経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算で欠かせないさまざまな業務の効率化を支援するシステムです。
経費精算をするには「旅費・交通費」「接待交際費」「消耗品費」といった経費の申請やチェック、承認、仕訳、領収書原本保管など複数の工程が発生します。従来の手作業の経費精算は、データの作成や領収書の添付からはじまり、正しい金額で申請されているかの全件チェックや申請ごとの仕訳、会計ソフトへの転記など多くの手間と時間を要することが課題です。
経費精算システムの機能には、「領収書の読み取り・自動入力」「交通費の自動精算」「交通系ICカードとの連携」「振込データの自動作成」「自動仕訳」「外部ソフトとの連携」といったものが備わっています。システムを利用することで、今まで手作業でかかっていた手間や時間を削減でき、作業効率化の大幅なアップにつながるでしょう。
例えば、交通費であれば申請者が駅名や交通手段を入力すると自動で計算されるため、金額などの間違いは減り、申請内容を一から確認する必要がなくなります。また、内訳も選択しておけば承認時に自動で仕訳され、さらに会計ソフトと連携させておけばデータを一元化することも可能です。
経費精算システムの基本機能や便利な機能については、こちらの記事も参考にしてください。
経費精算システムの市場規模
新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワークの普及が進んだことや、2022年１月に施行された改正電子帳簿法への対応などから、経費精算システムを導入する企業が増えています。
株式会社グローバルインフォメーション出版の「出張・経費管理ソフトウェア市場レポート」（2023年９月４日出版）によると、
世界市場規模は2023年に32億米ドルに達しました。今後、IMARC Groupは、同市場が2024年から2032年の間に9.45%の成長率（CAGR）を示し、2028年までに54億8,000万米ドルに達すると予測しています
とあります。
参考：出張・経費管理ソフトウェア市場レポート｜株式会社グローバルインフォメーション
世界規模では経費精算システム市場が成長していることがわかります。システムによる業務効率化や分析機能の需要が高まったことが要因とされ、多くの企業が今後もシステム導入に向け検討をされるものと予想されます。
経費精算システムを選ぶときのポイント
経費精算システムを実際に導入する際、どのようなポイントを押さえておけばよいのか確認しておきましょう。４つのポイントを順に解説します。
自社の経費精算の課題に合わせたシステムを選ぶ
自社の経費精算業務で抱えている課題を明らかにし、その課題にあったシステムを選びましょう。
課題を正しく認識できていないと、システムを導入しても十分に効果を発揮できないばかりか、課題改善につながらず、システムを積極的に利用してもらえません。
現状としてどのような課題があるのか、申請者や経理など経費精算に関わる人それぞれの立場から洗いだし、明確にすることが重要です。また、企業の規模や利用用途にあわせて機能性や費用についても確認しましょう。
申請者・承認者の双方が使いやすいシステムを選ぶ
経費精算システムを利用する申請者や承認者が操作しやすいUIであることもポイントです。
UIがわかりにくいと、導入時のレクチャーに時間がかかったり、社内への浸透が進まず、工数が増えたりする可能性も出てくるでしょう。
使いやすいUIであることはもちろんのこと、領収書の読み取り・自動入力や交通費の自動精算といった機能にも注目して選ぶと、入力ミス削減や不正防止にもつながります。
自社の他システムと連携できるシステムを選ぶ
自社で利用しているほかのシステムと連携できる経費精算システムを選ぶことで、二重入力や入力ミスの削減ができます。
特に、経費精算システムと同じ経理処理にあたる会計ソフトを連携させると、会計処理が自動化されるため各担当者の業務負担を軽減できるでしょう。効果として、勘定科目の自動仕訳があげられます。
ただし、連携する際には、運用コストや初期設定の手間が発生することにも注意が必要です。
サポートが充実したシステムを選ぶ
導入後のサポートにも注目しましょう。社内全体でIT知識が不足している場合は、サポートが充実したシステムを選ぶことをおすすめします。
サポートの内容として、「使用方法に関する問い合わせ窓口」「担当者の直接導入支援」「従業員へ担当者の操作方法直接説明」といったものが一般的です。
サポート窓口も電話やメールのほかに、チャットボットや担当者のチャット対応もあります。社内の傾向としてサポートの内容はどこまで必要か、窓口はどの方法だと相性がよいのかを見極めて選ぶようにしましょう。
複数の経費精算システムを比較して最適なものを選ぼう
経費精算システムは、自社の課題改善につながるものや、ほかのシステムと連携できるものを選ぶことで、手作業での業務の手間や時間を減らせるため効率化につながります。市場規模も増加傾向にあることから企業の需要は今後も増していくといえるでしょう。
経費精算システムの導入を検討する際は、複数の経費精算システムを比較することが大切です。それぞれ特徴が異なるため、資料を請求して自社に合う最適な経費精算システムを選びましょう。
