働き方改革を支援するツールとは
働き方改革を推進するには、業務の効率化・可視化・柔軟な働き方の実現を支援するツールの導入が不可欠です。人材不足への対応や生産性向上を求められる中、企業の規模や業種を問わず、さまざまなITツールが働き方改革の推進役として注目されています。
特にデジタル技術を活用した業務改善は、長時間労働の是正、テレワークの実現、属人化の解消といった改革課題に対して有効なアプローチとなります。ここでは、代表的な働き方改革ツールの種類とその導入目的、注目されているBIツールの役割について解説します。
ツールの種類と導入目的
働き方改革を実現するには、業務効率の向上や情報の見える化、柔軟な働き方を支援するさまざまなITツールの活用が欠かせません。なかでも、自社が抱える課題や目指す働き方の方向性を明確にしたうえで、最適なツールを選定することが重要です。
ここでは、働き方改革を支援する代表的なツールの種類と、それぞれの導入目的を紹介します。
- ●勤怠管理システム：打刻・残業・休暇の可視化による長時間労働の抑制
- ●チャット・ビジネスコミュニケーションツール：メールに代わる迅速な社内外の意思疎通
- ●プロジェクト・タスク管理ツール：業務の進捗可視化とチーム作業の効率化
- ●ドキュメント共有・クラウドストレージ：ペーパーレス化やテレワーク対応の推進
- ●BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）：業務データの可視化による意思決定の迅速化
これらのツールは、業務プロセスの透明化や従業員の負担軽減、ひいては組織全体の生産性向上を実現する手段として有効です。特定の業務領域に特化したものから、全社的な業務改善を後押しする統合型ツールまで、目的に応じた選定が求められます。
働き方改革ツールとして注目されるBIツールの特徴
こうしたツールのなかでも、近年注目を集めているのがBIツールです。BIツールは、社内に散在する多様な業務データを集約し、可視化することで、現場の状況やパフォーマンスをリアルタイムに把握できるという特徴があります。
例えば、社員ごとの労働時間や業務量、部門ごとの負荷を見える化することで、業務の偏りの是正やリソースの最適配分につなげられます。また、勤怠管理システムやSFA、ERPなどほかのシステムと連携することで、全社的な生産性の分析や、働き方改革の効果測定にも対応できます。
このように、BIツールは単なるデータ分析にとどまらず、働き方の質そのものを見直すための「戦略的なツール」としても活用されています。
働き方改革の取り組みを成功に導くためには、自社の課題にあったBIツールを選ぶことが重要です。選定方法や主要な製品を紹介した以下の記事も、ツール選びの参考にしてください。
BIツールが働き方改革に貢献できるポイント
BIツールは、従業員の勤怠状況や業務内容を見える化することで、働き方改革の課題を可視化・改善に導くツールです。ここでは、勤怠情報の把握や業務時間の削減といった具体的な貢献ポイントを紹介します。
勤怠情報の把握
働き方改革では、社員の勤怠状況を把握し、自社の勤務形態の問題点を浮き彫りにすることが大切です。そのためには、全社員の勤怠情報を収集し、労働時間や休暇情報などを一括で管理する仕組みが必要です。
BIツールを活用すれば、有給休暇の取得状況や残業時間などをグラフや表で正確に表示でき、視覚的に把握しやすくなります。表示項目もわかりやすく整理されており、誰でも直感的に勤怠の状況を確認できます。常に最新情報に更新されるため、迅速かつ的確な施策立案にもつながるでしょう。
例えば、過重労働の傾向がある社員には、有給休暇の取得や定時退社を促すことで早期改善が期待できます。残業時間や労働時間が数値として可視化されることで、本人の意識改革にもつながります。また、蓄積されたレポートを分析・活用することで、働き方改革における施策の効果検証も可能です。
業務時間の削減
BIツールを活用すると、今まで手作業で行っていたデータ収集やレポート作成業務が自動化され、業務時間を削減できます。
従来の方法では、データの収集から分析・レポートまでの工数が多く、作業にかかる時間が膨大になっていました。セキュリティのためにファイルへのアクセスを制御されていると、データの収集すら困難になり、工数もさらに増えるでしょう。
BIツールは、このように煩雑化していた業務を省略できるため、担当者の手間と労力が低減します。
BIツールを働き方改革へ取り入れた事例
ある会社では縦割り組織という構造上の欠陥から、データ共有が遅れ業務時間が膨大になっていました。またそれぞれの部署との関係が希薄なことで、コミュニケーションが不足しているのも問題でした。
BIツール導入後は、管理画面からリアルタイムで財務情報などを確認でき、経営判断などの重大な意思決定をしやすくなりました。現在ではデータ収集やレポーティングの手間がなくなり、担当者の負担も軽くなっています。
またある会社では、事業成長のために働き方改革を実行する必要がありました。
BIツール導入後は、部署や課単位で有給休暇の取得状況や残業時間が可視化されました。現在ではさまざまな切り口で情報を共有し、レポートなどから現状の課題を抽出・改善しています。
働き方改革を支援するBIツールを具体的に比較検討したい方は、BIツールの資料を一括で請求可能です。
BIツールを働き方改革へ取り入れる際のポイント
BIツールを働き方改革へ取り入れる際は、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。
利用者や課題を明確にする
利用者や課題を明確にすると、BIツールの運用方針が定まり、業務が効率化します。
「散在しているデータをひとつにまとめたい」という理由では、BIツールの機能を最大限活かせません。それだけでは、情報共有の促進や業績の向上といった本来の目的を達成できないからです。例えば、「経営者が売上データを集計・分析し、問題点の把握・改善に努める」といった具体的な目的を設定することが重要です。
導入の際は、自社の課題を明確にし、BIツールでどのように問題を解決するのかを決めましょう。どのデータを収集・分析するかも、同じくらい重要です。BIツールの活用イメージを全体で共有したら、より業務を効率化できるでしょう。
そのためには、BIツールのことをよく知り、自社の課題を解決する運用法を考えることが大切です。
運用体制を構築する
自社内でBIツールの運用やメンテナンスを行えるようにしておきましょう。いくら高機能のBIツールでも、使いこなせなければ意味がありません。使わない機能が多いと、かえってコスト高になります。
また運用全般を外部に委託すると、万が一のトラブルの際に迅速な対応がとれません。移り変わりが早い業界だと、ちょっとした遅れが命取りになることもあります。BIツールはできるだけ自社内で管理し、他部署の人間にも任せられるようにしましょう。部署間の連携を高め、特定の担当者だけに依存せず、多角的に運用することが大切です。
BIツールを働き方改革へ取り入れ、生産性を向上させよう
BIツールを働き方改革に活用すると、勤怠情報の把握が簡単になり業務時間を減らせます。
今まで手作業で行っていたデータ収集やレポーティング作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減することも可能です。導入の際は、自社の課題や利用目的を明確にし、BIツールの活用イメージを全体で共有しましょう。社内だけで運用できる体制を構築することも大切です。
BIツールを働き方改革に取り入れ、組織全体の生産性向上を実現しましょう。
