帳簿とは
まずは、経理業務で必要となる帳簿の役割・保管方法を見ていきましょう。
取引の内容を記録するもの
帳簿とは、会社の取引内容を記録するために使われる書類です。経理では取引の証拠となる伝票をもとに会計帳簿を作成します。会計帳簿を作成することで企業の収益・支出を正確に管理し、経営状況を把握して最適な意思決定が可能です。
また会計帳簿の作成は税金とも深い関わりがあるため、税法や会社法といった法律で作成が義務付けられています。
基本的には事実上の取引を記録しますが、資産変化もすべて記載しなければなりません。税務上の監査が入るときに適切な書類や記録を提示できなければ、違反と判断される可能性もあります。
７年から10年の保存が必要
帳簿と法律の種類によって帳簿の保存期間は変わり、少なくとも７年間、最長で10年間は保存しなければなりません。会社法で定められている売上帳・仕入帳・現金出納帳などの帳簿の保存期間は10年とされています。法人税法で定められている損益計算書や通帳、領収書などの書類や帳簿は７年間の保存が必要です。
このような帳簿や重要書類は誤って破棄してしまうと追徴課税を受ける可能性があります。そのため間違いがないよう、会計帳票をまとめて10年間保存する企業が多いようです。
主要帳簿とは
帳簿は主要簿と補助簿の２種類にわけられます。主要簿は取引があるごとに必ず記入される帳簿で、仕訳帳と総勘定元帳が該当します。
仕訳帳：日々の取引を借方・貸方で管理
仕訳帳とは、日々の取引を借方・貸方で管理します。基本的には日記帳と同様に取引内容を時系列ごとに記録する帳簿です。仕訳帳には、取引の日付・内訳・金額をわかるように記録します。
総勘定元帳：すべての取引を勘定科目で管理
総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに管理する帳簿です。主に仕訳帳の内容を勘定科目ごとに分類しています。そのため勘定科目ごとの取引がわかりやすく、一覧性に優れているのが特徴です。総勘定元帳を元に損益計算書や貸借対照表を作成するため、仕訳帳への正確な転記が求められます。
補助簿とは
補助簿とは、主要簿の内容を補う役割をもつ帳簿です。現金出納帳・預金出納帳・買掛帳・売掛帳・経費帳・固定資産台帳などがあげられます。必要な補助簿は企業により異なります。
現金出納帳：現金の入出を管理
現金出納帳とは現金の出入りを管理する補助簿です。基本的にはすべての現金取引を記録する必要があります。つまり現金出納帳上の金額と実際の現金残高が一致しないといけません。現金を日々の業務で使用する場合は注意して作成してください。
預金出納帳：預金の入出金を管理
預金出納帳とは、金融機関の口座ごとに預金額を管理・記録する帳簿です。企業間の支払いは銀行振込が多いため、その内容を正確に管理します。通帳だけでは日付と金額、引き落とし・振り込み先の名称しか確認できず、取引の詳細は詳しくわかりません。そのため取引のたびに預金出納帳に記入する必要があります。
買掛帳：仕入れ先の取引を管理
買掛帳は、仕入先の取引を管理する帳簿です。企業間の取引では商品を購入後、決まった日時に支払いを行うことも少なくありません。取引があった事実と支払いを行った事実を記録するため、１回の取引で２回記入します。
売掛帳：得意先の取引を管理
売掛帳は、得意先との取引を管理する帳簿です。買掛帳に記録する取引とはいわば逆の取引であり、商品やサービスを提供した事実と代金を回収した事実を記録します。
経費帳：必要経費を管理
経費帳は、日々の業務で発生した必要経費を管理するものです。消耗品費や給与賃金などの経費を勘定科目ごとに記録します。勘定科目は企業によって内容が異なるため、管理しやすいように設定しましょう。
経費帳は作成する義務はありませんが、自社で発生した経費を把握できるため無駄を発見しやすくなる効果があります。経費帳には日付・内容・金額を明記するのが一般的です。
固定資産台帳：減価償却資産や繰延資産を管理
固定資産台帳は、減価償却資産や繰延資産などの固定資産を管理します。固定資産は10万円以上で１年以上事業のために使用する資産です。企業にとって金額が大きく資産価値があるため適切に管理してください。固定資産台帳には主に金額・資産内容・耐用年数を記入します。
帳簿作成を効率化する方法
帳簿作成では正確性と処理の早さが重要になるため、会計ソフトを活用して効率化するのがおすすめです。システム化することで計算や勘定科目の振り分けを自動で行えます。
また会計ソフトは現金出納帳・仕入帳・売上帳のような補助簿に内容を入力するだけで、自動的に総勘定元帳に転記が可能です。経理の知識や経験がない人でも使いやすい会計ソフトは多くあり、簡単に正確な帳簿の作成を行えます。
以下の記事では会計ソフトのおすすめ製品を比較できます。あわせて参考にしてください。
経理アウトソーシングもおすすめ
そのほか、帳簿作成を専門企業に外注するのもおすすめです。経理担当者の負担を減らすだけでなく、属人化の防止やコア業務への注力などのメリットがあります。帳簿作成代行については、以下の記事で詳しく解説します。
帳簿の理解を深め、業務負担を減らそう
帳簿作成業務は会計取引があるたびに発生するうえ、正確性が求められるため、負担の大きい作業といえます。帳簿について理解を深め、会計ソフトや経理代行サービスの導入などで業務負担を減らしましょう。
