ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■防ぎたい失敗別
- 取引先の操作負担を抑えて紙の残存を防ぐ：クラウドサイン、freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、CECTRUST-Light、イースタンプ
- 紙や他社サービスで締結した契約書もまとめて管理：マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -、イースタンプ、Digital Sign
- 承認ワークフローで社内手続きの分断を防ぐ：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -、CECTRUST-Light
- 送信・締結件数が多い場合の費用を見通しやすくする：マネーフォワード クラウド契約、FAST SIGN、paperlogic電子契約
- 契約の更新期限や未締結書類の確認漏れを防ぐ：freeeサイン、FAST SIGN、WAN-Sign - ワンサイン -、Digital Sign
取引先が使ってくれず紙の契約が残る失敗
電子契約システムの導入でまずつまずきやすいのは、取引先の協力が得られない場面です。電子契約は相手の同意と操作がなければ成立しないため、自社だけの準備では進みません。
取引先に電子契約を断られる
取引先が電子契約を断る背景には、社内規程で紙の契約書を求めている、契約の決裁を押印で行っている、見慣れないシステムへの不安があるといった事情が考えられます。いきなり署名依頼のメールを送ると、迷惑メールと誤解される場合もあります。
防ぐには、電子契約へ切り替える理由と手順を説明する案内文を事前に用意しておくことが有効です。相手に費用がかからないことや、アカウント登録が必要かどうかも伝えておきましょう。断られた場合の紙での対応方法もあらかじめ決めておくと、担当者が迷わずに済みます。取引先から寄せられた質問と回答を記録しておくと、次の案内文の改善に役立ちます。
紙と電子の二重管理で手間が増える
一部の取引先だけが電子契約に応じた結果、紙の契約書と電子の契約書が混在し、保管場所や検索方法が2つに分かれてしまうケースがあります。どの契約がどちらで締結されたかを調べる手間が増え、導入前より管理が煩雑に感じられることもあります。
対策として、紙で締結した契約書もスキャンして同じシステムに登録し、台帳を一本化する方法があります。スキャンした紙の契約書にも取引先名や契約期間を登録しておけば、電子で締結した契約書と同じ画面で検索できます。電子化の対象とする取引先や契約の種類を段階的に広げる計画を立て、紙の割合がどう変わっているかを定期的に確かめましょう。
取引先ごとの条件の違いを見落とす
取引先によっては、自社が指定する電子契約システムではなく、相手側が使っているシステムでの締結を求められることがあります。この場合、自社の契約書が複数のシステムに分散し、管理の一本化が崩れるおそれがあります。
導入前に主要な取引先へ電子契約の利用状況を聞き取り、相手のシステムで締結した契約書を自社のシステムへ取り込めるかを確認しておきましょう。取り込み後の検索項目の登録方法も決めておくと、分散を防げます。
電子契約システムが社内の承認手順とかみ合わない
電子契約システムを導入しても、社内の稟議や押印が紙で行われたままだと、締結だけが電子化され、全体の時間は短くなりません。社内の手順との整合が取れていないことも、失敗の原因の一つです。
稟議と締結が別々のまま残る
承認を紙の稟議書や別のワークフローシステムで行い、承認後に電子契約システムへ契約書をアップロードし直す運用では、同じ情報を二度入力する手間が生じます。入力の誤りや、承認前の版を送ってしまうミスも起こり得ます。
防ぐには、電子契約システムの承認機能で稟議を完結させるか、既存のワークフローシステムと連携できる製品を選ぶ方法があります。どちらが自社に向くかは、契約以外の稟議もワークフローで回しているかによって判断しましょう。連携する場合は、承認済みの版だけが送信される仕組みになっているか、連携が止まったときに通知されるかも確認しておくと、送信ミスや処理漏れを防げます。
署名権限のルールが決まっていない
紙の契約では、押印の可否を印章の管理者が確認する仕組みが歯止めになっていました。電子契約で同じルールを決めないまま始めると、誰が会社を代表して署名できるのかが曖昧なままです。担当者の判断で送信が行われ、後から承認の有無を確かめられない状態も起こり得ます。
電子契約の導入前に、署名できる人や、代表者に代わって担当者が送信する場合の承認方法を社内規程に定めておきましょう。規程の改定には法務部門や総務部門の確認が必要なため、システムの選定と並行して進めると導入時期を遅らせずに済みます。
電子契約システムの費用が想定より膨らむ失敗
電子契約で印紙代や郵送費が減ると見込んで導入したのに、費用の削減効果が思ったほど出ないケースもあります。料金体系と自社の契約件数が合っていないことが主な原因です。
送信件数による従量料金の見落とし
電子契約システムには、月額の基本料金に加えて、送信1件ごとに料金がかかる製品があります。契約書だけでなく発注書や同意書まで電子化すると、送信件数が想定を大きく超え、月々の支払額が増えることがあります。
導入前に、過去1年間の書類ごとの件数を数え、電子化する範囲ごとに年間の費用を試算しておきましょう。印紙代や郵送費、印刷や製本にかかっていた作業時間と比べて判断すると、費用対効果の見込み違いを防げます。最初は契約書に絞って導入し、発注書などへ広げる際に改めて料金プランを見直す進め方もあります。
利用者数やオプションの追加費用
利用者のアカウント数に応じて料金が変わる製品では、承認者や閲覧者まで登録すると、費用が想定を上回る場合があります。電子証明書による署名や外部システムとの連携が、オプション料金になっていることもあります。
見積もりを取る際は、利用者数や必要な機能を具体的に伝え、基本料金に含まれる範囲と別料金の範囲を書面で確認しましょう。複数の製品を同じ条件で見積もると、表面的な月額料金だけでは見えない差に気づけます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
締結後の保存と期限管理での失敗
電子契約は締結して終わりではなく、締結後の保存と管理が続きます。導入時に締結の手順ばかりに注目していると、保存の要件や更新期限の管理で後から問題に気づくことがあります。
電子帳簿保存法の保存要件を満たしていない
電子データで交わした契約書は、電子帳簿保存法にもとづき、改ざん防止の措置をとったうえで、日付や金額、取引先で検索できる状態で保存することが求められます。締結済みの契約書をダウンロードして共有フォルダに置いただけでは、要件を満たせない場合があります。
導入時に、検索項目をどのタイミングで誰が登録するかを決め、保存要件への対応を経理部門や税理士と確認しておきましょう。売上高などの条件によって検索要件の扱いが変わるため、自社に当てはまる要件を国税庁の資料で確かめることも大切です。
契約の更新や解約の期限を見落とす
紙の契約書は書庫で目に触れる機会がありましたが、電子化するとシステムを開かない限り存在に気づきにくくなります。その結果、自動更新の契約を解約し忘れたり、更新手続きが遅れたりするおそれがあります。
防ぐには、締結時に契約期間や解約の申し入れ期限を登録し、期限が近づくと通知が届く仕組みを使う方法が有効です。期限の登録自体が漏れると通知も届かないため、締結時の登録を誰が確認するかまで決めておきましょう。
電子契約の有効性を争われないための備え
電子契約で起こり得る深刻な失敗は、締結した契約の成立や内容を後から争われることです。起こる頻度にかかわらず、備えておくことで万一の際に自社の主張を裏付けられます。
署名者の本人確認と権限の確認
メール認証だけで締結する方式では、相手の担当者に契約を結ぶ権限があったかが後から問題になる場合があります。紙の契約で代表者印を確認していたのと同じように、署名者が誰かを確かめる手順が必要です。
金額の大きい契約や長期の契約では、署名者に代表者や権限のある役職者を指定する、アクセスコードやSMS認証を追加する、電子証明書を使う方式を選ぶといった方法で確実性を高めましょう。どの契約にどの方式を使うかを社内規程で決めておくと、担当者ごとの判断のばらつきも防げます。
締結の記録と証跡の保存
契約の成立を示すには、契約書のファイルだけでなく、送信日時や開封日時、署名日時、署名者のメールアドレスといった記録が役立ちます。こうした記録は、製品によっては締結の証明書類や操作履歴として確認できます。
ただし、システムを解約すると記録を閲覧できなくなる場合があります。契約書とあわせて証跡をダウンロードできるか、保存期間はどのくらいかを導入前に確認し、長期保存が必要な契約では自社でも控えを残しておきましょう。契約書のファイルと証跡を同じフォルダにまとめ、ファイル名に契約日と取引先名を入れておくと、必要なときにすぐ取り出せます。
導入の失敗を防ぐ機能で見る電子契約システム一覧
電子契約システムの導入で失敗しないためには、自社で起こりやすい課題に対応した機能を選ぶことが重要です。以下の比較表で候補を絞り、詳しい対応範囲や料金を資料で確認しましょう。取引先の負担、社内承認との整合、費用の見通し、期限管理という4つの失敗に備えやすいかという観点で、この記事で紹介する電子契約システムを一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | 取引相手はアカウント登録不要で署名可能。電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存にも対応 |
| freeeサイン | 社内承認ワークフローで申請・承認を電子化。有効期限のある書類にはリマインドを設定できる |
| マネーフォワード クラウド契約 | ワークフローを標準搭載し、送信料・保管料0円の定額制。紙や他社サービスで締結した契約書も一元管理 |
| FAST SIGN | 締結件数に応じた固定月額プランを用意。プラン内の件数なら従量課金なしで、契約更新アラートにも対応 |
| WAN-Sign - ワンサイン - | 紙や他社サービスで締結した契約書を一元管理。社内承認ワークフローや契約書の検索・アラート通知にも対応 |
| paperlogic電子契約 | 月額20,000円の単一プランで、電子署名の従量課金なし。紙と電子の文書をまとめて管理できる |
| CECTRUST-Light | 取引先の費用負担なし。電子証明書を利用したリモート署名と、社内承認者への回覧ワークフローに対応 |
| イースタンプ | 取引先への電子契約の説明を代行。過去の紙契約書もスキャンして、電子契約書と一元管理できる |
| Digital Sign | 未締結書類のリマインドや契約終了通知に対応。紙の既存書類を取り込み、電子契約書と一元管理できる |
つまずきやすい場面に備えられる電子契約システム
取引先に断られる、承認が二重になる、費用が膨らむ、期限を見落とすといった失敗を避けたい企業に向けて、対策となる機能を備えた製品を紹介します。自社で起こりそうな失敗から優先して比べてみてください。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、取引先の協力が得られず紙の契約が残る失敗を避けたい企業が検討しやすい電子契約サービスです。取引相手はアカウント登録なしで署名できるため、相手側に新たなシステムの導入を求める必要がありません。弁護士の監修のもとで運営され、電子署名とタイムスタンプによって締結済み文書の改ざん検知を支援します。電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存にも対応しており、契約締結から保管までの電子化を進められます。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、稟議と契約締結が別々のまま残る失敗を防ぎたい企業に向く電子契約システムです。社内承認ワークフローを備え、複数の承認者が関わる書類もシステム上で申請から承認まで進められます。契約書のテンプレートを複数登録でき、入力項目をあらかじめ設定することで作成業務も効率化。有効期限のある書類にはリマインドを設定できるため、締結後の更新期限の見落とし対策にも活用できます。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、社内の押印申請と電子契約が分断され、確認や照合に時間がかかる課題に対応する契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準搭載し、契約書の作成から申請・承認、締結、保存まで一元管理できます。送信料・保管料がかからない定額制のため、契約件数が増えても費用を見通しやすい点も特徴です。取引相手はアカウント登録不要で、紙や他社サービスで締結した契約書もまとめて管理できます。
FAST SIGN
- 大量の契約でも固定料金で利用可能！
- 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
- 個別内容の書類も一括送信が可能！
株式会社マルジュが提供する「FAST SIGN」は、契約件数の増加による費用の膨張や、契約更新の見落としを防ぎたい企業に向く電子契約システムです。初期費用は0円で、月の締結件数に応じた固定月額プランを用意しています。プラン内の締結件数であれば従量課金が発生せず、送信後に締結されなかった書類は件数にカウントされません。大量の書類をまとめて送る一括送信機能や、契約更新が近づくと通知するアラート機能も備えており、派遣スタッフやアルバイトの雇用契約管理にも適しています。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、紙と電子の二重管理や、取引先ごとの契約書の分散を防ぎたい企業に適した電子契約・契約管理サービスです。他社サービスで締結した電子署名済みPDFや、紙で締結した契約書も登録して一元管理できます。社内承認ワークフローや承認者固定機能を標準搭載しており、締結前の確認手続きにも対応。締結後は契約書の検索やアラート通知を利用でき、紙原本の保管や電子化代行もオプションで依頼できます。
paperlogic電子契約 （ペーパーロジック株式会社）
- 立会人型の認印と当事者型の実印どちらにも対応！
- 契約相手も電⼦証明書の取得や利⽤ができる！
- 締結完了時に自動で認定タイムスタンプを付与！
CECTRUST-Light （株式会社コンストラクション･イーシー･ドットコム）
- NTTグループ/大手建設会社/空港会社様もご使用。長期保管も安心
- 万全なセキュリティ確保(電子証明書発行)＋利便性(リモート署名)
- 取引先側の費用負担なし！
イースタンプ （株式会社サポリス）
- 2種類の電子署名方法を顧客や書類によって自由に切り替え！
- 電子契約に必要な機能をすべてワンパッケージで提供！
- 徹底したサポート体制で安心した運用が可能！
Digital Sign （株式会社C-mind）
- 契約業務に関わる幅広い機能をオールインワンで提供
- 20～100名規模で、電子契約の初心者様でも使いやすいUI/UX
- 蓄積されたデータを分析でき、改善施策を考えられる
まとめ
電子契約システムの導入で失敗しやすいのは、取引先の協力不足による紙の残存、社内の承認手順とのずれ、従量料金による費用の増加、締結後の保存と期限管理の不備です。さらに、署名者の確認や証跡の保存を怠ると、契約の有効性を争われたときに困ります。自社がどの失敗を防ぎたいのかを整理したうえで、資料請求で各製品の対応状況と料金体系を比べてみてください。
