グループウェアの導入事例をご紹介｜機能・活用ポイントもあわせて解説

導入事例からグループウェア導入後の効果を見てみよう

業務効率化が見込めるグループウェアですが、具体的にどのような活用方法があるのでしょうか？早速ですが、グループウェアを活用した3つのモデルケースをご紹介します。

事例1．教育機関では研究資料の共有や姉妹校との連絡を効率化

例えば大学でグループウェアを活用するとします。これまでは、研究資料を紙に印刷して共有していたのですが、グループウェア導入後はファイル共有機能を使うようにしました。その結果、紙の印刷コストを大幅に削減できるようになりました。

また、グローバル対応のグループウェアを海外の姉妹校と一緒に導入したことによって、大学内と同様にグループウェア上でコミュニケーションをはかることができるようになり、情報共有の効率が大幅に向上しました。

事例2．医療機関で導入後、コミュニケーションと業務効率が改善

病院内で、職員間の円滑なコミュニケーションと業務効率化のために導入しましたが、病床の稼働状況をほぼリアルタイムで把握でき、経営のデータ分析に活用するなど、より高度な活用ができています。

事例3．グループウェアを活用して柔軟な働き方を実現

働き方改革を推進しているある企業では、クラウド型のグループウェアを最大限に活用しています。在宅勤務の従業員と打合せ時間を設定する際は、スケジュール管理を駆使して無駄な連絡の待ち時間を解消しています。

会議はWeb会議機能を利用することで、対面コミュニケーションに近い環境で会議を行うことができています。結果、個々のスタイルに合わせた柔軟な働き方が実現できています。

グループウェアとは？

ここからはグループウェアのおさらいです。

業務効率化や社内のコミュニケーション・情報共有の促進を目的として導入されるツールです。もともとは掲示板やメールといった基本的な機能しかありませんでしたが、今では多くの機能が搭載され、業務における基盤システムのような位置づけにまで発展しています。

代表的な機能

グループウェアは、一般的に以下のような機能を搭載しています。

電子メール

ブラウザ上で利用できるメールシステムです。グループウェアから切り離されて単体で提供されるようになったほど、よく使われているといえる機能です。

スケジュール管理

会議や外出といった予定をカレンダーに登録しておくと、その予定を全社員が確認できるようになります。

掲示板

全社員に向けたお知らせを表示する機能です。中には、表示させる対象のグループや期間を設定できるものもあります。

ワークフロー

これまで紙で行われていた申請・承認業務を電子化できる機能です。グループウェア上で稟議書や申請書の提出から決裁まで行うことができます。

ファイル共有管理

組織内で共有したい資料、画像、文書などのファイルを整理して格納し、共有できる機能です。それぞれのファイルにアクセスできる権限を付与できたり、各ファイルのバージョン管理も行える場合もあります。

他にもある様々な機能

上記の機能だけではなく、以下のような機能も搭載されています。

社内SNS

グループウェア上でのみ閲覧できるSNSです。メールや掲示板よりもカジュアルに使えるコミュニケーションの場として提供されています。

勤怠管理

グループウェア上で打刻ボタンを押すだけで、出退勤時刻を記録できます。データをエクスポートすることも可能です。

タスク管理

自身のタスクを、優先順位や進捗状況と合わせて管理することができます。

導入前に押さえておきたいポイント

活用例から、自社で導入した際のイメージを持つことはできましたか？

ここでは、導入後の成果をより大きくするために押さえておきたいポイントをご紹介します。

導入の目的を明確に

まずは、なぜグループウェアを導入するのか、導入することで解決したい課題はなにかといった、導入の目的を明確に定めましょう。目的を明確にすることで、求める機能が見えてきます。

グループウェアに搭載されている基本的な機能はどの製品もあまり変わりませんが、基本機能以外に付随している機能、オプションとして追加できる機能などは製品によって異なります。

求める機能はついているか、その機能の使い勝手はどうかなどのポイントは、導入製品を選定するうえで重要です。

製品を選ぶときは自社に最適なものを

製品を選ぶ際は、目的に合致した機能を搭載している製品を選ぶことはもちろんですが、あわせて提供形態も自社の状況に合ったものを選ぶことが重要です。

グループウェアには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ特徴は以下の通りです。

クラウド型

• データはサービス提供会社のサ－バーに格納される
• インターネット環境があれば、外出先などでもアクセス可能
• 多くは利用者数に応じた月額課金型。人数と利用期間によってはオンプレミス型よりも大きなコストになることも

オンプレミス型

• データは自社サーバーに格納されるため、セキュリティリスクは比較的低い
• 社内ネットワークに接続して利用するため、社外で使うには特別な設定が必要
• クラウド型よりも多くの初期費用がかかるが、それ以降は運用・保守費用のみ。長く使えばトータルコストは割安になることも

整理した自社の状況と、ツールの提供形態ごとの特徴とを照らし合わせ、自社に最適な製品を導入しましょう。

まとめ　具体的な製品と製品別の事例も見てみよう

グループウェアの活用イメージをもつことはできましたでしょうか？自社に近しい業態や従業員規模の会社が導入事例に載っていれば、より具体的に活用イメージを持つことができるでしょう。

ITトレンドでは、グループウェアの製品を一覧で比較できるページをご用意しています。各製品の詳細ページでは、具体的な導入効果について書いてある製品もあります。ぜひ参考にしてください。

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