中小企業における電子契約の必要性とは？導入手順まで解説

中小企業における電子契約の必要性

中小企業では、限られた人員で営業・総務・経理など複数の業務を兼任しているケースも多く、契約書の印刷や押印、郵送、保管といった事務作業が大きな負担になりがちです。契約件数が増えるほど、郵送費や印紙代だけでなく、契約書を処理・管理するための人件費も膨らみます。

電子契約を導入すれば、契約書の送付から締結、保管までオンラインで進められるため、少人数でも契約業務を効率化できます。人手不足への対応やペーパーレス化、コスト削減を進めたい中小企業にとって、電子契約は有効な選択肢の一つです。

中小企業でも電子契約の導入が進んでいる

JIPDECの2018年の調査では、電子契約の利用率は43.1％で、導入を検討している企業を含めると63.7％に達していました。現在ではクラウドサービスの普及や電子帳簿保存法への対応などを背景に、契約業務を電子化する環境はさらに整っています。

以前は電子契約というと大企業向けのイメージもありましたが、現在は初期費用を抑えたプランや少人数から利用できるサービスも増えています。そのため、専任の法務担当者や情報システム担当者を置きにくい中小企業でも導入を検討しやすくなっています。

また、取引先が電子契約を利用している場合、自社にも電子契約への対応を求められるケースがあります。取引先との契約を円滑に進めるためにも、中小企業にとって電子契約への対応は今後さらに重要になるでしょう。

参照：JIPDEC IT-Report2018 Spring｜一般財団法人 日本情報経済社会推進協会

中小企業が電子契約を導入するメリット

中小企業が電子契約を導入する主なメリットは、以下の２つです。限られた人員で契約業務を行う企業ほど、業務効率化や管理負担の軽減につながりやすいでしょう。

• ●事務作業の効率化
• ●企業コンプライアンスの強化

事務作業の効率化

電子契約を導入すると、契約書の印刷や押印、封入、郵送、ファイリングといった紙契約特有の作業を削減できます。総務や営業担当者が契約業務を兼任している中小企業では、こうした定型作業を減らすだけでも業務負担の軽減につながります。

また、電子契約書は取引先名や契約日などで検索できるため、紙のファイルから必要な契約書を探す手間も減らせます。保管スペースを確保する必要がなくなる点も、オフィススペースが限られる中小企業にはメリットです。

郵送によるやり取りが不要になれば、契約締結までの期間も短縮できます。営業担当者が契約書の返送を待つ時間を減らせるため、受注後の手続きやサービス提供をスムーズに進めやすくなるでしょう。

企業コンプライアンスの強化

中小企業では、契約書の管理を特定の担当者に任せているケースもあり、保管場所や更新期限が属人化しやすい傾向があります。電子契約システムを利用すれば、契約書を一元管理し、閲覧権限や操作履歴などを管理できるため、契約管理のルールを統一しやすくなります。

また、電子署名やタイムスタンプを活用することで、契約書が締結後に改ざんされていないかを確認しやすくなります。アクセス権限やバックアップなどのセキュリティ機能も活用すれば、紙契約の紛失や持ち出しといったリスクの低減にもつながるでしょう。

中小企業が電子契約を導入する手順

中小企業が電子契約を導入する際は、必要以上に高機能なサービスを選ぶのではなく、自社の契約件数や業務フローに合った製品を選ぶことが重要です。ここでは、導入前に押さえておきたい３つのステップを紹介します。

• １．電子契約導入の費用対効果を確認する
• ２．電子契約導入後の業務フローを策定する
• ３．取引先向けに説明会を実施する

１．電子契約導入の費用対効果を確認する

まずは、自社が紙の契約業務にどの程度の費用と時間をかけているか確認しましょう。印紙代や郵送費だけでなく、契約書の印刷・押印・発送・保管にかかる作業時間も含めて整理すると、電子契約による削減効果を把握しやすくなります。

中小企業では契約件数がそれほど多くない場合もあるため、月額料金だけでなく、１件あたりの送信料や利用できるユーザー数も確認が必要です。無料プランや低価格プランが用意されている製品もあるため、必要な機能とコストのバランスを比較しましょう。

２．電子契約導入後の業務フローを策定する

電子契約の導入前に、契約書を誰が作成し、誰が承認し、誰が取引先へ送信しているのかを整理します。担当者が複数業務を兼任する中小企業では、複雑な承認フローをそのままシステム化するより、導入を機に契約業務そのものを簡素化するのも有効です。

また、すべての契約を一度に電子化する必要はありません。まずは雇用契約や業務委託契約、継続的に発生する取引基本契約など、利用頻度の高い契約書から始めるとスムーズです。

３．取引先向けに説明会を実施する

電子契約は自社だけでは完結せず、取引先の理解も必要です。特に長年紙の契約書を利用している取引先では、電子契約への変更に不安を感じる場合があります。

導入時には、電子契約へ切り替える目的や手続き方法、取引先側に追加費用が発生するかなどをわかりやすく案内しましょう。取引先数が少ない中小企業であれば、個別に説明する方法でも十分です。まずは電子契約に対応しやすい取引先から段階的に移行する方法もあります。

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中小企業におすすめの電子契約システム

ここからは、中小企業でも導入しやすい電子契約システムを紹介します。料金だけでなく、契約書の送信件数やユーザー数、操作性、サポート体制なども比較し、自社の契約件数や運用体制に合う製品を選びましょう。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社

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《クラウドサイン》のPOINT

1. 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
2. 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
3. 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能

電子印鑑GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

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《電子印鑑GMOサイン》のPOINT

1. 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
2. 圧倒的なコストパフォーマンス
3. フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実

マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

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製品・サービスのPOINT

1. 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
2. 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
3. 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理

FAST SIGN

株式会社マルジュ

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《FAST SIGN》のPOINT

1. 大量の契約でも固定料金で利用可能！
2. 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
3. 個別内容の書類も一括送信が可能！

freeeサイン

フリー株式会社

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《freeeサイン》のPOINT

1. 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
2. 文書の種類や受領者に合わせて選べる
3. 自社運用にあった使い方が最安値で可能

Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）

ドキュサイン・ジャパン株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
2. 900以上のプレビルド・インテグレーション
3. 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減

中小企業こそ電子契約の導入を検討しよう

電子契約は、印刷・押印・郵送・保管といった契約業務を効率化し、コスト削減や契約管理の適正化につなげられます。特に、限られた人員で契約業務を行う中小企業にとって、日常的な事務負担を減らせるメリットは大きいでしょう。

近年は、少人数から利用できるプランや初期費用を抑えたサービスも増えており、中小企業でも導入しやすい環境が整っています。ただし、料金体系や機能、サポート内容は製品によって異なるため、自社の契約件数や取引先との運用方法を踏まえて比較することが重要です。

まずは複数の電子契約システムを比較し、自社の規模や契約業務に合ったサービスを検討してみましょう。