ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■構築方法別
- クラウド型を契約し、エクスプローラーやFinderから使う：純国産クラウドストレージ Fileforce、DirectCloud、使えるファイル箱
- 自社専用の環境に構築する：TeamFile、Proself、Nextcloud
- 移行や運用設計の支援を受けられる：純国産クラウドストレージ Fileforce、SHARERN(シェアルン）、Fleekdrive
- ■ログイン認証・アクセス制御別
- シングルサインオン（SSO）連携：純国産クラウドストレージ Fileforce、GigaCC ASP
- Active Directory連携：純国産クラウドストレージ Fileforce、GigaCC ASP
- IPアドレス・端末の制限：純国産クラウドストレージ Fileforce、Fleekdrive、使えるファイル箱、PrimeDrive
オンラインストレージを構築する方法は大きく2つ
社内でオンラインストレージを構築する方法は、提供会社のサービスを契約して設定する方法と、自社で用意した環境にソフトを導入する方法に分けられます。必要な作業と体制が大きく異なるため、最初に方向性を決めましょう。
クラウド型のサービスを契約して設定する
提供会社が運用するオンラインストレージサービスを契約し、管理画面で利用者やフォルダ、権限を設定して使い始める方法です。サーバーの用意やセキュリティ更新、障害対応は提供会社が担うため、自社の作業は設定と運用ルールづくりが中心となります。
比較的短い期間で使い始めやすい反面、設定できる項目の範囲はサービスによって決まっています。自社の要件を満たせるかを、管理画面の項目や資料で事前に確認しておくことが大切です。管理者の権限を複数人に分けて付与できるかも、運用体制を考えるうえで確認したい点です。
自社の専用環境に構築する
自社のサーバーやクラウド上の仮想サーバーに、オンラインストレージのソフトを導入して構築する方法です。データの保管場所や機能を自社の方針で決められますが、サーバーの調達から更新、障害対応まで自社で担います。
この方法を選ぶ場合は、構築を担う技術者と、稼働後に運用を続ける体制が必要です。オンプレミス型の製品を購入して構築する場合は、提供会社の導入支援や保守契約で対応してもらえる範囲を確認しておきましょう。
構築前に決めるフォルダ構成とアクセス権
オンラインストレージの使いやすさと安全性は、フォルダ構成とアクセス権の設計で大きく変わります。利用者を登録する前に、どの単位でフォルダを分け、誰に何を許可するかを決めておきましょう。
部署・プロジェクト単位のフォルダ構成
フォルダは、部署ごとに分ける方法と、プロジェクトや取引先ごとに分ける方法が代表的です。部署をまたいだ共同作業が多い会社では、部署別の構成に加えて、プロジェクト用の共有フォルダを設けると使いやすくなります。
階層を深くしすぎると、目的のファイルを探しにくくなります。最上位の構成を情報システム部門で決め、その下の整理は各部署に任せるなど、決める範囲を分けておくとよいでしょう。フォルダ名の付け方のルールも、あわせて定めておきます。
役職や部署ごとのアクセス権の設計
アクセス権は、閲覧のみ、編集可、管理者といった段階を決め、部署や役職のグループ単位で付与すると管理しやすくなります。個人ごとに権限を付けると、異動や退職のたびに設定を変える手間が増えるためです。
人事や経理など機密性の高い情報を扱うフォルダは、閲覧できる人を限定します。設計した権限は一覧表にまとめ、誰がいつ変更したかを記録しておくと、後から権限の状態を確かめる際に役立ちます。
ファイル名と保存期間のルール
フォルダ構成とあわせて、ファイル名の付け方と保存期間のルールも決めておきます。ファイル名に日付や案件名を入れる形をそろえると、検索で目的のファイルを見つけやすくなります。
保存期間は、法令や社内規程で保管が求められる書類と、一定期間で整理してよいファイルに分けて考えます。期間を過ぎたファイルを整理する担当と時期を決めておくと、容量の増加を抑えられます。版の管理機能がある場合は、何世代まで残すかも確認しておきましょう。
オンラインストレージ構築時のログイン認証と社外共有
ログイン認証と社外共有のルールは、オンラインストレージを構築する段階で決めておきたい項目です。運用開始後に変更すると、利用者への周知や設定の見直しに手間がかかります。
社内の認証基盤との連携
社内でActive Directory（社内のアカウントを一元管理する仕組み）などを使っている場合は、オンラインストレージのアカウントと連携できるかを確認します。連携できれば、入社や退職にあわせたアカウントの追加・停止を一元的に行えます。
シングルサインオン（1回のログインで複数のシステムを使える仕組み）に対応したサービスであれば、利用者が覚えるパスワードを減らせます。多要素認証を必須にするか、社外のネットワークや私物端末からの利用を認めるかも、この段階で決めておきましょう。
社外共有のルールと制限の設定
取引先などへの社外共有は便利な一方、設定を誤ると情報の流出につながるおそれがあります。共有リンクへのパスワードや有効期限の設定を必須とするか、社外共有できる人を限定するかといったルールを決めます。
決めたルールは、管理画面の設定で強制できるかを確認しましょう。設定で制限できない項目は、利用ルールとして文書にし、共有中のリンクを定期的に点検する運用で補います。
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試験導入から全社展開までの構築スケジュール
設計が固まったら、一部の部署で試験導入し、課題を解消してから全社へ広げます。段階を踏むことで、設定の誤りや使い方の混乱を小さな範囲で見つけられます。
一部の部署で試験導入する
まず、ファイルのやり取りが多い部署や、新しいツールに慣れた部署を選び、数週間から数か月ほど試験的に使ってもらいます。フォルダ構成や権限の設計が実際の業務にあっているか、同期の速さや操作に問題がないかを確認しましょう。
試験導入の利用者からは、使いにくい点や足りない権限を集めます。出てきた意見をもとに設計を見直し、よくある質問をまとめておくと、全社展開後の問い合わせを減らせます。全社展開は一度に行うほか、部署ごとに順番に切り替える方法もあり、利用者数や移行するデータ量にあわせて選ぶとよいでしょう。
既存ファイルを移行し利用者へ案内する
社内のファイルサーバーなどから既存のファイルを移す場合は、移す対象と移さない対象を決めます。長く使われていない古いファイルまで移すと、容量を圧迫し、移行にも時間がかかります。
移行の前に、利用者向けの操作マニュアルと説明会を用意し、切り替えの日程を周知しましょう。移行後はファイルの数や権限が正しく引き継がれているかを確認し、問題があれば移行元に戻れるよう、一定期間は元のデータを残しておくと安心です。移行作業は業務への影響が少ない休日や月末以外の時期を選ぶなど、日程にも配慮しましょう。
構築後の容量管理とバックアップ
オンラインストレージは構築して終わりではなく、容量や権限、データの保護を継続して管理する必要があります。運用の作業を担当者1人に集めない体制も整えておきましょう。
容量と利用状況を定期的に確認する
保存されるファイルは、利用期間が長くなるほど増えていきます。管理画面で容量の使用状況を定期的に確認し、上限に近づいた場合は不要なファイルの整理や容量の追加を検討します。
あわせて、使われていないアカウントや、長く更新されていない共有リンクも確認しましょう。操作ログを確認できるサービスであれば、大量のダウンロードなど通常と異なる操作がないかを点検することにも使えます。
バックアップと運用体制を整える
クラウド型のサービスでも、誤って削除したファイルを復元できる期間や世代数には、サービスやプランによって上限が設けられている場合があります。ランサムウェア（データを暗号化して使えなくする不正プログラム）による被害に備え、復元できる範囲を確認し、必要に応じて別の場所へのバックアップも検討しましょう。
権限の変更やアカウントの管理は、手順書を作って複数の担当者で対応できるようにします。担当者の異動があっても運用が止まらないよう、設定の変更履歴も残しておきましょう。
構築方法と認証で比べる製品一覧
この記事で紹介するオンラインストレージを、構築のしやすさや認証・アクセス制御の機能を中心に一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 純国産クラウドストレージ Fileforce | ファイルサーバーの権限設計を維持してクラウド化。SSOやIPアドレス制限に対応 |
| DirectCloud | 容量課金制プランはユーザー数無制限。エクスプローラーからの操作やゲスト招待、二要素認証に対応 |
| 使えるファイル箱 | エクスプローラーやFinderで操作可能。2要素認証や特定デバイスのアクセスブロックに対応 |
| Fleekdrive | 共有リンクの有効期限やIP制限を設定可能。専任チームが運用設計から定着化まで支援 |
| GigaCC ASP | 企業間のファイル送受信・共有向け。Active DirectoryやSAML2.0のIdPとSSO連携が可能 |
| SHARERN(シェアルン） | ファイルサーバーからクラウドへの移行向け。データの国内保管やデータ移行の支援に対応 |
| TeamFile | 自社のストレージ環境に構築できる法人向けオンラインストレージ。CADなど大容量データに対応 |
| Proself | 自社で構築するオンラインストレージのパッケージソフト。各種設定を簡単に行える |
| Nextcloud | オープンソース型のオンラインストレージ。自前のプライベートサーバーにインストール可能 |
| PrimeDrive | 1GBから利用でき、1万ユーザーまで登録可能。IPアドレス制限を適用できる |
ファイル共有基盤の構築に使えるオンラインストレージ
クラウド型で契約して設定できる製品と、自社の環境に構築できる製品を、移行支援や認証連携の対応も踏まえて選びました。
純国産クラウドストレージ Fileforce
- オンプレの操作性とアクセス権限設計を維持してクラウド化
- 開発・運用・データ保管・サポートまですべて国内
- 25,000社以上導入。国産クラウドファイルサーバー(SaaS) No.1
ファイルフォース株式会社が提供する「純国産クラウドストレージ Fileforce」は、既存のファイルサーバーの設計・運用を引き継げる法人向けクラウドストレージです。フォルダ単位で閲覧・編集・削除などのアクセス権限を設定でき、部署・役職・プロジェクトにあわせた権限設計を行えます。SAML2.0対応のSSO連携や多要素認証、IPアドレス制限を備え、Active Directory連携は有償オプションで追加できます。無償のデータ転送ツールに加え、有償オプションとして導入支援のプロフェッショナルサービスも用意されています。
DirectCloud
- 取引先とのファイル共有が簡単でセキュア！
- ユーザー数無制限！定額制によるコスト削減
- 業界最多のログ取得が可能！強固なセキュリティ対策
株式会社ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud」は、容量課金制プランではユーザー数無制限で利用できる法人向けクラウドストレージです。DirectCloudドライブを使うとエクスプローラーやFinderから操作でき、従来のファイルサーバーに近い感覚で使い始められます。取引先などの外部ユーザーをゲスト招待してファイルを共有でき、共有リンクでは大容量ファイルも送れます（送信できる容量はプランによって異なります）。ランサムウェア対策を全プランで標準搭載し、ログイン時にワンタイムパスワードを求める二要素認証も設定できます。
使えるファイル箱
- エクスプローラーで利用可 使い慣れた操作で簡単導入を実現
- ユーザ数無制限×柔軟な権限管理でセキュリティ/業務効率大幅UP↑
- 2要素認証/2重暗号化/アクセスブロックなどセキュリティ対策も◎
使えるねっと株式会社が提供する「使えるファイル箱」は、エクスプローラーやFinderで操作できるファイル置き場を、利用者数を気にせず全社へ広げられるクラウドファイルサーバーです。料金はユーザー数無制限のプランのため、社員だけでなく取引先用のアカウントを作成しても料金は一律です。共有設定では読み込み・書き込み・アクセス制限を調整でき、2要素認証のオン・オフも切り替えられます。管理画面ではユーザーのアクセスデバイスを確認でき、特定デバイスからのログイン履歴の確認やアクセスブロックも可能です。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、脱ファイルサーバーを目指す企業向けのオンラインストレージサービスです。アクセス権限や承認フローを細かく設定でき、共有リンクの有効期限設定やアクセスログの可視化で社外とのやり取りも管理できます。通信の暗号化やアクセス制限、ログ管理、IP制限などのセキュリティ機能を備え、自動バックアップとバージョン管理にも対応しています。導入にあたっては、運用設計から定着化まで専任チームのサポートを受けられます。
GigaCC ASP
- 企業が求めるセキュリティ要件に対応し情報漏えいリスクを極小化
- ファイル共有作業や管理作業の自動化・効率化、負荷軽減を実現
- 2002年より提供開始。国産サービスとして豊富な導入実績
日本ワムネット株式会社が提供する「GigaCC ASP」は、企業間のファイル送受信・共有を安全に行うための国産サービスです。フォルダやアカウント単位で権限を設定でき、定期的に自動出力される履歴ログを自社内のサーバーなどへ自動でダウンロードする運用も可能です。SSO連携機能では、Active Directoryや一般のSAML2.0に対応したIdPと連携でき、利用者が管理するアカウントを減らせます。取引先とファイルをやり取りする基盤として検討できます。
SHARERN(シェアルン）
- データの保管は国内で安心
- データの移行もお手伝い
- 使いやすい
日本ワムネット株式会社が提供する「SHARERN(シェアルン）」は、社内のファイルサーバーをクラウドへ置き換える構築に向く企業向けクラウドストレージです。データは国内で保管され、ファイルサーバーからのデータ移行も支援を受けられます。共有領域にはアクセスコントロールを設定でき、サーバー内の暗号化や履歴ログの管理にも対応しています。取引先とはIDユーザーやゲストユーザーとしてファイルを受け渡せるほか、収集URLから閲覧・ダウンロードできない形でアップロードだけを受け付けることも可能です。
TeamFile （コンピュータ･ハイテック株式会社）
- 純国産20年の進化と実績あるストレージ
- 機密性の高いデータ交換が必要な顧客に愛用。
- Windows/MacOSのFinderで直接操作可能
Proself （株式会社ノースグリッド）
- 自社で構築するので自由度が非常に高い
- ネットがあればいつでもどこでもアクセスが可能
- シンプルな料金体系とパッケージソフトとしては低価格
Nextcloud （株式会社スタイルズ）
- デスクトップだけでなくモバイル環境からも利用可能！
- 自前のプライベートサーバにインストールが可能！
- セキュリティ性の高い暗号化機能とファイルアクセス制御
PrimeDrive （ソフトバンク株式会社）
- 1GBから利用でき、契約容量に関わらず1万ユーザまで登録可能
- IPアドレス制限が適用できるため、安全な運用を実現
- iPhoneやAndroidなど多彩なユーザインタフェースに対応
まとめ
オンラインストレージサービスでファイル共有基盤を構築する際は、まずクラウド型を契約して設定するか、自社の専用環境に構築するかを決めます。そのうえで、フォルダ構成とアクセス権、ログイン認証、社外共有のルールを先に設計することが大切です。試験導入で課題を解消してから全社に広げ、構築後も容量やバックアップを管理しましょう。構築方法や認証連携の対応範囲は製品で異なるため、資料請求で比べてみてください。
