ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用の手間を減らしたい作業別
- 給与計算システムからの明細データの取り込み：ポケット給与、KING OF TIME 人事労務、e-navi給与明細WEB、Pay-Look
- 公開日時の予約と従業員への通知：ポケット給与、e-navi給与明細WEB、e-navi給与明細、Pay-Look
- 公開後の閲覧状況の確認：ポケット給与
- 電子交付の承諾の取得と記録：ポケット給与
- 公開後の明細の訂正：ポケット給与
- 退職者による過去の明細の閲覧：SmartHR
- 源泉徴収票の電子交付：ジョブカン 給与計算、ジンジャー給与、SmartHR、ポケット給与、BeSpice Payslip
給与明細電子化システムの運用で決めること
給与明細電子化システムの運用を始める前に、作業の担当と確認の流れ、公開のタイミングを決めておきます。ルールが決まっていないと、担当者の交代や繁忙期に、作業の抜けや公開の遅れが起こる可能性があります。
作業の担当と確認の分担
明細データの取り込みと公開は、作業する人と確認する人を分けておくと、誤りに気づきやすくなります。例えば、給与計算の担当者がデータを取り込み、別の担当者が公開前に内容を確認してから公開する流れです。
担当者が一人しかいない場合でも、手順書を作成し、別の人が代わりに作業できる状態にしておくことが大切です。管理画面の操作権限を誰に付与するかも決めておきましょう。給与情報を扱うため、権限は必要な人に絞り、異動や退職の際には速やかに見直します。
公開日時と通知のルール
明細をいつ公開するかを決めておくと、従業員からの「明細はまだか」という問い合わせを減らせます。給与支払日の数日前や当日の朝など、社内の事情にあわせて公開日を定め、従業員に周知しておきましょう。
公開日時を予約できる製品であれば、担当者が不在の日でも決まった時間に公開できます。公開時に通知メールを送る場合は、件名や本文に給与の金額を書かない、閲覧用のURLだけを案内するなど、通知の内容にも配慮が必要です。
賞与や年末調整の時期の作業計画
毎月の給与明細のほかに、賞与の明細や年末調整後の源泉徴収票など、年に数回だけ発生する配信もあります。頻度が低い作業は手順を忘れやすいため、毎月の手順書とは別に、時期ごとの作業を一覧にしておくと安心です。
源泉徴収票を電子で交付する場合は、承諾の範囲に含まれているか、紙を希望する従業員がいるかを事前に確認します。年末は他の業務も重なりやすいため、公開日を早めに決め、確認の担当者を確保しておきましょう。
毎月の給与明細を配信する流れ
毎月の配信作業は、給与計算の確定から明細の公開、閲覧状況の確認までを一連の流れとして手順化しておきます。毎回同じ順番で作業すると、確認漏れを防ぎやすくなります。
明細データの取り込みと公開前の確認
給与計算が確定したら、給与計算システムから明細データを出力し、給与明細電子化システムに取り込みます。連携機能を使う場合も、ファイルを取り込む場合も、取り込み後に件数と合計額が給与計算システムの数字と一致しているかを確認しましょう。
あわせて、何人かの明細を抽出し、支給額や控除額、項目名が正しく表示されているかを画面で確かめます。項目の並びや名称を変更した月は、表示が崩れていないかも確認が必要です。確認が終わってから公開する、という順番を守ることが大切です。確認した人と日時を記録しておくと、後から経緯をたどれます。
閲覧状況の確認と未閲覧者への案内
公開後は、従業員が明細を閲覧したかを管理画面で確認できる製品もあります。一定期間を過ぎても閲覧していない従業員がいれば、ログインの方法がわからない、通知メールが届いていないといった可能性を考えて、個別に案内します。
通知メールが迷惑メールのフォルダに振り分けられている場合もあるため、従業員に受信設定の確認を依頼することもあります。未閲覧の理由を記録しておくと、操作の案内や通知の方法を見直す際の材料として役立ちます。
入社・退職・異動時のアカウント管理
給与明細電子化システムでは、従業員の入れ替わりにあわせてアカウントを管理する必要があります。手続きが漏れると、新入社員が明細を見られない、退職者が想定外の期間まで閲覧できるといった状況が起こり得ます。
入社時の登録と承諾の取得
入社の手続きの中に、電子交付の承諾の取得と、給与明細電子化システムへのアカウント登録を組み込んでおきます。最初の給与支払日までに登録を済ませるよう、入社手続きのチェックリストに加えておくと安心です。
承諾を得る際は、交付の方法や閲覧の手順を説明し、紙での交付を希望できることも伝えます。承諾の結果は、システム上や書面など、後から確認できる形で記録しておきましょう。年末調整後の源泉徴収票も電子で交付する場合は、その旨も承諾の説明に含めておきます。
退職時の閲覧期間と異動時の情報更新
退職者が、退職後に給与明細や源泉徴収票を確認したい場面があります。退職後も一定期間閲覧できるようにするのか、退職時にPDFで渡すのかを決め、退職手続きの案内に記載しておきましょう。閲覧期間を設定できるかは製品によって異なります。
異動や組織変更があった場合は、所属や管理者の情報も更新します。部署ごとに管理者を置いている場合、異動した管理者が前の部署の明細を見られる状態が残っていないかを確認することが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
紙の明細を希望する従業員への対応
給与明細を電子化した後も、紙での交付を希望する従業員への対応は続きます。所得税法では、従業員から請求があった場合に書面で交付することが求められているため、電子と紙を併用する運用を想定しておきましょう。
電子と紙を併用する運用
紙を希望する従業員がいる場合は、その従業員の明細だけを印刷して交付します。給与明細電子化システムから個別に印刷できるか、給与計算システムから出力するかによって、作業の手順が変わります。
紙で交付する従業員の一覧を管理しておくと、印刷の漏れを防げます。承諾を撤回して紙に戻したい、または紙から電子へ切り替えたいという申し出の受付方法と、反映する時期も決めておきましょう。
みなし承諾を使う場合の注意点
令和5年度の税制改正により、給与明細の電子交付は、期限までに回答がなければ承諾したものとみなす旨をあらかじめ通知する方法でも行えるようになりました。この方法は、給与所得の源泉徴収票の電子交付にも使えます。新たに電子化の対象を広げる際に、承諾の回収の手間を減らせる方法です。
ただし、通知の内容が従業員に届いていなければ、本人の意図しないまま電子化が進むおそれがあります。通知した日と回答期限、回答の有無を記録し、紙での交付を求められることもあわせて案内しておきましょう。
給与明細電子化システムの訂正とトラブル対応
給与明細電子化システムの運用では、公開した明細に誤りが見つかった場合や、システムを利用できない場合の対応も決めておく必要があります。慌てずに対応できるよう、手順を文書にしておきましょう。
明細の訂正と再発行の手順
公開後に金額の誤りが見つかった場合は、誤った明細を非公開にして訂正版を公開する、訂正の旨を追記して再公開するなど、製品の機能にあわせて手順を決めておきます。訂正の理由と対応した日は記録に残しておきましょう。
対象の従業員には、訂正の内容と差額の精算方法を個別に伝えます。明細の差し替えだけで済ませると、従業員が気づかない場合があるためです。過去の明細の再発行を求められた場合に、どこまで遡って出力できるかも確認しておくと安心です。
システム障害や問い合わせへの備え
システムの障害や通信の不具合、給与計算システムとの連携の失敗などにより、予定どおりに明細を公開できないこともあり得ます。こうした場合に備え、紙の明細を作成できる状態を保ち、従業員への連絡方法を決めておきましょう。
パスワードを忘れた、ログインできないといった問い合わせは、受付窓口と対応手順を一本化しておくと、担当者ごとの対応の差を減らせます。よくある質問を社内で共有しておくことも有効です。障害が起きた際の提供会社の連絡窓口も、事前に確認しておきましょう。
運用作業で比べる給与明細電子化システム一覧
この記事で紹介する給与明細電子化システムを、明細データの取り込みや公開の予約、承諾の管理、源泉徴収票の交付など、運用で手間がかかりやすい作業ごとの特徴で一覧にしました。自社の運用ルールに組み込みやすいかを考えながら比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ポケット給与 | 配信予約や閲覧状況の確認、電子交付承諾に対応。誤りがあれば上書き登録できる |
| SmartHR | 明細の公開をスマホアプリのプッシュ通知で知らせられる。退職後の源泉徴収票閲覧にも対応 |
| KING OF TIME 人事労務 | 給与ソフトから出力した明細情報を取り込みPDFやHTMLで閲覧可能。年3回の無料バージョンアップ |
| ジョブカン 給与計算 | 源泉徴収票も従業員マイページで公開できる。途中入社や退職者の処理をリマインドで管理 |
| ジンジャー給与 | 給与・賞与明細と源泉徴収票をワンクリックでWeb公開。PDF出力にも対応 |
| e-navi給与明細WEB | CSV取込で即時配信・公開。配信予約と同報メール送信に対応 |
| e-navi給与明細 | 公開日時を指定して給与データを取り込むだけで配信。同報メール機能を搭載 |
| Pay-Look | CSVデータの取り込みで明細を一括作成。予約送信機能で担当者の不在時にも配信できる |
| BeSpice Payslip | 給与明細とあわせて源泉徴収票もWebで配布できる。明細のPDF出力に対応 |
明細の配信・公開管理を支える給与明細電子化システム
明細の取り込みから公開、閲覧の確認、退職者や源泉徴収票の扱いまで、運用ルールに沿った作業を進めやすくする製品を紹介します。担当者の交代や不在があっても同じ手順で回せるかを意識して確かめてみてください。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、毎月の配信から公開後の対応までを管理画面でまとめて扱える給与明細配信システムです。既存の給与システムから出力したCSVファイルをアップロードする3ステップで配信でき、配信予約による自動配信や、明細のWEB公開日の設定も可能です。公開後はメールの送信状況や閲覧状況を管理画面で確認でき、明細に誤りがあった場合は上書き登録で差し替えられます。電子交付承諾機能も標準で搭載しています。
SmartHR
- 給与明細の作成・配付にかかる時間を99％削減
- 配付ミスや紛失などのセキュリティリスクを防止
- 蓄積データを活用し、「離職証明書」などの退職手続きも自動化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、在職中から退職後まで給与明細の扱いをそろえたい企業で検討しやすいサービスです。退職後も従業員アカウントを残しておけば、過去の給与明細や源泉徴収票を閲覧できるため、退職者からの再発行の依頼に備えられます。蓄積した給与明細データから離職証明書を作成し、そのまま電子申請へ進めることも可能です。スマホアプリでは明細の公開をプッシュ通知で知らせられるため、未閲覧の従業員を減らす工夫にも役立ちます。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、給与ソフトとWeb明細の役割を分けて運用したい企業に向く労務管理システムです。利用中の給与ソフトからエクスポートした給与・賞与明細の情報を取り込むと、従業員はPDFやHTMLの形式で明細を確認できます。管理者向けには権限管理や申請・通知の機能があり、操作できる担当者を絞った運用に対応します。年3回の無料バージョンアップで法改正への対応や機能追加が行われ、従業員向け・管理者向けのマニュアルも用意されています。
ジョブカン 給与計算
- ジョブカン勤怠管理とAPI連携！勤怠データを1クリックで取得！
- 給与・賞与明細をWeb上の従業員マイページで配布できる！
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン 給与計算」は、給与計算と明細配付にまつわる作業の抜け漏れを防ぎたい企業に向くクラウド給与計算システムです。Todoリストでタスクと期限を確認でき、従業員ごとのスケジュールのメモとリマインドで、途中入社や退職者などイレギュラーな処理の漏れを防げます。給与・賞与のWeb明細に加え、源泉徴収票も従業員マイページで公開できるため、年末調整後の交付も同じ流れで進められます。
ジンジャー給与
- だれでも使いやすい画面・操作性
- 各種手当の自動計算など給与計算業務の効率性向上を実現！
- 人事、勤怠などあらゆる情報をリアルタイムに自動連携可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、毎月の給与計算から明細書の発行までを一画面上で進められる給与システムです。画面の流れに沿って処理を進める設計のため、担当者が交代しても同じ手順で作業しやすくなります。給与明細・賞与明細・源泉徴収票はワンクリックでWEB上に公開でき、PDFでの出力も可能です。導入初期は組織規模や体制にあわせたサポートプランが用意され、運用スケジュールや初期設定の支援を受けられます。
e-navi給与明細WEB （株式会社イー･クリエーション）
- 給与計算後、CSV取込で即時配信・公開。
- 配信予約とスタッフへの同報メール送信機能。
- 源泉徴収票やファイルのWeb公開が可能（オプション）
e-navi給与明細 （株式会社イー･クリエーション）
- 公開日時を指定して給与データを取り込むだけの簡単運用
- 一斉連絡に使える同報メール機能を搭載!
- 年末調整関連書類（扶養控除申告書など）の電子申告に対応
Pay-Look （株式会社クリックス）
- 給与明細の発行・配布にかかるコストを削減したい企業
- 毎月の紙媒体の給与明細書をWEB化
- パソコン・スマホから、いつでもどこでも閲覧できるサービス
BeSpice Payslip （カコムス株式会社）
- マルチデバイス対応でスマホからも簡単に閲覧
- ID／パスワード認証や暗号化などセキュリティも万全
- 他社給与ソフトとの連携も可能
まとめ
給与明細電子化システムの運用では、毎月の取り込みと公開前の確認、入退社や異動に伴うアカウント管理をルールにしておくことが大切です。承諾の記録や紙を希望する従業員への対応、訂正やトラブル時の手順も、あわせて文書にしておきましょう。運用の負担は製品の機能によって変わるため、自社の作業の流れにあうかを確かめましょう。運用しやすい給与明細電子化システムを探している方は、資料請求で管理画面や機能を比べてみてください。
