PBXの転送機能の種類は？
PBXの転送機能は「内線転送」「外線転送」の２種類です。それぞれの種類について見ていきましょう。
内線転送
内線転送とは、内線を使って外線を転送することです。使い方は以下のとおりです。
- １．「外線01」で「内線201」宛の外線着信を受ける
- ２．「保留ボタン」を押す
※相手には保留のメロディーが流れる - ３．「201」をダイヤルし、「内線201」の内線電話機を呼び出す
- ４．内線201の社員の応答後、「外線01」に着信がある旨を伝えて受話器を置く
- ５．内線201の社員は「外線01」ボタンを押して、通話をする
内線電話は、主装置であるPBXにケーブルを使って接続されています。内線電話には「内線番号」が割り振られます。内線番号はPBXの種類によって異なるのが一般的です。「01、02」「201、202」「2001、2002」と、オフィスの規模で最大４桁の数字を使い分けます。
なお、緊急短縮ダイヤルの「110」「119」と間違われやすいため、基本的に「１」から始まる内線番号は使われていません。
外線転送
外線転送とは、登録済みの担当者の携帯番号や多拠点の固定電話に外線着信を転送することです。転送方法には「外線手動転送」「外線自動転送」の２種類があります。
まず、外線手動転送とは、外線着信を手動で転送することです。内線転送と同じ要領で転送します。機種によっては、電話を切った後に「接続」あるいは「転送」ボタンを押すものもあります。
そして、外線自動転送とは登録している携帯番号宛に外線着信を自動で転送することです。オフィスの電話のコールは鳴りません。担当者の不在時にこの機能を活用すれば、電話の取次ぎといった手間を減らせるだけでなく、重要な電話に漏れなく対応することが可能です。
なお、外線自動転送のほとんどが「外線転送不成立メール」機能とセットで利用されます。話し中や商談中などで携帯電話がつながらなかったとき、「着信相手」「着信番号」「着信時間」といった情報をメールで受け取れます。
不在転送の方法は？
外出や会議などで電話に出られないときは「不在転送」が便利です。そして、不在転送には「無応答転送」「話中転送」「ツインコール外線転送」の３種類があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
無応答転送
無応答転送とは<担当者が不在で電話に出ない場合、一定時間経過すると登録済みの携帯番号や固定電話宛に外線着信を自動転送する機能です。着信から転送までの時間を事前に設定しておく必要があります。なお、自席にいる場合は機能を解除しておかないと転送状態のままとなり、コールが鳴りません。
話中転送
話中転送とは、話し中にかかってきた外線着信を登録済みの内線番号宛に転送する機能です。転送先は自由に設定できます。留守番電話にも転送できるため、転送先が不在でも、電話を取りこぼすことはありません。話し中の着信時にのみ機能するため、通常時はコールが鳴ります。
ツインコール外線転送
ツインコール外線転送とは、内線電話機と登録済みの携帯電話などに同時に着信する機能です。また、「ツインショット転送機能」と呼ばれる機能もあり、こちらは転送先を２カ所設定でき、それらへの同時着信が可能です。一方、１つめの転送先で電話に出られなかった場合に、２つめの転送先を呼び出す機能は「順次転送」と呼ばれます。
PBXの転送機能を理解して導入を検討しよう
PBXの転送機能は「内線転送」「外線転送」の２種類です。そして、外線転送の方法は手動・自動の２つです。さらに、外出や会議などで電話に出られないときは「不在転送」の利用をおすすめします。
不在転送の方法は以下のとおりです。
- ■無応答転送
- ■話中転送
- ■ツインコール転送
PBXのもつこれらの機能を十分に理解し、導入を検討しましょう。
