ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行支援の内容別
- ExcelやCSVでのデータ取り込みに対応：レコル、給与kid6、Socia給与システム
- 初期設定の支援を受けられる：ハーモス労務給与、ジンジャー給与、レコル、Galileopt DX 給与大将
- ■外部連携システム別
- 勤怠管理システム連携：ハーモス労務給与、ジンジャー給与、マネーフォワード クラウド給与、ZeeM 人事給与
- 会計システムへの仕訳連携：Socia給与システム、ZeeM 人事給与
- 給与明細の電子配信：ジンジャー給与、レコル、マネーフォワード クラウド給与、Galileopt DX 給与大将、Socia給与システム
給与計算システムを乗り換えるタイミング
給与計算システムの乗り換えでは、いつから新システムで計算するかによって移行するデータの量が変わります。年間の労務イベントと重ならない時期を選ぶことも大切です。切り替え月を決める際の考え方を整理します。
1月支給分からの切り替え
移行の負担を抑えやすいのは、その年の1月に支給する給与から新システムで計算する方法です。所得税の年末調整は1月から12月の支給額で行うため、年初に切り替えれば旧システムの課税累計を引き継ぐ必要がありません。
注意したいのは、所得税の集計が勤務月ではなく支給日を基準に行われる点です。例えば12月勤務分を1月に支給する場合、その給与は翌年分の累計に入ります。締め日と支給日の関係を確認したうえで、切り替え月を決めましょう。
年の途中で切り替える場合
契約更新の時期や法改正への対応などの理由で、年の途中に乗り換えるケースもあります。その場合は、1月から切り替え前月までの累計データを新システムに入力すれば、年末調整まで新システムで処理できます。
年度単位で管理する社会保険のデータもあるため、4月を区切りにする方法も選択肢です。ただし、4月以降に切り替えると所得税の累計は引き継ぎが必要になります。移行するデータの量と社内の事情をあわせて判断しましょう。
繁忙期と重ならない月の選定
切り替えの時期は、給与担当者の業務が集中する月を避けると安心です。具体的には、11月から1月の年末調整、7月上旬が提出期限の算定基礎届、賞与の支給月が挙げられます。
こうした業務と移行作業が重なると、設定の確認や並行稼働に十分な時間を取れなくなる場合があります。繁忙期を避けて逆算し、準備期間を2～3か月程度確保できるかを目安にスケジュールを組むとよいでしょう。
給与計算システム乗り換えの手順
給与計算システムの乗り換えは、現行ルールの棚卸しから始め、設定とデータ移行、並行稼働での照合を経て本番に移ります。いきなり新システムで本番計算をするのではなく、段階を踏むことで計算誤りを防ぎやすくなります。
現行の計算ルールを棚卸しする
最初に、現在の給与計算で使っている支給・控除項目と計算式を一覧にします。手当の種類や残業代の計算方法、端数処理、締め日と支給日、雇用形態ごとの違いなどが対象です。
旧システムに長年設定されてきたルールは、担当者しか把握していない場合があります。就業規則や賃金規程と照らし合わせながら、複数の担当者で確認しましょう。整理した一覧は、新システムの設定や移行後の引き継ぎ資料としても役立ちます。
新システムを設定し、データを移行する
棚卸しした内容をもとに、新システムに支給・控除項目や計算式、端数処理を設定します。従業員の基本情報や口座情報、扶養情報などのマスタデータは、旧システムから出力したファイルを取り込む方法で移行できます。
取り込める形式や項目は製品によって異なるため、旧システムで出力できるデータと新システムの取り込み仕様を事前に照らし合わせておきましょう。初期設定やデータ取り込みをどこまで支援してもらえるかも、提供会社に確認しておくと安心です。
並行稼働で計算結果を照合する
設定が終わったら、旧システムと新システムで同じ月の給与を計算し、結果を照合します。総支給額だけでなく、残業代や各種手当、社会保険料、源泉所得税、住民税、差引支給額まで従業員ごとに比べることが大切です。
差異が出た場合は、設定の誤りか、旧システム側の手入力による調整かを切り分けます。並行稼働は1～2か月程度を目安に行い、差異の原因と対応内容を記録しておくと、本番移行後の問い合わせにも答えやすくなります。
年の途中で引き継ぐ給与・所得税のデータ
年の途中で給与計算システムを乗り換える場合、最も注意したいのが所得税に関する累計データです。毎月の源泉所得税は月ごとに計算できますが、年末調整と源泉徴収票の作成には1年分の数値が必要です。
課税支給額と源泉所得税の累計
新システムには、1月から切り替え前月までに支給した課税支給額、社会保険料の控除額、源泉所得税額の累計を従業員ごとに入力します。賞与を支給済みであれば、賞与分も含めて入力します。
給与計算システムには、前システム分の累計を入力する項目や取り込み機能を備えた製品があります。入力後は、旧システムの賃金台帳の合計と一致しているかを確かめ、差異があれば年末調整の前に修正しておきましょう。
年末調整と源泉徴収票は1年分で作成
年末調整は、その年の最後に給与を支払う会社が、1年間に支払った給与全体を対象に行います。システムを乗り換えても支払者は同じ会社のため、旧システム分と新システム分を合算して1回の年末調整を行います。
源泉徴収票も、従業員1人につき1年分を1枚にまとめて作成します。システムごとに分けて発行すると、従業員の確定申告や住民税の計算に影響する恐れがあります。累計の入力漏れがないことを確認したうえで作成しましょう。
前職分や扶養情報の引き継ぎ
その年に中途入社した従業員がいる場合、年末調整では前職の源泉徴収票の金額も合算します。旧システムに前職分を入力していた場合は、その数値も新システムへ移す必要があります。
扶養控除等申告書にもとづく扶養親族の人数や障害者控除の有無も、毎月の源泉所得税の計算に影響します。移行後の最初の給与で税額が変わっていないかを確認すると、扶養情報の移行漏れに気付きやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与計算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
社会保険料と住民税の引き継ぎ
社会保険料と住民税は、所得税とは集計の単位や決まり方が異なります。過去の決定内容や月ごとの金額をそのまま使う項目が多いため、何を引き継ぐかを項目ごとに確認しておきましょう。
標準報酬月額と保険料の控除月
健康保険と厚生年金保険の保険料は、標準報酬月額にもとづいて計算します。新システムには、従業員ごとに現在の等級と、これまでに改定された履歴を登録します。
固定的賃金が変わった直後に乗り換える場合は、随時改定の判定に使う変動月以降3か月分の報酬も必要です。また、前月分の保険料を当月の給与から控除している会社では、切り替え月に控除の重複や漏れが起きないよう、控除月の設定も確認しましょう。
賞与の標準賞与額の累計
賞与にかかる保険料は、賞与額の1,000円未満を切り捨てた標準賞与額で計算します。健康保険の標準賞与額には年度累計573万円の上限があり、この年度は4月から翌年3月までを指します。厚生年金保険の上限は1か月あたり150万円です。
年度の途中で乗り換える場合、すでに支給した賞与の標準賞与額を引き継がないと、健康保険の上限の判定を正しく行えません。賞与の支給実績がある従業員は、移行データに漏れがないか確認しましょう。
住民税の特別徴収税額
給与から天引きする住民税は、市区町村から届く特別徴収税額の通知にもとづき、6月から翌年5月までの12回に分けて控除します。端数の関係で、6月分と7月以降の月額が異なる場合があります。
新システムには、従業員ごとの月割額と残りの徴収月数を登録します。年度の途中に税額の変更通知を受けた従業員は、変更後の金額を反映しているかを確認しましょう。退職や転居で徴収方法が変わった従業員の情報もあわせて移します。
周辺業務と旧システムの扱い
給与計算システムを乗り換えると、勤怠や会計、銀行振込、給与明細といった周辺の業務にも影響が出ます。また、旧システムに残るデータの保管方法も決めておく必要があります。
勤怠や会計、振込データとの連携
勤怠管理システムから勤怠データを取り込んでいる場合は、新システムとの連携方法や項目の対応関係を確認します。会計ソフトへの仕訳連携や、銀行に送る振込データの形式も同様です。
連携の確認は、並行稼働の期間中に実際のデータで試すと安心です。取り込みエラーが起きた際に、どこで原因を確認し、誰が再取り込みを行うのかも決めておきましょう。担当者が複数いれば、不在時にも対応できます。
給与明細の配信方法と従業員への案内
給与明細をWebで配信している場合、乗り換えにより閲覧先やログイン方法が変わることがあります。従業員には、切り替え時期と新しい閲覧方法を事前に案内しましょう。
給与明細を電子交付するには、交付方法を示したうえで従業員の承諾を得る必要があります。新システムで交付方法が変わる場合は、改めて案内や承諾の手続きが必要かを確認します。書面での交付を希望する従業員への対応も決めておきましょう。
旧システムのデータ保管と解約時期
賃金台帳などの労務関係書類には、法令で保存期間が定められています。賃金台帳は5年間の保存が原則で、当分の間は3年間とする経過措置があります。旧システムを解約する前に、必要なデータを出力して保管方法を決めましょう。
旧システムは、年末調整や源泉徴収票の作成が終わるまで参照できる状態にしておくと、差異の確認に役立ちます。マイナンバーを含むデータは、受け渡しの方法や不要になったデータの削除方法も社内ルールに沿って決めておきます。
乗り換え先として比べたい給与計算システム一覧
この記事で紹介する給与計算システムを、移行や連携に関わる特徴とあわせて一覧にしました。取り込めるデータの形式や支援の範囲は、製品ごとに提供会社へ確認しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジンジャー給与 | ジンジャー勤怠・人事労務と連携し、勤務データや従業員情報を給与計算に反映できる。初期設定のサポートやWEB明細にも対応 |
| マネーフォワード クラウド給与 | さまざまな勤怠管理システムや労務管理ソフトと連携でき、勤怠データの取り込みから確定処理までを3ステップで進められる |
| ハーモス労務給与 | 導入担当が要件定義や設定、テストを行う導入支援を用意。HRMOSシリーズの勤怠管理システムの出勤データを取り込んで処理できる |
| Galileopt DX 給与大将 | 複数の締め日・支払日や事業所に対応する給与システム。訪問や電話、リモートでの導入支援があり、Edge Tracker連携で明細のWeb参照も可能 |
| レコル | 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整が1つになったクラウドシステム。給与データのCSVインポートや初期設定ガイドに対応 |
| 給与kid6 | 年の途中から導入しても使い始められる給与計算ソフト。社員情報はエクセルデータで取り込め、算定・月変や年末調整にも対応 |
| Socia給与システム | 雇用形態や子会社ごとに異なる給与体系を設定できる。CSV形式による一括入力や会計システムへの仕訳処理、Webでの明細閲覧に対応 |
| ZeeM 人事給与 | 人事管理と給与計算を統合したクラウドシステム。就業管理システムとの連携や会計仕訳に対応し、スマホから給与明細を照会できる |
移行支援や周辺システムとの連携で選ぶ給与計算システム
乗り換えでは、既存データの取り込み方法や初期設定の支援、勤怠・会計との連携方法が作業量を左右します。各製品の対応範囲を比べ、移行計画にあう製品を選びましょう。
ジンジャー給与
- だれでも使いやすい画面・操作性
- 各種手当の自動計算など給与計算業務の効率性向上を実現！
- 人事、勤怠などあらゆる情報をリアルタイムに自動連携可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、従業員情報や勤怠情報と自動で連携できるクラウド型の給与計算システムです。給与体系ごとに支給・控除項目や計算式を登録でき、各種手当を自動で計算します。ジンジャー勤怠と連携すると、勤務データが反映されるため、データのインポート作業が不要です。導入初期は組織規模や体制にあわせて選べるサポートプランがあり、初期設定のサポートも受けられます。給与明細や源泉徴収票は、WEBで公開できます。
マネーフォワード クラウド給与
- とにかく使いやすい画面設計が好評です
- web明細にも対応。スマートフォンでも給与明細の確認が可能です
- テレワーク・在宅勤務も簡単に実現
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、クラウド型の給与計算ソフトです。マネーフォワード クラウドシリーズとの連携に加え、外部システムとのAPI連携にも対応しており、さまざまな勤怠管理システムや労務管理ソフトと連携できます。毎月の給与計算は、勤怠データの取り込みから自動計算、確定処理までを3ステップで進められます。給与明細・賞与明細はWeb上で発行でき、従業員はPCやスマートフォンから閲覧できます。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、労務・給与に関する一連の業務を一つのシステムで処理できるクラウドサービスです。HRMOSシリーズの勤怠管理システムの出勤データを取り込み、給与計算から明細発行、年末調整まで対応しています。導入時は、導入担当が要件定義や設定、テストを実施し、企業専用の環境構築や導入作業用ドキュメントの提供、専用の問い合わせ窓口の開設も行います。設定作業を提供会社と相談しながら進めたい場合に、検討しやすい製品です。
Galileopt DX 給与大将
- 人事・給与情報を一元管理したい企業
- 毎年発生する改正にスムーズに対応
- 電子申請API 連携対応
株式会社ミロク情報サービスが提供する「Galileopt DX 給与大将」は、毎月の給与・賞与計算から社保算定、年末調整までをカバーする給与システムです。拠点や雇用形態で締め日・支払日が異なる場合や、複数事業所での運用に対応しています。クラウドサービス「Edge Tracker」と連携すると、給与明細書や賞与明細書、源泉徴収票のWeb参照が可能です。導入支援と運用支援は、訪問や電話、リモートで用意されています。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整をひとり300円で！
- レコルの勤怠データでそのまま給与計算、連携もラクラク
- 給与規定の複数パターン作成に対応、従業員毎に柔軟な計算が可能
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整が1つになったクラウドシステムです。レコルの勤怠データをワンクリックで連携して給与計算に使えるため、勤怠と給与で従業員情報を二重に更新する手間がかかりません。給与データはCSVでの出力・インポートに対応しています。無料の初期設定ガイドやメールサポートに加え、有償の個別サポートプランでは初期設定の代行も依頼できます。なお、給与計算は勤怠管理のオプション機能です。
給与kid6
- 多様な給与体系に柔軟な対応ができ、1つで複数会社の管理が可能
- 充実したナビゲーション機能で会社情報から年末調整まで簡単入力
- 充実のサポート体制で税法や保険の法律改正にも素早く対応
株式会社日本法令が提供する「給与kid6」は、複数の会社や顧問先の管理に適した給与計算ソフトです。年の途中から導入しても使い始められる設計で、氏名や扶養人数、基本給などの社員情報はエクセルデータで取り込めます。ナビゲーション画面に業務手順が表示されるため、給与・賞与や算定・月変、年末調整の入力を順に進められます。保険料率の変更や税制改正などの法改正には、日本法令のサポートで対応しています。全銀協仕様の振込データも作成できます。
Socia給与システム （株式会社エフエム）
- 役員・社員・アルバイト 全ての雇用形態に対応
- 管理資料を自由に作成できる「管理集計表」を実装
- 給与明細Webでペーパレス！
ZeeM 人事給与 （株式会社クレオ）
- 人事管理と給与計算を完全統合して業務効率化を実現
- 従業員はスマホから身上変更手続きや申請が可能
- 電子申請、マイナンバー管理にも対応
まとめ
給与計算システムの乗り換えは、1月支給分から切り替えると累計データの移行が少なく済みます。年の途中に乗り換える場合も、課税支給額や源泉所得税の累計、標準報酬月額、標準賞与額、住民税の月割額を引き継げば対応できます。並行稼働で計算結果を照合し、周辺業務への影響も確認しましょう。移行支援や連携機能を比較したい方は、資料請求で複数の製品を確認してみてください。
