PBXの転送機能の種類は？
PBXの転送機能は「内線転送」「外線転送」の２種類です。それぞれの種類について見ていきましょう。
内線転送
内線転送とは、内線を使って外線を転送することです。使い方は以下のとおりです。
- １．「外線01」で「内線201」宛の外線着信を受ける
- ２．「保留ボタン」を押す
※相手には保留のメロディーが流れる - ３．「201」をダイヤルし、「内線201」の内線電話機を呼び出す
- ４．内線201の社員の応答後、「外線01」に着信がある旨を伝えて受話器を置く
- ５．内線201の社員は「外線01」ボタンを押して、通話をする
内線電話は、主装置であるPBXにケーブルを使って接続されています。内線電話には「内線番号」が割り振られます。内線番号はPBXの種類によって異なるのが一般的です。「01、02」「201、202」「2001、2002」と、オフィスの規模で最大４桁の数字を使い分けます。
なお、緊急短縮ダイヤルの「110」「119」と間違われやすいため、基本的に「１」から始まる内線番号は使われていません。
外線転送
外線転送とは、登録済みの担当者の携帯番号や多拠点の固定電話に外線着信を転送することです。転送方法には「外線手動転送」「外線自動転送」の２種類があります。
まず、外線手動転送とは、外線着信を手動で転送することです。内線転送と同じ要領で転送します。機種によっては、電話を切った後に「接続」あるいは「転送」ボタンを押すものもあります。
そして、外線自動転送とは登録している携帯番号宛に外線着信を自動で転送することです。オフィスの電話のコールは鳴りません。担当者の不在時にこの機能を活用すれば、電話の取次ぎといった手間を減らせるだけでなく、重要な電話に漏れなく対応することが可能です。
なお、外線自動転送のほとんどが「外線転送不成立メール」機能とセットで利用されます。話し中や商談中などで携帯電話がつながらなかったとき、「着信相手」「着信番号」「着信時間」といった情報をメールで受け取れます。
不在転送の方法は？
外出や会議などで電話に出られないときは「不在転送」が便利です。そして、不在転送には「無応答転送」「話中転送」「ツインコール外線転送」の３種類があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
無応答転送
無応答転送とは担当者が不在で電話に出ない場合、一定時間経過すると登録済みの携帯番号や固定電話宛に外線着信を自動転送する機能です。着信から転送までの時間を事前に設定しておく必要があります。なお、自席にいる場合は機能を解除しておかないと転送状態のままとなり、コールが鳴りません。
話中転送
話中転送とは、話し中にかかってきた外線着信を登録済みの内線番号宛に転送する機能です。転送先は自由に設定できます。留守番電話にも転送できるため、転送先が不在でも、電話を取りこぼすことはありません。話し中の着信時にのみ機能するため、通常時はコールが鳴ります。
ツインコール外線転送
ツインコール外線転送とは、内線電話機と登録済みの携帯電話などに同時に着信する機能です。また、「ツインショット転送機能」と呼ばれる機能もあり、こちらは転送先を２カ所設定でき、それらへの同時着信が可能です。一方、１つめの転送先で電話に出られなかった場合に、２つめの転送先を呼び出す機能は「順次転送」と呼ばれます。
PBXの転送機能を活用するメリット
PBXの転送機能を活用すると、担当者不在時や外出中でも電話をつなぎやすくなり、電話対応の効率化につながります。ここでは、PBXの転送機能を活用する主なメリットを紹介します。
電話の取りこぼしを防げる
PBXの転送機能を活用すれば、担当者が不在の場合でも、別の内線や携帯電話へ着信を転送できます。無応答転送や話中転送などを設定しておくことで、会議中や外出中でも電話を受けられる体制を整えられます。顧客や取引先からの重要な連絡を逃しにくくなり、機会損失の防止にもつながるでしょう。
担当者への取次ぎを効率化できる
PBXでは、代表電話にかかってきた着信を担当者の内線や外部番号へスムーズに転送できます。電話を受けた社員が担当者を探したり、折り返し対応を依頼したりする手間を減らせるため、取次ぎ業務の効率化が可能です。部署や拠点をまたいだ電話対応が多い企業でも、スピーディーに担当者へつなげられます。
外出先や在宅勤務中でも代表電話に対応できる
外線転送やスマートフォン連携に対応したPBXであれば、オフィスにいない担当者でも代表電話への着信に対応できます。外出先や在宅勤務中でも顧客対応を継続しやすくなり、働く場所に左右されない電話対応体制を構築できます。テレワークやハイブリッド勤務を導入している企業にも適しています。
顧客対応のスピードを高められる
PBXの転送機能により、着信内容に応じて適切な担当者や部署へすぐに電話をつなげられます。顧客を待たせる時間を短縮できるため、問い合わせ対応や商談の初動を早められるでしょう。また、担当者が不在の場合でも別の社員へ転送できる体制を整えておけば、対応遅れの防止にもつながります。
PBXの転送機能は、電話の取りこぼし防止や取次ぎ業務の効率化に役立ちます。ただし、対応できる転送方式やスマートフォン連携、通話品質、料金体系は製品によって異なります。自社の電話対応にあうPBXを選ぶためにも、複数製品を比較検討しましょう。
PBXの転送機能を比較するポイント
ここでは、PBXの転送機能を比較する際に確認したいポイントを解説します。
転送先を柔軟に設定できるか
PBXを比較する際は、転送先をどの程度柔軟に設定できるか確認しましょう。内線電話だけでなく、担当者の携帯電話や別拠点の固定電話、部署単位の代表番号などへ転送できる製品であれば、業務状況に応じた電話対応がしやすくなります。また、時間帯や曜日、担当者の在席状況に応じて転送先を切り替えられるかも重要なポイントです。
スマートフォンや外出先への転送に対応しているか
営業担当者の外出が多い企業や、テレワークを導入している企業では、スマートフォンや外出先への転送に対応しているPBXが便利です。会社にいない担当者でも代表電話への着信を受けられるため、電話の取りこぼし防止につながります。スマートフォンを内線化できるクラウドPBXであれば、外出先から会社番号で発着信できる場合もあります。
無応答転送・話中転送など必要な転送方式に対応しているか
PBXには、一定時間応答がない場合に転送する無応答転送や、話し中の着信を別の番号へ転送する話中転送など、さまざまな転送方式があります。必要な転送方式に対応していないと、担当者不在時や通話中の電話対応が十分に行えません。自社の電話対応フローを整理したうえで、必要な転送機能を備えた製品を選びましょう。
クラウドPBXかオンプレミスPBXか
PBXには、インターネット経由で利用するクラウドPBXと、自社内に機器を設置して運用するオンプレミスPBXがあります。クラウドPBXはスマートフォン連携や外出先での利用に強く、テレワークや複数拠点での電話対応に向いています。一方、オンプレミスPBXは自社環境にあわせた細かな設定や既存設備との連携がしやすい場合があります。運用体制や利用シーンに応じて選びましょう。
「自社に合うPBXを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。
PBXの転送機能を理解して導入を検討しよう
PBXの転送機能は「内線転送」「外線転送」の２種類です。そして、外線転送の方法は手動・自動の２つです。さらに、外出や会議などで電話に出られないときは「不在転送」の利用をおすすめします。
不在転送の方法は以下のとおりです。
- ■無応答転送
- ■話中転送
- ■ツインコール外線転送
PBXのもつこれらの機能を十分に理解し、導入を検討しましょう。
