ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- パッケージソフトで導入したい：TantCardGulliver
- 保守を任せられるクラウド型を選びたい：SKYPCE、名刺de商売繁盛、トーニチ・ネクスタ・メイシ
- ■名刺の取り込み方法別
- スキャナで読み取り：GRIDY名刺CRM
- スマートフォンで撮影：SKYPCE、ApeosPlus Cards R、GRIDY名刺CRM、名刺バンク2
- ■データ活用別
- 名刺データをCSVで書き出したい：ApeosPlus Cards R
買い切り型の名刺管理ソフトとは
買い切り型の名刺管理ソフトとは、ライセンスを一度購入すれば、月額の利用料を払わずに使い続けられる製品です。クラウド型の月額課金とは費用のかかり方が大きく異なります。まずは仕組みと製品の種類、価格の目安を確認しましょう。
パッケージ型とオンプレミス型の2種類
買い切り型の名刺管理ソフトには、主にパッケージ型とオンプレミス型の2種類があります。パッケージ型は、個人のパソコンにインストールして使うソフトです。オンプレミス型は、自社で用意したサーバにシステムを構築し、社内のネットワーク経由で複数人が利用します。
どちらもデータは自社の環境に保存されます。インターネット上のサーバにデータを預けるクラウド型とは、この点が大きな違いといえます。
個人向けと法人向けの違い
個人向けのパッケージ型は、名刺をスキャナで読み取り、パソコン上で検索や整理を行うシンプルな機能が中心です。主に1人で利用することを想定しています。
法人向けのオンプレミス型は、複数の社員で名刺情報を共有したり、閲覧権限を設定したりする機能を備えた製品があります。社内の既存システムとの連携や、自社のセキュリティ方針にあわせた運用を求める企業が検討する場合があります。利用人数や共有の必要性によって、選ぶべき種類が変わります。
買い切り型の価格の目安
個人向けのパッケージ型は、数千円から1万円程度で購入できる製品があります。家電量販店やオンラインストアで、ダウンロード版が販売されている場合もあります。
法人向けのオンプレミス型は、ライセンス数やサーバ構築の費用を含めると、数十万円から数百万円規模になるケースがあります。価格は利用人数や導入支援の範囲によって大きく変わるため、見積もりを取って確認しましょう。サーバ機器を新たに用意する場合は、その費用も別途必要です。
名刺管理ソフトを買い切りで使うメリット
買い切り型を選ぶメリットは、費用の見通しが立てやすいことと、データを自社で管理できることです。クラウド型とは異なる強みがあるため、自社の方針にあえば有力な選択肢となります。代表的なメリットを3つ紹介します。
月額の利用料がかからない
買い切り型は、購入時に費用を支払えば、月額の利用料はかかりません。長く使うほど、1年あたりの費用を抑えやすくなります。
クラウド型は利用人数に応じて毎月費用が発生するため、長期間使うと総額が大きくなる場合があります。一方、買い切り型は初期費用が中心なので、予算の見通しを立てやすい点もメリットです。ただし、保守契約を結ぶ場合は年間の保守料がかかるため、総額で比較することが大切です。
名刺データを社内で管理できる
買い切り型では、名刺データを自社のパソコンやサーバに保存します。外部のサービスにデータを預けたくない企業や、社内規定でクラウドの利用に制限がある企業に向いています。
名刺には氏名や電話番号、メールアドレスといった個人情報が含まれます。保存場所を自社で決められれば、社内のセキュリティ方針にあわせた管理が可能です。ただし、バックアップやアクセス制限などの対策は自社で行う必要があり、管理する担当者の負担も考慮しましょう。
インターネットに接続せずに使える
パッケージ型の名刺管理ソフトは、パソコンにインストールして使うため、インターネットに接続していない環境でも利用できる製品があります。通信環境に左右されずに名刺を検索できる点がメリットです。
例えば、外部ネットワークへの接続を制限している部署や、通信が不安定な場所で作業する場合に役立ちます。ただし、名刺情報に企業情報を自動で付け加える機能など、インターネット接続を前提とする機能は使えない場合があるため、必要な機能を事前に確認しましょう。
買い切り型の名刺管理ソフトの注意点
買い切り型は月額料金がかからない一方で、購入後の運用で注意したい点があります。導入してから困らないよう、デメリットも把握しておくことが大切です。特に確認したい3つの注意点を解説します。
OSの更新やサポート終了への対応
買い切り型のソフトは、パソコンのOSが更新されると、そのままでは動作しなくなる場合があります。新しいOSに対応した版が提供されるか、提供される場合は無償か有償かを確認しましょう。
また、製品の販売やサポートが終了すると、不具合が起きても修正版が提供されないことがあります。購入前に、提供会社がサポート期間をどのように案内しているかを確認しておくと安心です。サポート終了後の移行先の候補も考えておくとよいでしょう。
保守費用やバージョンアップの費用
法人向けのオンプレミス型では、購入費用とは別に、年間の保守費用がかかる製品があります。保守契約には、問い合わせ対応や修正版の提供などが含まれる場合があり、内容は製品によって異なります。
パッケージ型でも、新しい機能を使うには有償のバージョンアップ版を購入する必要がある場合があります。買い切りだから費用がかからないと考えず、5年程度の利用を想定して総額を見積もりましょう。クラウド型と比べる際も、同じ期間で計算すると判断しやすくなります。
外出先や複数人での共有の制約
パッケージ型は、ソフトをインストールしたパソコンでしか名刺を確認できない製品があります。外出先からスマートフォンで名刺を探したい場合には不向きなことがあります。
オンプレミス型で複数人が共有する場合も、社外から利用するにはVPN（社外から社内ネットワークに安全に接続する仕組み）などの環境整備が必要になることがあります。営業担当者が外出先で名刺情報を使う機会が多い場合は、運用方法をあらかじめ検討しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
買い切り型の名刺管理ソフトの選び方
買い切り型の名刺管理ソフトを選ぶ際は、利用環境と名刺の取り込み方法、将来のデータ移行のしやすさを確認することが重要です。購入後に買い替えると費用が二重にかかるため、慎重に比較しましょう。
利用する人数と環境で選ぶ
1人で使うのか、部署で共有するのかによって、選ぶべき製品は変わります。個人で名刺を整理するなら、パソコン1台で使えるパッケージ型で十分な場合があります。
複数人で名刺情報を共有したい場合は、社内サーバに構築するオンプレミス型や、共有機能を備えた製品を検討しましょう。あわせて、対応しているOSのバージョンや、必要なパソコンの性能も確認が必要です。社内のパソコン環境と照らしあわせて、問題なく動作するかを事前に確かめておくと安心です。
名刺の取り込み方法で選ぶ
名刺の取り込み方法には、スキャナで読み取る方法と、スマートフォンで撮影する方法があります。大量の名刺をまとめてデータ化したい場合は、複数枚を連続で読み取れるスキャナに対応した製品が便利です。
買い切り型でも、スマートフォンで撮影した画像をパソコンに取り込める製品があります。対応しているスキャナの機種や、文字を自動で読み取るOCR機能の精度は製品によって異なるため、体験版がある場合は実際の名刺で試してみましょう。
データの書き出し形式を確認する
将来ほかの製品に乗り換える可能性を考えると、名刺データをCSV形式などで書き出せるかを確認しておくことが重要です。書き出せない場合、乗り換え時に名刺を入力し直す手間が発生します。
また、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）に名刺情報を取り込みたい場合も、データの書き出し機能が役立ちます。書き出せる項目の範囲や、名刺画像も一緒に移せるかもあわせて確認しましょう。
買い切り型よりクラウド型が向くケース
買い切り型には多くのメリットがありますが、利用目的によってはクラウド型のほうが向いている場合があります。どちらを選ぶべきか迷ったときに判断材料となるケースを2つ紹介します。
外出先で名刺情報を確認したい場合
営業担当者が外出先や移動中に名刺情報を確認したい場合は、クラウド型が選択肢となります。クラウド型であれば、インターネットに接続できればスマートフォンやタブレットからも名刺を検索できます。
名刺交換した直後にその場で撮影して登録し、すぐに社内で共有できる製品もあります。訪問前に相手の情報や過去のやり取りを確認したいといった使い方を想定している場合は、クラウド型も比較対象に加えるとよいでしょう。
導入後の保守を自社で担えない場合
オンプレミス型では、サーバの管理やバックアップ、セキュリティ対策を自社で行う必要があります。情報システム部門の人員が限られている場合は、運用の負担が大きくなるおそれがあります。
クラウド型であれば、サーバの保守やシステムの更新は提供会社が担うため、自社の作業を減らせます。月額費用はかかりますが、保守にかかる人件費も含めて比較すると、クラウド型のほうが総額を抑えられるケースもあります。
導入形態と取り込み方法で比べる名刺管理ソフト一覧
この記事で紹介する名刺管理ソフトを一覧にまとめました。データの管理方法や取り込み方法を比べてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SKYPCE | 二要素認証や通信・データの暗号化に対応し、スマホで撮影した名刺を取り込めるクラウド型サービス |
| 名刺de商売繁盛 | 社員数に関係ない固定の月額料金で、提供会社のデータセンターで名刺データを管理する |
| トーニチ・ネクスタ・メイシ | セキュリティ機能を重視した法人向けアプリで、kintoneやSalesforceとの連携に対応 |
| TantCardGulliver | 提供形態はパッケージソフト。名刺を社内で共有でき、アクセス権限の管理や社外持ち出し制限に対応 |
| ApeosPlus Cards R | スマホなどで名刺を取り込み、OCRでデータ化。名寄せや社内共有、CSVエクスポートにも対応 |
| GRIDY名刺CRM | クラウド型で、OCRスキャナーや入力代行に対応し、CRM／SFAとあわせて名刺情報を活用できる |
| 名刺バンク2 | スマホやタブレットのカメラで名刺を取り込め、提供会社のデータセンターで情報を管理する |
データ管理と取り込み方法で選ぶ名刺管理ソフト
名刺データを安全に管理できるか、どの方法で名刺を取り込めるかを基準に製品を選びました。パッケージ型が自社にあうか迷う場合は、クラウド型の製品とも費用や運用の負担を比べてみましょう。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、法人向けの営業名刺管理サービスです。二要素認証や通信・データの暗号化などのセキュリティ機能を備えており、名刺データを外部に預けることに不安がある企業でも検討しやすい設計です。スマートフォンで撮影した名刺はAI技術とオペレーターのチェックを経てデータ化され、外出先からでも登録や確認ができます。サーバの保守を自社で担わずに、セキュリティを重視して名刺を共有したい企業に適しています。
名刺de商売繁盛
- 利用する社員数に関係なく月額32,000円（税抜き）の低価格！
- 部署を超えた社内の人脈を活用し、営業効率アップ！
- 万全のセキュリティ対策を講じた当社のIDCで名刺データを管理！
ヤマトシステム開発株式会社が提供する「名刺de商売繁盛」は、社内の名刺データを一元管理・共有できるクラウド型の名刺管理サービスです。名刺データは、セキュリティ対策を講じた提供会社のデータセンターで管理されます。月額利用料は社員数に関係なく固定のため、買い切り型と同じように費用の見通しを立てやすい点も特徴です。名刺のデジタル化はオプションで利用できます。社内サーバの運用負担を避けながら、部署を越えて人脈を活用したい企業に向いています。
トーニチ・ネクスタ・メイシ
- AIによる機械学習機能で読み取り精度向上
- 初期費用無料、登録枚数制限なしではじめやすい
- コスト削減しながら人脈を共有したいというユーザー様にお勧め！
東日印刷株式会社が提供する「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、法人向けの名刺管理アプリケーションです。セキュリティ機能を重視して開発されており、取り込んだ名刺を社内で共有できます。AIの機械学習で読み取り精度を高めている点も特徴です。kintoneやSalesforceと連携できるため、名刺データを顧客管理や営業管理に生かす際にも、手作業で書き出して移す手間を減らせます。外出先での確認やシステム連携を重視し、買い切り型とあわせてクラウド型も比べたい企業の候補となります。
TantCardGulliver （株式会社下田OAシステム）
- 名刺情報を社内共有し資産化する。
- 名刺情報へブラウザ・スマホからアクセス可能
- 高セキュリティで社外持ち出し制限にも対応。
ApeosPlus Cards R （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- 名刺をスマホなどで取り込み、JPEG/PDF/XDW形式で簡単に登録
- OCRで文字をデータ化し、重複防止と資産整理に貢献。
- 営業支援や人脈共有、CRM連携にも活用可能。
GRIDY名刺CRM （ナレッジスイート株式会社）
- OCRとオペレーター入力で名刺を高精度にデータ化。
- GRIDY SFAと連携し名刺情報を営業活動に活用。
- スマホアプリやスキャナーで手軽に名刺を取り込み可能。
名刺バンク2 （株式会社アイネット）
- ID数ではなく名刺枚数による従量課金
- アイネット社管理のデータセンターにてセキュリティを担保
- スマートフォンやタブレットなどのカメラから画像の取り込み可能
まとめ
名刺管理ソフトを買い切りで使う場合は、個人向けのパッケージ型か、法人向けのオンプレミス型を選びます。月額料金がかからず、名刺データを社内で管理できる点がメリットです。一方で、OSの更新への対応や保守費用、外出先での共有のしにくさには注意が必要です。利用人数や取り込み方法、データの書き出し形式を確認し、必要に応じてクラウド型とも比べましょう。複数の製品の資料請求をして、自社にあう名刺管理ソフトを見つけてください。
