ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■重視する管理要件別
- 社内の認証基盤やシングルサインオンでアカウントを管理したい：SKYPCE、Sansan、メイシー、ホットプロファイル
- 名刺の閲覧や操作の記録を残したい：SKYPCE、Sansan
- 部署や個人ごとに閲覧範囲を制限したい：メイシー、SmartVisca（スマートビスカ）、TantCardGulliver
- ■提供形態別
- パッケージソフトとして提供される：TantCardGulliver
- サーバを用意せずに導入できるクラウド型：SKYPCE
- ■名刺を取り込む端末別
- 複合機やスキャナでまとめて取り込む：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、メイシー、ホットプロファイル
- スマートフォンで撮影して取り込む：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、メイシー、名刺バンク2
名刺情報を社内サーバで管理するオンプレミス型の仕組み
オンプレミス型の名刺管理ソフトは、ソフトウェアを自社のサーバに導入し、社員がパソコンやスマートフォンから社内のサーバにアクセスして名刺を登録・閲覧します。クラウド型との違いと、全社で使う際の構成を整理します。
クラウド型との違い
クラウド型の名刺管理ソフトでは、名刺の画像やデータはサービス提供会社が管理するサーバに保存されます。オンプレミス型では、これらを自社が管理するサーバに保存するため、データの保管場所やバックアップの方法を自社のルールにあわせて決められます。
一方で、サーバの調達や設定、障害時の対応は自社の担当です。社内規程で取引先の個人情報を社外のサーバに置けない場合や、インターネットにつながらない環境で使いたい場合に、オンプレミス型が検討されます。
全社で名刺を共有するための構成
全社で名刺を共有する場合、本社のサーバに名刺データを集め、支店や営業所からも社内ネットワーク経由でアクセスする構成をとります。拠点が多い場合は、回線の速度によって画像の表示に時間がかかる場合があるため、通信量も考えて構成を決めます。利用者数や名刺の件数が増えた際に、サーバの性能や容量を後から増やせるかも確認しておくと安心です。
外出先からスマートフォンで名刺を撮影・閲覧したい場合は、VPNなどを使い、社外から社内のサーバへ安全に接続する経路が必要です。どの接続方法に対応しているかは製品によって異なるため、ベンダーに確認しておきましょう。
名刺管理ソフトで名刺のデータ化をどこで行うか
名刺管理ソフトの使い勝手は、名刺の文字を正確にデータ化できるかどうかで変わります。オンプレミス型では、データ化の作業を社内で完結させるのか、外部のサービスも使うのかを決める必要があります。
社内でOCRを使って読み取る方法
OCRは、画像の文字を読み取ってデータにする技術です。オンプレミス型の名刺管理ソフトでは、社内のサーバやパソコンでOCRの処理を行い、名刺の画像を社外に出さずにデータ化できる製品があります。
ただし、OCRの読み取り結果には誤りが含まれる場合があります。特に氏名の漢字や、デザイン性の高い名刺の文字は、目視での確認と修正が欠かせません。誰がいつ確認するのかを決め、名刺を登録した本人が確認する、担当部署がまとめて確認するといった運用を定めておきましょう。
外部の入力サービスを併用する場合の確認点
名刺管理のサービスには、OCRに加えて人の目で入力内容を補正するサービスを組み合わせたものもあります。オンプレミス型でこうしたサービスを併用する場合、名刺の画像は社外に送られます。
名刺の画像を社外に送ってよいかは、オンプレミス型を選んだ理由と照らし合わせて判断が必要です。併用する場合は、委託先での情報の扱いや保管期間を確認し、個人情報を外部に委託する際の社内手続きに沿って進めましょう。名刺の画像を送る範囲を一部の部署に限るなど、併用の対象を絞る方法も考えられます。
名刺の個人情報を守る権限と操作ログの設定
名刺には取引先の担当者の氏名や連絡先など、個人情報が含まれます。オンプレミス型の名刺管理ソフトでも、社内での閲覧範囲を適切に制限し、操作の記録を残す設定が大切です。
部署や役職に応じた閲覧範囲の設定
全社で名刺を共有すると、営業活動に役立つ一方で、業務に関係のない社員まで取引先の個人情報を閲覧できる状態になりかねません。部署や役職、プロジェクトごとに閲覧できる名刺の範囲を分けて設定します。
あわせて、名刺データを一覧で出力できる人を限定しておくことも大切です。出力されたファイルは社内のサーバの外に持ち出せるため、出力の権限を管理者や特定の担当者に絞ると、情報が意図せず広がるリスクを抑えられます。
操作ログの記録と定期的な確認
操作ログとは、誰がいつどの名刺を閲覧、編集、出力したかを残す記録です。個人情報保護法では、個人データの漏えいなどが起きた場合に、一定の条件を満たすと、個人情報保護委員会への報告や本人に対する通知が求められます。
操作ログが残っていれば、万一の際に影響の範囲を調べる手がかりとして使えます。ログの保存期間を決めたうえで、大量の出力など通常と異なる操作がないかを定期的に確認する体制を整えておきましょう。ログを取得できる操作の範囲は製品によって異なるため、導入前に確認が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
社内の認証基盤や顧客管理システムとの連携
オンプレミス型の名刺管理ソフトは、同じ社内ネットワークにある他のシステムと連携させることで、管理の手間を減らし、名刺データを営業活動に生かせます。代表的な連携先を2つ紹介します。
認証基盤との連携によるアカウント管理
社内でディレクトリサービスと呼ばれる認証基盤を使って社員のアカウントを管理している場合、名刺管理ソフトと連携できれば、社員が普段のIDとパスワードでログインできます。利用者ごとに別のパスワードを管理する必要がなくなります。
また、入社や異動、退職の情報が認証基盤から反映されれば、アカウントの追加や停止の漏れを防ぎやすくなります。連携できる認証基盤の種類や、部署の情報まで反映できるかは製品によって異なるため、事前に確認しましょう。認証基盤との連携の設定には専門的な知識が必要な場合があるため、情報システム部門とベンダーで作業の分担を決めておくと進めやすくなります。
顧客管理システムやSFAへの名刺データの受け渡し
名刺データを顧客管理システムやSFAに受け渡せば、名刺交換をきっかけにした商談の記録や、取引先ごとの担当者情報の管理に生かせます。同じ社内のサーバどうしで連携すれば、データを社外に出さずに受け渡しができます。
連携の方式には、ファイルを定期的に出力して取り込む方法や、APIでリアルタイムに受け渡す方法があります。連携に失敗した場合に通知されるか、重複して登録されないかも、運用前に確認しておきましょう。どちらのシステムの情報を正とするかを決めておけば、連絡先が更新された際の食い違いも防ぎやすくなります。
オンプレミス型の名刺管理で情報システム部門が担う運用
オンプレミス型の名刺管理ソフトは、導入後の運用も自社で担います。サーバの保守だけでなく、名刺という個人情報ならではの運用ルールも、情報システム部門と利用部門で分担して決めておきましょう。
退職者や異動者の名刺の引き継ぎ
社員が退職や異動をすると、その社員が登録した名刺の扱いを決める必要があります。名刺を会社の資産として扱い、後任者や部署に引き継げるようにしておけば、取引先との関係が途切れにくくなります。
引き継ぎの手順や名刺の持ち主を変更する操作を誰が行うかを、人事の手続きとあわせて決めておきましょう。退職者のアカウントは速やかに停止し、停止までの間に大量の出力がないかをログで確認しておくと安心です。
サーバの保守とバックアップ
サーバのOSや名刺管理ソフトには、セキュリティの修正や新しいバージョンが提供されます。適用する前に、名刺管理ソフトが新しい環境に対応しているかをベンダーに確認し、適用の計画を立てます。
名刺の画像は件数が増えるとデータ量が大きくなるため、ストレージの容量とバックアップの保存先も計画しておく必要があります。保守の手順は文書に残し、複数の担当者で対応できるようにしておくと、担当者の不在時にも作業を止めずに済みます。
名刺の個人情報管理を比べる製品一覧
閲覧範囲の制限や認証連携、操作の記録など、名刺の個人情報を守る管理機能に注目して製品を一覧にしました。オンプレミス型とあわせて比べたいクラウド型の製品も含めています。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| SKYPCE | クラウド | Active Directory連携や操作ログ、名刺情報の非公開設定を備える |
| Sansan | クラウド | SAML認証や二要素認証必須化、利用ログ出力などのセキュリティ機能を搭載 |
| メイシー | クラウド | SAML認証機能と、管理者による閲覧制限・CSVインポート制限を搭載 |
| SmartVisca（スマートビスカ） | クラウド | グループや個人単位で名刺の閲覧範囲を設定できる |
| ホットプロファイル | クラウド | HENNGE OneやOneLoginなどのシングルサインオンと連携できる |
| TantCardGulliver | パッケージソフト | アクセス権限管理に対応し、社外持ち出し制限にも対応する |
権限や認証の管理機能で選ぶ名刺管理ソフト
オンプレミス型として提供される名刺管理ソフトは限られるため、閲覧範囲の制限や認証基盤との連携など、個人情報を守る機能で比べられる製品を紹介します。自社サーバへの導入可否やデータの保管場所は、資料で確認しましょう。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、社内のアカウント管理とあわせて名刺を管理したい企業が検討できる営業名刺管理サービスです。セキュリティ対策として、Active Directory連携や二要素認証、名刺情報の非公開設定、通信とデータの暗号化を備えています。また、SKYSEA Client Viewとの連携により、名刺情報の閲覧・操作・出力を統制できます。クラウド型のためサーバの用意は不要で、オンプレミス型と運用負担を比べる際の候補です。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、名刺の情報を全社で共有しながら、利用状況の管理にも配慮した法人向けの名刺管理サービスです。SAML認証や二要素認証の必須化、利用ログ出力、メール配信の承認機能などのセキュリティ機能を備えています。スマートフォンアプリについても、端末制限やパスコードロックの必須化、キャッシュレスモードといった利用制限を設定可能です。
メイシー
- ユーザー数無制限！従業員全員で使える名刺管理
- 人の手による補正で、正確な名刺データを蓄積
- 全社の名刺情報を集約し、AI時代の営業活動へ
株式会社もぐらが提供する「メイシー」は、SAML認証機能と管理者による閲覧制限を備えた名刺管理システムです。ユーザー数無制限で全社員にアカウントを付与でき、管理者権限ではCSVインポートやメール送信の制限も設定できます。自分・部署・全社員の名刺を切り替えて検索でき、名刺のデータ化はOCRとオペレーターによる確認・補正を組み合わせて行われます。全社に広げつつ、見られる範囲を管理したい場合に検討できます。
SmartVisca（スマートビスカ）
- 名刺を1分で正確にデジタル化し、顧客データを集約・最新化
- 顧客との接点・人脈を可視化し営業を強化
- 名刺データで着信表示・メール署名でデジタル化など便利な機能
株式会社サンブリッジが提供する「SmartVisca（スマートビスカ）」は、名刺の閲覧範囲をグループや個人単位で設定できる名刺管理サービスです。範囲の設定には、閲覧権限の制限やプロファイル設定を使います。顧客の異動や肩書の変更も履歴として残り、いつ誰が会ったのかを組織で把握できます。個人の名刺フォルダーやExcel管理から離れることで、退職時の人脈持ち出しリスクへの対策にもつながります。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、シングルサインオンとの連携に対応した名刺管理・営業支援ツールです。連携先として、HENNGE OneやIceWall SSO、Gluegent Gate、OneLoginが挙げられています。社内で使っている認証の仕組みにあわせてログインを管理したい場合に確認しておきたい製品です。名刺データは同一人物の名寄せが行われ、Salesforceやkintoneとの連携もオプションで用意されています。
TantCardGulliver （株式会社下田OAシステム）
- 名刺情報を社内共有し資産化する。
- 名刺情報へブラウザ・スマホからアクセス可能
- 高セキュリティで社外持ち出し制限にも対応。
まとめ
オンプレミス型の名刺管理ソフトは、社内のサーバに名刺の画像とデータを保存し、取引先の個人情報を社外に出さずに全社で共有する仕組みです。導入時は、名刺のデータ化をどこで行うかを決め、閲覧範囲の権限や操作ログを設定しましょう。認証基盤や顧客管理システムとの連携、退職者の名刺の引き継ぎ、サーバの保守まで含めて運用を計画することが大切です。自社の要件にあう名刺管理ソフトを比較する際は、資料請求で対応する構成や連携先を確認してみてください。
