グループウェアは、なぜ誕生したのか？

市場規模は4,349億円と予測されている

IDC Japanが発表した調査によると、2021年にはグループウェアやWebコンテンツアプリケーションなどを含む「コラボレーティブ／コンテンツアプリケーション」の市場規模が4,349億円になると予想されています。2016年から2021年の年成長率は1.9%と予測され、インターネットがビジネスに登場してから一貫して増え続けていくと予想されています。

出典： IDC Japan 株式会社「国内コラボレーティブ／コンテンツアプリケーション市場予測を発表」
　 https://www.idcjapan.co.jp/Press/Current/20170809Apr.html 　　

何のためにグループウェアは生まれたのか

グループウェアの登場は1990年代にさかのぼります。Lotus Notesの登場で爆発的に企業にグループウェアが浸透し、電子メールとニュースグループをメインに使われてきました。

グループウェアは、各企業が抱えていた、ホワイトカラーの生産性向上の観点から生まれました。

業務が定型化し、情報化もされたことで、PCを導入してハードウェア面での改革が進んだ後は、ソフトウェアでの業務改善が求められたのです。そのニーズにこたえるかのように登場したLotus Notesが市場を席巻し、文書共有や電子会議室などの優れた機能によって、ホワイトカラーの生産性向上に一役買いました。

各企業は独自の機能追加を繰り返しましたが、最終的に淘汰されずに残った機能は、基本的に各社大きく変わりが無いのが現状です。

文書管理からコミュニケーションへ、そして基盤システムへ

当初は文書共有が主な機能だったグループウェアも、LANの普及によってメールの導入が進みました。その結果として、業務改善を目的として、各機能が融合され、メールで文書が添付されることによって、決裁に似た回覧決裁機能が追加されるようになりました。

そして、これらの定型業務のほかに、非定型業務もグループウェアで取り込みたいという要望が高まり、それはすなわち、現在では常識になりつつある外部アプリケーションとの連携を意味します。

こうして、グループウェアは電子決裁や庶務事務管理、経費清算など幅広い用途で活用されるようになり、アプリケーションの基盤システムとして導入されるようになったのです。

業界全体の技術革新にも役立ったグループウェアの発展

グループウェアが登場した頃、まだインターネット回線は細い状態でした。出先でグループウェアにログインするには細い帯域の回線に頼る必要があり、そのためにグループウェアはできるだけトランザクションに負荷のかからない方式を開発し、それがシステム開発業界全体のためになったことは間違いありません。

また同時に複数のユーザーが、それも数多くの社員がアクセスするため、セキュリティや権限の付与などの方式も発展しました。それらの技術は業界全体に技術革新をもたらしました。

ブラウザ式の普及

現在では、システムの方式もWebサーバ上でアプリケーションを動かすスタイルが主流となり、システムもクライアント側にインストールして各種の豊富な機能を実装していたスタイルから、「ブラウザひとつでどこでも、どんなデバイスでもログインできる」ような「クラウド型」が多く出てきました。

数年前「ノマドワーク」というワードが流行したことが表すように、これもひとつの時代の流れと言えるでしょう。グループウェアは企業のホワイトカラーの生産性向上のニーズによって生まれ、時代の流れとともに市場を拡大しながら現在も発展しています。

まとめ　～ 導入目的を明確にしてから導入検討を ～

今回はグループウェアの歴史について紹介しましたが、様々なグループウェアが存在するので、最適な製品を選定することは、グループウェアでも重要となります。

まず、業務全体の棚おろしから着手して、社内業務の課題を抽出します。次に業務効率の妨げとなっているボトルネックを洗い出しましょう。この時点で業務効率が改善された目指すべき姿をイメージしましょう。これがグループウェアの導入目的となります。

ここまでのステップでグループウェアの導入目的が明確になりましたので、ここで改めて自社に必要な機能を整理しながら、導入を進めていきましょう。ここまでくれば、比較検討の基準も明確になり、自社にとって最適なグループウェアを選ぶことができるでしょう。