ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■締結後の契約管理の機能別
- AI契約書管理機能（オプション）：WAN-Sign - ワンサイン -
- 紙の契約書も含めた一元管理：マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -、イースタンプ
- 有効期限・更新期限の通知：freeeサイン、WAN-Sign - ワンサイン -
- ■導入範囲別
- 電子契約の締結を中心に導入：クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 作成から更新までの契約管理を一体で導入：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -
電子契約システムのAIは何をする機能か
電子契約システムのAIは、契約の締結そのものではなく、その前後の作業を補助する機能です。まずは電子契約の基本的な仕組みを確認し、AIがどの業務に関わるのかを整理します。製品を比べる前に全体像をつかんでおきましょう。
電子契約の基本とAIの位置づけ
電子契約とは、紙と印鑑の代わりに、電子データの契約書に電子署名などを付けて締結する方法です。電子署名は、誰が署名したかと、署名後に改ざんされていないかを確認するための技術です。
電子契約システムの基本機能は、契約書の送信や署名、締結済み契約書の保管です。AIはこれらに加えて、契約書の内容を読み取ったり、チェックを補助したりする役割を担います。AI機能は標準で備える製品と、オプションや別サービスとして提供する製品があります。
AIが関わる契約業務の範囲
契約業務は、契約書の作成と審査、相手方との締結、締結後の保管と管理、更新や解約の判断という流れで進みます。AIが関わるのは、主に審査と管理の段階です。
審査の段階では条文のチェックを補助し、管理の段階では契約情報の抽出や期限の通知を担います。電子契約システムのAIがどの段階まで対応しているかは製品によって異なるため、自社が負担を減らしたい段階を明確にしてから比較することが大切です。
契約業務の段階別に見る電子契約システムのAIの活用方法
電子契約システムのAI機能は、契約業務の段階ごとに役割が異なります。ここでは、締結前の条文チェック、締結後の情報抽出と台帳作成、更新時期の管理と契約検索という3つの段階に分けて、AIができることを解説します。
締結前：条文チェックの補助
締結前の段階では、AIが契約書の条文を読み取り、自社に不利な可能性のある条項や、通常含まれる条項の抜けを指摘する機能があります。指摘とあわせて、修正の考え方や参考となる条文例を示す製品もあります。
法務担当者の確認作業の負担を減らし、見落としを防ぐ補助として役立ちます。自社で定めた審査基準やひな形と照らしあわせ、差分を示す機能を持つ製品もあります。また、法務部門がない企業では、営業担当者が契約書を確認する際の手がかりとして使えます。ただし、指摘の内容が自社の状況にあうかは、担当者が判断する必要があります。
締結後：契約情報の抽出と台帳作成
締結後の段階では、AIが契約書から契約の相手方や契約期間、金額、自動更新の有無などを読み取り、台帳に登録する機能があります。手作業での転記が減るため、台帳作成の手間を抑えられます。台帳がそろえば、部署ごとの契約件数や、取引先別の契約状況を把握しやすくなります。
過去の紙の契約書も、スキャンしてAI-OCRで読み取れば、電子契約と同じ台帳で管理できる場合があります。AI-OCRとは、AIを使って画像から文字を読み取る技術です。読み取れる項目や精度は契約書の書式によって変わるため、抽出結果の確認は欠かせません。
更新管理：期限の通知と契約の検索
更新管理の段階では、AIが抽出した契約期間をもとに、更新や解約の期限が近づいた契約を担当者に通知する機能が役立ちます。自動更新の契約を見落とし、不要な契約が続いてしまう事態を防ぐ助けとなります。
また、蓄積した契約書の中から、条件にあう契約を探す検索機能もあります。例えば、特定の取引先との契約や、損害賠償の上限を定めた契約を探す場面で使えます。生成AIを使い、自然な言葉で契約内容を質問できる製品も登場しています。検索の対象は、システム内で文字として読み取れる契約書に限られる点に注意しましょう。
電子契約システムのAIを使うときの注意点
AIは契約業務の負担を減らしますが、契約には法的な責任が伴うため、使い方には注意が必要です。AIに任せる範囲を誤ると、契約上のトラブルにつながるおそれがあります。ここでは主な3つの注意点を解説します。
最終判断は法務担当者や弁護士が行う
AIの条文チェックは、あくまで確認作業の補助です。取引の背景や相手方との関係、業界の慣行などをAIがすべて考慮できるとは限らないため、最終的な判断は法務担当者や弁護士が行う必要があります。
なお、法務省は2023年に、AIを用いた契約書の審査支援サービスと弁護士法との関係について考え方を公表しています。サービスの提供のされ方によって扱いが変わりうるため、導入時は提供会社の説明を確認し、重要な契約は専門家に相談しましょう。
読み取り結果を確認する体制を作る
AIによる契約情報の抽出は、契約書の書式や表現によって誤りが生じる場合があります。特に、手書きの修正がある紙の契約書や、独自の書式の契約書では、読み取りの誤りや項目の抜けが起こる可能性があります。
台帳の情報は更新管理や監査の根拠となるため、登録前に担当者が確認する手順を設けましょう。誰が確認し、修正の履歴をどう残すかを決めておくと、台帳の信頼性を保てます。確認作業を複数人で分担できる権限設定があるかも確認しておくと安心です。
機密情報の取り扱いを確かめる
契約書には、取引条件や価格、個人情報など機密性の高い情報が含まれます。AIで契約書を処理する際は、データがどこで処理され、AIの学習に使われるかを確認する必要があります。
確認したいのは、外部のAIサービスを利用しているか、入力したデータが学習に使われない設定になっているか、データの保存場所はどこかといった点です。取引先との秘密保持契約の内容に反しないかも、法務部門とあわせて確認しましょう。社内でAI機能を使ってよい契約の範囲を決めておくと、運用のばらつきを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載の電子契約システムを比較して選ぶポイント
AI機能を持つ電子契約システムを選ぶ際は、AIの有無だけでなく、自社の契約書で実際に役立つかを確かめることが大切です。ここでは、比較検討の段階で確認したい3つのポイントを紹介します。
自社の契約書で抽出やチェックを試す
AIの読み取りや条文チェックが業務で使えるかは、自社の契約書で試してみないと判断しにくいものです。取引基本契約書や秘密保持契約書など、自社でよく使う契約書を用意して試しましょう。
確認したいのは、必要な項目が抽出されるか、修正の手間がどの程度かかるか、チェックの指摘が自社の基準にあっているかです。自社のひな形や審査基準を登録できる製品もあります。試用に使う契約書は、機密性に配慮して選ぶようにしましょう。
紙の契約書もまとめて管理できるか確かめる
電子契約を導入しても、過去の紙の契約書や、相手方の事情により紙で締結する契約は残る場合があります。電子と紙の契約書を同じ台帳で管理できるかは、管理の手間を左右するポイントです。
紙の契約書をスキャンして取り込み、AIで情報を抽出できるか、原本の保管場所を記録できるかを確認しましょう。取り込み作業を代行するサービスがあるかもあわせて確認しておくと、過去分の移行を計画しやすくなります。移行の対象は、契約期間中のものや更新の判断が近いものから優先すると効率的です。
取引先の負担と法令への対応を確かめる
電子契約では、契約の相手方にも署名などの操作を依頼します。相手方がアカウントを作成せずに署名できるか、操作がわかりやすいかは、取引先に受け入れてもらえるかに関わります。
また、契約書は電子帳簿保存法の電子取引にあたる場合があり、保存の要件を満たす必要があります。タイムスタンプの付与や検索機能など、要件への対応状況を製品ごとに確認しましょう。具体的な要件は国税庁の資料や税理士に確認すると確実です。
AI搭載の電子契約システムのAIを運用するコツ
電子契約システムのAIは、確認の手順や管理のルールを決めておくことで、契約業務の中で使いやすくなります。ここでは、運用で取り組みたい3つのコツを紹介します。
AIの結果を確認する手順を決める
条文チェックの補助や契約情報の抽出は、結果を人が確認する前提で使います。誰が確認し、どの契約は法務担当者や弁護士にも見てもらうかを、契約の種類や金額に応じて決めておきましょう。
確認した日付と担当者を記録に残しておくと、後から経緯をたどれます。AIの指摘を採用しなかった場合の理由も残せば、判断の根拠を社内で共有できます。
抽出する項目を絞って台帳を整える
契約情報の抽出では、契約の種類、相手方、契約期間、自動更新の有無、解約の通知期限など、管理に必要な項目を先に決めます。項目を絞ると、読み取り結果の確認にかかる手間も抑えられます。
導入初期は、抽出された内容を原本と照らして誤りの傾向を確かめましょう。傾向が分かれば、確認を重点的に行う項目を決められ、台帳の信頼性を保てます。
更新期限の通知先と対応の流れを決める
更新期限の通知は、受け取る担当者と、何日前に対応を始めるかを決めておくと活用しやすくなります。自動更新の契約は、継続か見直しかを判断する時間を確保できる日程を設定しましょう。
担当者の異動や退職で通知が届かなくなる事態に備え、部署の共有アドレスを通知先に加える方法もあります。判断に必要な契約書の保管場所も、通知とあわせて案内しておくと対応が進みます。
AI機能搭載の電子契約システム一覧
この記事で紹介する電子契約システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード クラウド契約 | 契約業務全体をカバーし、AI契約書レビューサービスにも対応 |
| WAN-Sign - ワンサイン - | 立会人型・当事者型に対応。他社締結の契約や書面契約も登録でき、オプションでAI契約書管理機能を利用可能 |
AI機能搭載の電子契約システムの紹介
ここでは、AI機能を備えた電子契約システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、法務相談の受付から契約書の作成、ワークフローによる申請・承認、締結、保存管理までをカバーする契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準で搭載し、社内の運用ルールにあわせた承認フローを設計できます。法務相談・審査の機能はオプションです。スキャナ保存で過去の紙の契約書を取り込めるほか、他社電子契約の自動取り込み機能も備えています。紙と電子の契約書を一か所で管理し、作成から更新までの流れを整えたい企業に適しています。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、立会人型・当事者型の両方に対応し、同一契約でのハイブリッド署名も可能な電子契約・契約管理サービスです。自社で締結した契約書に加え、他社サービスで締結した電子署名済みPDFや既存の書面契約も登録でき、文書検索や更新期限のアラートまで一元管理できます。オプションとしてAI契約書管理機能が用意されているほか、有料オプションで紙原本の保管や電子化代行にも対応します。締結後の管理までまとめて整えたい企業に向いています。
AI機能以外の目的で選ぶ電子契約システム
AI機能以外の観点で電子契約システムを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | PDFをアップロードして署名を依頼でき、取引相手は登録不要。SalesforceやkintoneとのAPI連携にも対応 |
| freeeサイン | テンプレート登録やワークフロー、有効期限管理に対応し、作成から締結・保管までを電子化 |
| 電子印鑑GMOサイン | 立会人型と当事者型の署名に対応し、フォルダ設定や閲覧制限、延長タイムスタンプで文書を管理 |
| Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名） | テンプレートやWebフォーム、一括送信に対応し、900超の事前構築済インテグレーションを提供 |
| イースタンプ | 立会人型・当事者型の電子署名に対応。過去の紙の契約書もスキャンして電子化し、電子契約とあわせて一元管理 |
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、弁護士監修のもとで運営されている電子契約サービスです。現在利用している契約書のPDFをアップロードし、相手先にメールで案内を送るだけで締結の手続きを進められます。取引相手はクラウドサインを利用していなくても、登録不要で契約できます。SalesforceやkintoneとのAPI連携で、稟議や商談と紐づけた管理も可能です。電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存にも対応しており、まず締結の電子化から始めたい企業に適しています。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書の作成から締結、保管までの一連の契約業務を電子化できるシステムです。契約書テンプレートを複数登録でき、入力項目を書類ごとに設定しておけば効率よく契約書を作成できます。社内承認のワークフロー機能も利用できます。過去の文書はシステム上で一括管理でき、フリーワード・タグ検索で必要な書類を探したり、有効期限のある書類にリマインドを設定したりすることが可能です。締結後の期限管理まで含めて、契約業務を一つのツールで回したい企業に向いています。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、クラウド型の電子契約サービスです。立会人型と当事者型の2つの署名タイプに対応し、利用シーンにあわせて認証方法を選べます。フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能を備え、部外秘の文書も管理しやすい設計です。保証期間満了となる電子文書の真正性を担保し続ける延長タイムスタンプにより、長期にわたる管理にも対応します。導入から定着までの個別支援も用意されており、締結業務の電子化を着実に進めたい企業に向いています。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）」は、紙で行っていた合意・契約プロセスをデジタル化する電子署名サービスです。文書のひな形や署名の順番をテンプレートとして設定でき、ノーコードで作成したWebフォームから、データが事前入力された文書を生成できます。同じ文書を多数の受信者へ送る一括送信にも対応します。Google、Microsoft、Salesforceなど900超の事前構築済インテグレーションが提供されており、既存の業務システムと締結の流れをつなげたい企業に適しています。
イースタンプ （株式会社サポリス）
- 2種類の電子署名方法を顧客や書類によって自由に切り替え！
- 電子契約に必要な機能をすべてワンパッケージで提供！
- 徹底したサポート体制で安心した運用が可能！
株式会社サポリスが提供する「イースタンプ」は、電子契約の締結から契約書類の管理までを一元化するクラウド型の電子契約システムです。メール認証を用いた立会人型と、電子証明書による当事者型の２種類の署名方式に対応し、契約内容や取引先に応じて使い分けられます。過去の紙の契約書もスキャンして電子化し、電子契約とあわせてクラウド上で保管・管理できます。本人確認書類などの画像を契約書と紐づけて保存する機能も備えており、紙と電子が混在する契約書の管理を効率化したい企業に向いています。
まとめ
電子契約システムのAIは、締結前の条文チェックの補助、締結後の契約情報の抽出と台帳作成、更新期限の通知といった場面で契約業務の負担を減らします。一方で、最終判断は法務担当者や弁護士が行い、読み取り結果の確認や機密情報の扱いにも注意が必要です。製品を選ぶ際は、自社の契約書での試用や紙の契約書の管理、法令への対応を確認しましょう。資料請求で複数の電子契約システムを比べ、自社にあう製品を見つけてください。
