ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■スマートフォンでの利用形態別
- ■スマホで完結させたい手続き別
労務管理システムのアプリで何ができる？
労務管理システムのアプリでは、従業員による情報の入力・提出と、管理者による確認・承認をスマートフォンで行えます。ここでは、従業員側と管理者側に分けて主な使い道を整理し、書類の受け取りに使う場面も紹介します。
従業員が行う申請・届出
従業員側の主な使い道は、自分の情報を入力して会社へ提出することです。入社時の氏名や住所、口座情報の登録、引っ越しに伴う住所変更、結婚や出産による扶養の追加などが代表例です。
画面の案内に沿って入力するため、紙の申請書のような記入漏れや読み取りにくい手書き文字を減らせます。本人確認書類や証明書をスマホのカメラで撮影し、そのまま添付できる製品もあるため、対応範囲を確認しておくとよいでしょう。
管理者が行う確認・承認
人事労務の担当者や上長は、従業員から届いた申請内容をスマホで確認し、差し戻しや承認を行えます。外出や在宅勤務の日でも手続きを止めずに済む点がメリットです。
ただし、社会保険の届出書類の作成や電子申請の操作は、画面の広いパソコンで行う前提の製品もあります。管理者がスマホで操作できる範囲は製品によって異なるため、承認だけなのか、進捗の一覧確認や書類作成まで行えるのかを資料やデモで確認しましょう。
雇用契約書や通知書の受け取り
アプリは、会社から従業員へ書類を届ける窓口としても使えます。雇用契約書や労働条件通知書、源泉徴収票などをアプリ上で配付し、従業員が内容を確認する運用です。
書類を電子で交付するには、書類の種類に応じて従業員の希望や事前の同意が必要です。電子署名や同意の記録をシステム上で残せるかは製品ごとに異なります。電子交付を予定している書類がある場合は、同意の取得方法もあわせて確認しておくと安心です。
労務管理システムの専用アプリとブラウザ版の違い
スマートフォンで労務管理システムを使う方法には、専用アプリをインストールする方法と、スマホのブラウザから専用画面を開く方法があります。どちらが向いているかは、従業員の利用頻度や端末の管理方法によって変わります。
専用アプリの特徴
専用アプリは、スマホの画面に最適化された操作画面とプッシュ通知を使える点が特徴です。提出期限が近い手続きや差し戻しの連絡をスマホに直接知らせられるため、メールを見落としがちな従業員にも届きやすくなります。
一方で、従業員ごとにアプリのインストールとログイン設定が必要です。端末のOSのバージョンによっては利用できない場合もあるため、対応OSや動作環境を事前に確認しましょう。
スマホのブラウザで使う方式の特徴
ブラウザで使う方式は、インストール不要でURLを開くだけで使える点が特徴です。入社前の内定者や短期のアルバイトなど、一度だけ情報を入力してもらう相手にも案内しやすくなります。
ただし、プッシュ通知が使えない場合は、メールやSMSで提出依頼を送る運用が中心です。ブラウザの種類やバージョンによって表示が変わることもあるため、従業員がよく使う端末で入力画面を試しておくと安心です。
どちらを選ぶかの判断材料
判断の材料になるのは、従業員がどのくらいの頻度で労務管理システムを使うかです。給与明細の閲覧や各種申請で日常的に使うなら専用アプリ、入社時と年末調整のときだけ使うならブラウザ版でも足りる場合があります。
また、会社支給のスマホにアプリを配布できるか、私物スマホへのインストールを求めるかも判断に影響します。両方の方式に対応した製品もあるため、利用者の層ごとに使い分けられるかも比較してみましょう。
現場従業員が多い企業でアプリが役立つ場面
店舗や工場、建設現場などで働き、業務中にパソコンを使わない従業員が多い企業では、スマホで提出できるかどうかが情報収集の速さを左右します。ここでは、労務管理システムのアプリが特に役立つ3つの場面を紹介します。
入社手続きの情報収集
入社手続きでは、基本情報や扶養家族、年金や雇用保険の番号など、社会保険の資格取得に必要な情報を集めます。紙の書類を店舗経由で回収すると、本社に届くまで時間がかかり、記入漏れの確認も往復になりがちです。
アプリで内定者本人に入力してもらえば、入力内容が担当者の画面に直接届き、不足項目もその場で差し戻せます。入社日までに必要な手続きを進めやすくなる点がメリットです。
年末調整の申告
年末調整では、扶養控除等申告書や保険料控除申告書などの提出を全従業員に依頼します。対象者が多い企業ほど、配付と回収、記入内容の確認に時間がかかる業務です。
アプリに対応した製品では、質問に答える形式で入力を進められるものがあり、税制の知識がない従業員でも記入しやすくなります。保険料の控除証明書を撮影して添付できるかどうかは製品によって異なるため、確認しておきましょう。
住所変更や扶養追加などの届出
引っ越しや結婚、出産といった変化は、従業員からの申し出がなければ会社は把握できません。届出が遅れると、通勤手当や社会保険の手続きに影響するおそれがあります。
スマホから思い立ったときに届出できる環境を整えると、申し出の遅れを減らす効果が期待できます。届出の内容を担当者が確認したあと、従業員データベースへ反映する流れを決めておくと、給与計算との食い違いも防ぎやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
私物スマホでアプリを使うときの注意点
労務管理システムで扱う情報には、マイナンバーや口座番号、家族の情報など、漏えいしたときの影響が大きいものが含まれます。私物スマホでアプリを使ってもらう場合は、利便性と安全性の両立に向けたルールが必要です。
利用ルールと同意の整備
私物スマホの利用を認める場合は、利用できる手続きの範囲や、端末に設定してほしい画面ロックなどのルールを定めておきます。そのうえで、従業員に内容を説明し、同意を得てから利用を始めると、あとのトラブルを防ぎやすくなります。
また、私物スマホを持たない従業員や、私物での利用を望まない従業員もいます。会社のパソコンや共用端末から入力できる代わりの手段を用意しておくと、提出の遅れを防げます。
端末の紛失や退職時の対応
端末の紛失に備え、アプリにログインしたままの状態を長く続けない設定や、多要素認証を使えるかを確認しておきましょう。多要素認証とは、パスワードに加えて別の確認手段を組み合わせる本人確認の方法です。
退職者が出た場合は、アカウントを停止してアプリから情報を見られない状態にします。管理画面から特定の利用者のログイン状態を解除できるかは製品によって異なるため、運用手順とあわせて確認が必要です。
アプリで扱う手続きの範囲の決め方
労務管理システムのアプリですべての手続きを扱う必要はありません。手続きの性質や確認の手間を考え、スマホで受け付けるものと、担当者がパソコンで処理するものを分けると運用が安定します。
従業員に開放する手続きの選び方
スマホでの受け付けに向いているのは、入力項目が決まっていて、従業員本人しか知らない情報を集める手続きです。住所変更や扶養の追加、年末調整の申告などがあてはまります。
一方、休職や育児休業の申請のように、面談や個別の説明を伴う手続きは、アプリだけで完結させず担当者との連絡を組み合わせるほうが安心です。最初は対象を絞って始め、問い合わせの状況に応じて範囲を広げる方法もあります。
管理者の操作をスマホで許可する範囲
管理者の操作をどこまでスマホで許可するかも決めておきます。承認や差し戻しはスマホで行えるようにしつつ、従業員全体の一覧表示やデータの出力はパソコンに限定する運用も考えられます。
スマホは持ち歩くぶん、のぞき見や紛失のリスクがあるためです。権限ごとにスマホからの操作を制限できるか、アクセスできるネットワークを絞れるかを確認し、社内のセキュリティ方針にあわせて設定しましょう。
スマホで申請・確認できる労務管理システム一覧
この記事で紹介する労務管理システムを、スマートフォンからどの手続きを進められるかという観点でまとめました。従業員に開放したい手続きと照らし合わせながら比較してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | ノンデスクワーカーも使えるスマホアプリを用意。プッシュ通知やメッセージで手続きを案内できる |
| XOLOGY労務 | 入社予定者がPCやスマホで本人情報を入力し、必要書類をスマホで撮影して添付できる |
| サイレコ | 入退社時の情報入力や申請をPC・スマホから行え、承認もシステム上で進められる |
| ハーモス労務給与 | 従業員向けのWeb入力フォームで、住所や扶養の情報を本人が入力・更新できる |
| KING OF TIME 人事労務 | 入社手続きや身上異動を従業員が申請でき、WEB給与明細も閲覧できる |
| DirectHR | 招待メールやQRコードからログインし、入社時の情報をPC・スマホで入力できる |
| 奉行Edge 労務管理電子化クラウド | 社員がスマホ・パソコンから情報を提出でき、催促や差戻しもメールで通知できる |
| e-AMANO人事届出サービス | 年末調整や給与明細の確認をスマホから行える、ペーパーレスの人事届出サービス |
従業員がスマホで入力できる労務管理システム
現場で働く従業員にもスマートフォンから情報を提出してもらいたい企業に向けて、スマホでの入力や申請に対応した労務管理システムを紹介します。専用アプリの有無や、スマホで進められる手続きの範囲を確認しましょう。
SmartHR
- あらゆる労務業務をミスなく、 カンタンにペーパレス化
- すべての従業員にとって 使いやすく コミュニケーションが効率化
- あらゆるシーンで自然にデータが集まる・蓄まる
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや雇用契約、年末調整などの労務業務をペーパーレス化するクラウド型の労務管理システムです。デスクワーク以外の従業員でも使えるスマホアプリを用意しており、プッシュ通知や一斉お知らせ、管理者と従業員が直接やり取りできるメッセージ機能で情報を届けられます。住所変更や扶養変更などの手続きもシステム上で完結し、従業員データベースが自動で更新されます。店舗や工場の従業員にもスマホで手続きを案内したい企業の候補です。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」は、文書配付や署名の回収、本人情報の収集を担うクラウド型の労務管理サービスです。入社予定者は送られた登録用URLからPCやスマホで本人情報を入力でき、必要書類をスマホで撮影してそのまま添付できます。入社後の身上異動の申請や、労働条件通知書へのオンライン署名にも対応しています。推奨環境は従業員画面がPCとスマホ、管理者画面がPCのため、担当者がどの端末で作業するかもあわせて確認しておくとよいでしょう。
サイレコ
- 入社手続き、給与明細発行、台帳作成などの労務業務を効率化！
- ストレスチェックの実施や面談記録などの情報も管理可能
- 給与計算や勤怠管理システムと連携し、従業員情報を一元管理
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、従業員情報の一元管理と労務業務の効率化を図るクラウド型の労務管理システムです。入退社時の情報入力や申請作業をPCやスマートフォンから行え、進捗の確認や承認もサイレコ上で進められます。給与計算結果を取り込んで、給与明細や源泉徴収票をシステム上で発行することも可能です。入社手続きの入力と、従業員への書類の受け渡しを同じ仕組みでそろえたい企業に向いています。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、労務手続きと給与計算をひとつのシステムで扱えるクラウドサービスです。従業員向けのWeb入力フォームが用意されており、住所や扶養などの情報を従業員自身が入力・更新できます。更新した内容はシステム上に反映され、その後の各種手続きで使われます。対応デバイスはPCとスマートフォンで、セキュリティ面ではIPアドレスによるアクセス制限も提供されています。届出の受け付けから給与計算までをつなげたい企業の選択肢です。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、入社手続きやWEB給与明細の発行、マイナンバー管理を行える労務管理システムです。入社時の情報は従業員自身に申請してもらい、管理者はToDoリストで内容を確認しながら手続きを進めます。身上異動があった際は専用フォームを作成し、従業員からの申請を受け付けられます。従業員用機能にはWEB給与明細の閲覧や各種申請があり、対応デバイスはPCとスマートフォンです。勤怠管理と同じシリーズでそろえたい場合にも検討できます。
DirectHR （株式会社エムケイシステム）
- 社員とのやり取りが必要な業務をカバーする6つの機能！
- 必要な機能だけを選択して最小コストで運用可能！
- 全国2600超の社労士事務所に使われる電子申請エンジン搭載！
奉行Edge 労務管理電子化クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 社会保険申請以外のほぼすべての労務管理手続きをペーパーレス化
- 「奉行シリーズ」連携であらゆる総務・労務管理業務を定型化！
- 24時間・365日監視で稼働率99.9％の安定稼働を実現！
e-AMANO人事届出サービス （アマノ株式会社）
- 紙の申告書不要で手続きをペーパーレス化。
- スマホから年末調整や給与明細を確認可能
- 各種給与ソフトと連携し手入力を削減
まとめ
労務管理システムのアプリを使うと、入社手続きや年末調整、各種の届出を従業員がスマホから提出でき、紙の回収や転記の手間を減らせます。専用アプリとブラウザ版のどちらが向いているかは、利用頻度や端末の管理方法によって異なります。私物スマホで使う場合のルールや、アプリで扱う手続きの範囲もあわせて検討しましょう。自社の従業員にあう製品を比較したい方は、資料請求を活用してください。
