CRMでセキュリティが重視される理由
CRMは、営業活動や顧客対応の効率化に役立つ一方で、社内外の重要情報が集まる場所でもあります。まずは、なぜCRMのセキュリティ確認が欠かせないのかを整理しましょう。
顧客情報が一か所に集まる
CRMには、氏名や会社名、役職、メールアドレス、電話番号、問い合わせ履歴、商談状況などが蓄積されます。部門をまたいで活用できる反面、閲覧範囲が広すぎると、必要以上の情報にアクセスできる状態になりかねません。顧客情報を集約するほど、権限管理と利用ルールの重要性は高まります。
社外から利用する場面が多い
クラウド型CRMでは、営業担当者が外出先や在宅勤務中に顧客情報を確認することがあります。利便性は高いものの、端末紛失や公共Wi-Fi利用、私物端末からのアクセスなど、社外利用特有のリスクも考慮が必要です。利用場所や端末を想定したうえで、認証方法やアクセス制限を確認しましょう。
外部ツールとの連携が増えやすい
CRMは、メール配信や名刺管理、問い合わせ管理、会計、営業支援システムなどと連携して使われることがあります。連携によって業務は進めやすくなりますが、接続先が増えるほど管理すべき範囲も広がります。連携時は、どの情報がどこへ渡るのかを把握しておくことが大切です。
CRMのセキュリティチェック項目
CRMを比較する際は、機能の多さだけでなく、顧客情報をどのように守れるかを確認する必要があります。ここでは、資料請求前後に見ておきたい主なチェック項目を紹介します。
アクセス権限を細かく設定できるか
CRMでは、営業担当者や管理者、カスタマーサポート、経営層など、立場によって必要な情報が異なります。担当顧客のみ閲覧できるか、部署単位で制限できるか、編集権限と閲覧権限を分けられるかを確認しましょう。退職者や異動者の権限をすぐ変更できる仕組みも重要です。
ログを確認できるか
ログとは、誰が、いつ、どの情報を見たり変更したりしたかを残す記録です。CRM上で不審な操作があった場合、ログが残っていれば原因調査や再発防止に役立ちます。顧客情報の閲覧や出力、削除、権限変更など、重要な操作が記録されるかを見ておくと安心です。
認証方法が十分か
IDとパスワードだけの管理では、使い回しや漏えいによる不正アクセスのリスクがあります。多要素認証やシングルサインオン、IPアドレス制限などに対応しているかを確認しましょう。特に社外からCRMへアクセスする企業では、ログイン時の本人確認を強化できるかが選定ポイントです。
データ保護の仕組みがあるか
CRMに保存された顧客情報は、通信時と保管時の両方で保護されていることが望ましいです。暗号化やバックアップ、障害時の復旧体制、データセンターの管理体制などを確認しましょう。クラウド型の場合は、サービス提供会社のセキュリティ体制も比較材料です。
ここまで紹介した項目を、資料請求後に確認しやすいように整理すると以下のとおりです。製品ごとに対応範囲が異なるため、自社の利用環境に照らして比較しましょう。
| 確認項目 | 見るべき内容 |
|---|---|
| 権限管理 | 閲覧や編集、出力、削除の権限を役割別に設定できるか |
| 認証 | 多要素認証やシングルサインオン、IP制限に対応しているか |
| ログ管理 | 閲覧や変更、ダウンロードなどの操作履歴を確認できるか |
| データ保護 | 暗号化やバックアップ、障害時復旧の仕組みがあるか |
| 外部連携 | 連携先や連携範囲を管理できるか |
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CRMの情報管理で見たいポイント
セキュリティ機能が備わっていても、CRM上で扱う情報の範囲や利用方法が曖昧なままでは、リスクを抑えにくくなります。情報管理の観点から、確認したいポイントを見ていきましょう。
管理する顧客情報を明確にする
CRMに何を登録するかは、企業によって異なります。営業履歴だけでなく、問い合わせ内容や契約情報、クレーム、アンケート結果まで入れる場合もあるでしょう。最初に管理対象を決めておくと、必要な権限や保存期間も整理できます。不要な情報を入れすぎないことも、リスク低減につながります。
出力やダウンロードを制限する
CRM上の閲覧権限だけでなく、CSV出力や一括ダウンロードの制限も重要です。画面上では必要な情報でも、ファイルとして持ち出すと管理が難しくなる場合があります。出力権限を管理者に限定できるか、出力履歴を残せるか、ダウンロード後の扱いを社内ルール化できるかを確認しましょう。
個人情報保護法への対応を意識する
CRMで扱う顧客情報には、個人情報が含まれることがあります。個人情報保護委員会は、個人情報の保護に関する法律やガイドライン、Q&Aなどを公表しています。CRM導入時は、利用目的や保管方法、委託先管理、安全管理措置の観点を確認しておくとよいでしょう。
連携先の管理責任を整理する
CRMと別システムを連携すると、情報の流れが複雑になります。例えば、名刺管理ツールから取り込んだ情報をメール配信に使う場合、どのシステムで修正すべきかが曖昧になることがあります。連携範囲や同期タイミング、削除時の扱い、管理責任を事前に確認しましょう。
CRMのセキュリティ重視の選び方
CRMは製品ごとに得意領域や管理機能が異なります。セキュリティを重視して選ぶ場合は、自社の利用範囲や運用体制、必要な制限レベルを踏まえて比較することが大切です。
利用者と閲覧範囲を決める
最初に整理したいのは、誰がCRMを使うかです。営業部門だけで使うのか、カスタマーサポートやマーケティング部門も利用するのかで、必要な権限管理は変わります。役職や部署、担当顧客、拠点などの単位で閲覧範囲を分けられるかを確認すると、導入後の運用を想定しやすくなります。
クラウド型とオンプレミス型を比べる
クラウド型CRMは、初期設定や社外利用を進めやすい点が特徴です。一方で、自社のセキュリティ基準や業界ルールによっては、データの保管場所や運用体制を詳しく確認する必要があります。オンプレミス型や個別構築を含めて検討する場合は、保守体制や更新作業の負担も見ておきましょう。
サポート体制を確認する
CRMのセキュリティ設定は、導入時に迷いやすい部分です。初期設定支援や権限設計の相談、運用開始後の問い合わせ対応、障害時の連絡体制などを確認しましょう。自社だけで判断しにくい場合は、資料請求時に、権限設計や多要素認証、ログ管理について質問しておくと比較しやすくなります。
上記を踏まえると、CRMを選ぶ際は以下のように自社の利用シーンから必要なセキュリティ要件を整理するとよいでしょう。
- ■社外利用の有無
- 外出先や在宅勤務で使う場合は、認証強化や端末制限を重視します。
- ■部門横断利用の範囲
- 複数部門で使う場合は、部署別や役割別の権限設定を確認します。
- ■外部連携の多さ
- 連携先が多い場合は、データの受け渡し範囲と停止方法を見ます。
- ■監査や報告の必要性
- 内部統制を重視する企業では、ログ出力や操作履歴の確認が重要です。
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▶幅広い業務データを管理したい企業向けCRM
ここからは、ITトレンドに掲載されているCRMの中から、セキュリティや情報管理の観点で比較しやすい製品を紹介します。まずは、顧客情報だけでなく、案件や問い合わせなど幅広い業務データをまとめて管理したい企業向けの製品です。
JUST.DB
- 【完全ノーコード×生成AI】マウス操作と"ことば"でシステム開発
- 【多彩な標準機能】高い拡張性により、全社DXをJUST.DB1つで実現
- 【同時ログインライセンス】全社展開してもコストを抑制
株式会社ジャストシステムが提供する「JUST.DB」は、自社の業務にあわせてデータベースを構築し、顧客情報や関連業務を管理したい企業に向くCRMです。表計算ソフトで分散している情報を集約したい場合にも候補になります。導入時は、利用者別の閲覧範囲や編集権限、データ出力の制御、運用開始後の管理方法を確認しましょう。
kintone
- 自社の業務内容にあった形で、CRMシステムを自由に作成
- チーム専用のスペースで、顧客の情報をスムーズに共有
- 他サービスと連携することで、名刺管理やwebアンケートも可能に
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、顧客管理だけでなく、案件管理や問い合わせ管理など、業務にあわせたアプリを作成できるCRMです。部門ごとに管理する情報が異なる企業でも、必要な項目を整理しながら運用を設計できます。セキュリティ面では、利用者や組織ごとのアクセス範囲や外部連携、データ出力のルールを資料で確認するとよいでしょう。
▶営業活動の管理を強化したい企業向けCRM
営業案件や顧客接点をCRMで管理したい場合は、担当者ごとの閲覧範囲や活動履歴の扱いを確認することが重要です。ここでは、営業活動の可視化や案件管理を進めたい企業向けの製品を紹介します。
esm(eセールスマネージャー)
- 定着率95％！定着支援の専門チームが課題に合わせて徹底支援。
- 5,500社超、185業種以上で採用されているCRM/SFA
- 確かな効果。売上192%、営業会議時間1/6を実現するCRM/SFAツール
ソフトブレーン株式会社が提供する「esm(eセールスマネージャー)」は、営業活動や顧客情報を管理し、組織的な営業推進を支援するCRMです。営業プロセスを標準化したい企業では、担当者ごとの入力内容や管理者の確認範囲を整理しながら検討できます。顧客データを複数部門で扱う場合は、権限設計や操作履歴、データ共有のルールを確認しましょう。
Pro Suite
- セールス・サービス・メール配信を１つに集約
- 統合された顧客データでビジネスの成長を実現
- 少数精鋭の成長企業が求める今すぐ役立つ機能
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Pro Suite」は、営業やサービス、メール配信を一つに集約して利用できるCRMです。顧客情報や商談情報、顧客対応の履歴をまとめて管理したい成長企業に向いています。セキュリティ面では、利用者ごとの閲覧範囲や顧客データの管理方法、外部ツールとの連携範囲を資料で確認するとよいでしょう。
Mazrica Sales
- 現場の定着にもっともフォーカスしたクラウド営業⽀援ツール
- 誰でも簡単に操作できる画面設計で、運用定着率UP！
- 最短で２週間で利用開始！国内外1,000以上のアプリと連携可能
株式会社マツリカが提供する「Mazrica Sales」は、営業案件や顧客接点を管理し、営業活動の可視化を進めたい企業に向くCRMです。担当者ごとの活動履歴や案件情報を共有する場面が多いため、閲覧権限やチーム単位の管理方法を確認しておくとよいでしょう。外出先から利用する場合は、認証方法や端末利用のルールも比較ポイントになります。
▶大規模利用や高度な連携に対応したい企業向けCRM
複数部門や多拠点でCRMを活用する場合は、権限管理や外部システム連携、運用ルールの統一がより重要になります。ここでは、組織全体での利用や拡張性を重視したい企業向けの製品を紹介します。
Sales Cloud
- 15万社の圧倒的な導入実績とノウハウ
- 導入企業は、売上30%アップを実現！
- 世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFA
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Sales Cloud」は、営業管理や顧客情報管理を幅広く支援するCRMです。複数部門や多拠点での活用を見据える企業では、権限管理やワークフロー、外部システム連携などを比較しながら検討できます。セキュリティ要件が細かい企業は、自社の管理基準に合う設定ができるか資料で確認しましょう。
▶名刺や顧客接点を活用したい企業向けCRM
名刺情報や顧客との接点をCRMで活用する場合は、個人情報の扱いや共有範囲を明確にする必要があります。ここでは、名刺データや顧客接点を組織で活用したい企業向けの製品を紹介します。
Sansan
- 名刺をスキャンするだけ。精度99.9%で正確な顧客DBを構築
- SFAやMAなど、多種多様な外部サービスと連携できる拡張性の高さ
- 数名規模の中小企業から大手企業まで幅広く1万社の利用実績
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、名刺情報を起点に顧客データを管理し、営業活動や接点情報の活用につなげたい企業に向くCRMです。名刺には個人情報が含まれるため、閲覧範囲や共有ルールをあらかじめ決めておくことが大切です。部署をまたいで利用する場合は、権限管理やデータ更新の流れ、外部連携の範囲を確認しましょう。
SKYPCE
- 顧客情報の手入力不要。名刺のスキャンで簡単・正確にデータ化
- 新しい名刺がスキャンされるだけで、情報を自動で更新
- 効率的・効果的なメール配信もSKYPCEで支援
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺情報を組織で活用し、顧客接点の管理を進めたい企業に向くCRMです。営業担当者ごとに分散しがちな名刺情報を集約することで、顧客情報の共有を進められます。セキュリティ重視で比較する際は、名刺データの閲覧範囲や出力制限、運用管理の方法を確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「CRM」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
CRMを安全に運用するための対策
CRMのセキュリティは、製品選定だけで完結するものではありません。導入後の運用ルールや定期的な見直しによって、顧客情報を扱う体制を安定させることが大切です。
入力ルールを統一する
CRMに登録する情報の粒度が担当者ごとに異なると、管理が複雑になります。顧客名や部署名、担当者名、商談メモ、問い合わせ内容など、どの項目に何を書くかを決めておきましょう。個人的なメモや機密性の高い情報を不用意に入力しないよう、記入例と禁止例を共有することも有効です。
権限を定期的に見直す
異動や退職、組織変更があると、CRMの権限が実態とずれることがあります。退職者アカウントの停止に加え、部署異動後の閲覧範囲変更や管理者権限の棚卸しを定期的に行いましょう。特に管理者権限は影響範囲が大きいため、必要最小限の人数に絞ることが望ましいです。
バックアップと復旧手順を確認する
誤削除や障害が発生した際に備え、CRMのバックアップ方法と復旧手順を把握しておきましょう。どの時点のデータに戻せるのか、復旧依頼は誰が行うのか、復旧までの流れはどうなるのかを確認します。重要な顧客情報を扱う場合は、運用開始前に社内の連絡体制も決めておくと安心です。
従業員教育を行う
どれほど機能が整ったCRMでも、利用者の操作ミスや不注意を完全には避けられません。独立行政法人情報処理推進機構は、中小企業向けに情報セキュリティ対策の考え方や実践手順をまとめたガイドラインを公開しています。CRMの利用ルールとあわせて、パスワード管理や不審メール対応なども周知しましょう。
参考：中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン｜独立行政法人情報処理推進機構
CRMのセキュリティ対策に関するFAQ
CRMの導入を検討する際は、クラウド利用の安全性や社外アクセス、権限管理などに不安を持つ企業も多いでしょう。ここでは、セキュリティ面でよくある疑問をまとめます。
- Q１：クラウド型CRMは安全ですか？
- クラウド型CRMでも、認証や暗号化、権限管理、ログ管理などの機能を確認すれば、安全な運用を目指せます。ただし、製品ごとに対応範囲は異なります。自社のセキュリティ基準や業界ルールに照らし、資料請求時に管理体制を確認しましょう。
- Q２：CRMで最初に確認すべきセキュリティ機能は何ですか？
- まず確認したいのは、アクセス権限と多要素認証、ログ管理、データ出力制限です。特に顧客情報を複数部門で共有する企業では、誰がどの情報を見られるかを細かく設定できるかが重要になります。
- Q３：営業担当者が外出先で使う場合の注意点はありますか？
- 社外利用では、端末紛失や不正ログイン、公共ネットワーク利用に注意が必要です。多要素認証やIPアドレス制限、端末制限、画面ロックなどを組み合わせるとリスクを抑えられます。利用ルールを社内で共有することも大切です。
- Q４：既存の顧客データを移行する際の注意点はありますか？
- 移行前に、重複データや古い情報、不要な項目を整理しましょう。移行作業中は、担当者の権限やデータの受け渡し方法、移行後の確認手順を決めておく必要があります。外部に作業を委託する場合は、委託先管理も確認しましょう。
- Q５：資料請求では何を確認すればよいですか？
- 機能一覧だけでなく、権限設定の粒度や認証方式、ログの保存範囲、バックアップ体制、サポート内容を確認しましょう。自社の利用人数や利用部門、社外アクセスの有無を伝えると、必要なセキュリティ要件に合う製品を比べやすくなります。
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まとめ
CRMのセキュリティでは、権限管理や認証、ログ、データ保護、外部連携、運用ルールを総合的に確認することが重要です。顧客情報を安全に活用するには、製品の機能だけでなく、自社の利用範囲や管理体制に合うかを見極める必要があります。
複数のCRMを比較したい方は、ITトレンドから資料請求して、自社に合う製品を検討してみましょう。
