ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■任せたい業務範囲別
- 請求書の発行と送付を任せたい：ジョブカン見積/請求書、マネーフォワード クラウド請求書、eco Deliver Express
- 入金消込や回収の促進まで任せたい：Finto請求管理、freee請求書、楽楽明細、KIMERA、eco Deliver Express
- 受け取った請求書の処理もまとめたい：BtoBプラットフォーム 請求書、マネーフォワード クラウド請求書、SALESGRAM請求、e-メイサイプロ
- ■既存システムとの連携方法別
クラウド請求書か内製かの結論
クラウド請求書とは、請求書の作成から送付、保存までをインターネット経由で行えるサービスです。内製と比べる際は、システム全体ではなく工程ごとに向き不向きを考えると判断しやすくなります。まずは結論として、内製とクラウドそれぞれに向く工程を示します。
請求データの作成は内製と相性がよい
請求金額の計算や請求データの作成は、内製と相性がよい工程です。契約内容や取引条件、値引きのルールは企業ごとに異なり、すでに販売管理や基幹システムで計算しているケースもあるためです。
例えば、利用量に応じた従量課金や、取引先ごとの個別単価がある場合、計算の仕組みを自社で持つほうが柔軟に対応できます。既存の仕組みで請求データを作れているなら、その部分を作り直す必要はありません。クラウド請求書側には、計算済みのデータを渡せば済みます。
送付と保存はクラウド請求書と相性がよい
一方、請求書の送付や保存は、クラウド請求書に任せやすい工程です。インボイス制度の記載事項や電子帳簿保存法の保存要件など、法令への対応が求められ、制度改正のたびに改修が必要になるためです。
クラウド請求書では、制度の変更にあわせた機能更新が提供される場合があり、自社で改修する負担を抑えられます。メールやWebでの送付、郵送代行など、取引先にあわせた送付方法を選べるサービスもあります。どの範囲まで対応しているかは製品ごとに異なるため、事前に確認しましょう。
請求業務の工程別に見る内製の向き不向き
請求業務は、作成、承認、送付、保存、入金消込、督促といった工程に分かれます。工程ごとに、内製とクラウド請求書のどちらが向いているかを整理すると、役割分担を判断する材料として役立ちます。全体像は次の表のとおりです。
| 工程 | 向いている方法 |
|---|---|
| 作成 | 独自の計算ルールがあれば内製、標準的ならクラウド請求書 |
| 承認 | 既存の社内承認の流れに組み込めるかで判断 |
| 送付・保存 | 法令対応と改正への追従が求められるため、クラウド請求書が向く |
| 入金消込・督促 | 銀行の入金データとの照合を自動化したい場合はクラウド請求書が向く |
作成と承認
作成の工程は、自社独自の計算ルールがあるかどうかで判断します。計算ルールが特殊なら既存システムを活かした内製が向き、標準的な単価と数量の掛け算で済むならクラウド請求書の作成機能で足ります。
承認の工程では、請求書を送る前に上長や経理が内容を確認する流れを作ります。社内のワークフローシステムで承認している場合は、その流れに組み込めるかが判断の基準です。クラウド請求書の承認機能を使う場合は、承認者の設定や差し戻しの方法が自社の運用にあうかを確認しましょう。
送付と保存
送付と保存は、クラウド請求書に任せる効果が大きい工程です。送付では、取引先ごとにメールやWeb、郵送を使い分ける必要があり、内製では送付方法ごとに仕組みを作らなければなりません。
保存では、電子帳簿保存法にもとづき、送付した請求書の控えを電子データのまま、検索できる状態で保存する必要があります。改ざんを防ぐための仕組みも求められます。これらを内製で満たすには設計と保守の負担が大きいため、クラウド請求書の保存機能を活用するのが現実的です。
入金消込と督促
入金消込とは、銀行口座への入金と請求データを照合し、支払いが済んだかを記録する作業です。取引先の名義と請求先名が一致しない、複数の請求をまとめて支払われるといった例外があり、手作業では時間がかかります。
クラウド請求書のなかには、銀行の入金データを取り込んで照合を自動化する機能を備えたものがあります。未入金の取引先に督促のメールを送れる製品もあるため、件数が多い場合は任せる効果を見込めます。内製で作る場合は、例外処理のルールを細かく設計する必要があります。
内製システムとクラウド請求書をつなぐ方法
役割分担を決めたら、内製システムとクラウド請求書の間でデータを受け渡す方法を決めます。主な方法はCSV連携とAPI連携の2つです。あわせて、連携でエラーが起きたときの備えも用意しておきましょう。
CSV連携
CSV連携は、内製システムから請求データをCSVファイルで書き出し、クラウド請求書に取り込む方法です。開発の負担が小さく、月に一度の締め処理など、決まったタイミングでまとめて請求する場合に向いています。
ただし、ファイルの書き出しと取り込みに人の作業が入るため、取り込み漏れや二重取り込みが起こる場合があります。取り込み後に件数と合計金額を照合する手順を決めておくと安心です。項目の並びや文字コードなど、取り込める形式は製品ごとに異なるため事前に確認しましょう。
API連携
API連携は、システム同士が自動でデータをやり取りする方法です。APIとは、外部のシステムからデータを受け渡すための窓口を指します。請求データの登録から発行の指示、入金状況の取得までを自動化できる場合があります。
手作業を減らせる一方で、連携部分の開発と保守が必要です。クラウド請求書がAPIを公開しているか、どの操作まで対応しているか、利用回数に上限があるかを確認しましょう。連携の設定をどこまで支援してもらえるかも、比較の際の確認点です。
連携エラーへの備え
連携では、認証の期限切れや通信の失敗、項目の不一致などにより、データが一部しか登録されない場合があります。エラーに気づかないと、請求書が送られないまま締め日を過ぎてしまうおそれがあります。
対策として、連携が失敗したときに担当者へ通知が届く仕組みを用意し、未処理のデータを確認して再実行できるようにしておきましょう。内製システムとクラウド請求書のどちらで問題が起きたかを切り分けられるよう、双方のログを確認する手順も決めておくと対応が早まります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
請求業務をすべて内製する場合に必要な準備
自社サービスと請求を一体で管理したい場合など、すべてを内製する判断もありえます。その場合は、開発だけでなく稼働後の保守と制度対応まで見据えた準備が必要です。内製を選ぶ前に整えておきたい点を紹介します。
開発と保守を担う体制づくり
すべてを内製する場合は、開発と保守を続けられる体制が前提です。請求の締め日に障害が起きると取引先への送付が遅れるため、障害時に対応できる担当者を複数人確保しておく必要があります。
設計書や操作手順を残し、担当者が異動しても引き継げるようにしておくことも大切です。費用を試算する際は、初期開発費だけでなく、5年程度の期間で保守や改修の人件費まで含めた総額でクラウド請求書と比べましょう。
制度改正への対応計画
請求書に関わる制度は、インボイス制度や電子帳簿保存法のように改正が重ねられてきました。内製では、改正の内容を自社で把握し、出力項目や保存方法を改修する計画が必要です。
経理部門が制度の情報を集め、開発担当者と共有する流れを決めておきましょう。改修が施行日に間に合わないと、取引先に正しい請求書を届けられないおそれがあります。顧問税理士などの専門家に確認できる体制があると、対応の抜けを防ぎやすくなります。
内製と組み合わせるクラウド請求書の選び方
内製システムと組み合わせることを前提にクラウド請求書を選ぶ場合は、機能の多さよりも、つなぎやすさと運用のしやすさが重要です。比較の際に確認したい点を紹介します。
連携仕様と対応範囲
まず確認したいのは、CSVの取り込み形式やAPIの公開範囲です。内製システムから渡せるデータの項目と、クラウド請求書が受け取れる項目が対応しているかを確かめましょう。
あわせて、送付だけを任せたいのか、入金消込や督促まで任せたいのかによって、必要な機能が変わります。受け取った請求書の処理もまとめたい場合は、発行と受取の両方に対応したサービスも選択肢です。任せたい範囲を決めてから比較すると、候補を絞り込みやすくなります。
料金体系と取引先の受け取り方
料金体系は、発行件数に応じた従量課金や月額の定額制など、サービスによって異なります。現在の発行件数と今後の見込みをもとに、総額で比べることが大切です。
取引先の受け取り方への配慮も欠かせません。メールでの受け取りを望む取引先もあれば、紙の郵送を求める取引先もあります。郵送代行に対応しているか、取引先ごとに送付方法を切り替えられるかを確認しておくと、取引先の負担を増やさずに移行できます。
任せる工程で比べるクラウド請求書の一覧
送付や入金消込、受け取った請求書の処理など、内製システムから切り出したい工程ごとに比べられるよう、クラウド請求書を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Finto請求管理 | 請求書発行から送付、入金消込、仕訳出力までをクラウドで完結し、仕訳CSVで会計ソフトと連携する |
| freee請求書 | 中小中堅企業向けのクラウド型請求書発行システム。債権管理や入金消込、仕訳の自動作成にも対応 |
| 楽楽明細 | 請求書の作成・送付から入金消込までを効率化する電子請求書発行システム。会計ソフト連携も可能 |
| ジョブカン見積/請求書 | 見積書・請求書を作成できるクラウドサービス。帳票の発行・送付・消込や一括作成・自動発行に対応 |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 請求書の作成・送付・受取をまとめて管理でき、書類の変換や郵送・メール送付にも対応する |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 請求書の発行と受取の両方を1つの基盤で行え、紙やPDFなど形式を問わない受領の委託にも対応 |
| @Tovas | システム連携による帳票の自動配信に対応し、セキュリティや情報トレーサビリティにも配慮した配信サービス |
| eco Deliver Express | 帳票をWeb・メール・郵送・FAXで配信し、閲覧状況の可視化と自動リマインドで回収を促す |
| KIMERA | サブスクリプションビジネス向けに、請求書発行・入金消込・売上計上を自動化する請求管理ソフト |
| SALESGRAM請求 | コネクト承認した企業同士で請求書を発行・受取でき、請求データとPDFを自動保存する |
| e-メイサイプロ | 請求書の発行・受取・入金管理を効率化するクラウドサービス。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応 |
内製システムの外側を担うクラウド請求書
既存の基幹・販売管理システムや会計ソフトを活かしながら、請求書の発行・送付、入金消込、受取などの工程をクラウド化したい企業に向けて、候補となる製品を紹介します。
Finto請求管理
- 入金消込と承認ワークフローを標準搭載
- 仕訳CSV出力で既存会計ソフトとスムーズに連携
- 仮想口座発行と開封追跡機能で債権管理を効率化
トラボックス株式会社が提供する「Finto請求管理」は、請求書の発行から送付、入金消込、仕訳出力までをクラウドで完結できる請求管理サービスです。入金消込と承認ワークフローを標準搭載し、仕訳CSVの出力で既存の会計ソフトと連携できます。仮想口座の発行や開封追跡の機能も備えており、債権管理の工程をまとめて任せたい場合に検討できます。事業の成長にあわせて機能を拡張できる点も特徴です。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、中小中堅企業向けのクラウド型請求書発行システムです。主要な機能を網羅しながら、債権管理や入金消込、仕訳の自動作成まで対応しています。請求書の発行だけでなく、その後の消込や会計処理までをつなげたい企業に向いており、内製システムで手作業が残りやすい入金確認の工程を見直す際の候補となります。
楽楽明細
- 請求書作成から送付、入金消込まで効率化！会計ソフト連携も可能
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 業務フローそのまま、経理部だけで導入できる！連携実績も豊富
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、電子請求書発行システムです。請求書の作成と送付に加えて入金消込までを効率化でき、会計ソフトとの連携にも対応しています。業務フローを大きく変えずに経理部門だけで導入できる点が特徴で、内製の基幹システムを残したまま請求書の発行から消込までを切り出したい場合に検討できます。
ジョブカン見積/請求書
- 見積→納品→請求をワンクリック変換。転記ゼロで請求書を作成
- 一括送付・送信予約・閲覧確認で、月末の送付作業をまとめて削減
- 銀行明細から入金消込。案件ごとの売上・粗利まで自動集計
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、見積書や請求書をどこからでも作成できるクラウドサービスです。請求や仕入業務に必要な帳票の発行・送付・消込までの機能を備え、一括作成や自動発行の機能で工数を減らせます。得意先や仕入先ごとのレポートを自動集計で確認でき、帳票は何枚作成しても料金が変わらない料金体系です。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、請求書の作成・送付・受取をまとめて管理できるクラウド請求書ソフトです。発行側の業務に加えて受け取った請求書も同じサービスで扱えるため、請求業務全体の窓口を1つにまとめたい企業に向いています。書類の変換機能や、郵送・メールでの送付にも対応しています。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行と受取の両方に対応したクラウド請求書システムです。紙やPDFなど形式を問わず、受け取る請求書の受領を委託することもできます。発行側だけでなく受取側の処理もまとめて外部に任せたい場合に候補となり、法改正への対応やセキュリティ対策も重視されています。
@Tovas
- 「システム連携(API)」で簡単＆シンプルに自動配信を実現
- 「セキュリティ・情報トレーサビリティ」で重要帳票も安心安全に
- 「マルチアウトプット」で配信業務の効率化とコスト削減を実現
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、請求書や注文書などの帳票配信を支援するクラウドサービスです。利用中のシステムとの連携に対応しており、帳票の配信処理を効率化できます。内製の請求システムから配信処理だけを呼び出す構成を検討できます。セキュリティや情報トレーサビリティに配慮しているため、重要な帳票を外部サービス経由で送る際の不安を減らしたい企業にも向いています。
eco Deliver Express
- 5通りの送信方法で取引先の受取環境に対応
- PDFを自動分割し取引先ごとに振分・登録
- 閲覧状況の可視化と自動リマインドで回収を促進
インフォコム株式会社が提供する「eco Deliver Express」は、請求書などの帳票をクラウドで電子化し、Web・メール・郵送・FAXで配信できるサービスです。取引先ごとの閲覧状況を可視化でき、自動リマインドで回収を促します。送付後の確認や催促の連絡を内製システムで作り込む代わりに、配信サービス側の機能で補いたい場合に検討できます。
KIMERA （TOWN株式会社）
- 1クリックで請求書の⼀括メール送信・一括郵送が可能に！
- 入金明細をもとにした自動消込で、早期の債権回収を実現！
- インボイス制度、改正電子帳簿保存法にも対応！
SALESGRAM請求 （株式会社コマースロボティクス）
- 発行/受取両対応のSALESGRAM請求で請求業務を90%コストカット！
- 適格・不適格請求で税率の自動計算。インボイス制度へ対応可能
- 面倒な事務処理規定が不要なため、簡単に電帳法へ対応できる
e-メイサイプロ （株式会社シスプロ）
- 発行側無料、インボイス制度対応
- 受取側は月次決算の迅速化、紛失防止に貢献
- 請求書作成元データの自動化対応（シスロボ連携）
まとめ
クラウド請求書と内製は、工程ごとに役割を分けて組み合わせる方法が現実的です。請求データの作成は自社システムで行い、送付や保存、入金消込はクラウド請求書に任せることで、法対応や保守の負担を抑えられます。CSV連携やAPI連携でつなぐ際は、エラー時の備えも用意しましょう。任せたい業務範囲や連携先は製品ごとに異なるため、資料請求で比較してみてください。
