任者がログインを手伝う時間を設けるのも有効な方法です。ログインできていない社員を管理画面で確認できれば、個別に声をかけることもできます。
旧ツールへの投稿を止める日を周知する
旧ツールと新しい社内SNSが並行していると、投稿先が分散し、どちらにも十分な情報が集まらない状態になりがちです。旧ツールへの投稿を止める日を決め、可能であれば閲覧専用に設定するなど、新しい環境への切り替え方法を周知しましょう。
周知は、旧ツール上の固定投稿やメール、掲示物など複数の方法で行います。投稿停止日の後も、移行漏れのデータを確認できるよう、旧ツールの解約までには一定の期間を空けておくと安心です。
社内報・情報発信に使える社内SNSの特徴一覧
社内報の発信や現場への周知、既読や閲覧データの確認など、乗り換え後の定着に関わる機能を備えた製品の一覧です。自社の乗り換えの目的にあう製品を探す際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| TUNAG | サンクスカードやコメントで交流を促す社内SNS。経営メッセージを動画や画像で発信 |
| Coo Kai BBS/掲示板 | Microsoft 365のアカウントで使う社内掲示板。他サービスからの掲示データ移行にも対応 |
| WowTalk | 掲示板での全社発信とコメントに対応。既読・未読確認や優先確認通知も使える |
| apseedsポータル | アルバイトやパートへの一斉配信に対応。既読・未読の確認と未読者への再通知が可能 |
| LINE WORKS | LINEに近い操作感のビジネスチャット。メッセージの既読・未読メンバーを確認できる |
| Talknote | メッセージやノートで交流を促し、利用時間や頻度のデータで社員の状態を可視化 |
| SOLANOWA | Web社内報アプリ。アクセス解析で読まれている記事を把握でき、未読記事一覧も表示 |
| ourly | Web社内報の作成・配信、閲覧データの分析に対応するサービスとして掲載（詳細機能は要確認） |
| Story | ビジョンや社員の想いを記事形式で発信するオンライン社内報。いいねやコメントに対応 |
乗り換え後の発信と定着を支える社内SNS
社内報やお知らせの発信、現場スタッフへの周知、既読状況の確認など、乗り換え後に使われる場を作るための機能を備えた製品を紹介します。
TUNAG
- 感謝や称賛を可視化し、働きがいと文化を育む社内SNS
- 社内チャットで日常連携を強化し、情報共有もスムーズに！
- PC／スマホ対応で全従業員が使いやすい！
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、感謝を伝えあうサンクスカードや投稿へのコメントで、社員同士の交流を促す社内SNSです。リアクション機能もあり、日々の投稿へ気軽に反応できます。経営メッセージを記事・動画・画像で発信でき、トップの考えを現場まで届けたい場合にも活用できます。PCとスマートフォンの両方に対応し、現場スタッフからオフィス勤務者まで利用しやすい設計です。専任のカスタマーサクセスが導入から活用の定着まで支援します。
Coo Kai BBS/掲示板
- Microsoft 365のデータ活用で掲示板単位での公開範囲の設定が可!
- 【新機能搭載】Copilot Chatなどからシームレスにアクセス可!
- 他サービスからのデータ移行、Webサイトなどへの埋め込みも可能!
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai BBS/掲示板」は、過去の掲示データをインポートできる、Microsoft 365アカウントで使う社内掲示板です。全社通達や議事録、拠点別のアナウンスなど用途にあわせて複数の掲示板を開設でき、掲示板ごとに投稿・閲覧の権限を設定できます。掲示の公開・終了の予約や未読記事の強調表示にも対応しています。これまでのお知らせを新しい環境へ引き継ぎたい場合の選択肢です。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、重要なお知らせを画面上に優先表示できる優先確認通知を備えた、国産のビジネスチャット・社内SNSです。共有（掲示板）機能で全社向けの情報を発信し、コメントで社員の反応を集められます。既読・未読の確認や予約投稿にも対応しています。サンクス（電子レター）や日報の機能もあり、交流と業務連絡をひとつのツールにまとめたい場合に適した製品です。スマートフォンをトランシーバーのように使えるプッシュトゥトークなど、現場向けの機能も備えています。
apseedsポータル
- 一斉配信や属性別送信に対応
- 既読状況を確認して再通知
- 34か国語に対応した自動翻訳
株式会社エーピーシーズ（マイナビグループ）が提供する「apseedsポータル」は、既読確認と未読者への再通知で、パートやアルバイト、派遣スタッフへの連絡を届けやすくするアプリです。個人のメールアドレスやSNSアカウントを使わずに、法人専用の環境でスタッフへ情報を届けられます。全社への一斉送信のほか、店舗や役職などの属性にあわせた配信が可能です。就業規則やマニュアルのPDFをアプリ内に設置でき、オプションで34か国語の自動翻訳も利用できます。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、メッセージの既読・未読メンバーを確認でき、社内周知の届き具合を把握しやすいビジネスチャットです。LINEのような操作感で使え、トークのほか掲示板やアンケート、カレンダーなどの機能も利用できます。スマートフォンとパソコンの両方から使えるので、店舗や外出先で働く社員への連絡手段としても検討しやすい製品です。
Talknote （Talknote株式会社）
- 馴染みやすい操作性で手軽に社員と連絡が取り合える
- 社員のモチベーションをデータで可視化できる
- 手厚いサポート体制で導入後継続率98.8％を達成
SOLANOWA （株式会社フューチャースピリッツ）
- 経営者が納得する費用対効果
- 常に進化し続ける豊富な機能
- 管理者も安心のセキュリティ
ourly （ourly株式会社）
- スマホ・PCで読みやすい社内報を手軽に作成・配信
- 閲覧率などのデータ分析で情報浸透を可視化
- 記事へのリアクション・コメントで双方向の交流を促進
Story （ウォンテッドリー株式会社）
- 会社のカルチャーや価値観を自由に発信できるブログ機能。
- 「いいね」やコメント機能で交流を促進。
- 社内ポータル化でき、紙や個別サイト不要で低コスト運用可能。
まとめ
社内SNSの乗り換えは、投稿や社内報のアーカイブを引き継ぎながら、利用状況を見直す機会です。閲覧データで現状を把握し、移行範囲や新旧の比較指標を決めておきましょう。公開後は反応の多かった投稿を生かし、現場スタッフにも切り替え方法を周知することが定着につながります。分析機能や使いやすさ、移行支援の内容は製品によって異なるため、資料請求で比較してみてください。
