中小企業における電子契約の必要性とは？導入手順まで解説

中小企業における電子契約の必要性

中小企業では小口・多頻度発注を実施する傾向があり、それに伴って契約頻度も増えていきます。紙の契約書の場合、書類作成以外に印刷・郵送といった作業が発生します。契約件数が多ければ、業務の負担が大きくなるだけでなく、コストも増えてしまうでしょう。

中小企業は大企業と比較すると情報化・機械化が遅れており、現在でも書面契約が多く、効率化が求められています。発生する頻度が高い契約業務を電子化するだけで、大きな業務改善ができるでしょう。

電子契約の普及率が上昇している

JIPDECの2018年の調査によると、電子契約の普及率は43.1％とされており、電子契約を検討している企業を含めると63.7％にもなります。

インターネットが普及し、電子契約を含む多くの業務が効率化されています。現在ではインターネットとビジネスは切り離せない関係にあるでしょう。このような環境が整備されたことや、業務効率を改善したい企業を中心に電子契約のニーズが高まっています。

また、電子契約は双方の合意があって成り立つため、導入する企業が増えるほど電子契約への対応を迫られる企業が増すでしょう。

参照：JIPDEC IT-Report2018 Spring｜一般財団法人 日本情報経済社会推進協会

電子契約のメリット

電子契約のメリットは主に下記の２つです。１つずつ詳細を解説します。

• ・事務作業の効率化
• ・企業コンプライアンスの強化

事務作業の効率化

電子契約を導入することで、従来必要だった業務プロセスやコストが不要になります。

たとえば電子契約書の場合、契約書作成・押印・郵送・印紙貼付が必要ありません。ファイリングや保管場所の管理といった作業も不要になるため、業務効率化が実現します。ファイル名や日付、取引先や契約相手の名前などで検索すれば、簡単に目的の契約書を見つけられます。

さらに、契約完了までに２～３週間ほどかかっていた場合は、その期間も短縮できるでしょう。数分で契約が完了するケースもあります。

また、紙の契約書の場合は、書面の不備や契約内容の変更があれば再度印刷しなければなりませんでした。電子契約だとインターネット上でデータを修正・更新するだけで済むため、スムーズに対応できます。

企業コンプライアンスの強化

電子契約の場合、契約には電子署名とタイムスタンプが必要で、万が一改ざんされても改ざんの事実を把握できるようになっています。アナログな押印と比較すると、改ざんを判断しやすく、リスク対策になるでしょう。

また、電子化した契約書はサーバ上に管理され、バックアップなどの対策を行っていれば、消失する心配もありません。ログ監視などのセキュリティ対策を実施すれば、情報漏えいを予防できます。

電子契約の導入手順

次に、一般的な電子契約の導入手順を見ていきましょう。主に３STEPに分けられます。１つずつ解説していきます。

• １．電子契約導入の費用対効果を確認する
• ２．電子契約導入後の業務フローを策定する
• ３．取引先向けに説明会を実施する

１．電子契約導入の費用対効果を確認する

電子契約を導入しても費用対効果が低ければ意味がありません。まずは、電子契約の導入・運用コストと、電子契約の導入による効果を比較してください。

契約書を電子化することで、印刷代や印紙代、送料、人件費の削減はもちろん、契約業務の効率化によってほかの重要な業務に時間を費やすことができます。営業効率が良くなれば売上にもつながっていくでしょう。

それに対し、電子契約の導入・運用コストがあまりにも高ければ、電子契約の導入による効果が薄れてしまいます。

２．電子契約導入後の業務フローを策定する

電子契約を導入する前に、現状ではどのような流れで業務を行っているか整理します。電子契約システムによってはカスタマイズできるため、必要な機能があれば追加することが可能です。

たとえば、稟議機能や承認機能を搭載すれば、社内の合意や決裁を進めやすいでしょう。また、導入後の運用をスムーズに行うためにも、電子契約システムに合った業務フローに見直すことも必要です。

３．取引先向けに説明会を実施する

電子契約の導入をリードする場合、電子契約を導入していない取引先から了承を得なければなりません。取引先が合意しないと従来通りの契約フローになります。

電子契約化する際は取引先にその旨を報告し、取引先にも契約フローの変更を求めます。状況に応じて説明会を実施するのが有効です。メリットやデメリットを事前に伝えておくことでトラブルを予防できるでしょう。

中小企業におすすめの電子契約システム

ここからは、中小企業向けのおすすめ電子契約システムを紹介します。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社

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《クラウドサイン》のPOINT

1. 累計契約送信件数1000万件超！ 導入実績250万社以上※
2. 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
3. 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能

マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

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製品・サービスのPOINT

1. 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
2. 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
3. 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理

電子契約の必要性を理解し、中小企業でも導入しましょう！

電子契約は業務負荷と経費の削減・コンプライアンスの強化ができます。

特に中小企業の場合は契約の頻度が高いため、電子化による効果が大きくなります。また、電子契約の普及率も高まっており、今後も電子契約サービス導入を求められる中小企業は増えていくでしょう。

中小企業が電子契約を導入する必要性を理解し、導入を検討しましょう。