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グループウェアは、業務効率化や従業員の円滑なコミュニケーション・情報共有を目的として多くの企業で導入されています。スケジュール管理や掲示板、ファイル共有など様々な機能を活用することで、大きなメリットを受けられます。ここでは、グループウェアの基本的な機能を改めて整理し、それらの機能を活用することによる効果をまとめて解説します。また、しっかりと成果を出すためのポイントもご紹介しますので、製品選びの参考にしてみてください。
業務効率化が見込めるグループウェアですが、具体的にどのような活用方法があるのでしょうか？早速ですが、グループウェアを活用した3つのモデルケースをご紹介します。
例えば大学でグループウェアを活用するとします。これまでは、研究資料を紙に印刷して共有していたのですが、グループウェア導入後はファイル共有機能を使うようにしました。その結果、紙の印刷コストを大幅に削減できるようになりました。
また、グローバル対応のグループウェアを海外の姉妹校と一緒に導入したことによって、大学内と同様にグループウェア上でコミュニケーションをはかることができるようになり、情報共有の効率が大幅に向上しました。
病院内で、職員間の円滑なコミュニケーションと業務効率化のために導入しましたが、病床の稼働状況をほぼリアルタイムで把握でき、経営のデータ分析に活用するなど、より高度な活用ができています。
働き方改革を推進しているある企業では、クラウド型のグループウェアを最大限に活用しています。在宅勤務の従業員と打合せ時間を設定する際は、スケジュール管理を駆使して無駄な連絡の待ち時間を解消しています。
会議はWeb会議機能を利用することで、対面コミュニケーションに近い環境で会議を行うことができています。結果、個々のスタイルに合わせた柔軟な働き方が実現できています。
ここからはグループウェアのおさらいです。
業務効率化や社内のコミュニケーション・情報共有の促進を目的として導入されるツールです。もともとは掲示板やメールといった基本的な機能しかありませんでしたが、今では多くの機能が搭載され、業務における基盤システムのような位置づけにまで発展しています。
グループウェアは、一般的に以下のような機能を搭載しています。
上記の機能だけではなく、以下のような機能も搭載されています。
活用例から、自社で導入した際のイメージを持つことはできましたか？
ここでは、導入後の成果をより大きくするために押さえておきたいポイントをご紹介します。
まずは、なぜグループウェアを導入するのか、導入することで解決したい課題はなにかといった、導入の目的を明確に定めましょう。目的を明確にすることで、求める機能が見えてきます。
グループウェアに搭載されている基本的な機能はどの製品もあまり変わりませんが、基本機能以外に付随している機能、オプションとして追加できる機能などは製品によって異なります。
求める機能はついているか、その機能の使い勝手はどうかなどのポイントは、導入製品を選定するうえで重要です。
製品を選ぶ際は、目的に合致した機能を搭載している製品を選ぶことはもちろんですが、あわせて提供形態も自社の状況に合ったものを選ぶことが重要です。
グループウェアには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ特徴は以下の通りです。
整理した自社の状況と、ツールの提供形態ごとの特徴とを照らし合わせ、自社に最適な製品を導入しましょう。
グループウェアの活用イメージをもつことはできましたでしょうか？自社に近しい業態や従業員規模の会社が導入事例に載っていれば、より具体的に活用イメージを持つことができるでしょう。
ITトレンドでは、グループウェアの製品を一覧で比較できるページをご用意しています。各製品の詳細ページでは、具体的な導入効果について書いてある製品もあります。ぜひ参考にしてください。
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