ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■他システムとのデータ連携方式別
- API連携に対応している：SmartHR、オフィスステーション、ジョブカン労務HR、かんたん雇用契約forクラウド
- CSVファイルで取り込み・出力できる：XOLOGY労務、サイレコ、Biz-Zero、かんたん雇用契約forクラウド
- ■データベースで一元管理できる範囲別
- 労務手続きに必要な情報が中心：XOLOGY労務、マネーフォワード クラウド社会保険
- 評価や異動履歴など人事情報まで管理：カオナビ労務、サイレコ、ジョブカン労務HR
労務管理システムのデータベースとは
労務管理システムのデータベースとは、従業員ごとの情報を決まった項目で登録し、さまざまな手続きや帳票に共通して使えるようにした情報の集まりです。まずは仕組みと、Excelでの管理との違いを確認しましょう。
従業員情報を一元管理する仕組み
データベースでは、1人の従業員に対して氏名や住所、所属、雇用形態、社会保険の番号などをひも付けて保存します。社会保険の資格取得届や年末調整の書類を作るときは、この登録情報を呼び出して帳票に反映する仕組みです。
一度登録した情報を複数の手続きで使えるため、同じ内容を何度も書き写す必要がありません。住所変更などの更新も1か所で済み、書類ごとに内容が食い違うリスクを抑えられます。手続きの担当者が替わっても、同じ情報をもとに作業を引き継げる点もメリットです。
Excelや紙での管理との違い
Excelでも従業員名簿は作れますが、担当者ごとにファイルが分かれると、どれが最新か分からなくなることがあります。誰がいつ変更したかの記録も残りにくく、過去の状態を確認するのが難しくなります。
労務管理システムのデータベースは、入力できる形式を項目ごとに決めたり、変更履歴を自動で残したりできる点が異なります。閲覧できる人を権限で限定できるため、個人情報を扱う台帳としての管理もしやすくなります。入力時に必須項目の空欄を知らせる機能があれば、登録漏れにも早めに気づける点が利点です。
従業員データベースで管理する主な項目
労務管理システムの従業員データベースには、労務手続きに必要な情報がまとまっています。ここでは主な項目を3つのまとまりに分けて紹介します。項目の名称や登録できる細かさは、製品ごとに違いがあります。
基本情報と雇用契約の情報
基本情報には、氏名や生年月日、住所、連絡先、入社日、所属部署、役職などが含まれます。雇用契約の情報としては、雇用形態や契約期間、所定労働時間、賃金の条件などを登録します。
有期契約の従業員がいる企業では、契約の更新日や更新回数も管理したい項目です。更新時期が近づいたら担当者に知らせる機能があるかどうかで、更新手続きの漏れを防ぐ手間が変わります。製品の資料で確認しておきましょう。
社会保険・労働保険の資格情報
健康保険や厚生年金保険、雇用保険の手続きに使う情報も重要な項目です。基礎年金番号や雇用保険の被保険者番号、資格の取得日と喪失日、標準報酬月額などが該当します。
これらは資格取得届や算定基礎届、月額変更届といった届出の作成に直接使われます。誤りがあると届出の差し戻しにつながるため、入社時の登録内容を確認する手順を決めておくことが大切です。基礎年金番号通知書や年金手帳、雇用保険被保険者証の写しなど、確認に使う書類も決めておくと作業がそろいます。
扶養家族や口座、マイナンバーの情報
扶養家族の氏名や続柄、収入の見込みは、健康保険の被扶養者の手続きや年末調整に使います。給与の振込口座や、税と社会保険の手続きに使うマイナンバーも登録の対象です。
これらは特に慎重な取り扱いが必要な情報です。データベースの中でも閲覧できる担当者を限定し、マイナンバーは利用目的以外で表示されないように管理できるかを確認しましょう。扶養家族の情報は年末調整のたびに変わる可能性があるため、毎年見直す流れもあわせて決めておくと安心です。
法定帳簿と労務管理システムのデータベース
労働基準法では、労働者名簿や賃金台帳などの作成と保存が使用者に義務付けられています。労務管理システムのデータベースを整えておくと、これらの帳簿づくりと保存にも役立ちます。
労働者名簿・賃金台帳の作成
労働者名簿には氏名や生年月日、履歴、住所、雇入れの年月日などを、賃金台帳には賃金の計算期間や労働日数、労働時間数、賃金額などを記載します。データベースの登録内容から、これらの帳簿を出力できる製品があります。
ただし、賃金台帳は給与計算の結果を使うため、労務管理システム単体では作れない場合もあります。労務管理システムと給与計算システムのどちらで作成するかを決め、必要なデータが受け渡せるかを確認しておきましょう。
保存期間と変更履歴の管理
労働基準法第109条では、労働者名簿や賃金台帳などの書類を5年間保存すると定めており、経過措置として当分の間は3年間とされています。電子データで保存する場合も、必要なときに内容を表示・印刷できる状態にしておくことが求められます。
退職者のデータを削除せずに保管できるか、異動や賃金改定などの変更履歴を時系列で確認できるかは、製品選定時の確認項目です。保存期間を過ぎたデータの扱いも、社内ルールで決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
他システムとデータベースを連携する方法
従業員の情報は、労務管理システムだけでなく給与計算や勤怠管理でも使います。データベースをどのシステムの基準にし、どの方法で受け渡すかを決めると、二重入力や情報の食い違いを防げます。
給与計算・勤怠管理との連携
入社や住所変更、扶養の追加などで更新した情報は、給与計算にも反映させる必要があります。勤怠管理システムにも、新しく入社した従業員の登録が欠かせません。
連携の方法には、同じ提供会社のシステムどうしでデータベースを共有する方法と、別々の製品をつなぐ方法があります。すでに使っている給与計算ソフトや勤怠管理システムがある場合は、連携に対応しているかを最初に確認しましょう。どちらのシステムの情報を正とするかを決めておくと、食い違いが起きたときの修正もスムーズです。
CSV連携とAPI連携の違い
CSV連携は、データを表形式のファイルに出力し、別のシステムに取り込む方法です。多くのシステムで使える一方、出力と取り込みの作業が毎回発生し、取り込み時の項目のずれに注意が必要です。
API連携は、システムどうしがデータを自動でやり取りする仕組みです。手作業が減る反面、認証エラーや一部項目の反映漏れが起こる場合もあります。エラーの通知や連携履歴を確認できるか、失敗した処理を再実行できるかも比べておきましょう。
人事管理システムとの役割分担
人事評価や異動の履歴、スキルなどを管理する人事管理システムを使っている場合は、従業員データベースをどちらに置くかを決めておく必要があります。両方で同じ情報を別々に更新すると、どちらが正しいか分からなくなるためです。
労務管理システムと人事管理システムが一体になった製品もあれば、労務手続きに必要な情報に絞った製品もあります。自社で一元管理したい情報の範囲を整理し、基準となるデータベースを1つに決めて連携させましょう。
データベースの初期登録と品質の保ち方
労務管理システムのデータベースは、登録した情報が正しくなければ手続きの誤りにつながります。導入時の初期登録と、運用を続けるなかで情報を正しく保つ工夫を紹介します。
既存データの整理と取り込み
導入時は、Excelや以前のシステムにある従業員情報を取り込みます。その前に、氏名の表記ゆれや住所の書き方、部署名の旧称などをそろえておくと、取り込み時のエラーを減らせます。
取り込みは一度に全件行わず、少人数で試してから全体に広げると安心です。取り込み後は、元のデータと件数や主な項目を照合し、欠けている情報がないかを確認しましょう。
更新ルールの決定と定期点検
運用を始めたら、誰がどの情報を更新するかを決めておきます。住所や扶養は従業員本人の申請、所属や雇用条件は人事担当者の入力というように、役割を分けると責任の所在がはっきりします。
あわせて、年末調整の前や算定基礎届の前など時期を決めて、登録内容を点検する機会を設けましょう。複数の担当者で確認し、修正した内容を記録に残すと、特定の人に頼らない運用につながります。
データ連携と管理範囲で見る労務管理システム一覧
他システムとのデータの受け渡し方法や、従業員データベースで管理できる情報の範囲に注目して、この記事で紹介する製品をまとめました。自社で基準にしたいデータベースの姿と照らし合わせてご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | 手続きの完了でデータベースを自動更新。120以上のサービスと連携でき、API連携にも対応 |
| オフィスステーション | 労務手続きや年末調整、勤怠などのデータをクラウドで一元化。API連携に対応 |
| ジョブカン労務HR | 従業員情報をマスタで一元管理し、人事異動や過去の手続きの履歴も保存できる |
| XOLOGY労務 | 入社前に本人情報を収集し、CSVで既存の人事システムへ連携できる |
| サイレコ | 異動履歴や保有資格、面談記録まで管理でき、CSVでの一括入出力に対応 |
| カオナビ労務 | 労務手続きで集めた人材情報を、評価やスキルとあわせて一元管理できる |
| マネーフォワード クラウド社会保険 | クラウド給与の登録データと連携し、社会保険の申請データを自動で作成できる |
| ジンジャー人事労務(社保手続き) | 収集した従業員情報を人事データベースへ自動で反映し、帳票作成に活用できる |
| かんたん雇用契約forクラウド | 雇用契約業務をクラウドで一元管理。勤怠・人事・給与システムとAPI・CSV連携ができる |
| Biz-Zero | 社員情報をデータベースで管理し、各種給与システムからCSVでデータを取り込める |
| 奉行Edge 労務管理電子化クラウド | 1,000を超える管理項目から社員情報を管理し、提出された内容で自動更新できる |
従業員情報の一元管理・連携を支える労務管理システム
従業員情報を一元管理し、給与計算や勤怠管理、人事管理とのデータ連携を検討しやすい労務管理システムを紹介します。連携の方式と、データベースで扱える情報の範囲を見比べてみてください。
SmartHR
- あらゆる労務業務をミスなく、 カンタンにペーパレス化
- すべての従業員にとって 使いやすく コミュニケーションが効率化
- あらゆるシーンで自然にデータが集まる・蓄まる
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、労務手続きを通じて集まった従業員データを一元管理するクラウド型の労務管理システムです。住所変更や扶養変更などの手続きをSmartHRで完結すると、データベースが自動で更新されます。120以上のサービスと連携でき、API連携にも対応しています。蓄積したデータから残業時間や有給取得率、離職分析などのレポートをプリセットで作成することも可能です。労務データを起点に、ほかのシステムとつなぎたい企業の候補です。
オフィスステーション
- 労務管理クラウドシェアNo.1の豊富な導入実績
- 初心者でも迷わず使えるシンプルな操作設計
- 人事労務業務をまるごと効率化
株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーション」は、入社・退社手続きや社会保険の申請、給与明細の配布、勤怠管理、年末調整などをクラウドでまとめて管理するシステムです。各種データはクラウド上で一元化され、蓄積したデータから過去の履歴を確認しやすくなります。API連携に対応しており、給与計算システムや勤怠管理、人事評価システムなどと連携できます。労務データを複数の業務で共有したい企業が比較しやすい製品です。
ジョブカン労務HR
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- 人事労務まわりの紙書類ゼロへ、電子申請も利用可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員の個人情報や業務情報、被扶養者情報などをマスタとして一元管理できる労務管理システムです。デフォルト以外に管理したい項目は自由に追加でき、人事異動や在留資格、過去の手続きの履歴も保存できます。人材管理機能を使えば、特定の経歴やスキルがある社員の検索も可能です。API連携に対応しており、連携ツールには給与計算システムや勤怠管理などが並びます。労務と人事の情報を同じデータベースで扱いたい企業に向いています。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」は、入社手続きや身上異動の申請を通じて従業員の本人情報を集めるクラウド型の労務管理サービスです。住所やマイナンバー、口座、家族、通勤経路などの情報を入社前に収集できます。集めたデータはCSVで人事システムと連携でき、連携先の人事システムの種類に制限はありません。検索結果をExcelやCSVで出力することも可能です。今の人事給与システムを基準のデータベースとして残し、情報の収集部分だけを置き換えたい企業の選択肢です。
サイレコ
- 入社手続き、給与明細発行、台帳作成などの労務業務を効率化！
- ストレスチェックの実施や面談記録などの情報も管理可能
- 給与計算や勤怠管理システムと連携し、従業員情報を一元管理
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、従業員のあらゆる情報を収集・一元管理するクラウド型の労務管理システムです。住所や部署異動の履歴、保有資格などの身上情報に加え、面談記録や研修の受講報告書も管理できます。基準日を設定すれば、過去の時点における組織の状態を呼び出せるため、変更履歴の確認にも役立ちます。CSVファイルでの一括インポート・エクスポートに対応し、給与計算や勤怠管理のシステムとも連携できます。人事情報まで含めて1つにまとめたい企業に向いています。
カオナビ労務
- 入社手続きをペーパーレス化して大幅に工数削減
- 年末調整の記入や書類回収もオンラインでかんたん便利に
- 労務手続きで人材情報を一元化し、評価やスキルと一緒に管理可能
株式会社カオナビが提供する「カオナビ労務」は、労務手続きで集めた人材情報を、評価やスキルとあわせて管理できるクラウド型の労務管理システムです。入社や異動、休職、勤怠などの労務情報も一元管理できます。勤怠管理や人事評価、育成、配置などの機能は後から追加できるため、労務から始めて人材マネジメント全体へ段階的に広げられます。人事・労務に関わる複数のシステムを1つにまとめたい企業の選択肢です。
マネーフォワード クラウド社会保険
- 作成した書類は電子申請も紙の申請もOK
- 従業員ごとの対応状況管理ができる
- 料率改定や申請様式の変更にも自動アップデートで対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド社会保険」は、社会保険手続きに必要な書類の作成や電子申請ができるクラウドサービスです。「マネーフォワード クラウド給与」の登録データと連携し、申請データを自動で作成できます。給与実績や従業員データを一か所で管理できるため、資格取得届や算定基礎賃金集計表などの書類作成の手間を抑えられます。従業員ごとの対応状況も管理画面で確認可能です。社会保険の手続きに必要な情報を中心に管理したい企業に向いています。
ジンジャー人事労務(社保手続き)
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jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務(社保手続き)」は、社会保険の各種手続きを書類作成から申請までWeb上で完結できる労務管理システムです。収集した従業員情報は人事データベースに自動で反映され、帳票の作成に必要な情報もデータベースから入力されます。ジンジャーシリーズでは、リアルタイムで反映される共通の従業員データベースを利用するため、部署間の情報差を減らせます。ジンジャーシリーズの製品を組み合わせ、基準となるデータベースを1つにしたい企業の候補です。
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- 勤怠・人事・給与システムとAPI・CSV連携可能
Biz-Zero （株式会社日本シャルフ）
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まとめ
労務管理システムのデータベースは、従業員の基本情報や雇用契約、社会保険の資格情報などを一元管理し、手続きや法定帳簿の作成に使い回すための土台です。給与計算や勤怠管理と連携する方法も、CSVやAPIなど製品によって異なります。初期登録の整理と更新ルールまで含めて検討しましょう。自社のデータ管理にあう製品を比較したい方は、資料請求を活用してください。
