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CMSの基本的な機能とは？導入のメリットや種類と併せて徹底解説！

2023年01月17日最終更新

この記事ではCMSの機能を3つに分類して紹介します。主な機能としては、「コンテンツ作成・編集機能」「ユーザー管理機能」「マーケティング機能」があり、幅広く様々なことに対応可能です。しかし多機能すぎるとかえって不便になるを感じることがあります。それぞれの機能の詳細を把握し、自社の目的に合う機能を搭載したCMSツールを選びましょう。また、CMSを導入するメリットや種類にも触れているため、ぜひ最後までご覧ください。

この記事は2022年1月時点の情報に基づいて編集しています。

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CMSとは

CMSの概要を解説します。

簡単にWebサイトの作成や更新ができるシステムのこと

CMSは「Content Management System」の略で、Webサイトの作成や更新が簡単にできるシステムのことです。

本来であれば、Webサイトの作成・更新にはHTMLなどに関する専門的な知識が求められます。しかし、CMSではSNSやブログと同じような感覚でWebサイトの記事を作ることが可能です。専門知識を持つ人材を確保することなくWebサイトを運営できるため、現在では多くの企業や個人が利用しています。

画像やテキスト、テンプレートなどを保存・生成する

Webサイトには、静的なものと動的なものがあります。

静的なWebサイトは、すでに完成しており変化しないサイトのことです。

一般的に、HTMLなどを用いてゼロから構築したサイトは、静的サイトに該当します。ユーザーがサイトにアクセスした際、ユーザーの画面上には事前に完成されたサイトが表示されます。したがって、コメント記入欄のように変化を伴う要素は利用できません。その代わり、サーバへの負荷が小さいのがメリットです。

一方、動的なサイトとは、ユーザーがアクセスするまで完成していないサイトのことです。

データベース上にはテキストや画像といったWebサイトのパーツだけが保存されています。そして、ユーザーがアクセスする度ページが作られ、表示されます。CMSで作られるのは基本的に動的なサイトです。変化を伴う要素を利用できる反面、サーバへの負荷が大きいデメリットもあります。

CMSの主な機能とは

CMSに搭載されている代表的な機能を、3つに分類して紹介します。

機能1.コンテンツ作成・編集機能

CMSのメイン機能は、コンテンツ作成・編集機能です。通常Webサイト更新には、HTMLやCSSの知識が必要ですが、CMSツールを使うと簡単にコンテンツを管理しながら作成・編集できます。具体的には以下のような機能があります。

■見たまま更新: HTMLやCSSを使うことなく、映し出された画面がそのまま出力される感覚でサイトやコンテンツを作成します。この機能はWYSIWYG（What You See Is What You Get：ウィジウィグ）とも呼ばれています。必要に応じてテンプレートを活用して簡単に編集が可能です。
■更新履歴を保存・復元、公開日時の指定も可能: 過去のコンテンツを消すことなく残したまま更新可能な点はCMSならではです。以前のコンテンツに戻す場合も、ボタンひとつで変更でき、記事公開の日時を設定することも可能です。
■承認フローの管理: コンテンツ作成において「上司のチェック完了後の公開」というルールを設けているチームの場合でも、CMSを通して承認依頼を出せます。チームでメディアを運営するなら、承認フロー機能がついたCMSを活用するとよいでしょう。

他にも細かなレスポンシブ対応や画像サイズの自動変更、多言語サポートなど、さまざまな機能を有しています。

機能2. ユーザー管理機能

CMSツールはコンテンツを管理するだけではなく、コンテンツ作成にかかわっているメンバーの権限などユーザー管理も行えます。

■ユーザー操作履歴を記録: CMSツールへのログイン状況や操作履歴をトラッキングし、責任の所在を明確にします。
■権限をユーザーごとに設定: コンテンツの作成・変更・削除などの操作の権限をユーザーごとに設定します。重要なコンテンツには特定のユーザーのみに操作を限定しておくことで、ほかのユーザーによる誤った変更・削除などのトラブルも回避できます。
■グループごとの管理: ユーザーをグルーピングして管理します。グループごとにアクセス権限を付与したり、承認フローを設定したりすることが可能です。

機能3.マーケティング機能

CMSツールには、多彩なマーケティング機能が備わっています。サイトを管理する上で、あらゆるマーケティング施策と紐付けることが大切です。

■アクセス解析機能: CMSツールには、便利なWebサイトのアクセス解析機能が備わっているものがあります。GoogleAnalyticsとの自動連携も可能です。
■LPO機能: LPOとは、ランディングページ最適化のことで、CMS上で立ち上げたLPサイトをいかに改善すればコンバージョン率を高められるか、CMSツールで分析します。
■アンケート・メルマガ配信機能: CMSでアンケートやメルマガを作成して配信します。アンケートの回答結果はCSVダウンロードで簡単にチェック可能です。
■問合せ・FAQ作成: 製品にまつわる問合せや、過去の問合せをまとめたFAQサイトを作成します。
■CXM機能: CXMとは、カスタマー・エクスペリエンス・マネジメントのことです。エリアごとにターゲティングしたり、ヒートマップ分析をしたりして、ページにアクセスした読者の満足度を高めるための施策を講ずるのに役立ちます。
■ソーシャル連携機能: FacebookやTwitterなどSNSツールと連携させます。ブログ作成にも繋げられます。
■PIM（製品情報管理）機能: 製品情報を一元化して管理する機能です。製品を販売するサイトであれば、製品情報をまとめるデータベースがあると便利でしょう。

この他にも、コマース機能、会員向けページ作成、サイト内検索など、さまざまな施策と結び付けられる機能が豊富にあります。

その他各種ツール連携

データベース連携やAPI連携などの他のツールと連携できればより使いやすくなります。

サイトを立ち上げるのであれば、メール配信システムやMAツールなどを取り入れて本格的にマーケティングしていくこともあるかもしれません。これらのツールとも連携できるかどうかはCMSツール導入前にチェックしておきましょう。

以下の記事で人気のCMSを比較紹介しているので、参考にしてください。

関連記事クラウド型CMSおすすめ16選比較！種類や選び方も解説

CMS選定のポイント

魅力的な機能を多く搭載するCMSですが、多機能すぎるとかえって複雑化し、操作性が悪くなる場合があります。選定のポイントを踏まえて、必要な機能を選ぶことが大切です。

サイトの目的を明確化

CMSツールを選ぶ最初のポイントは、サイトの目的を明確化することです。CMSに搭載されている機能は、いつどこでどのような体制で運用するかを想定し、サイトの目的を明確にしましょう。

運用のしやすさを確認

CMSツールを導入する場合、「チームでの運用のしやすさ」にも注目してみてください。「使いやすさ」「運用のしやすさ」はCMS導入後の定着率も左右します。運用者と承認者の人数、承認フロー、ドメインをまたいでのデータ一元化の必要性なども確認してみましょう。また、サイトの規模や閲覧者数によって選定ツールが変わってくるので、それに応じた機能を搭載したCMSを選ぶことが大切です。

CMSを使ってWebサイトを構築・管理するメリット

続いて、CMSを使うメリットを2つ見ていきましょう。

メリット1：業務を効率化できる

HTMLやCSSを用いてWebサイトを構築するのは大変です。専門知識が必要なうえ、多くの作業を要します。自社で専門知識を持つ人材を確保できない場合は、外部の制作業者に依頼する必要があり、この場合も多くの時間がかかります。

一方、CMSによるWebサイトの作成・更新は非常に容易です。CMSを使っていなかったときは１週間かかっていた制作作業が、CMS導入後にはわずか数時間で終わるようになったという例も珍しくありません。

また、作業を分担できるようになるのもメリットです。専門知識を使ってWebサイトを運営する場合、担当者になれる人材は限られます。Webサイトに関する負担はすべてその担当者にかかることになり、疲労の蓄積などが問題となりかねません。それに対し、CMSならば誰でもブログ感覚で使えるため、複数人でWebサイトを運営できます。

メリット2：マルチデバイスへ容易に対応できる

一昔前は、Webサイトを閲覧するデバイスといえばパソコンに限られていました。しかし、今やスマートフォンやタブレットなどからのアクセスが主流です。マルチデバイス対応していないサイトは、モバイル端末で検索した際に順位が下がることもあります。自社のWebサイトがマルチデバイス対応していなければ、多くのユーザーを逃すことになるでしょう。

このマルチデバイス対応をするうえでもCMSは役立ちます。動的なサイトであれば、ユーザーからアクセスがある度にページが構築されるため、デバイスごとに最適化されたページを作りやすいのです。HTMLなどで静的サイトを作る場合はパソコン用とモバイル用など個別に用意しなければなりませんが、CMSで作る動的サイトならその負担は必要ありません。

CMSの種類

一口にCMSと言っても、主に3つの種類があります。それぞれ見ていきましょう。

1.誰でも安価に導入できる「オープンソース型」

プログラムが一般公開されていて、誰でも無料で利用できるソフトウェアをオープンソースソフトウェアと言います。CMSにもオープンソースのものがあり、これも無料で導入できます。

基本的に自社で自由にWebサイトを構築でき、カスタマイズ性に優れているのが魅力です。テンプレートなども多く無料公開されているため、それらを組み合わせるだけでもある程度良質なWebサイトを作れます。

ただし、基本的にオープンソースCMSは企業向けに作られていないことに注意が必要です。大規模なアクセスを想定していないうえ、トラブルが起きた際には自力で解決しなければなりません。小規模なWebサイトの構築に使うのなら問題ありませんが、そうでないのなら別のCMSを選んだ方が良いでしょう。

2.商品として販売されている「パッケージ型」

パッケージ製品として販売されているもあります。基本的にパッケージ型のCMSは法人利用を想定して作られているため、大規模なWebサイトの構築にも対応しています。また、ベンダーによるサポートを受けられるのが魅力です。トラブル発生時のサポートはもちろん、導入支援も充実しているため、少ない負担で利用を始められます。

ただし、製品として販売されている以上、コストがかかるのが難点です。基本的に、構築するWebサイトの規模によって料金が変わります。また、カスタマイズの際にも追加料金が発生するため、オープンソースCMSほどの自由度は期待できません。