グループウェアの効果的な使い方とは？活用方法もあわせて解説！

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内でのコミュニケーション円滑化や業務効率化を目的としたツールです。個人や部署ごとのスケジュールを確認できるスケジュール管理、各会議室やプロジェクタなどの備品を予約を行える設備管理、ワークフローなど多彩な機能を搭載しています。

グループウェアの導入における効果的な活用方法

グループウェアを導入したからといって、必ずしも成果が出るわけではありません。まずは社員に使ってもらうことが重要になります。ここからグループウェアの具体的な使い方についてご紹介していきます。

1．スケジュール機能

自分のスケジュールだけでなく、他の人が今何をしているのか、どこに訪問しているのかなどを確認できる便利な機能です。

例えば、訪問予定を入れるとき、スケジュール登録する際にこれまでの取引状況や訪問内容をメモしておくと、何のための訪問なのかを管理できます。住所を入力するとGoogleMAPと連動する製品もあり、外出先などで次の場所を確認したい場合には大変便利です。

また、一括で複数人の予定を登録できるので予定の抜け漏れが減り、情報共有にもなります。この機能を活用するためには、スケジュールは必ずグループウェアに登録する癖をつけてもらうことです。

2．ファイル共有機能

グループウェアには、ファイル共有機能があります。サービス規定や契約書などの重要書類を共有できるだけでなく、変更や改訂があった場合に最新の情報を集約できます。また、誰が閲覧したかを確認できる製品もあるので、確実に伝えたい場合は、この機能を活用するとよいでしょう。

3．回覧・レポート機能

回覧・レポート機能は、共有されたファイルなどの情報をだれが開封したかを確認できる機能です。この機能を使うことによって、伝達ミスや情報漏れを防止でき、従来の紙での共有のように紛失や「だれが情報を確認できているのか分からない」といった状況をなくすことができます。

4．電話メモ機能

離席や外出などで不在だった場合、電話の内容を登録・通知してくれる機能です。画面上で未確認のアイコンが表示されたり携帯電話に通知できるため、不在着信にすぐ対応できます。

電話メモをデスクに付箋で残している方もいらっしゃるかもしれませんが、メモの内容は個人情報にあたるため、紛失した場合のリスクは深刻です。この機能は確実・安全に担当者へ伝達できるので、是非活用してください。

初めてのツールは、誰でも戸惑うものです。まずは使い方や活用方法を具体的に伝えていきましょう。また、定期的に社員にヒアリングを行い、よりよい活用方法を共有してもらったり意見を出してもらうなど、社員の活用を促進していくことが重要です。

5．案件管理機能

案件管理機能(To Do機能)は、業務の進捗状況を共有、一元管理できる機能です。この機能によって、社員の業務進捗状況が可視化され、業務の見直しや適正な人員配置が可能になります。

導入失敗を防ぐために重要なポイント

次にグループウェアの導入に失敗しないように再度、気をつけるべきことをご紹介します。

まずは目的とゴールを明確にする

導入前には、グループウェアを導入する目的と、どのような成果を期待しているかのゴールを明確にしておきましょう。また、社員にも事前に周知し理解をしてもらうことで、スムーズな導入が期待できます。

コストバランスを考える

提供形態や製品によっては、導入コストが割高になる場合もあります。例えば、クラウド型で基本機能のみの利用であれば割安に見えても、必要な機能がオプションであるために想定よりもコストがかかる可能性があります。また、オンプレミス型では初期費用に数百万円かかることもあるため、予算組みをしっかり行う必要があります。

自社の状況や予算、必要な機能を把握したうえで、最適な製品を選定しましょう。

自社に最適な提供形態を選ぶ

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型、2つの提供形態があります。それぞれ、以下のような特徴がありますので、自社に合った製品タイプを選びましょう。

オンプレミス型

自社でサーバーを用意し、ソフトをインストールして利用するタイプ。堅牢なセキュリティ、カスタマイズが柔軟にできるなどのメリットがある一方、初期費用が高額であったり、保守運用のコストが別途必要となるなどデメリットもある。

クラウド型

インターネット上のクラウド環境を利用するタイプ。ネット環境があればどこでも利用することができ、初期費用が低コストである一方、ユーザーごとの課金体系なので、大人数で長期間使い続けると結果的にオンプレミス型と同等もしくは高額になる可能性もある。

メリット・デメリットは？

では、グループウェアのメリット・デメリットについてご紹介します。

メリット1．連絡事項・情報共有がスムーズ

グループウェアのメール機能では、グループや部署ごとなど細かく指定して業務に関する資料や連絡事項などを共有できます。

また、掲示板機能を使って全社に向けての広報事項を送ることもできます。製品の中にはアラート機能を搭載しているものもあり、見落としを防ぐことが可能です。

メリット2．それぞれの働き方に柔軟に対応

クラウド型のグループウェアであれば、PCだけでなく、スマートフォンや自宅のPCでもアクセスできます。そのため、外出先で次のスケジュールを確認したり、在宅勤務でも社内と同じようなコミュニケーションを取ることが可能です。

デメリット1．部門や役職を越えたコミュニケーションには不向き

多くの場合、チャット掲示板の作成には管理者の許可が必要となります。そのため、部門や役職を越えたコミュニケーションが難しいという面があります。垣根を越えてコミュニケーションを図りたい場合は、社内SNSが最適でしょう。

デメリット2．導入にはコストがかかる

グループウェアの導入では期待できる成果も大きいですが、導入のためには予算がかかります。提供形態によって安価に導入できるとはいえ、無料のチャットツールやスケジュール管理ツールなどを利用すれば、コストがかからないのも事実です。

しかし、複数のツールを使いこなすよりもグループウェアのように多くの機能が一つにまとまっている方が業務効率化という点では魅力的ですし、導入による効果はやはり大きいでしょう。

グループウェアの機能を理解し、システム導入を検討しよう

グループウェアの基礎知識をご紹介してきました。現場の利用浸透が進めば、コミュニケーションの活性化や業務効率化の効果が期待できます。まずは導入目的やゴールを明確にし、自社に必要な機能をピックアップしましょう。

以下の記事では、グループウェアの人気製品と選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで、自社に合ったシステムの導入を検討してみましょう。