ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用形態別
- 自社の環境で運用するオンプレミス型：ChatLuck、direct、Tocaro
- 社内LAN内で利用するサーバー不要型：IP Messenger
- 専用環境で提供されるクラウド型：TEんWA、ChatCo!
- クラウド型（管理機能で接続制限が可能）：WowTalk、LINE WORKS、CYBERCHAT
- ■利用範囲別
- 社内ネットワーク内での利用が中心：IP Messenger
- スマホや社外からの利用も想定：LINE WORKS、WowTalk、ChatLuck
ビジネスチャットをオンプレミスで運用する意味
オンプレミスとは、自社が管理するサーバーにソフトウェアを導入して運用する形態です。ビジネスチャットでは、メッセージやファイルを社外のサーバーに置かない運用ができる点が、クラウド型との大きな違いです。
社内ネットワークの中で完結する運用
オンプレミス型のビジネスチャットは、社内ネットワークの中だけで使う構成にできます。インターネットからの接続を受け付けない設定にすれば、社外から不正にアクセスされる経路を減らせます。
ただし、社内ネットワークの中にあるだけで安全とはいえません。社内端末がウイルスに感染した場合や、権限設定に誤りがあった場合には、情報が漏れるおそれがあります。ネットワークの制限に加えて、アカウント管理やログの確認もあわせて行うことが重要です。
自社で決めるデータの保管場所
オンプレミスでは、チャットの履歴や添付ファイルを、自社のどのサーバーにどれだけの期間保管するかを決められます。社内規程で「顧客情報は自社の設備内に保管する」と定めている企業では、この点が導入の理由になる場合があります。
一方で、保管場所を自社で決めるということは、保管期間を過ぎたデータの削除やバックアップの管理も自社で行うということです。データの保管ルールを先に文書化しておくと、運用開始後の判断に迷いにくくなります。
クラウド型との役割分担の違い
クラウド型では、サーバーの保守やソフトウェアの更新は提供会社が行い、利用企業は主にアカウントや設定を管理します。オンプレミス型では、サーバーの調達から更新作業、障害時の復旧までを自社で担います。
つまり、オンプレミスを選ぶことは、管理の自由度と引き換えに運用の責任を引き受けることです。製品によっては保守サービスやリモートでの支援が用意されているため、どこまで提供会社に頼れるかも確認しておきましょう。
オンプレミス型のビジネスチャットが求められる職場
クラウド型のビジネスチャットが広く使われるなかでも、オンプレミス型を検討する企業や団体はあります。自社がどの条件にあてはまるかを確認すると、オンプレミスが必要かどうかを判断しやすくなります。
外部クラウドの利用が規程で制限されている
社内の情報セキュリティ規程や取引先との契約で、業務データを外部のクラウドサービスに置くことが制限されている場合、オンプレミス型を検討する価値があります。研究開発の情報や設計データを扱う部署で見られるケースです。
ただし、規程の内容はクラウド型を一律に禁止しているとは限りません。「審査を通ったサービスは利用可」とされている場合もあります。まず情報セキュリティの担当部署に規程の趣旨を確認し、クラウド型で条件を満たせるかもあわせて検討しましょう。
インターネットにつながない環境で使いたい
工場の制御系ネットワークや、外部と切り離された閉域網で業務を行う職場では、インターネットに接続できないことがあります。こうした環境で社内連絡にチャットを使いたい場合は、閉域網の中にサーバーを置けるオンプレミス型が選択肢です。
この場合、ソフトウェアの更新ファイルをどう持ち込むかも課題です。オフラインでの更新手順が提供されているかに加え、持ち込む更新ファイルのウイルスチェック手順も、導入前に決めておきましょう。
オンプレミス運用で自社が引き受ける仕事と体制
オンプレミス型のビジネスチャットを安定して使い続けるには、導入後の作業を担う体制が欠かせません。どのような仕事が発生するかを把握し、担当者と手順を決めておきましょう。
更新作業とセキュリティ対策
オンプレミスでは、ビジネスチャットのソフトウェアだけでなく、サーバーのOSやデータベースの更新も自社で行います。脆弱性、つまりセキュリティ上の弱点が公表された際には、修正プログラムを速やかに適用する必要があります。
更新を後回しにすると、既知の弱点を突いた攻撃を受けるおそれが高まります。提供会社の更新情報をどこで受け取り、誰が影響を確認し、いつ適用するかを手順として決めておきましょう。検証環境で動作を確かめてから本番に反映すると、更新による不具合を抑えられます。
障害対応とバックアップ
サーバーの故障やソフトウェアの不具合でチャットが止まった場合、原因の調査と復旧は自社の担当者が行います。社内の連絡手段が止まるため、復旧までの間にメールや電話など別の手段で連絡する方法も決めておきます。
バックアップは取得するだけでなく、実際に復元できるかを定期的に試すことが大切です。障害の検知方法、管理者への通知、提供会社への問い合わせ先と受付時間も一覧にし、担当者が不在でも対応できるよう手順書を共有しておきましょう。
複数の担当者による属人化の防止
オンプレミスの運用を1人の担当者に任せると、その人が異動や退職をした際に、設定内容や手順がわからなくなるおそれがあります。少なくとも2人以上で作業内容を共有する体制を整えましょう。
設定の変更履歴や作業記録を残し、手順書を定期的に見直す運用にしておくと、引き継ぎが円滑に進みます。社内で人員を確保できない場合は、提供会社や保守会社に運用の一部を委託できるかを、導入前に確認しておきましょう。
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スマホや社外からの利用をどう扱うか
オンプレミス型でも、外出先や在宅勤務でチャットを使いたいという要望が出ることがあります。社外からの利用を認めるかどうかで、必要な仕組みと運用ルールが変わります。
社外から接続する経路の選び方
社外から社内のチャットサーバーへ接続する方法には、VPNで社内ネットワークに入ってから使う方法や、インターネットに公開する入口を設けて認証を強化する方法があります。VPNとは、インターネット上に暗号化された専用の通り道をつくる仕組みです。
どちらを選ぶかは、社内のネットワーク方針と利用者の人数によって異なります。入口をインターネットに公開する場合は、多要素認証や接続元の制限を組み合わせ、通信の記録を確認できる状態にしておきましょう。
スマホの通知と端末管理
スマホアプリでメッセージの通知を受け取る仕組みは、製品によって異なります。製品によっては、通知を届けるために提供会社やスマホのOS事業者の通知サービスを経由する場合があります。
通知の本文にメッセージの内容が表示されるかどうかも、情報管理の観点で確認が必要です。あわせて、端末の紛失に備えて、遠隔でのログアウトやアプリ内データの消去ができるかを確認しましょう。端末管理の仕組みと組み合わせると、私物スマホの利用ルールも決めやすくなります。
オンプレミスとクラウドの間にある選択肢
「データを外に出したくない」という要望があっても、完全な自社運用だけが答えとは限りません。オンプレミスとクラウド型の中間にあたる運用形態も含めて検討すると、負担と要件のバランスを取りやすくなります。
専用環境で提供されるプライベートクラウド
プライベートクラウドとは、提供会社のデータセンターなどに、自社専用の環境を用意してもらう形態です。ほかの企業と環境を共有しないため、データの分離を求める規程に対応できる場合があります。
サーバーの保守を提供会社が担う契約であれば、自社の運用負担はオンプレミスより軽くなります。ただし、費用は共有型のクラウドより高くなる傾向があり、提供の有無や条件も製品によって異なります。どこまでを提供会社が管理するのか、契約範囲を確認しましょう。
クラウド型の管理機能による対応
クラウド型でも、接続できる端末やネットワークを制限する機能、データの保存期間を設定する機能、操作ログを出力する機能を備えた製品があります。こうした管理機能で社内規程の要件を満たせるなら、自社でサーバーを持つ必要はありません。
判断する際は、規程で求められている条件を一覧にし、製品の資料や提供会社への質問で一つずつ確かめる方法が有効です。データセンターの所在地や第三者認証の取得状況も、規程の審査で求められることがあるため確認しておきましょう。
運用形態で比べるビジネスチャット一覧
オンプレミス対応の製品から、専用環境やクラウド型の管理機能で要件に応える製品まで、運用形態の違いがわかるように並べました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ChatLuck | クラウドとオンプレミスの両方に対応。VPNやLGWANなどの構成も選べる |
| WowTalk | 端末制限やIPアドレス制限など40種以上の管理機能を備えたクラウド型 |
| LINE WORKS | 特定端末からのログイン許可や紛失時の遠隔データ削除に対応 |
| direct | 現場向けの国産ビジネスチャット。オンプレミスとクラウドに対応 |
| Tocaro | 会話とタスク管理を一元化。オンプレミスとクラウドで提供 |
| IP Messenger | サーバーを用意せず社内LAN内でやり取りできるメッセンジャー |
| TEんWA | シングルテナント環境で提供されるビジネスチャット |
| ChatCo! | 専用ドメインの発行と専用サーバーの構築に対応したビジネスチャット |
| CYBERCHAT | IPアクセス制御やメッセージのアーカイブに対応したビジネスチャット |
自社運用の要件にあわせて選ぶビジネスチャット
サーバーを自社に置くか、提供会社の環境で接続を絞るかによって、検討する製品は変わります。保守の範囲とあわせて比べてみてください。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、自社専用環境の構築からVPN・LGWAN・ネットワーク分離まで、導入要件にあわせた構成を選べるビジネスチャットです。クラウドとオンプレミスのいずれにも対応しており、料金はクラウド版とパッケージ版に分かれています。アクセス権限やネットワークポリシーの設定、端末認証、メッセージ・ファイルのログ管理といった管理機能を搭載。社外の人はゲストとして招待でき、部外者を環境内に入れない運用が可能です。参考価格は1,500円～です。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、自社でサーバーを持たずに、クラウド型の管理機能で利用範囲を絞りたい企業に向く国産ビジネスチャットです。40種以上の機能をユーザーごとにオンオフでき、端末制限やIPアドレス制限、トークログ抽出、特定ワード検知を組み合わせた運用が可能です。端末制限やIPアドレス制限などの主要なセキュリティ機能はスタンダードプランで利用できます。ISO27001／ISO27017を取得しています。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、スマホからの利用を前提に、端末側の管理機能をそろえたビジネスチャットです。特定端末からのログイン許可、端末へのファイル保存制限、紛失時の遠隔データ削除、外部MDM連携に対応しています。管理者は日時や作業内容、IPアドレスなどの条件で利用履歴のログを確認できます。トークのほか掲示板やカレンダー、タスクも使え、提供形態はクラウドです。
direct （株式会社L is B）
- 現場の声を反映する純国産ビジネスチャット
- 連携チャットボットで定型業務を自動化・効率化
- 3,000社以上の幅広い業種に導入
Tocaro （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
IP Messenger （合同会社FastCopy研究所）
- 完全無料で使えるビジネスチャットツール！
- クラウドレス・サーバーレスで使える高可用性！
- PCを起動していないユーザに対して遅延送信が可能！
TEんWA （株式会社テンダ）
- 既読プレッシャーを軽減し、メンタルヘルスケアを推進する機能
- エモーションスタンプやオリジナルスタンプで感情表現を豊かに
- 金融機関でも安心なシングルテナント環境を提供。
ChatCo! （テラテクノロジー株式会社）
- チャット内容を自動で議事録化し、コストと時間を削減
- 定時自動投稿で雑談活性化
- 専用ドメイン発行と専用サーバー構築
CYBERCHAT （サイバーソリューションズ株式会社）
- 1アカウント月額150円から利用可能！他社と比べて非常に低コスト
- シンプルな機能で、全社員が誰でも直ぐに使える
- メッセージを長期アーカイブ、監査として利用可能
まとめ
ビジネスチャットのオンプレミス運用は、外部クラウドの利用が規程で制限されている職場や、インターネットにつながない環境で有効な選択肢です。一方で、更新作業や障害対応、社外利用の仕組みづくりを自社で担う体制が必要です。プライベートクラウドやクラウド型の管理機能で要件を満たせる場合もあります。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求で運用形態と保守範囲を比べ、自社に無理のない形を選びましょう。
