社内SNSを導入する背景にある課題
社内SNSの検討が進む背景には、既存のコミュニケーション手段だけでは解決しにくい課題があります。まずはどのような課題が導入のきっかけになりやすいかを確認しましょう。
部門間の情報共有が滞りやすい
メールは宛先を指定するやり取りが基本のため、関係のありそうな他部門にまで情報が自然に広がりにくい面があります。社内SNSでは、投稿を見た人が興味を持てば気軽にコメントでき、部門をまたいだ情報共有がなめらかになる場合があります。
特に複数拠点や複数部署が関わるプロジェクトでは、進捗や決定事項を関係者全員に同じタイミングで伝えることが難しくなりがちです。社内SNS上に専用のグループを作成しておくと、関係者が必要な情報を後から見返しやすくなります。過去のやり取りが検索できる形で残るため、担当者が変わった際の引き継ぎにも役立つ場合があります。
テレワークで社員同士の距離が広がる
在宅勤務や複数拠点勤務が広がると、雑談やちょっとした相談の機会が減り、社員同士の関係が薄くなる場合があります。社内SNSは業務連絡だけでなく、気軽な投稿ができる場としても機能し、対面の機会が少ない環境での接点づくりに活用されています。
離れた場所で働く社員が互いの近況や業務の様子を知る機会を持てると、孤立感の軽減につながる場合があります。管理職からの発信を増やすなど、使い方を工夫することも定着の助けになります。雑談専用のグループを設けるなど、業務連絡とは別の投稿目的を用意しておくと利用が続きやすくなります。
社内SNSの導入で期待できる効果
導入目的を明確にすると、社内SNSに期待する効果も具体的になります。ここでは代表的な効果を紹介します。
情報の透明性を高める
経営層や各部門からの発信を全社員が見られる場に集約すると、特定の人だけが知っている情報が減り、組織全体の情報格差を小さくする効果が期待できます。閲覧権限を柔軟に設定できる製品であれば、公開範囲を調整しながら運用できます。
過去の投稿を検索できる機能があれば、必要な情報を後から探しやすくなる点も特徴です。口頭やメールでのやり取りに比べて、経緯や決定理由を追いやすくなる場合があります。誰がいつ発信した情報かが明確になるため、伝達の経路が見えやすくなる点もメリットです。
社員のエンゲージメントを高める
社内の取り組みや社員の活躍を発信する場として社内SNSを使うと、社員が会社の動きを身近に感じやすくなる場合があります。「いいね」やコメントなどの反応機能があると、発信した側も反応が見えやすく、投稿を続けるモチベーションにつながります。
ただし、効果は運用の工夫にも左右されます。経営層や人事部門が定期的に発信するなど、活性化のための運用ルールをあらかじめ検討しておくと、導入後の利用が続きやすくなります。効果を数値だけで判断せず、社員の声を定期的に集める仕組みもあわせて整えておくとよいでしょう。
目的別に見る社内SNSの活用場面
社内SNSは、目的にあわせてさまざまな場面で活用できます。代表的な活用場面を紹介します。
新入社員のオンボーディングに使う
新入社員が配属先以外の社員と接点を持つ機会は限られています。社内SNS上で自己紹介や質問を投稿できる場を用意すると、他部署の先輩社員から声をかけてもらいやすくなり、早期の職場定着を後押しできる場合があります。
質問を投稿できるグループを設けておけば、些細な疑問でも周囲に相談しやすくなります。配属直後の不安を軽減する取り組みの一つとして活用されており、先輩社員が回答する文化が根付くと相談のハードルがさらに下がります。
ナレッジや業務ノウハウを蓄積する
個人の経験や工夫がその人限りで終わってしまうと、同じような課題に他の社員が再び時間をかけて対応することになります。社内SNSに投稿の形でノウハウを残しておくと、後から検索して参照できる資産として蓄積できます。
投稿にタグやカテゴリーを設定できる製品を選ぶと、必要な情報を探しやすくなります。属人化を防ぐ観点からも、日々の気づきを気軽に共有できる文化づくりに役立ちます。フォーマットを決めずに投稿できる手軽さが、継続的な共有につながるという見方もあります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入目的にあわせた社内SNSの選び方
目的が定まったら、その目的を実現しやすい機能を備えた製品を選ぶ段階に移ります。選定時に確認したい観点を紹介します。
既存ツールとの連携範囲を確認する
すでにビジネスチャットやグループウェアを使っている場合、社内SNSがそれらと連携できるかどうかで、運用の手間が大きく変わります。通知の一本化やアカウント連携ができれば、社員が新たに覚える操作を減らせます。
連携範囲は製品によって異なるため、自社で使っているツールの名称を具体的に挙げて、ベンダーに対応可否を確認しておくと安心です。連携が不十分だと、ツールが乱立して逆に使われなくなる場合もあるため、選定段階での確認が重要です。
投稿・閲覧権限の柔軟さを確認する
全社公開の投稿もあれば、部署内だけで共有したい投稿もあります。グループごとに公開範囲を細かく設定できるかどうかは、安心して情報を発信できる環境づくりに直結します。
権限設定が複雑すぎると管理者の負担が増える一方、簡易すぎると情報漏えいのリスクが高まる場合があります。自社の組織規模や情報管理の方針にあわせて、適切な粒度で設定できる製品を選びましょう。運用開始後に設定を見直せる柔軟さがあるかも、あわせて確認しておきたい点です。
導入後に定着させるための運用ポイント
社内SNSは導入して終わりではなく、継続的な運用があってはじめて効果を発揮します。定着させるための工夫を紹介します。
投稿しやすい雰囲気をつくる
導入初期は投稿する人が限られ、閲覧するだけの社員が多くなりがちです。経営層や管理職が率先して発信すると、社員も投稿しやすい雰囲気が生まれる場合があります。反応があった投稿を紹介するなど、投稿する側の心理的なハードルを下げる工夫も有効です。
投稿内容に対して否定的な反応が続くと利用が減ってしまうため、運用ルールとして肯定的なコミュニケーションを促す姿勢を明確にしておくとよいでしょう。運用担当者が定期的に投稿へ反応することも、投稿の継続を後押しする要素になります。
利用状況をふりかえり改善する
投稿数やアクティブユーザー数などの利用状況を定期的に確認し、活用が進んでいない部署があれば理由を聞き取ることが改善の第一歩です。特定の担当者だけに運用を任せず、複数人で状況を把握できる体制を整えておくと、属人化を防ぎやすくなります。
利用が進まない場合は、投稿テーマを絞った企画を実施するなど、段階的に参加のきっかけを増やす運用も効果的です。導入直後だけでなく、継続的な見直しを行う姿勢が定着につながります。改善内容を社員にも共有すると、運用側の取り組みが伝わり協力を得やすくなります。
社内SNS導入時に注意したい点
社内SNSには多くの利点がある一方、導入時に注意しておきたい点もあります。事前に確認しておきましょう。
業務連絡との使い分けを決める
社内SNSとビジネスチャット、メールの役割が曖昧なまま導入すると、重要な連絡がSNS上に埋もれてしまう場合があります。緊急性の高い連絡はチャットやメールで行い、社内SNSはゆるやかな情報共有の場とするなど、あらかじめ使い分けのルールを決めておきましょう。
ルールが浸透するまでは、投稿の目的別にグループを分けておくと社員が迷いにくくなります。運用開始前に簡単なガイドラインを用意しておくことも効果的で、迷った際の問い合わせ先を明示しておくとさらに定着しやすくなります。
セキュリティと情報管理を確認する
社内の情報を扱うツールであるため、アクセス制限やログの管理機能が備わっているかを確認しておく必要があります。退職者のアカウント削除や権限変更が確実に行える運用フローも、あわせて整備しておきたい項目です。
外部からのアクセスを許可する場合は、二要素認証などのセキュリティ機能の有無も確認しましょう。情報システム部門と連携し、社内の情報管理方針に沿った運用ルールを整えておくと安心です。導入前にセキュリティ担当者を交えて確認する場を設けておくと、後からの手戻りを防ぎやすくなります。
社内SNS・ビジネスチャットの導入目的別に見る特徴
社内SNSやビジネスチャットは、日常的な情報共有からエンゲージメント向上まで、導入目的によって選ぶべき製品が変わります。代表的なサービスの特徴を紹介します。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、チャンネル単位でメッセージをやり取りできるビジネスチャットツールです。プロジェクトやチームごとにチャンネルを分けて情報を整理できるほか、ファイル共有や検索機能、外部の各種業務ツールとの連携機能も豊富で、日常的な情報共有や業務連絡の効率化を目的とした導入に幅広く活用されています。音声・ビデオ通話機能も備えています。
キントーン
- 情報に紐づけてコミュニケーションがとれる
- チームやプロジェクトごとに情報を整理して集約
- 取引先など、社外のメンバーともセキュアにやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、業務アプリの作成機能とあわせて社内の情報共有・コミュニケーション機能を備えたクラウドサービスです。掲示板やスペース機能を使って部署やプロジェクト単位で情報をやり取りできるほか、コメント機能でやり取りの経緯を残すこともできます。プログラミング知識がなくても業務アプリを作成できるため、業務データとコミュニケーションを一つのプラットフォームで扱える点が特徴です。
TUNAG
- 感謝や称賛を可視化し、働きがいと文化を育む社内SNS
- 社内チャットで日常連携を強化し、情報共有もスムーズに！
- PC／スマホ対応で全従業員が使いやすい！
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、社内コミュニケーションの活性化を目的とした社内SNSサービスです。チャットや日報、社員プロフィール、タイムラインなどの機能に加え、サンクスカードや社内アンケートといった従業員エンゲージメント向上を狙った機能も備えています。申請・承認フローの作成など業務効率化の機能も持ち、自社の組織課題に合わせて施策をカスタマイズできます。
GoogleChat （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- 1対1とスペースで会話、スレッドやタスク付与に対応。
- チャット内でファイルを共有、共同作業を支援。
- Gmail、Meet、モバイルと統合しどこでも連絡可能。
commmuneforWork （コミューン株式会社）
- ITreview Grid Awardで最高位を連続受賞
- 声の統合で信頼を得る4つのステップ
- AIを活用したデータ統合・アクション基盤
まとめ
社内SNSの導入目的は、部門間の情報共有や社員のエンゲージメント向上、テレワーク環境での接点づくりなど多岐にわたります。自社の課題を整理したうえで、連携範囲や権限設定などの機能を確認し、運用ルールもあわせて検討することが定着への近道です。まずは資料請求から比較検討を始めてみてください。
