ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入時に受けたい支援別
- 初期設定の相談ができる：ジンジャー人事労務(社保手続き)、ハーモス労務給与
- 従業員向けのマニュアルが用意されている：KING OF TIME 人事労務
- ■先に電子化したい書類別
- 雇用契約書・労働条件通知書：XOLOGY労務、ジョブカン労務HR、ハーモス労務給与、DirectHR、かんたん雇用契約forクラウド、奉行Edge 労務管理電子化クラウド
- 源泉徴収票・給与明細：サイレコ、カオナビ労務
労務管理システムの導入で最初に決めること
労務管理システムの導入を始める前に、何のために導入し、どの業務から電子化するのか、誰が導入を進めるのかを決めます。この土台が曖昧なまま製品を探すと、比較の基準がぶれる原因となりかねません。ここでは、最初に決めておきたい2つの項目を取り上げます。
導入目的と対象業務の明確化
まず、労務管理システムで解決したい課題を言葉にします。例えば「入社手続きの書類回収に時間がかかる」「紙の年末調整の確認作業を減らしたい」「電子申請に対応したい」などです。
課題が決まれば、最初に電子化する業務も絞り込めます。すべての手続きを一度に切り替える必要はありません。効果が出やすい入社手続きや年末調整から始め、慣れてから対象を広げる進め方もあります。目的は導入後の効果を確かめる基準にもなるため、文書に残しておきましょう。
導入体制と担当範囲の決定
導入は、人事労務の担当者だけで進めるのではなく、関係する部署を巻き込んで体制を作ります。従業員の個人情報を扱うため、情報システム部門にはセキュリティやアカウント管理の観点で、給与担当者には連携の観点で加わってもらうと安心です。
社労士に手続きを委託している場合は、社労士にも早めに相談しましょう。誰が何を決めるのかを最初に整理しておくと、判断が滞らず、特定の担当者に作業が集中することも防げます。
労務管理システムの導入時期の考え方
労務管理システムの導入は、労務の年間スケジュールを踏まえて時期を決めることが大切です。繁忙期に切り替え作業が重なると、通常の手続きにも影響が出るおそれがあります。
年末調整や算定基礎届の時期との兼ね合い
労務の繁忙期として代表的なのは、7月1日から10日までに提出する算定基礎届と、11月から12月にかけての年末調整です。この時期に初期設定やデータ移行を重ねると、担当者の負担が大きくなります。
一方で、年末調整をシステムで行いたい場合は、その前に従業員データの登録と従業員への案内を終えておく必要があります。最初に使いたい手続きの時期から逆算し、数か月の余裕を持って準備を始めましょう。必要な期間は従業員数や移行するデータの量によって変わるため、ベンダーに目安を確認しておくと計画を立てやすくなります。
入社や退職が集中する時期との兼ね合い
新卒の入社が集中する4月前後は、入社手続きの件数が増える時期です。入社手続きをシステム化して効果を出したいなら、その前に試行運用を終えておくと、新しい流れで多くの手続きを処理できます。
反対に、切り替え直後に大量の手続きを処理すると、操作に慣れていないことによる誤りが起こりやすくなります。自社で入社や退職が少ない時期を選んで本番運用を始めると、落ち着いて手順を確認できます。
労務管理システム導入の流れ
労務管理システムの導入は、製品の比較から本番運用の開始まで、大きく3つの段階で進めます。それぞれの段階で何を行い、どこまで確認できたら次に進むのかを決めておくと、計画どおりに進めやすくなります。
製品の比較と試用
決めた目的と対象業務をもとに、複数の製品の資料を取り寄せて比較します。対応している手続きの範囲や給与計算との連携、料金の仕組み、導入時の支援内容などを一覧にすると違いが分かります。
候補を絞ったら、無料トライアルやデモで実際の操作を確かめましょう。担当者の画面だけでなく、従業員が入力する画面も確認しておくと、導入後に問い合わせが集中する事態を防ぎやすくなります。
初期設定と従業員データの登録
契約後は、会社や事業所の情報、担当者の権限、承認の流れなどを設定し、従業員のデータを登録します。Excelや旧システムのデータを取り込む場合は、表記のゆれや空欄を事前に整理しておくと、取り込みの手戻りを減らせます。
初期設定やデータ移行の支援内容は製品によって異なります。設定方法の案内だけなのか、作業の一部を代行してもらえるのかを契約前に確認し、自社で対応する範囲を把握しておきましょう。登録後は、件数や主な項目を元のデータと照合しておくと安心です。
試行運用と本番への切り替え
本番の前に、一部の部署や少人数の従業員に絞って試行運用を行います。実際の手続きを一通り進め、書類の内容や従業員の入力状況、問い合わせの内容を確認します。
試行運用で見つかった課題は、設定や手順書に反映してから全社に広げます。切り替えの日を社内に告知し、紙の申請をいつまで受け付けるかも決めておくと、新旧の運用が混在する期間を短くできます。切り替え後しばらくは、問い合わせの内容を記録して手順書の改善に生かしましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入時に整えたい社内ルールと従業員の同意
労務管理システムの導入では、システムの設定だけでなく社内ルールの見直しも必要です。特に書類の電子交付とマイナンバーの取り扱いは、法令やガイドラインとの関係を確認しながら整えましょう。
書類の電子交付に関する同意の取得
雇用契約書や労働条件通知書、源泉徴収票、給与明細などを電子で交付する場合、書類によっては従業員の希望や事前の承諾が必要です。例えば労働条件の明示は、労働者が希望した場合に電子メールなどで行うことが認められています。
源泉徴収票を電子で交付するには、従業員から事前に承諾を得る必要があります。システム上で同意を取得し記録できるか、電子交付を望まない従業員に紙で交付する手順を用意しているかも確認しましょう。
マイナンバー取扱規程の見直し
マイナンバーをシステムで管理する場合は、社内の取扱規程に定めた保管方法や担当者の範囲を見直します。紙の書類をキャビネットで保管していた運用から、システムの権限設定で閲覧者を限定する運用に変わるためです。
誰がマイナンバーを閲覧・出力できるか、退職者の番号をいつ削除するかなどを、システムの設定とあわせて規程に反映させましょう。不明点は、個人情報保護委員会のガイドラインやベンダーの資料で確認できます。
従業員への周知と説明
新しいルールやシステムの利用開始は、前もって従業員に周知します。いつから何の手続きがシステムに変わるのか、ログインの方法、入力した情報が誰に見られるのかを説明すると、従業員の不安を和らげられます。
周知は社内メールだけでなく、朝礼や説明会、掲示など複数の方法を組み合わせると、パソコンを使わない従業員にも届きやすくなります。問い合わせ先とよくある質問も、あわせて案内しておきましょう。
導入後に効果を確かめる方法
労務管理システムは、導入して終わりではありません。最初に決めた目的に照らして効果が出ているかを確かめ、必要に応じて設定や運用を見直すことで、導入の成果を高められます。
手続きにかかる時間の比較
導入前に記録した手続きごとの作業時間と、導入後の作業時間を比べます。入社手続き1件あたりの時間や、年末調整の書類回収にかかった日数など、具体的な指標を使うと変化が分かりやすくなります。書類の差し戻しや記入漏れの件数も、あわせて比べておきたい指標です。
時間が思ったほど減っていない手続きがあれば、手作業で残っている工程を洗い出しましょう。給与計算との連携や通知の設定を見直すことで改善できる場合があります。設定で対応できない場合は、ベンダーのサポート窓口に相談してみましょう。
担当者と従業員の声の収集
数字だけでなく、実際に使っている人の声も集めます。担当者からは操作で迷う箇所や手間が残っている作業を、従業員からは入力画面の分かりにくさや問い合わせが多い点を聞き取りましょう。
集めた意見は、手順書やよくある質問の更新、設定の見直しに生かします。半年後や年末調整の後など時期を決めて振り返ると、継続的な改善の機会を作れます。
導入支援と電子化できる書類で比べる製品一覧
導入時に受けられる支援と、最初に電子化しやすい書類に注目して、この記事で紹介する労務管理システムをまとめました。導入計画を立てる際の比較材料としてご活用ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジンジャー人事労務(社保手続き) | 運用スケジュールや初期設定の支援、活用方法の提案まで受けられるサポートを用意 |
| ハーモス労務給与 | 導入担当が要件定義・設定・テストを実施し、専用の問い合わせ窓口も開設される |
| KING OF TIME 人事労務 | 従業員用・管理者用のマニュアルや設定サポートセミナー（動画）を用意している |
| ARDIO C1 | 導入から運用までのサポートを掲げる電子申請システム。平日はフリーダイヤルで相談できる |
| XOLOGY労務 | 労働条件通知書の配付とオンライン署名に対応し、独自の通知文書もテンプレート化できる |
| ジョブカン労務HR | 労働条件通知書や雇用契約書を作成し、電子契約で締結まで完結できる |
| サイレコ | 給与計算結果を取り込み、給与明細や源泉徴収票をシステム上で発行できる |
| カオナビ労務 | 給与・賞与明細や源泉徴収票の配布を電子化でき |
| DirectHR | 雇用契約書兼労働条件通知書やWEB給与明細など、必要な機能を選んで導入できる |
| かんたん雇用契約forクラウド | 入社・契約更新・退職の手続きを電子化。認定タイムスタンプにも対応している |
| 奉行Edge 労務管理電子化クラウド | 導入支援を用意。希望した社員とはWebで労働条件通知や雇用契約書のやり取りができる |
| e-AMANO人事届出サービス | 年末調整や給与明細などの手続きをクラウドで完結でき、スマホからも確認できる |
導入支援や書類の電子化に対応する労務管理システム
初期設定の支援や従業員向けの資料など導入時のサポートが確認できる製品と、雇用契約書や給与明細などの書類から電子化を始めやすい製品を紹介します。
ジンジャー人事労務(社保手続き)
- 面倒な労務関連業務の手続きがラクになる!
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 月800円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務(社保手続き)」は、初期導入から運用定着までのサポートを掲げる労務管理システムです。社会保険の書類作成と電子申請をWeb上で進められます。運用スケジュールや初期設定の支援に加えて、活用方法の提案も受けられます。導入初期のサポートプランは組織規模や体制にあわせて選べます。収集した従業員情報は人事データベースに自動で反映されるため、登録後の帳票作成にもつなげやすくなります。導入の段取りを相談しながら進めたい企業の候補です。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、導入担当による要件定義・設定・テストの支援を受けられる、労務と給与計算のクラウドサービスです。導入期間中は、企業専用の環境構築や導入作業用ドキュメントの提供、専用問い合わせ窓口の開設まで支援します。内定承諾書や雇用契約書などの書類を作成し、締結まで進められるため、入社時の書類から電子化を始める場合にも使えます。導入作業の負担を抑えたい企業の候補です。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、勤怠管理や給与と同じシリーズで提供される労務管理システムです。入社手続きやマイナンバー管理などに対応しています。従業員用と管理者用の各種マニュアルやオンラインヘルプ、設定サポートセミナー（動画）が用意されており、社内向けの操作案内を作る際の参考にできます。給与ソフトから出力した明細データを取り込むと、従業員はPDFやHTML形式で給与明細を閲覧できます。法改正への対応や機能追加は、年3回の無料バージョンアップで行われます。
ARDIO C1
- データの連携が柔軟にでき、業務効率化とサービス品質向上が実現
- クラウドで膨大な人事・労務データも堅牢なセキュリティで安心
- 長年培われたノウハウで、導入から運用まで手厚くサポート
三菱電機デジタルイノベーション株式会社が提供する「ARDIO C1」は、導入から運用までのサポート体制を掲げる、企業向けの電子申請システムです。入退社の手続きや育児休業などの給付金申請に使え、サポート面ではシステム技術や法改正対応、コールセンター対応などの専門スタッフを育成しています。平日はフリーダイヤルの窓口で相談できます。クラウドで提供されるため保守作業が不要です。対象従業員規模は1,000名以上とされており、大きな組織で電子申請の導入を進めたい企業の候補です。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」は、雇用契約まわりの通知文書を配付し、オンラインで署名を回収できるクラウド型の労務管理サービスです。労働条件通知書は、作成から入社予定者や従業員への配付、署名までオンラインで完結します。入社誓約書や個人情報取得同意書など、自社独自の通知文書もテンプレートとして保存できます。今の人事給与システムはそのままで、必要な機能だけを使える点も特徴です。雇用契約まわりの書類から電子化を始めたい企業に向いています。
ジョブカン労務HR
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- 人事労務まわりの紙書類ゼロへ、電子申請も利用可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員情報の収集から入退社の帳票作成、電子申請までを扱う労務管理システムです。書類作成機能では、事業所や従業員の情報を反映した労働条件通知書や雇用契約書を作成でき、電子契約による締結まで、オンライン上で完結します。年末調整では源泉徴収票の作成にも対応しています。電話・メール・チャットでの無料サポートが用意されており、導入後の質問もしやすい体制です。雇用契約の電子化を手始めに導入したい企業の候補です。
サイレコ
- 入社手続き、給与明細発行、台帳作成などの労務業務を効率化！
- ストレスチェックの実施や面談記録などの情報も管理可能
- 給与計算や勤怠管理システムと連携し、従業員情報を一元管理
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、給与明細や源泉徴収票の発行にも対応したクラウド型の労務管理システムです。給与計算システムから計算結果のデータを取り込み、給与明細や賞与明細、源泉徴収票をサイレコ上で発行できます。CSVファイルで情報を一括インポートでき、インポートのテンプレートも保存できるため、導入時の従業員データの登録に活用できます。ワークフローでの情報申請・承認にも対応しています。給与明細や源泉徴収票の電子化から始めたい企業に向いています。
カオナビ労務
- 入社手続きをペーパーレス化して大幅に工数削減
- 年末調整の記入や書類回収もオンラインでかんたん便利に
- 労務手続きで人材情報を一元化し、評価やスキルと一緒に管理可能
株式会社カオナビが提供する「カオナビ労務」は、入社から退社までの労務業務を支援するクラウド型の労務管理システムです。給与・賞与明細や源泉徴収の配布を電子化でき、明細の作成や封入、配布の作業を減らせます。年末調整はアンケート形式で回答でき、対応状況をシステム上で一元管理できます。まずは労務管理機能を中心に導入し、勤怠や人事評価などの機能を後から追加することも可能です。対象業務を段階的に広げたい企業の選択肢です。
DirectHR （株式会社エムケイシステム）
- 社員とのやり取りが必要な業務をカバーする6つの機能！
- 必要な機能だけを選択して最小コストで運用可能！
- 全国2600超の社労士事務所に使われる電子申請エンジン搭載！
かんたん雇用契約forクラウド （セイコーソリューションズ株式会社）
- 2024年4月法改正対応で有期雇用手続きを簡略化
- 認定タイムスタンプでコンプライアンスリスクを軽減
- 勤怠・人事・給与システムとAPI・CSV連携可能
奉行Edge 労務管理電子化クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 社会保険申請以外のほぼすべての労務管理手続きをペーパーレス化
- 「奉行シリーズ」連携であらゆる総務・労務管理業務を定型化！
- 24時間・365日監視で稼働率99.9％の安定稼働を実現！
e-AMANO人事届出サービス （アマノ株式会社）
- 紙の申告書不要で手続きをペーパーレス化。
- スマホから年末調整や給与明細を確認可能
- 各種給与ソフトと連携し手入力を削減
まとめ
労務管理システムの導入は、目的と対象業務、体制を決めたうえで、繁忙期を避けて比較と試用、初期設定、試行運用、本番切り替えの順に進めるのが基本です。書類の電子交付に必要な同意の取得やマイナンバー取扱規程の見直しなど、社内ルールの整備も欠かせません。導入時の支援内容は製品によって異なるため、資料請求で比較して自社にあう製品を選びましょう。
