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経費精算システムはIT導入補助金でどこまで補助される？
経費精算システムの導入費用のうち、補助を受けられるのはソフトウェアの費用や利用料、導入に関わる費用です。補助率は申請枠や事業者の条件によって変わります。まずは補助の範囲と、自己負担額の考え方を確認しましょう。
補助対象になる費用
補助対象になる主な費用は、ソフトウェアの購入費、クラウド型の利用料、導入時の設定や操作説明といった導入関連費です。通常枠では、クラウド型の利用料は最大2年分が対象とされています。
一方で、補助対象期間を超える利用料や、交付決定前に支払った費用は対象外です。領収書を読み取るスキャナやパソコンなどのハードウェアも、通常枠では補助の対象になりません。見積もりを依頼する際は、補助対象になる費用と対象外の費用を分けて記載してもらうと、自己負担額を把握しやすくなります。
補助率と補助額の考え方
2026年度の通常枠では、補助率が原則として対象経費の2分の1以内です。最低賃金に近い水準で従業員を雇用しているなど、一定の要件を満たす場合は3分の2以内に引き上げられます。
補助額の下限は5万円で、上限はツールが対応する業務プロセスの数によって変わります。経費精算システムだけを導入する場合、対象経費が少ないと補助額が下限に届かないことがあります。その場合は、会計ソフトなどほかのツールとあわせた申請も検討しましょう。
自己負担額の試算例
自己負担額は、対象経費から補助額を差し引いて計算します。例えば、補助対象となる経費の合計が60万円で、補助率が2分の1の場合、補助額は30万円、自己負担額は30万円です。補助率が3分の2なら補助額は40万円となり、自己負担額は20万円まで下がります。
ただし、補助金は導入後に支払われる後払いです。いったんは費用の全額を自社で支払う必要があるため、資金繰りへの影響も経理部門で確認しておきましょう。
経費精算システムで検討する申請枠
経費精算システムを導入する場合は、通常枠での申請が基本です。ただし、製品の機能や一緒に導入するツールによっては、インボイス枠が候補になることもあります。申請枠ごとの考え方を整理します。
基本となる通常枠
通常枠は、業務の効率化を目的としたITツールの導入を支援する枠です。経費精算システムは、経費の申請から承認、支払いまでの業務を効率化するツールとして、通常枠で申請するケースが考えられます。
通常枠では、導入するツールが対応する業務プロセスの数によって補助額の上限が変わります。経費精算に加えて、会計や給与計算といった業務もあわせて効率化したい場合は、それらのツールを組み合わせた申請も検討できます。ただし、組み合わせられるのは同じIT導入支援事業者が扱うツールに限られます。
インボイス枠が候補になるケース
インボイス枠のインボイス対応類型は、会計や受発注、決済の機能をもつソフトの導入を支援する類型です。通常枠よりも補助率が高く設定されており、条件を満たせばパソコンやタブレットも補助の対象となります。
経費精算システムが、会計機能などの対象機能をもつツールとして登録されている場合は、インボイス枠での申請を検討できる可能性があります。どの枠で申請できるかは製品の登録内容によって異なるため、IT導入支援事業者に確認しましょう。
補助金を使う前に比べたい経費精算システムの機能
補助金を活用しても、導入した経費精算システムが社内で使われなければ効果は得られません。補助金の申請では導入後の効果報告も求められるため、自社の課題を解決できる製品を選ぶことが大切です。比較したい3つの機能を紹介します。
領収書の読み取り機能
領収書の入力にかかる手間を減らしたい場合は、スマートフォンで撮影した領収書から日付や金額を読み取る機能を確認しましょう。文字を自動で読み取る技術はOCRと呼ばれます。
読み取りの精度は、領収書の状態や書式によって変わります。手書きの領収書や感熱紙のレシートも読み取れるか、読み取り結果を修正しやすいかを、無料トライアルで実際に試してみると安心です。オペレーターが入力内容を確認するサービスを用意している製品もあります。
交通費精算の機能
営業担当者の移動が多い企業では、交通費精算の手間を減らせるかが重要です。乗換案内と連携して運賃を自動で計算する機能や、交通系ICカードの利用履歴を取り込む機能があると、手入力の手間を減らせます。
定期券の区間を自動で差し引けるかどうかも確認したい点です。出張が多い場合は、宿泊費や日当の規定を設定できるかもあわせて比較しましょう。社内規程に沿ったチェックが自動化できれば、経理担当者の確認作業も軽くなります。
承認フローと会計連携の機能
紙の申請書とハンコでの承認は、承認者の不在によって処理が遅れる原因の一つです。経費精算システムでは、申請から承認までを画面上で完結でき、承認ルートを部署や金額に応じて設定できる製品があります。
承認されたデータを会計ソフトに仕訳として連携できれば、経理担当者の入力作業を減らせます。現在使っている会計ソフトと連携できるか、連携の方法がAPIによる自動連携かCSVファイルの取り込みかも確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
補助金申請のスケジュールの立て方
IT導入補助金は、年度内に複数回の締切が設けられています。希望する時期に経費精算システムを導入するには、締切や交付決定の予定日から逆算して準備を始めることが大切です。スケジュールを立てる際のポイントを紹介します。
締切から逆算して準備を始める
申請には、法人や個人事業主向けの共通認証サービス「gBizIDプライム」のアカウントが必要です。発行までに日数がかかる場合があるため、補助金の活用を決めたら早めに取得しましょう。情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言する「SECURITY ACTION」の手続きも必要です。
あわせて、製品の比較とIT導入支援事業者の選定を進めます。事業計画の作成には時間がかかるため、締切の1～2か月前には準備を始めておくと余裕をもって申請できます。
導入の時期と実績報告の時期を確認する
交付が決定してから契約と導入を進めるため、経費精算システムの利用開始は交付決定日以降です。期初や月初など、運用を切り替えやすい時期から使い始められるかを確認しておきましょう。
導入後は、定められた期限までに事業実績報告を提出します。請求書や支払いの証明書類が必要になるため、経理担当者と書類の保管方法を決めておくとスムーズです。補助事業が終わった後も、一定期間は効果の報告が求められます。
経費精算システムで補助金を活用する際の注意点
補助金を活用すれば導入費用を抑えられますが、制度のルールを守らないと補助を受けられない場合があります。また、補助金があることを理由に製品を選ぶと、導入後に課題が残ることもあります。注意したい2つの点を解説します。
交付決定前の契約や支払いは対象外
交付決定の通知を受ける前に契約や支払いをした費用は、補助の対象になりません。無料トライアルで操作を確かめることはできますが、正式な契約は交付決定後に行いましょう。
申請しても必ず採択されるわけではない点にも注意が必要です。採択されなかった場合に、次の公募回を待つのか、自己資金で導入するのかを事前に決めておくと、スケジュールの見直しに素早く対応できます。補助率や締切は公募回ごとに異なるため、最新の公募要領を確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応も確認する
経費精算システムを導入する際は、電子帳簿保存法への対応も確認しておきたい点です。領収書を電子データで保存する場合は、日付や金額、取引先で検索できることなど、法律で定められた要件を満たす必要があります。
製品によっては、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているものもあり、要件を満たしているかを判断する目安となります。補助金の対象かどうかだけでなく、法令への対応状況も比較して選びましょう。
課題別に比べる経費精算システムの特徴一覧
この記事で紹介する経費精算システムの特徴を一覧にしました。領収書の読み取りや交通費精算、承認フロー、会計連携など、補助金を使って解決したい課題にあう製品を比べてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン経費精算 | ICカード・コーポレートカード連携に対応し、交通費や立替経費の入力・承認を効率化できる |
| マネーフォワード クラウド経費 | 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携、支払データの作成まで自動化できる |
| バクラク経費精算 | AI-OCRで領収書をデータ化し、アラート機能でミスや差し戻しを削減。インボイス制度にも対応 |
| invox経費精算 | 申請・承認・原本提出を電子化し、AI OCRと経路検索で領収書や交通費の入力を自動化できる |
| 楽楽精算 | 領収書を撮影するとAIが不備をチェック。既存の承認フローを再現でき、専任担当が導入を支援 |
| ハーモス経費 | 高精度なAI-OCRと柔軟な承認フローを備え、会計ソフトとの連携や法律への対応も充実 |
| OZO3経費 | ICカード連携や定期区間控除で交通費精算を自動化し、会計・銀行連携で仕訳を作成できる |
| BIZUTTO経費 | AI-OCRで領収書・レシートを自動入力でき、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応している |
| MOT経費精算 | 「駅すぱあと」を標準搭載し、交通費の申請・精算を含む経費精算をペーパーレス化できる |
補助金の活用前に比べたい経費精算システム
領収書の入力や交通費精算、承認、仕訳といった課題を解決できるかを基準に製品を選びました。IT導入補助金の対象ツールかどうかや補助対象になる費用は製品ごとに異なるため、提供会社や支援事業者に確認しましょう。
ジョブカン経費精算
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、ペーパーレス化を進められるクラウド型の経費精算システムです。ICカードやコーポレートカードとの連携に対応しており、交通費や立替経費の入力の手間を減らせます。申請内容の確認や承認をシステム上で行えるため、経理担当者のチェック工数削減にも役立ちます。電子帳簿保存法にも対応しており、経費申請から承認、経理処理までをまとめて効率化したい企業に適しています。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算の一連の業務を自動化できるシステムです。交通費や出張旅費の立替申請・承認から、会計ソフトへの仕訳連携まで対応しています。出張や購買などの電子ワークフローを備えており、紙の申請書を回す手間を減らせる点も特徴です。支払用のFBデータを自動で作成できるため、経理担当者の振込作業の負担も軽くなります。電子帳簿保存法にも対応しているため、会計ソフトへの手入力をなくしたい企業に適した製品です。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、AI-OCRで領収書を速く正確にデータ化できる経費精算システムです。手作業で行っていた入力を自動化し、アラート機能によって申請時のミスや差し戻しを減らせます。操作画面がシンプルなため、経理担当者だけでなく従業員も迷わず使える点が特徴です。インボイス制度と電子帳簿保存法にも対応しており、制度対応とあわせて領収書の入力負担を軽くしたい企業に向いています。
invox経費精算
- 申請や承認、原本提出など紙のやりとりを電子化して出社が不要に
- AI OCRで領収書をデータ化！近場交通費は経路検索から登録可能
- 月契約で業界最安水準の無駄のない料金プラン
株式会社invoxが提供する「invox経費精算」は、経費精算の申請や承認、原本提出など、紙のやりとりを電子化できるクラウド経費精算システムです。AI OCRで領収書をデータ化できるほか、近距離の交通費は経路検索から登録できるため、入力や確認の作業を自動化できます。紙の書類を回すための出社も不要となり、承認の遅れを解消したい企業に適しています。月契約で利用できるので、利用状況にあわせて契約を見直せる点も特徴です。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、AIを搭載した経費精算システムです。領収書を撮影するだけでAIが不備をチェックして申請できるため、紙やExcelで行っていた精算業務の負担を減らせます。既存の承認フローをそのまま再現できる柔軟性があり、運用を大きく変えずにシステム化を進められる点も特徴です。専任の担当者が2か月間、導入から定着までを無償で支援します。導入後の効果報告も見据え、社内への定着まで支援を受けたい企業に適しています。
ハーモス経費
- 高精度なAI-OCR
- 柔軟な承認フロー
- 法律への対応と充実のサポート
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス経費」は、高精度なAI-OCRで領収書の項目を自動入力できる経費精算システムです。柔軟な承認フローを設定できるため、紙とハンコに頼っていた承認の手続きをシステム上で進められます。会計ソフトとの連携に対応しているほか、法律への対応や導入後のサポートも充実しています。領収書の入力から承認、会計への仕訳までをまとめて効率化し、経理業務全体の見直しを進めたい企業に向いています。
OZO3経費 （株式会社iTop）
- スマホ申請・承認でペーパーレス化と利便性を両立。
- ICカードや定期控除で交通費精算を自動化。
- 会計・銀行連携で仕訳作成を自動化し経理を効率化。
BIZUTTO経費 （アルプスシステムインテグレーション株式会社）
- 2年目以降、更新費用は半額
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
- AI-OCRで領収書・レシートを自動入力
MOT経費精算 （株式会社バルテック）
- 経費精算業務を全面ペーパーレス化！テレワークでも運用可能！
- 1IDあたり199円の圧倒的な低コストでの運用を実現！
- 「駅すぱあと」標準搭載で交通費申請・精算がラクラク！
まとめ
経費精算システムは、事務局に登録された製品であれば、IT導入補助金（デジタル化・AI導入補助金）を活用して導入できます。通常枠の補助率は原則2分の1以内で、クラウド型の利用料も最大2年分が対象です。製品の登録内容によっては、インボイス枠も候補となります。補助金は後払いで、交付決定前の契約は対象外となる点に注意しましょう。領収書の読み取りや交通費精算、会計連携といった機能を比較し、資料請求で自社にあう製品を検討してください。
