ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■従業員の主な言語別
- 英語：Workcloud
- ■外国籍社員への案内や退職後に備えた機能別
- 明細の備考欄やメッセージで個別に連絡したい：SmartHR、Pay-Look
- お知らせや資料をシステム上で配布したい：BeSpice Payslip、FocusU給与明細
- 電子交付の承諾を管理したい：ポケット給与
- 退職後も過去の明細を閲覧させたい：SmartHR
Web給与明細システムの多言語対応でできること
Web給与明細システムの多言語対応とは、従業員が使う画面や明細の表示を、日本語以外の言語で示せる機能のことです。外国籍社員が自分で給与の内訳を確認できるようにすることが主な目的です。
画面表示の言語切り替え
多言語対応の基本は、ログイン画面やメニュー、ボタンなど、システムの画面表示を切り替える機能です。従業員が自分で表示言語を選べる方式や、管理者が従業員ごとに言語を設定する方式があります。どちらの方式かによって、初回の案内の内容も変わります。
画面の操作がわかると、外国籍社員が明細の確認やパスワードの再設定を自分で進めやすくなり、担当者への問い合わせを減らせる場合があります。スマートフォンのアプリやブラウザで閲覧する場合に、同じ言語で表示されるかも確認しておきましょう。
明細の項目名と金額の表示
給与明細には、基本給や残業手当、健康保険料、所得税、住民税といった支給・控除の項目が並びます。これらの項目名を翻訳して表示できると、外国籍社員が手取り額の内訳を理解しやすくなります。
ただし、画面表示は多言語化できても、明細の項目名は日本語のままという製品もあります。項目名を管理者が言語ごとに登録する方式か、あらかじめ翻訳が用意されている方式かによって、準備の手間が変わります。
公開通知やお知らせの多言語化
給与明細を公開した際に送られる通知メールや、システム上のお知らせの文面も、多言語化したい範囲の一つです。通知が日本語だけだと、外国籍社員が明細の公開に気づかず、確認が遅れる場合があります。
通知文を言語ごとに登録できる製品であれば、従業員の設定言語にあわせて文面を送り分けられます。対応していない場合は、日本語と英語を並べた文面にするなど、一つの通知で複数の言語を示す工夫も考えられます。
給与明細電子化システムで多言語化できる範囲
給与明細電子化システムの多言語対応は、対応言語の数だけで判断すると、導入後に想定と違う点が出てくる場合があります。翻訳される範囲と、翻訳されない範囲を確認しておきましょう。
対応言語と翻訳される範囲
対応言語は、英語のみの製品から、中国語やベトナム語、ポルトガル語などに対応する製品までさまざまです。自社で働く外国籍社員の国籍や、日本語の読み書きの程度を把握したうえで、必要な言語を決めましょう。
同じ言語に対応していても、翻訳の範囲が画面のみか、明細の項目名や通知メール、源泉徴収票の閲覧画面まで含むかは製品によって違います。資料請求やデモで、実際の画面を確認するのが確実です。
会社独自の手当や備考欄の扱い
通勤手当や残業手当のような一般的な項目とは別に、会社独自の手当や控除の項目がある場合は注意が必要です。こうした項目は製品側に翻訳が用意されていないことがあり、管理者が訳語を登録する必要が出てきます。
備考欄に書いた日本語のお知らせは、自動では翻訳されないことがあります。給与改定や控除額の変更など大事な連絡は、多言語で伝える方法を別に決めておくと、外国籍社員への伝達漏れを防ぎやすくなります。
外国籍社員への給与明細電子化の承諾と説明
給与明細を電子化して交付するには、従業員から承諾を得る必要があります。外国籍社員に対しては、承諾の内容や給与明細の見方を、本人が理解できる言語で説明することが大切です。
承諾を得る際の説明の言語
所得税法では、給与等の支払明細書を電子的に交付する場合、従業員の承諾を得ることが求められています。令和5年度の税制改正で、期限までに回答がなければ承諾したものとみなす旨をあらかじめ通知する方法も認められました。
ただし、通知の内容が伝わっていなければ、本人が知らないうちに電子化が進むことになりかねません。通知文や承諾画面を母国語や英語で用意し、紙での交付を求められることも説明しておきましょう。承諾の回答と通知の記録は、後から確認できるよう保管しておくと安心です。
税金や社会保険料の控除の説明
厚生労働省の外国人労働者の雇用管理に関する指針では、賃金を明示する際に、税金や社会保険料の控除の取扱いについても外国人労働者が理解できるように説明に努めることが定められています。明細を翻訳するだけでは、なぜ差し引かれるのかまでは伝わりにくい場合があります。
入社時に、控除の項目の意味をまとめた多言語の資料を渡しておくと、給与明細の見方を理解しやすくなります。システムのお知らせ機能に資料を掲載できれば、後から見返すことも可能です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
多言語対応のWeb給与明細を導入する準備
多言語対応のWeb給与明細システムを導入する前に、訳語の準備と従業員ごとの言語設定を済ませておくと、初回の配信を円滑に進められます。準備の主な内容を説明します。
項目名の訳語の統一
明細の項目名を管理者が登録する場合は、給与計算システムの項目一覧をもとに訳語の対応表を作ります。同じ手当に別々の訳語が付くと、従業員が混乱するおそれがあるため、雇用契約書や就業規則の翻訳版と訳語をそろえておくとよいでしょう。
税金や社会保険の用語は、誤訳があると内容の誤解につながります。翻訳会社や社会保険労務士に確認を依頼する、母国語を話す社員に表示を見てもらうなど、公開前に内容を点検しておくと安心です。
従業員ごとの言語設定と初回の案内
従業員の情報を登録する際に、表示言語も設定しておきます。従業員が自分で切り替える方式であれば、切り替え方法を案内資料に載せておきましょう。初回ログインの手順は、画面の画像を入れた多言語の案内を用意すると伝わりやすくなります。
案内の配布とあわせて、短い説明会を開く方法もあります。派遣元や登録支援機関が生活面の支援を行っている場合は、案内資料を共有しておくと、従業員が相談しやすくなります。
テスト配信による表示の確認
訳語の登録と言語設定が終わったら、本番の配信前にテスト用のアカウントで明細を表示し、項目名の抜けや表示崩れがないかを確認します。言語によっては文字数が増え、項目名が途中で切れて表示される場合もあるためです。
パソコンとスマートフォンの両方で確認し、数字の桁区切りや日付の書き方が読み手に伝わる形になっているかも見ておきましょう。初回は紙の明細もあわせて交付し、内容に差がないかを従業員と一緒に確かめる方法もあります。
問い合わせ対応と退職後の閲覧
多言語対応のWeb給与明細を運用し始めた後は、外国籍社員からの問い合わせへの対応と、退職後の明細の扱いを決めておく必要があります。帰国する従業員がいる場合は特に重要です。
問い合わせを受ける体制
給与の内訳やログインに関する問い合わせを、どの言語で、誰が受けるのかを決めておきます。担当者が外国語に対応できない場合は、翻訳ツールの利用や、母国語を話す社員への協力依頼など、対応方法を複数用意しておくとよいでしょう。
問い合わせの内容と回答は記録して共有し、よくある質問として多言語で掲載すると、同じ質問への対応を減らせます。担当者一人に任せず、複数人で対応できる状態にしておくことも大切です。
帰国後も確認できる閲覧期間
外国籍社員が退職して帰国した後も、給与明細や源泉徴収票を確認したい場面があります。退職後もWeb給与明細を閲覧できる期間を設定できるか、海外からアクセスできるかは、製品ごとに確認が必要です。
退職後の閲覧ができない場合は、退職時に過去の明細をPDFで出力して渡すなど、代わりの方法を決めておきましょう。退職手続きの案内にも、多言語で明細の受け取り方を記載しておくと、退職後の問い合わせを減らせます。
外国籍社員への配信で比べるWeb給与明細システム
この記事で紹介するWeb給与明細システムを、外国籍社員への個別連絡や電子交付の承諾管理、退職後の明細閲覧など、配付業務に役立つ機能で一覧にしました。多言語表示の有無や対応言語、翻訳の範囲は製品によって異なるため、詳細情報やデモなどで確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | 最大1,000文字の備考欄で個別に連絡できる。退職後もアカウントを残せば明細を閲覧可能 |
| ポケット給与 | 電子交付承諾機能を標準搭載。全12通りの受け取り方法から従業員ごとに設定できる |
| カオナビ | 給与・賞与明細や源泉徴収票をWebで配付。従業員からの再発行依頼や問い合わせを減らせる |
| Workcloud | 1クリックで英語表示に切り替えられる。給与・勤怠・人事業務を一元管理できる |
| BeSpice Payslip | 明細公開時のメール通知に対応。資料やメッセージをドキュメントとして配布できる |
| Pay-Look | 受給者のメニュー画面に個別メッセージを表示できる。お知らせメールの一斉送信に対応 |
| FocusU給与明細 | 給与ソフトからのデータ連携に対応。給与明細以外の通知や資料配布にも活用できる |
外国籍社員の給与明細電子化に使える製品
個別連絡や電子交付の承諾管理、退職後の明細確認など、外国籍社員への給与明細の配付を支える製品を紹介します。多言語表示の対応範囲や、退職後の閲覧条件は製品によって異なるため、導入前に確認しましょう。
SmartHR
- 給与明細の作成・配付にかかる時間を99％削減
- 配付ミスや紛失などのセキュリティリスクを防止
- 蓄積データを活用し、「離職証明書」などの退職手続きも自動化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、給与明細の配付とあわせて従業員への個別の連絡にも使えるサービスです。給与明細には最大1,000文字の備考欄があり、全従業員や個別の従業員に向けたメッセージを発信できます。スマホアプリを使えば明細の公開をプッシュ通知で知らせられ、パソコンを持たない従業員も手元で確認できます。退職後も従業員アカウントを残すことで、過去の給与明細や源泉徴収票を閲覧できる点も、帰国する従業員がいる職場で確かめておきたい機能です。対応言語は資料で確認してください。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、電子交付の承諾まで1つのシステムで管理したい企業に向く給与明細配信システムです。電子交付承諾機能のほか、グローバルIP制限や2フェーズ認証などの機能を標準で備えています。全12通りの受け取り方法から従業員ごとに設定でき、メールアドレスやパスワードの登録・更新は従業員本人が行えます。管理画面ではメールの送信状況や閲覧状況を確認できます。多言語での表示に対応するかは資料で確認してください。
カオナビ
- 明細の作成・配付にかかるコストや工数を削減
- 給与明細の配布ミスや紛失によるセキュリティリスクを防止
- 従業員は簡単にWEB明細へアクセス可能で問合せ軽減
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、給与明細の電子化から始めて、労務業務全体へ活用を広げられる製品です。給与・賞与明細や源泉徴収票をオンラインで配付でき、従業員一人ひとりがWeb明細へ簡単にアクセスできるため、明細の再発行依頼や問い合わせの削減につながります。入社手続きの情報収集や年末調整の書類回収も電子化でき、2段階認証やIPアドレス制限などのセキュリティ対策も備えています。外国籍社員向けの表示言語については、資料請求の際に確認しましょう。
Workcloud （Dayforce Japan株式会社）
- 給与・勤怠・人事業務等が一元管理できる自社開発のワンシステム
- 人的業務、人事関連情報の更新等アウトソーシング業務もおまかせ
- 外部評価機関に保証された高いセキュリティ品質
BeSpice Payslip （カコムス株式会社）
- マルチデバイス対応でスマホからも簡単に閲覧
- ID／パスワード認証や暗号化などセキュリティも万全
- 他社給与ソフトとの連携も可能
Pay-Look （株式会社クリックス）
- 給与明細の発行・配布にかかるコストを削減したい企業
- 毎月の紙媒体の給与明細書をWEB化
- パソコン・スマホから、いつでもどこでも閲覧できるサービス
FocusU給与明細 （キャップクラウド株式会社）
- 給与ソフトからのデータ連携が可能で、導入負荷が低い。
- ブラウザ対応で明細をどこでも確認し紙作業を削減
- 給与明細以外に通知・資料配布にも活用可能。
まとめ
Web給与明細システムの多言語対応は、画面表示、明細の項目名、通知文など、どこまで翻訳されるかが製品によって異なります。給与明細電子化システムを選ぶ前に、外国籍社員の言語と多言語化したい範囲を整理し、承諾の説明や訳語の準備、問い合わせ対応まで見通しておくことが大切です。自社の従業員構成にあう製品を探している方は、資料請求で対応言語と翻訳の範囲を確認してください。
