ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■解決したい管理業務別
- 人事データ連携で受講者登録や異動を反映：Generalist/LM
- 未受講者への督促を自動化：Generalist/LM、SAKU-SAKU Testing、SmartSkill Campus、Learning Ware、IO Moodle(イオムードル)
- 修了証の発行や資格の期限を管理：Generalist/LM、SAKU-SAKU Testing、LearnO
- 集合研修とeラーニングの記録を一元管理：Generalist/LM、SmartSkill Campus、Learning Ware
LMSを使い始める前に研修担当者が準備すること
LMSで受講を管理するには、最初に「誰が受講するか」と「誰が管理するか」をシステムに登録します。この準備が不十分だと、後から割り当てや集計がうまくいかないため、最初に押さえておきましょう。
受講者アカウントと組織の登録
最初に行うのは、受講者のアカウントと組織の登録です。社員番号や氏名、メールアドレス、所属部署、役職、入社年月をCSVファイルにまとめ、LMSに一括で取り込む方法が使われます。
部署や役職、入社年次は、後で受講者を割り当てたり集計したりする際に条件として使います。人事システムと連携できるLMSであれば、異動や入退社を自動で反映でき、手作業の更新による登録漏れを減らせます。
管理者権限の割り振り
次に、誰がどこまで操作できるかを決めます。全社の設定を変えられるシステム管理者、コースを作成できる研修担当者、自部署の受講状況だけを見られる部署の管理者というように、役割ごとに権限を分けるのが基本です。
部署の管理者に自部署の進捗を見てもらえば、督促を研修担当者だけで抱えずに済みます。一方で、権限を広く与えすぎると誤って設定を変えるおそれがあるため、必要な範囲に絞りましょう。権限を変更した日と理由を記録しておくと、担当者が替わったときにも経緯を確認できます。
コースを作ってeラーニングを割り当てるLMSの使い方
受講者の登録が済んだら、研修をコースとして用意し、受講してほしい人に割り当てます。コースの作り方と割り当ての設定、受講案内の送り方を順に解説します。
教材を登録してコースにまとめる
コースは、動画やスライド、確認テストといった教材を、受講する順番に並べたまとまりです。例えば「情報セキュリティ研修」なら、解説動画のあとに理解度テストを置き、合格点を修了条件に設定します。
前の教材を終えないと次に進めない順序の設定や、テストの再受験回数の上限を決められるLMSもあります。コース名には年度や対象者を入れるなど命名のルールを決めておくと、コースが増えても探しやすくなります。
受講対象者と受講期限を設定する
コースを作ったら、受講対象者と期限を設定します。全社員向けの研修なら全員を、新任管理職研修なら役職と昇格日を条件に、対象者をまとめて割り当てます。
条件で割り当てる機能があれば、後から対象になった人にも自動でコースが割り当てられます。受講期限は、業務の繁忙期を避け、督促の時間を見込んで設定しましょう。期限を過ぎた後も受講できるようにするかも、あらかじめ決めておきます。中途入社者のように受講開始の時期が人によって違う場合は、割り当て日から何日以内という期限の付け方も検討しましょう。
受講案内と通知を送る
割り当てが済んだら、受講者に案内を送ります。LMSの通知機能を使えば、コースの割り当て時や期限の数日前に、メールやシステム内のお知らせで自動的に案内できます。
案内文には、受講の目的と所要時間、期限、問い合わせ先を書いておくと、受講者が予定を立てやすくなります。通知が迷惑メールに振り分けられる場合もあるため、最初の配信では受講者に届いているかを確かめましょう。
LMSの受講状況画面で進捗を管理する
受講が始まったら、LMSの受講状況画面で進み具合を確認します。研修担当者が日常的に行う操作として、督促、理解度の確認、集合研修の記録を紹介します。
未受講者を確認して督促する
受講状況の画面では、コースごとに未着手と受講中、修了の人数や割合を確認できます。部署別に絞り込めば、受講が遅れている部署を早めに把握できます。
未受講者には、一覧から対象者を選んで督促の通知を送ります。自動督促の機能があれば、期限の何日前に誰へ送るかをあらかじめ設定しておけます。それでも進まない場合は、本人だけでなく上長にも状況を共有し、業務時間内に受講できるよう調整を依頼しましょう。
テスト結果から理解度を確かめる
修了したかどうかだけでなく、テストの点数や設問ごとの正答率も確認しましょう。多くの受講者が間違えている設問は、教材の説明が足りないか、設問の書き方に問題がある可能性があります。
正答率の低い設問を教材の作成者に伝え、解説の追加や設問の見直しにつなげます。合格点に届かなかった受講者には、再受講の案内や補足資料を送るとよいでしょう。
集合研修の出欠もあわせて記録する
LMSによっては、eラーニングだけでなく、会議室やオンライン会議で行う集合研修の申し込みや出欠も記録できます。事前学習をeラーニングで行い、集合研修で演習する形の研修では、両方の記録をひとつの画面で確認できると便利です。
集合研修の記録に対応していない場合は、出欠をCSVで取り込めるかを確認しましょう。記録がLMSにまとまっていれば、受講者ごとの研修履歴を後から振り返る際の手間を減らせます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でeラーニングの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
LMSに蓄積したeラーニング受講データの活用法
LMSには、研修を重ねるほど受講データが蓄積されます。研修の報告や資格の管理、次の研修の企画に役立てる使い方を紹介します。
部署別や階層別のレポートを作る
経営層や各部門への研修報告には、LMSのレポート機能を使います。部署別の修了率や平均点、階層別の受講時間を集計し、表やグラフで出力できます。
報告のたびに集計作業をしなくて済むよう、よく使う集計条件を保存しておくと便利です。CSVで出力して表計算ソフトで加工する場合は、出力する項目と期間をそろえ、前回の報告と比べられる形にしておきましょう。
修了証を発行して資格の期限を管理する
コースを修了した受講者に、修了証をPDFで自動発行できるLMSもあります。社外の資格や社内認定に有効期限がある場合は、期限の前に更新研修を割り当てたり、本人と上長に通知したりする設定が役立ちます。
資格の取得状況を一覧で確認できれば、特定の資格が必要な業務に就ける人員の把握にも使えます。資格の情報を人事システムとLMSのどちらで管理するかは、二重管理にならないよう決めておきましょう。
研修アンケートを次の企画に生かす
LMSによっては、コースの最後に受講後アンケートを設定できます。「内容は業務に役立ったか」「難易度は適切だったか」「所要時間は妥当だったか」といった設問を共通にしておくと、研修ごとの評価を比べられます。
自由記述の回答には、教材の分かりにくい箇所や、追加してほしいテーマが書かれていることがあります。アンケートの結果をテストの正答率とあわせて確認し、次年度に残すコースと見直すコースを判断する材料にしましょう。
LMSの運用を担当者1人に頼らない仕組み
LMSの操作を特定の担当者だけが把握していると、異動や休暇の際に研修の運用が止まるおそれがあります。複数人で回せる状態を作るための工夫を紹介します。
操作手順書と設定ルールを共有する
受講者の登録やコースの割り当て、督促、レポートの出力といった定型の操作は、画面の写真付きで手順書にまとめておきましょう。コース名の付け方や受講期限の決め方、権限を与える基準も文書にしておくと、担当者によって設定がばらつくのを抑えられます。
手順書は共有フォルダやLMSの中に置き、操作画面が変わったら更新します。定期的にほかの担当者が手順書どおりに操作してみると、記載漏れに気づけます。
年間の研修計画とLMSの作業を対応させる
新入社員研修や階層別研修、全社のコンプライアンス研修など、年間の研修計画に沿って、LMSで行う作業と時期を一覧にまとめます。例えば4月の入社前にはアカウントの登録、研修の1か月前にはコースの準備というように整理します。
作業ごとに主担当と副担当を決めておけば、片方が不在でも作業を進められます。年度の終わりには、受講率や受講者の声をもとに翌年の計画を見直しましょう。
受講管理の手間を減らすLMSの機能比較
受講者の登録から督促、修了証の発行まで、研修担当者の日々の操作に関わる機能を中心に、この記事で紹介するLMSを一覧にしました。自社で手間がかかっている作業と照らし合わせてご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Generalist/LM | 人事システム連携や自動リマインド、修了証発行、集合研修の一元管理を標準で備える |
| SAKU-SAKU Testing | 未受講者の確認やリマインドメールの送信、受講結果の自動採点に対応。ユーザーはExcelから登録できる |
| SmartSkill Campus | 自動リマインドメールや自動ログイン案内を搭載。集合研修の申込・受講管理にも対応 |
| SmartHR | SmartHRのアカウントで受講でき、受講履歴をタレントマネジメント機能で活用できる |
| ELTMAP（エルマップ） | 受講状況や結果を自動で集計・分析・送信。自動進捗管理機能や再学習機能を備える |
| LearnO | CSVでユーザーや組織を一括登録・変更できる。コースごとの修了証発行にも対応 |
| Learning Ware | eラーニングと集合研修を一元管理。受講促進のフォローメールを自動で配信できる |
| IO Moodle(イオムードル) | コースを完了していない受講者に催促メールを自動配信。全コースの進捗を一覧で確認できる |
研修担当者の受講管理を支えるLMS
受講者の登録や督促、修了の記録といった管理業務を、どこまでシステムに任せられるかという観点で製品を紹介します。担当者が手作業で行っている操作が減らせるかを確認してみてください。
Generalist/LM
- 直感操作のオーサリングツールでeラーニング教材をかんたん作成
- スキルマップで社員のスキルを可視化し戦略的な人材育成を支援
- 400以上の既製コンテンツですぐにeラーニングをスタート可能
株式会社東芝が提供する「Generalist/LM」は、研修の割り当てから修了の記録までを一元化できるLMSです。人事システム連携を標準機能として備えており、受講者や組織の情報を人事データとそろえて管理しやすい点が特徴です。研修ごと・受講者ごとの2方向から進捗を確認でき、未完了者には自動メール（リマインド）を送れます。修了証の発行や、eラーニング・集合研修・オンライン研修の一元管理にも対応しており、管理業務をまとめて任せたい場合に向いています。
SAKU-SAKU Testing
- 【1500社導入・継続率97％】研修の質の均一化、業務負荷80％削減
- 【AIが不正を検知】eラーニングとAIの活用で理解を深める
- 【法定講習にも対応】誰でも高精度な監視システムを活用可能
株式会社イー・コミュニケーションズが提供する「SAKU-SAKU Testing」は、オンライン研修や試験の手作業を減らすためのeラーニングシステムです。未受講者の自動検知と催促、受講結果の自動採点、報告書の作成に対応しています。テスト問題やユーザーはExcelのフォーマットから登録でき、進捗はリアルタイムで確認可能です。修了証の発行や、紙で実施したテスト・アンケートの結果を取り込んでまとめて集計する機能もあり、督促と記録の作業を軽くしたい担当者の候補です。
SmartSkill Campus
- 「多機能性」と「盤石な基盤」であらゆる教育施策を実現
- 「多彩な学習コンテンツ」で導入直後から教育効果を発揮
- 「AI技術」を活用した独自機能で学習効果を最大化
株式会社レビックグローバルが提供する「SmartSkill Campus」は、大企業向けに設計された多機能型のLMSです。自動リマインドメールや自動ログイン案内により、受講の案内や督促にかかる運用工数を減らせます。集合研修の申込・受講管理やブレンディング研修にも対応し、教育履歴と受講履歴を一元管理できます。組織構造にあわせた権限設定が可能で、上司やメンター向けのメニューも用意されています。専任のカスタマーサクセスが導入から活用まで伴走する体制です。
SmartHR
- SmartHRで受講可能！管理者も従業員もアカウント管理の手間ゼロ
- 動画・PDF・テストを用いて、オンライン研修を簡単に作成・配信
- 研修の受講履歴を、ダイレクトにタレントマネジメントで活用
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務の業務と従業員データを一元管理できるクラウドサービスで、研修コンテンツの配信と受講管理にも対応しています。従業員はSmartHRのアカウントで受講できるため、LMS用のアカウントを別に管理する手間がかかりません。動画・PDF・テストを使ったオンライン研修を作成・配信でき、研修ごとに受講済み・未受講の状況を一覧で確認できます。受講履歴はタレントマネジメント機能へ連携し、配置や育成の検討に生かせます。
ELTMAP（エルマップ）
- 教育担当者は「負担減」、受講者は「習熟徹底」を実現
- 受講者は「いつ・何を」受講すればよいのかを、一目で把握可能
- 自動進捗管理機能や再学習機能を搭載、育成投資額の集計も可能
株式会社アーティスソリューションズが提供する「ELTMAP（エルマップ）」は、人材育成プラットフォームの主要機能としてLMSを備えたサービスです。講座登録から受講者登録までを容易に行え、受講状況や結果の集計・分析・送信は自動です。自動進捗管理機能に加え、習熟度チェックテストの結果に応じて確認問題を出し直す再学習機能を搭載しています。受講者はいつ・何を受講すればよいかを一目で把握できるため、案内や問い合わせ対応の負担を抑えたい場合に適しています。
LearnO
- パソコン・スマートフォンの各ブラウザに対応しスムーズに学習
- シンプルで誰でも使いやすい操作画面
- 選べるプラン＆リーズナブルな価格
Mogic株式会社が提供する「LearnO」は、人数にあわせた従量課金制のeラーニングシステムです。ユーザー・管理者・組織のデータをCSVで一括登録・削除・変更できるため、受講者の登録や異動の反映を手作業で1件ずつ行う必要がありません。新規ユーザーや特定講座の未受講者への一斉メール配信、コースごとの修了証発行、CSVでのログデータ取得にも対応しています。受講者・管理者ともにシンプルな操作画面を採用しています。
Learning Ware （株式会社プロシーズ）
- 導入企業2,400社、利用者数100万人以上の圧倒的な導入実績！
- シングルサインオンで煩雑なログインフローなし！意欲的な学習を
- 30以上の言語対応でグローバル企業にも対応！
IO Moodle(イオムードル) （株式会社イオマガジン (東証スタンダード上場・城南進学研究社グループ)）
- 使いやすさを追求！必要な機能を網羅したeラーニングシステム
- 国内の大学シェアNo.1の「Moodle（ムードル）」がベース
- セキュリティ対策も万全。WAFを標準対応
まとめ
LMSの使い方は、受講者と組織の登録、コースの作成と割り当て、受講状況の確認と督促、受講データの活用という流れで考えると整理できます。研修担当者の作業を減らすには、人事データとの連携や自動督促、修了証の発行といった機能を、自社の研修計画にあわせて使い分けることが大切です。eラーニングの受講管理で手間のかかっている作業を洗い出し、資料請求でLMSの機能を比べてみてください。
