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企業のコミュニケーションを円滑化するグループウェア。すでに多くの業種で導入が進んでおり、その事例も蓄積されています。そこでここでは、医療機関、教育機関、宿泊施設の業種別導入事例から、モデルケースを紹介します。医療機関は電子カルテとの相乗効果、教育機関は管理コストの削減、宿泊施設はコミュニケーションや業務の効率化によるお客様サービスの向上と、さまざまなメリットがもたらされています。
導入前の課題：職員間のコミュニケーションと情報共有
最初の導入例は地域医療に貢献している病院です。グループウェア導入の目的は、職員間のコミュニケーション円滑化と情報の共有です。グループウェアを使うことで、メールや掲示板などにより間違いのない指示や情報共有が可能になっています。
導入効果：職員同士の稼働状況・情報の共有が促進された
病床のほぼリアルタイムな稼働状況を把握できることも現場から歓迎されています。また、病床の稼働状況は経営のデータ分析にも活用されています。
導入前の課題：コスト削減と動作が重い
総合大学でのケースですが、グループウェアを更新する際に課題としてよく出るのが「管理手続きが煩雑でコストがかかる」「メールの容量に不満がある」という2点です。理系の研究者は添付資料が重くなり、メール容量が大きくないとスムーズにコミュニケーションできないこともあるようです。
導入効果：クラウド型グループウェアの導入でコストの最適化と拡張性を柔軟に
海外に姉妹校があることもあるため、多言語対応も重要なポイントです。そこで、柔軟なカスタマイズ性を条件に製品を選択。新製品の導入で、それまで訴えられていたグループウェアへの不満はまったくなくなりました。管理側も運用を省力化でき、コスト削減に成功しています。
導入前の課題：お客様の満足度向上
最後のケースは国内の観光地で複数のホテルを経営している企業です。業務の効率化やお客様満足度の向上のために、グループウェアの導入を検討するようです。
導入効果：勤務時間の違う社員がお客様の状況を可視化できようになった
ホテルシステムではできないコミュニケーションや業務をグループウェアに求めることがあるようです。たとえばスケジュール機能。打ち合わせや会議のスケジュールを、社員のスケジュールと確認して予約しすることができます。また掲示板ではトップの経営メッセージやお客様から問われるであろう質問への回答などを登録しています。この結果、お客様の状況も社員間で共有され、顧客満足度向上につながったそうです。
グループウェアは導入後の活用が鍵となります。欲張りすぎると現場から抵抗を受けることがあります。活用のためのプロジェクトチームを作って、定着に成功している企業もありますので、参考にしてください。
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| 11月19日(月) 更新 | |
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