ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■主に使う部門の範囲別
- 設計部門での利用が中心：Hi-PerBT Advanced 図面管理、DrawFinder
- 製造や品質部門の閲覧も重視：ゲンバト図面管理、ズメーン
- 営業や購買も含めて全社で利用：NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）、楽々Document Plus
- ■図面を見る端末別
- パソコンでの利用が中心：Hi-PerBT Advanced 図面管理、NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- タブレットやスマートフォンでも閲覧：ゲンバト図面管理、ズメーン、楽々Document Plus、図脳TeCA
設計部門でのEDM（図面管理）の使い方
設計部門は、図面を作成して登録する起点です。設計者が登録した図面と属性情報は、製造や営業が図面を探したり閲覧したりする際の土台です。ここでは、設計業務の効率化につながるEDMの使い方を3つの場面で紹介します。
CADと連携して登録の手間を減らす
EDMとCADを連携させると、CADで図面を保存する流れのなかでEDMへ登録できる場合があります。図面の表題欄に書かれた図番や品名を、属性情報として自動で取り込める製品もあります。
登録の手間が大きいと、設計者が後回しにして登録漏れが起こりやすくなります。CADの種類やバージョンによって、連携できる範囲は異なります。自社で使っているCADとの連携方法を確認し、設計作業の延長で登録が終わる流れをつくることが、使われ続けるEDMにするための第一歩です。
類似図面を探して流用設計に生かす
新しい部品を設計する際、過去に似た形状や仕様の図面があれば、それをもとに修正するほうが早く仕上がります。EDMでは、品名や材質、顧客名などの属性を組み合わせて過去の図面を検索できます。
形状が似た図面を探せる類似検索を備えた製品もあります。流用元の図面番号を属性に記録しておけば、後から設計の経緯を追うことも可能です。過去の図面を資産として生かせる点は、設計者がEDMを使う大きな動機といえます。検索で見つかった図面がどの製品に使われているかも確認できれば、流用してよいかの判断材料が増えます。
設計変更の内容を関係部門へ知らせる
図面を改訂したときは、変更点を製造や購買などの関係部門に伝える必要があります。EDMで改訂理由や変更箇所を履歴として残しておくと、口頭やメールで個別に連絡するよりも伝達漏れを減らせます。
改訂の登録をきっかけに、関係者へ通知が届くよう設定できる製品もあります。通知を受けた人が変更内容をEDM上で確認できれば、古い図面のまま作業を進めてしまうことの防止につながります。通知が多すぎると見落としの原因になるため、通知先は図面ごとに絞り込むとよいでしょう。
製造や品質部門でのEDMの使い方
製造現場や品質保証部門にとって、EDMは正しい図面を確認するための窓口です。図面を作る部門ではなく使う部門として、閲覧と記録の2つの使い方を押さえておくと、現場での図面の扱いが安定します。
現場の端末で最新版の図面を確認する
製造現場では、紙に印刷した図面を作業台に置いて使う運用がよく見られます。この方法では、改訂後も古い紙の図面が残り、誤った版で加工してしまうおそれがあります。
EDMを使えば、現場に置いたパソコンやタブレットから最新版の図面を表示できます。タブレットでの閲覧に対応しているか、拡大や寸法の確認がしやすい表示かは製品によって異なるため、現場の担当者に試してもらいましょう。紙を使い続ける場合も、印刷日を図面に表示すると版の確認に役立ちます。
検査記録や不具合情報を図面にひも付ける
品質保証部門では、検査成績書や不具合報告書を図面と一緒に管理できると便利です。EDMで図面に関連文書をひも付けておけば、図面を開いた際に過去の不具合や対策の履歴をまとめて確認できます。
顧客から問い合わせを受けた際も、該当する図面の版と検査記録をすぐにたどれるため、回答までの時間を短縮できます。図面以外の文書をどこまで登録できるか、ファイル形式や容量の上限も事前に確認しておくと安心です。関連文書の登録担当を決めておくと、記録の抜けも防げます。
営業や購買部門でのEDMの使い方
営業や購買の担当者は、見積や発注の場面で図面を必要とします。設計部門に毎回問い合わせる運用から、自分でEDMを検索する運用に変えると、双方の手間を減らせるでしょう。社外とのやり取りに関わる使い方を見ていきます。
見積や問い合わせで図面を探す
顧客からリピート品の見積依頼を受けたとき、営業担当者がEDMで過去の図面と仕様を検索できれば、設計部門に確認する時間を省けます。顧客名や製品型番で検索できるよう、属性を整えておくことが前提です。
営業部門には閲覧だけを許可し、編集や削除はできない権限にしておくと、誤操作による図面の変更を防げます。検索の操作は部門をまたいで共通にしておくと、教育の負担も軽くなります。社外秘の図面や開発中の図面は、営業部門の検索結果に表示しない設定も検討しましょう。
外注先への出図を決められた手順で行う
購買部門が加工先や協力会社に図面を渡す場合は、EDMの出図機能を使い、決められた手順で出図します。出図の記録が残るため、どの版の図面をいつ誰に渡したかを後から確認できます。
出図時に「参考図」などのスタンプや出図日を図面に重ねられる製品もあり、受け取った側でも図面の位置付けがわかります。手元にある図面ファイルをメールで送る運用が残っていると、出図の記録が抜けてしまいます。記録を漏れなく残すため、出図の窓口をEDMに一本化しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で図面管理（EDM）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
管理者が担うEDMの設定と見直し
各部門がEDMを使いこなすには、管理者による設定と運用の見直しが欠かせません。管理者の仕事には、導入時の設定に加えて、利用状況に応じた設定の改善も含まれます。主な役割を整理します。
利用者と権限グループの登録
管理者はまず、利用者を部門や役職ごとのグループにまとめ、グループ単位で閲覧や編集、出図の権限を割り当てます。個人ごとに権限を設定すると、異動のたびに作業が増えて設定漏れも起こりやすくなるためです。
権限の一覧表を作成し、どのグループが何をできるかを文書で残しておくと、管理者が交代しても運用を引き継げます。権限は年に1回など時期を決めて棚卸しし、不要になった権限を外します。設定作業は複数人で分担し、変更内容を互いに確認できる体制にしておくとよいでしょう。
属性項目と採番ルールの決定
図面を探しやすくするには、どの属性項目を必須入力にするか、図番をどのように採番するかを決めておく必要があります。部門によって探し方が違うため、設計だけでなく製造や営業の意見も聞いて項目を選びます。
項目が多すぎると登録が負担になり、少なすぎると検索で絞り込めません。まずは図番や品名、顧客名など最低限の項目から始め、運用しながら追加していく方法が無理のない進め方です。入力の表記ゆれを防ぐため、顧客名などは選択式にできるかも確認しておきます。
EDMの使い方を社内に定着させる工夫
EDMを導入しても、従来のやり方が残っていると利用は広がりません。図面管理（EDM）を日常の業務に根付かせるには、使い方を伝える工夫と、古い管理方法をやめる判断の両方が必要です。
部門別の操作マニュアルの用意
すべての機能を説明した分厚いマニュアルよりも、部門ごとに必要な操作だけをまとめた短い手順書のほうが現場では使われやすい傾向があります。設計部門なら登録と改訂、製造部門なら検索と閲覧といった具合に分けて作成します。
画面の写真を入れ、1つの操作を1ページにまとめると、初めての人でも迷いにくくなります。問い合わせが多かった内容は手順書に追記し、社内の共有場所で常に最新版を見られるようにしておきましょう。
紙や共有フォルダとの二重運用の解消
EDMと並行して共有フォルダや紙の図面棚を使い続けると、どちらが最新かわからなくなり、混乱を招くおそれがあります。移行期間を決め、期間が過ぎたら共有フォルダを読み取り専用にするなど、段階的に切り替えましょう。
切り替えの日程は経営層や各部門の責任者から周知してもらうと、全社の取り組みとして受け止められやすくなります。切り替え後に「図面が見つからない」という声が出たら、属性や検索方法を見直すきっかけとして生かしましょう。利用者の声を集める窓口を決めておくと、改善の材料が管理者に届きやすくなります。届いた要望と対応結果を社内に公開すれば、利用者もEDMの改善を実感しやすくなります。
部門ごとの使い方で選ぶ図面管理システム一覧
設計、製造・品質、営業・購買のどの部門で使うかをイメージしやすいよう、この記事で紹介する製品の特徴を表にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Hi-PerBT Advanced 図面管理 | 採番ルールや設計変更管理、照査・承認など設計業務の図面管理機能を標準搭載 |
| DrawFinder | 図面と写真・仕様書などを関連付けて管理でき、承認ルートも自由に設定できる |
| ゲンバト図面管理 | タブレットで図面を閲覧でき、作業手順書や不良記録との連携で現場の知見を共有 |
| ズメーン | 見積書・検査成績書などを図面に紐付け、スマホやタブレットからも確認できる |
| NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム） | ユーザー数フリーのサーバーライセンスで、部門をまたいだ全社での図面共有に対応 |
| 楽々Document Plus | PCやタブレットのブラウザで図面を表示でき、全社のペーパーレス化にも使える |
| 図脳TeCA | Webブラウザで閲覧でき、iPadやスマートフォンからも図面にアクセスできる |
部門をまたいで使える図面管理システム
設計部門の登録作業を助ける製品から、現場のタブレット閲覧や全社での共有に向く製品まで、使う部門の広がりにあわせて選んだ製品を紹介します。
Hi-PerBT Advanced 図面管理
- 設計業務の図面管理に必要な機能がすべて揃っている
- プリンタやスキャナ等、どのメーカーの周辺機器でも利用可能
- 直観的なUIデザイン＆操作性！画面操作がカンタンで使いやすい
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は、設計部門の日々の図面業務をまとめてシステム化したい企業に向く図面管理パッケージです。図面種別ごとのルールに従った図番の採番、設計変更の内容・理由の登録、電子データでの照査・承認といった機能を標準で備えています。2つの図面を重ね合わせて違いを色で表示できるため、改訂箇所の確認も効率化できます。オプションでは、CADアプリケーションから直接登録できるCAD連携も利用可能です。
DrawFinder
- データ移行を含めたリプレースを全面支援
- 誤った図面への変更を無くす
- 探していた図面に、すぐたどり着ける検索性
株式会社ハイエレコンが提供する「DrawFinder」は、設計部門から図面管理を小さく始めたい企業に適したソフトウェアパッケージです。図面番号や名称、承認・未承認・編集中といったステータスで目的の図面を検索でき、2つの図面の変更部分をハイライト表示するレイヤープレビューも備えています。写真や動画、報告書、仕様書をCAD図面に関連付けて管理できるため、設計に必要な資料をまとめて確認できます。機能を広げる際は上位版へのデータ移行が可能です。
ゲンバト図面管理
- 散在している図面を一元管理し、関連データ・書類を紐づけ可能
- 図面に関する〔メモ書き〕を共有し、個人のノウハウを資産化
- 自動で図面の印刷された文字や手書きをテキストデータに変換
株式会社山善が提供する「ゲンバト図面管理」は、製造現場で図面を見る機会が多い企業に向くクラウド型の図面管理ツールです。タブレットやパソコンから図面を閲覧・検索でき、どの図面が最新かを一目で把握できます。図面に関するメモを共有したり、『ゲンバト作業手順書』や『ゲンバト不良記録』と連携して過去の不良を確認したりと、現場の知見を図面にまとめられる点が特徴です。オプションのAI機能では、図面の文字の自動読み取りや類似図面検索が利用できます。
ズメーン
- 図面管理により、図面やデータをすぐに検索！探す手間を削減
- 図面に紐付く情報を記録・共有！トラブル防止とQCD改善に貢献
- 見積依頼から納品までの流れを見える化！業務をスムーズに
株式会社FactBaseが提供する「ズメーン」は、品質や営業の担当者も図面から関連情報をたどりたい企業に適したクラウド型の図面管理システムです。工程指示書や見積書、検査成績書などを図面に紐付けて保存でき、現場で発生した不具合は写真で記録して図面と一緒に残せます。見積依頼から納品までを案件単位で管理する機能もあり、リピート受注時の案件作成も簡単です。PCのほか、スマートフォンやタブレットからも利用できます。
NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）
- 7つの基本機能＋アドオンで業務に合わせて柔軟に拡張可能
- ユーザ数無制限のサーバーライセンスで人数が増えてもコスト一定
- 製造業を熟知する専任チームが導入から運用定着までを伴走支援
新明和ソフトテクノロジ株式会社が提供する「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」は、設計から生産まで部門をまたいで同じ図面を使いたい企業に向く図面管理システムです。ユーザー数フリーのサーバーライセンスのため、利用部門を広げても費用は変わりません。承認待ちや編集中の図面はプッシュ通知やToDo管理で確認でき、承認の停滞や作業漏れを抑えられます。構成管理では図面の親子関係を設定し、逆展開で変更の影響範囲を確かめることも可能です。部品表や指示書、仕様書、工程表もまとめて管理できます。
楽々Document Plus
- AI-OCRで図面から属性情報を自動抽出、古い手書き図面も全文検索
- 図面の厳格な版管理(先祖返り防止)と承認ワークフローを標準搭載
- 図面に紐づく仕様書や見積書など(電帳法対応)も一元管理
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、図面を全社の情報資産として活用したい企業に向く文書管理システムです。専用CADソフトがないPCやタブレットでも、高速ビューワでCAD図面を表示できます。ブラウザはMicrosoft EdgeやGoogle Chromeのほか、iPadのSafariやAndroidのGoogle Chromeにも対応。図面に加えて仕様書や見積書・注文書などもまとめて管理でき、見積書などの国税関係書類は電子帳簿保存法に対応した形で保管できます。
図脳TeCA （株式会社フォトロン）
- CAD・紙を一元管理
- 機能構成がシンプル
- Webブラウザで閲覧が可能
まとめ
EDM（図面管理システム）の使い方は部門によって異なります。設計部門は登録と流用、製造や品質部門は最新版の確認と記録のひも付け、営業や購買部門は検索と出図が中心です。管理者は権限や属性を設定し、使われ方を見て改善します。紙や共有フォルダとの二重運用を解消することも定着には欠かせません。自社でどの部門が使うかを整理したうえで、資料請求で図面管理（EDM）の製品を比較してみてください。
