BIツールが働き方改革に貢献できるポイントは？事例や注意点も！

BIツールが働き方改革に貢献できるポイント

BIツールはどのように働き方改革に貢献するのでしょうか。

勤怠情報の把握

働き方改革では、社員の勤怠状況を把握し、自社の勤務形態の問題点を浮き彫りにすることが大切です。そのためには全社員の勤怠情報を収集し、労働時間や休暇情報などを一括管理する必要があります。

BIツールを使えば、有給休暇の取得状況や残業時間などを、グラフや表で正確に表示可能です。項目も見やすくビジュアル化されているため、誰でも簡単に勤怠状況を把握できます。常に最新の情報に更新されるため、効果的な施策を立案・実行することも可能です。

たとえば働きすぎの社員には、有給休暇の取得や定時帰宅を要請できます。残業時間や労働時間を数値として可視化すると、彼らの記憶にも残りやすくなり、労働時間の迅速な改善も見込めるでしょう。またレポートを分析・改善すれば、働き方改革で実行した施策を評価できます。

業務時間の削減

BIツールを活用すると、今まで手作業で行っていたデータ収集やレポート作成業務が自動化され、業務時間を削減できます。

従来の方法では、データの収集から分析・レポートまでの工数が多く、作業にかかる時間が膨大になっていました。セキュリティのためにファイルへのアクセスを制御されていると、データの収集すら困難になり、工数もさらに増えるでしょう。

BIツールは、このように煩雑化していた業務を省略できるため、担当者の手間と労力が低減します。

BIツールを働き方改革へ取り入れた事例

ある会社では縦割り組織という構造上の欠陥から、データ共有が遅れ業務時間が膨大になっていました。またそれぞれの部署との関係が希薄なことで、コミュニケーションが不足しているのも問題でした。

BIツール導入後は、管理画面からリアルタイムで財務情報などを確認でき、経営判断などの重大な意思決定をしやすくなりました。現在ではデータ収集やレポーティングの手間がなくなり、担当者の負担も軽くなっています。

またある会社では、事業成長のために働き方改革を実行する必要がありました。

BIツール導入後は、部署や課単位で有給休暇の取得状況や残業時間が可視化されました。現在ではさまざまな切り口で情報を共有し、レポートなどから現状の課題を抽出・改善しています。

BIツールを働き方改革へ取り入れる際のポイント

BIツールを働き方改革へ取り入れる際は、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。

利用者や課題を明確にする

利用者や課題を明確にすると、BIツールの運用方針が定まり、業務が効率化します。

「散在しているデータをひとつにまとめたい」という理由では、BIツールの機能を最大限活かせません。それだけでは、情報共有の促進や業績の向上といった本来の目的を達成できないからです。この場合は、「経営者が売上データを集計・分析し、問題点の把握・改善に努める」などの具体的な目的にする必要があります。

導入の際は、自社の課題を明確にし、BIツールでどのように問題を解決するのかを決めましょう。どのデータを収集・分析するかも、同じくらい重要です。BIツールの活用イメージを全体で共有したら、より業務を効率化できるでしょう。

そのためには、BIツールのことをよく知り、自社の課題を解決する運用法を考えることが大切です。

運用体制を構築する

自社内でBIツールの運用やメンテナンスを行えるようにしておきましょう。いくら高機能のBIツールでも、使いこなせなければ意味がありません。使わない機能が多いと、かえってコスト高になります。

また運用全般を外部に委託すると、万が一のトラブルの際に迅速な対応がとれません。移り変わりが早い業界だと、ちょっとした遅れが命取りになることもあります。BIツールはできるだけ自社内で管理し、他部署の人間にも任せられるようにしましょう。部署間の連携を高め、特定の人間だけに依存せず、多角的に運用することが大切です。

BIツールを働き方改革へ取り入れ、生産性を向上させよう！

BIツールを働き方改革に活用すると、勤怠情報の把握が簡単になり業務時間を減らせます。

今まで手作業で行っていたデータ収集やレポーティング作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減することも可能です。導入の際は、自社の課題や利用目的を明確にし、BIツールの活用イメージを全体で共有しましょう。社内だけで運用できる体制を構築することも大切です。

BIツールを働き方改革へ取り入れ、生産性を向上させてください。

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