ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■現場での使い方別
- ■連携先別
製造業でビジネスチャットが使われる場面
製造業の現場では、電話や口頭、紙の連絡票で情報を伝える場面がまだ残っています。ビジネスチャットに置き換えると効果が出やすいのは、急ぎの報告や、複数の部署が同時に知る必要がある連絡です。
設備トラブルの一斉連絡
設備が止まったとき、現場の担当者は保全担当、班長、生産管理の担当者などへ順番に電話をかけることがあります。ビジネスチャットのグループに報告すれば、関係者へ一度に状況を伝えられ、連絡の抜けも防ぎやすくなります。
報告には、停止した設備名、発生時刻、表示されたエラーの内容、現在の対応状況を書く型を決めておくと、受け取る側が判断しやすくなります。誰が対応を引き受けたかをチャット上で明示すれば、同じ作業を複数人が始めてしまう状況も避けられます。
品質異常の写真付き報告
製品の傷や寸法のずれといった品質異常は、言葉だけで状態を正確に伝えるのが難しい情報です。スマホやタブレットで撮影した写真をチャットに添付すれば、品質保証の担当者が現場に来る前に状況をつかめます。
あわせて、ロット番号や工程名、発見した時刻を書き添えるルールにしておくと、後から原因を調べる際の手がかりとして役立ちます。ただし、チャットの記録は正式な品質記録の代わりにはなりません。社内の手順で定められた記録への転記も忘れないようにしましょう。
部門や工場をまたいだ調整
製造業では、営業からの納期変更の相談や、資材の入荷遅れの連絡など、部門をまたいだ調整が日々発生します。メールでは返信が遅れがちな内容も、チャットなら短い文で素早くやり取りできます。
複数の工場を持つ企業では、工場ごとのグループに加えて、共通の課題を話し合うグループを作る方法もあります。案件ごとにグループを分けると、後から経緯を追いやすくなります。決定事項は、チャットの流れに埋もれないよう固定表示や別の記録に残しておきましょう。
工場の環境にあわせた端末と通信の準備
ビジネスチャットを工場で使うには、事務所とは違う端末と通信の準備が必要です。現場の作業環境や社内ルールにあわせて、誰がどの端末で使うかを先に決めておきましょう。
個人スマホと共用端末の使い分け
現場の社員全員に会社支給のスマホを配れない場合、班やラインごとに共用のタブレットを置く方法があります。共用端末で使う場合は、利用者ごとにログインを切り替えられるか、ログアウトし忘れたときの対策を確認しましょう。
私物のスマホを業務に使う運用を認める場合は、会社のデータと個人のデータを分ける仕組みや、退職時のアカウント停止の手順が必要です。勤務時間外の通知の扱いも決めておくと、社員の負担を抑えられます。どの方式にするかは、人事部門や情報システム部門と相談して決めましょう。
工場内の通信環境と持ち込みルール
工場の建屋は、金属の設備や壁の影響で無線がつながりにくい場所が出る場合があります。導入前に、チャットを使う予定の場所で通信が安定するかを確かめ、必要に応じて無線LANの設置場所を見直します。
また、製造エリアへのスマホの持ち込みを、異物混入や情報管理の観点から制限している工場もあります。持ち込みを認めるエリアと、休憩所や事務所に置いた端末で確認するエリアを分けるなど、既存のルールとの整合を取りましょう。防水や防じんのケースが必要な現場もあります。
現場社員向けの操作案内
現場の社員のなかには、業務でパソコンやチャットを使った経験が少ない人もいます。導入時には、ログインの方法、メッセージの送り方、写真の添付方法といった基本操作を、短い説明会や紙の手順書で案内すると定着しやすくなります。
操作に慣れた社員を各班に置き、困ったときに相談できる状態にしておく方法もあります。ただし、特定の人だけに質問が集中しないよう、よくある質問をまとめて共有し、情報システム部門などの問い合わせ窓口も明示しておきましょう。
交代勤務の引き継ぎをビジネスチャットで行う
交代勤務のある製造業の工場では、勤務の切り替わりで情報が途切れないことが重要です。ビジネスチャットを引き継ぎに使えば、口頭やノートでの引き継ぎに比べて、内容を後から確認しやすくなります。
引き継ぎメッセージの型づくり
引き継ぎをチャットで行う場合は、書く項目を決めておくと抜け漏れを防げます。例えば、生産数の進み具合、設備の状態、品質の注意点、次の勤務に依頼したい作業などの項目です。
製品によっては、決まった形式の投稿をテンプレートとして登録できる場合があります。テンプレートがない場合でも、項目を固定したひな形を共有しておけば、書く人によって内容がばらつくのを抑えられます。重要な事項は口頭での確認もあわせて行い、チャットだけに頼りすぎないようにしましょう。
既読の確認と過去の引き継ぎ検索
引き継ぎでは、次の勤務の担当者が内容を読んだかを確かめることが大切です。既読の表示やリアクションの機能を使えば、読んだかどうかを送った側が確認できます。
過去の引き継ぎを検索できることも、チャットを使う利点です。同じ設備で以前に似たトラブルがあったかを、設備名で検索して調べられます。検索しやすいよう、設備名や工程名の書き方を統一しておきましょう。記録をどれだけの期間残すかも、社内の保管ルールにあわせて設定します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
協力会社や仕入先とつなぐときの注意点
製造業では、協力会社や仕入先、構内で作業する外部の業者とも頻繁に連絡を取ります。社外の人とビジネスチャットでつながる場合は、共有する情報の範囲とアカウントの管理方法を、社内向けより慎重に決めておきましょう。
ゲスト招待による閲覧範囲の制限
社外の人とやり取りする場合は、ゲストとして招待し、特定のグループだけを見られるようにする方法があります。社内向けのグループや社員名簿が社外の人に見えないよう、権限の設定を確認しましょう。
取引が終わった相手や担当者が交代した相手のアカウントが残っていると、意図しない情報の共有につながるおそれがあります。招待した人の一覧を定期的に見直し、不要になったアカウントを停止する手順を決めておきます。誰が招待し、誰が管理するかも明確にしておきましょう。
図面や仕様書の共有ルール
図面や仕様書は、製造業にとって重要な機密情報です。チャットで手軽に送れる分、送り先を誤るリスクも生まれます。社外とのグループでどの資料を共有してよいかを、社内で決めておくことが大切です。
ファイルのダウンロードを制限できるか、共有したファイルを後から削除できるか、誰がいつ閲覧したかの記録を残せるかは、製品によって異なります。取引先との秘密保持の契約内容も確認し、必要に応じて図面は専用の共有の仕組みでやり取りするなど、使い分けを検討しましょう。
設備や業務システムとビジネスチャットを連携する
ビジネスチャットは、人どうしの連絡だけでなく、設備や業務システムからの通知を受け取る場所としても使えます。連携の方法と、通知が届かなかった場合の備えを確認しておきましょう。
設備アラートと生産管理システムからの通知
設備の稼働監視の仕組みや生産管理システムと連携すると、設備の停止や計画の変更をチャットに自動で通知できる場合があります。連携の方法には、製品が用意する連携機能や、APIと呼ばれるシステム同士をつなぐ仕組みを使う方法があります。
連携先によっては、自社やシステム会社で設定や開発が必要です。通知が多すぎると重要な連絡が埋もれるため、どの通知をどのグループに送るかを絞り込みましょう。通知専用のグループを分けておくと、人どうしの会話と混ざらずに確認できます。
通知が届かない場合への備え
システムからの通知は、連携先での設定誤りや認証の期限切れ、ネットワークの障害など、複数の要因で止まることがあります。チャットに通知が来ないことを、異常がない状態と取り違えないよう注意が必要です。
対策として、定期的に動作確認のための通知を送る、連携のエラーを管理者に知らせる設定にする、重大な設備異常は従来の警報や電話連絡も残すといった方法があります。連携の設定内容と担当者を記録し、複数人で状況を把握できるようにしておきましょう。
工場の連絡に使えるビジネスチャット一覧
写真による報告、協力会社との連絡、業務システムとの連携など、製造現場で求められやすい観点から製品の特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ChatLuck | アプリで撮った写真や動画をそのまま共有。CAD図面などの大容量ファイルも送れる |
| WowTalk | スマホをトランシーバーのように使えるプッシュトゥトークと日報機能を搭載 |
| LINE WORKS | 他社のLINE WORKSユーザーやLINEユーザーともトークでやり取りできる |
| Slack | API連携やAIワークフロービルダーで通知や定型業務を自動化できる |
| direct | 現場向けの国産チャット。チャットボットで業務システムとの連携が可能 |
| Tocaro | IPアドレス制限や端末制限で協力会社を招待。公開APIとWebhookに対応 |
| ShareTalk | 写真や動画を瞬時に共有。RFID連携で資産の持出・返却管理も行える |
製造現場の報告と連携に役立つビジネスチャット
設備トラブルの一斉連絡や品質異常の報告、協力会社との調整、業務システムからの通知など、工場で起こる連絡の場面にあわせて選んだ製品です。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、品質異常を写した写真や設備不具合の動画を、現場からそのまま共有できるビジネスチャットです。アプリで撮影した写真は端末のカメラロールに残さずに送信でき、CADの図面データなど大容量のファイルも共有できます。取引先や外部スタッフはゲストユーザーとして招待でき、パスワードポリシーやアカウントロックも適用可能です。クラウドとオンプレミスに対応し、API連携も行えます。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、スマホをトランシーバーのように使えるプッシュトゥトークを備え、手がふさがりがちな現場の連絡にも使いやすいビジネスチャットです。日報の作成・提出・確認をチャット上で行え、既読・未読確認やトーク検索で交代時の引き継ぎも確認しやすくなります。気象庁連携の自動送信機能を備えた安否確認も搭載。40種以上の機能をユーザーごとにオンオフできます。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、仕入先や協力会社など社外との連絡もトークで進めやすいビジネスチャットです。相手がLINE WORKSを使っていれば社内と同じようにトークでき、LINEユーザーとのトークにも対応しています。グループトークではノートや予定、フォルダを使えるため、部門や工場をまたぐ調整の記録を一か所にまとめられます。端末へのファイル保存制限や紛失時の遠隔データ削除にも対応しています。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、業務システムからの通知をチャンネルに集約したい場合に検討しやすいビジネスチャットです。API連携に対応し、Slack Marketplaceでは2,700超の連携が用意されています。特定のメッセージやイベントをきっかけにリマインダーを送ったり、データを集めたりする自動化を、ノーコードのAIワークフロービルダーで作成できます。通知専用のチャンネルを分ける運用にも向いています。
direct （株式会社L is B）
- 現場の声を反映する純国産ビジネスチャット
- 連携チャットボットで定型業務を自動化・効率化
- 3,000社以上の幅広い業種に導入
Tocaro （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
ShareTalk （セールスワン株式会社）
- 特許取得スタンプ機能で負荷軽減
- RFID連携で重要資産の持出・返却管理をリモート化
- 独自システムによる万全なセキュリティ対策
まとめ
製造業でビジネスチャットを使うと、設備トラブルや品質異常を写真付きで素早く共有でき、交代勤務の引き継ぎも記録に残せます。導入にあたっては、共用端末や持ち込みルール、通信環境の確認に加え、協力会社とつなぐ際の権限設定、設備や業務システムとの連携方法を決めておきましょう。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求で、現場での使い方にあう製品を比べてみてください。
