BIツールを「使えるツール」にするために

BIツールを使いこなせないのはなぜ？

BIツールを導入したけど、ほしい分析結果が出せていなかったり、使われずに放置されている。なんてことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。なぜそのようなことがおこるのでしょう。多く見られる原因として、BIツールを導入する前の準備が甘かったという点があります。では、その原因と対策について詳しく見ていきましょう。

BIツール導入後のつまづきの原因

BIツール導入後につまずく原因を２つご紹介します。

原因①　導入前に具体的な利用イメージを持てていない

BIツールは業務用システムのひとつですが、他の多くのシステムとは大きく異なる点があります。それは、導入しただけで直ちに使えるツールでは無いということです。

例えば、「経費精算システム」や「勤怠管理システム」は、その名の通り経費精算や勤怠管理ができるシステムです。できることが明確であるため、導入後のイメージを持ちやすく、使用するだけでその目的を達成することができます。それに対し、BIツールができることはデータ分析です。

では、BIツールを導入する企業の目的はデータ分析なのかというと、そうではありません。本来の目的は、データ分析した情報を経営や戦略に役立てることです。その実現したい目的や目的達成のイメージを明確にしないまま導入してしまうと、どのように使えば良いか分からなくなり、「使えないツールだ」と判断してしまうという事態に繋がるのです。

そうならないためには、どうすれば良いでしょうか。

【対策】目的を決定をする

まずは、「導入の結果どんな情報が欲しいのか」という目的を明確にしましょう。BIツールのアウトプットは「人が考えるため」の情報です。そのアウトプットによって、自分が何を考え、決定したいのかというゴールを設定することが必要です。

【対策】使用者を想定する

最近のBIツールは、操作難易度や分析レベルなどが多様になってきています。そのため、誰が使うのかを想定していないと導入するBIツールのレベルの決定を誤り、全く使えないものになってしまいます。

例えば、営業部門の担当者が使う場合と経営層が使う場合とでは必要とされるツールは異なります。営業担当者であれば売上目標やその達成度合いを管理できるツールが、経営層であれば社内のさまざまなデータを把握し将来のシュミレーションができるようなツールが求められるでしょう。導入にあたっては、この違いを考慮しなくてはなりません。

【対策】自社で運用できるような体制を整える

導入後、自社で運用できるかどうかもBIツールをうまく利用するポイントになってきます。めまぐるしく変化する環境に対応するための作業を外部に依存してしまうと、時間がかかってしまいニーズの変化に追い付かず、BIツールはあっという間に使えないツールと化してしまいます。

原因②　目的のためのデータが分からない

目的や利用イメージを明確にし、いざ活用しよう！というときに、分析の対象となるデータはどれだろう？となるケースもよくあります。

【対策】社内でコミュニケーションを取る

このような事態に陥らないためには、分析目的を明確にイメージできている現場の人員や、分析結果をどのように経営戦略に活かしたいのか具体的なイメージを持っている経営陣と、システム部門の人員が密なコミュニケーションを行う必要があります。

なぜなら、業務の現場では、業務上の課題や「これが分かれば、こんな手が打てるかもしれない」といった改善のイメージは持っているものの、そのためにどんなデータが利用できるのか、そしてそのデータはどこにあるのかといったことはよく分からないからです。

一方、システム部門では、システムにどのようなデータがあるのかは理解していますが、それらのデータを具体的にどのように活用できるのか、具体的なイメージを持っていない場合が多いようです。 そこをうまくすり合わせるとBIツールをよりうまく活用することができるようになります。

セルフサービスBIという選択

利用イメージを明確にし、現場とシステム部門のコミュニケーションも取れているという場合、おすすめしたいのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは「現場による現場のためのBIツール」と称される次世代のBIツールです。

これまでのBIツールは、システム部門主導のツールであり、分析のリソースとなるデータの管理はシステム部門に依存しているものでした。そのため、どうしても現場のリクエストへの対応が遅れてしまい、すぐに分析結果が見たい現場にとっては不便さを感じるものでした。

そこで登場したのがセルフサービスBIです。セルフサービスBIは、現場主導のツールであり、現場担当者が欲しいデータを自分で自在に選んで、分析できるようになります。これにより、これまでの課題であった現場のリクエストに対するタイムラグが解消できるようになります。

参考記事：セルフサービスBIは既存のBIツールとどう違う？

BIツール製品のランキングをご紹介

改めて自社に必要なBIツールの要件を考えて、ほかの製品を導入するということも、BIツールを「使えるツール」にする1つの解決策ではないでしょうか。ITトレンドではBIツールの製品をランキング形式で紹介しています。実際の製品を比較しながら、自社に必要な機能や要件を考えてみてはいかがでしょうか。

参考リンク：BIツールの製品ランキング

まとめ

いかがでしたでしょうか。使えないと判断されてしまいがちなBIツールですが、実はその原因は企業の受け入れ体制にあります。今回ご紹介した点を見直し、BIツールを上手な活用に役立てていただけたら幸いです。

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