経費精算で頻繁に用いる勘定科目
経費精算でよく用いられる勘定科目を8つ紹介します。
1．交際費・会議費
交際費とは、企業が業務上関わりのある人物や企業、団体に対する接待・供応・慰安・贈答などに費やすお金のことです。具体的には、贈答品の購入費や慶弔費などが含まれます。
一方、会議費とはその名のとおり会議に必要な支出のことです。取引先との会議はもちろん、社内の会議も含まれます。具体的には、会議の最中に食べた茶菓子類の購入費などが該当します。広義に解釈すれば交際費の一部と見なすことも可能ですが、会議費として独立した勘定科目を用いたほうが適切です。
ちなみに、交際費は損金に算入できませんが、会議費は可能です。つまり、会議費は交際費に含めず、会議費として処理したほうが企業の利益になります。ただし、会議費はひとりあたり5,000円以下という定めがあるため、領収書には会議の参加人数を記載しなければなりません。
2．旅費・交通費
旅費は、業務上必要な外出・出張に要する費用です。具体的には、交通機関の運賃やホテルなどの宿泊料金のほか、出張中の食事代が該当します。税法上での旅費は「損金」に算入でき、課税仕入れに該当します。
一方、交通費は自宅から勤務地へ向かうのに必要な通勤費と、勤務地から客先を訪問するのに要する費用です。交通機関の運賃や自家用車のガソリン代、駐車場代などが該当します。通勤費は原則として非課税なため、所得税の計算には含みません。ただし、国税庁が定める一定額を超えた場合や、給与に加算して支払う場合は課税対象となります。
3．広告宣伝費
広告宣伝費とは、さまざまな媒体への広告掲載や、広報に使用される経費のことです。主に雑誌・新聞広告やWeb広告、求人広告や電車内に吊るされる広告を対象に費用が発生します。
また、看板やのぼり、自社ホームページを作成する費用も広告宣伝費に該当します。広告宣伝費は、宣伝対象が不特定多数であることを覚えておきましょう。
4．租税公課
租税公課とは、経費の対象となる公的な負担や税金のことです。租税と公課の2つに分かれており、国・地方に納付する税金を指します。租税に該当するのは、収入印紙税・登録免許税・固定資産税・自動車税などです。
一方公課とは、公共団体に収める課金・負担金を指します。代表的なものに、住民票や印鑑証明を発行する際の手数料や、町内会などの会費があげられます。
5．販売促進費
販売促進費とは、製品やサービスを通じた販売促進・売上拡大のために発生する経費のことです。販売促進のために活用するキャンペーン費用などが該当します。
また、宣伝用のポスター・POPの作成費用や無料サンプルの費用、販売手数料なども、販売促進費の一種です。
6．福利厚生費
企業が従業員に与えるもののうち、お金ではなく、かつ業務に関係しないものを福利厚生と言います。そして、その福利厚生に要する費用が福利厚生費です。具体的には以下の2種類に分けられます。
- 法定福利費
- 法律で明確に規定されている福利厚生に要する費用のことです。社会保険や労働保険の事業主負担が該当します。
- 法定外福利費
- 法定福利費以外の福利厚生費のことです。住宅手当や食事手当のほか、企業が独自に提供している福利厚生が含まれます。
経費精算に関わってくる福利厚生費は、基本的に法定外福利費です。これは法律で規定されていないため、規模や費用は企業ごとに大きく異なります。
7．消耗品費
消耗品費とは、取得価額が10万円未満、あるいは耐用年数1年未満の物品を購入するのに要する費用です。ボールペンやコピー用紙といった事務用品から、10万円未満の机や椅子、パソコンまで、幅広いものが消耗品に含まれます。
基本的には、どのようなものであっても消耗品費の定義に該当するのであれば、勘定科目は「消耗品費」で構いません。しかし、企業によっては「事務用消耗品費」「備品消耗品費」のように分類しているケースもあります。
8．雑費
雑費とは、企業内で利用しているほかの勘定科目に該当しない支出であり、少額かつ発生頻度の低い費用のことです。たとえば、ゴミの処理費用やクリーニング代、なんらかの手数料などが該当します。
上記の例に該当しても、高額な場合、あるいは発生頻度が高い場合は新たに勘定科目を設ける必要があります。また、多くのものを雑費として処理すると、後で確認する際に何にお金を使ったのかがわかりません。これでは経営分析や改善活動につながらないため、雑費としての処理は最小限に抑えましょう。
勘定科目の分類
経費精算の勘定科目は、以下5つのグループに分類されます。
- 1．資産
- 2．純資産
- 3．収益
- 4．費用
- 5．負債
勘定科目の分類を把握しておくことで、経費精算がよりスムーズになるでしょう。
特殊な勘定科目
経費精算で用いる代表的な勘定科目には以下のものがあります。
- ■給料賃金
- ■外注工賃
- ■利子割引料
- ■貸倒金
- ■繰延資産償却費
- ■減価償却費
- ■固定資産の損失
- ■地代家賃
これらの費用はあくまで会社単位の費用となるため、個人による支払いは発生しません。
経費精算で用いる勘定科目を管理する際のポイント
最後に、経費精算で用いる勘定科目を管理する上で重要なポイントについて解説します。
- わかりやすい勘定科目の設定
- 勘定科目には、業界用語や略称など、わかりにくい言葉を使わないようにしましょう。銀行などで自社の経営状況を説明する際、用語の説明からはじめなければならないため、負担になります。
- 管理しやすい勘定科目の設定
- 勘定科目は数が多すぎると比例して管理が困難になるでしょう。逆に、数が少なすぎると「雑費」のような大まかな分類になるため、何にお金を使ったのか後でわからなくなります。現実に則した適切な科目を利用しましょう。
- 帳簿と決算書での統一
- 帳簿と決算書で別々の勘定科目を利用していると、両者を照らし合わせた際に、何がどれに該当するのか分からなくなります。
経費精算で用いる勘定科目を、正しく使い分けよう！
経費精算で用いる代表的な勘定科目には以下のものがあります。
- ■交際費・会議費
- ■旅費・交通費
- ■広告宣伝費
- ■租税公課
- ■販売促進費
- ■福利厚生費
- ■消耗品費
- ■雑費
また、勘定科目を管理する際には以下のポイントに留意しましょう。
- ■わかりやすい勘定科目の設定
- ■管理しやすい勘定科目の設定
- ■帳簿と決算書での統一
以上を踏まえ、正しく勘定科目を使い分けましょう。
