経費精算で頻繁に用いる勘定科目を５つご紹介！管理のポイントは？

経費精算で頻繁に用いる勘定科目

経費精算でよく用いられる勘定科目を５つ紹介します。

１．交際費・会議費

交際費とは、企業が業務上関わりのある人物や企業、団体に対する接待・供応・慰安・贈答などに費やすお金のことです。具体的には、贈答品の購入費や慶弔費などが含まれます。

一方、会議費とはその名のとおり会議に必要な支出のことです。取引先との会議はもちろん、社内の会議も含まれます。具体的には、会議の最中に食べた茶菓子類の購入費などが該当します。広義に解釈すれば交際費の一部と見なすことも可能ですが、会議費として独立した勘定科目を用いたほうが適切です。

ちなみに、交際費は損金に算入できませんが、会議費は可能です。つまり、会議費は交際費に含めず、会議費として処理したほうが企業の利益になるということです。ただし、会議費は１人あたり5,000円以下という定めがあるため、領収書には会議の参加人数を記載しなければなりません。

２．旅費・交通費

旅費は、業務上必要な外出・出張に要する費用です。具体的には、交通機関の運賃やホテルなどの宿泊料金のほか、出張中の食事代が該当します。旅費は税法上では損金に算入でき、課税仕入れに該当します。

一方、交通費は自宅から勤務地へ向かうのに必要な通勤費と、勤務地から客先を訪問するのに要する費用です。交通機関の運賃や自家用車のガソリン代、駐車場代などが該当します。通勤費は原則として非課税なため、所得税の計算には含みません。ただし、国税庁が定める一定額を超えた場合や、給与に加算して支払う場合は課税対象となります。

３．福利厚生費

企業が従業員に与えるもののうち、お金ではなく、かつ業務に関係しないものを福利厚生と言います。そして、その福利厚生に要する費用が福利厚生費です。具体的には以下の２種類に分けられます。

法定福利費

法律で明確に規定されている福利厚生に要する費用のことです。社会保険や労働保険の事業主負担が該当します。

法定外福利費

法定福利費以外の福利厚生費のことです。住宅手当や食事手当のほか、企業が独自に提供している福利厚生が含まれます。

経費精算に関わってくる福利厚生費は、基本的に法定外福利費です。これは法律で規定されていないため、規模や費用は企業ごとに大きく異なります。

４．消耗品費

消耗品費とは、取得価額が10万円未満あるいは耐用年数が１年未満の物品を購入するのに要する費用です。ボールペンやコピー用紙といった事務用品から、10万円未満の机や椅子、パソコンまで、幅広いものが消耗品に含まれます。

基本的には、どのようなものであっても消耗品費の定義に該当するのであれば、勘定科目は「消耗品費」で構いません。しかし、企業によっては「事務用消耗品費」「備品消耗品費」のように分類しているケースもあります。

５．雑費

雑費とは、企業内で利用しているほかの勘定科目に該当しない支出であり、少額かつ発生頻度の低い費用のことです。たとえば、ゴミの処理費用やクリーニング代、何らかの手数料などが該当します。

上記の例に該当しても、高額な場合、あるいは発生頻度が高い場合は新たに勘定科目を設ける必要があります。また、多くのものを雑費として処理すると、後で確認する際に何にお金を使ったのか分かりません。これでは経営分析や改善活動につながらないため、雑費としての処理は最小限に抑えましょう。

経費精算で用いる勘定科目を管理する際のポイント

最後に、経費精算で用いる勘定科目を管理するポイントを解説します。

分かりやすい勘定科目の設定

勘定科目には、業界用語や略称など、分かりにくい言葉を使わないようにしましょう。銀行などで自社の経営状況を説明する際、用語の説明から始めなければならず大変です。

管理しやすい勘定科目の設定

勘定科目は数が多すぎると管理が大変になります。逆に、数が少なすぎると「雑費」のような大まかな分類になるため、何にお金を使ったのか後で分からなくなります。現実に則した適切な科目を利用しましょう。

帳簿と決算書での統一

帳簿と決算書で別々の勘定科目を利用していると、両者を照らし合わせた際に、何がどれに該当するのか分からなくなります。

経費精算で用いる勘定科目を、正しく使い分けよう！

経費精算で用いる代表的な勘定科目には以下のものがあります。

• ■交際費・会議費
• ■旅費・交通費
• ■福利厚生費
• ■消耗品費
• ■雑費

また、勘定科目を管理する際には以下のポイントに留意しましょう。

• ■分かりやすい勘定科目の設定
• ■管理しやすい勘定科目の設定
• ■帳簿と決算書での統一

以上を踏まえ、正しく勘定科目を使い分けましょう。