BIツールを使いこなせない原因は？導入後の注意点まで

BIツールを使いこなせないのはなぜ？

「BIツールを導入したけど、ほしい分析結果が出せていなかったり、使われずに放置されている」なんてことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。なぜそのようなことがおこるのでしょう。多く見られる原因として、BIツールを導入する前の準備が甘かったという点があります。では、まずその原因を詳しく見ていきましょう。

原因１．導入前に具体的な利用イメージを持てていない

BIツールは業務用システムのひとつですが、他の多くのシステムとは大きく異なる点があります。それは、導入しただけで直ちに使えるツールでは無いということです。

例えば、「経費精算システム」や「勤怠管理システム」は、その名の通り経費精算や勤怠管理ができるシステムです。できることが明確であるため、導入後のイメージを持ちやすく、使用するだけでその目的を達成することができます。それに対し、BIツールができることはデータ分析です。

では、BIツールを導入する企業の目的はデータ分析なのかというと、そうではありません。本来の目的は、データ分析した情報を経営や戦略に役立てることです。その実現したい目的や目的達成のイメージを明確にしないまま導入してしまうと、どのように使えば良いか分からなくなり、「使えないツールだ」と判断してしまうという事態に繋がるのです。

原因２．どのデータを使えばいいかわからない

目的や利用イメージが明確になっていても、そのイメージ実現には何のデータが必要なのかがわかっていなければ何もできません。イメージを明確化することと同じくらい、何のどんなデータを分析すれば利用イメージ通りに使えるのかを明確にしておかなくてはいけません。

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BIツールを「使える」ツールにするには

では、どうすればBIツールを「使える」ツールにできるのでしょうか？いくつかのポイントに分けて解説していきます。

１．目的を明確にする

まずは、「導入の結果どんな情報が欲しいのか」という目的を明確にしましょう。BIツールのアウトプットは「人が考えるため」の情報です。そのアウトプットによって、自分が何を考え、決定したいのかというゴールを設定することが必要です。

２．使用者を想定する

最近のBIツールは、操作難易度や分析レベルなどが多様になってきています。そのため、誰が使うのかを想定していないと導入するBIツールのレベルの決定を誤り、全く使えないものになってしまいます。

例えば、営業部門の担当者が使う場合と経営層が使う場合とでは必要とされるツールは異なります。営業担当者であれば売上目標やその達成度合いを管理できるツールが、経営層であれば社内のさまざまなデータを把握し将来のシュミレーションができるようなツールが求められるでしょう。導入にあたっては、この違いを考慮しなくてはなりません。

３．自社で運用できるような体制を整える

導入後、自社で運用できるかどうかもBIツールをうまく利用するポイントになってきます。めまぐるしく変化する環境に対応するための作業を外部に依存してしまうと、時間がかかってしまいニーズの変化に追い付かず、BIツールはあっという間に使えないツールと化してしまいます。

４．社内でコミュニケーションを取る

このような事態に陥らないためには、分析目的を明確にイメージできている現場の人員や、分析結果をどのように経営戦略に活かしたいのか具体的なイメージを持っている経営陣と、システム部門の人員が密なコミュニケーションを行う必要があります。

なぜなら、業務の現場では、業務上の課題や「これが分かれば、こんな手が打てるかもしれない」といった改善のイメージは持っているものの、そのためにどんなデータが利用できるのか、そしてそのデータはどこにあるのかといったことはよく分からないからです。

５．システム部門に聞いてみる

一方、システム部門では、システムにどのようなデータがあるのかは理解していますが、それらのデータを具体的にどのように活用できるのか、具体的なイメージを持っていない場合が多いようです。そこをうまくすり合わせるとBIツールをよりうまく活用することができるようになります。

セルフサービスBIという選択

利用イメージを明確にし、現場とシステム部門のコミュニケーションも取れているという場合、おすすめしたいのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは「現場による現場のためのBIツール」と称される次世代のBIツールです。

これまでのBIツールは、システム部門主導のツールであり、分析のリソースとなるデータの管理はシステム部門に依存しているものでした。そのため、どうしても現場のリクエストへの対応が遅れてしまい、すぐに分析結果が見たい現場にとっては不便さを感じるものでした。

そこで登場したのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは、現場主導のツールであり、現場担当者が欲しいデータを自分で自在に選んで、分析できるようになります。これにより、これまでの課題であった現場のリクエストに対するタイムラグが解消できるようになります。

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目標を持った運用で、BIツールを効果的に使おう

使えないと判断されてしまいがちなBIツールですが、実はその原因はツールの「使い方」にあります。今回ご紹介した点を見直し、BIツールを上手く活用してください。

また、自社の規模に合ったツールであることや、自社の求める機能を持っていることも重要です。以下の記事で製品の比較を行っています。ぜひご覧ください。

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