クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、インターネット経由で利用できる電話システムのことです。従来のPBXはオフィスにシステムを設置し、電話回線を通して各電話機をつなぐことで内線・外線機能を利用していました。クラウドPBXはインターネットを介するため、パソコンやスマートフォンでも内線・外線を共有できます。
ただし、クラウドPBXでFAX機能を使う場合、アナログ回線を使用する複合機との併用が難しい場合もあります。しかし、インターネットFAXや変換アダプタの活用によって、FAX機能も利用可能です。
以下の記事では、クラウドPBXの基本概要やメリット・デメリットについて解説するとともに、おすすめ製品を比較紹介しています。
クラウドPBXのFAX送受信方法
クラウドPBX導入後に、FAXを円滑に利用する方法について詳しく見ていきましょう。ただし、以下の方法はすべてのクラウドPBXサービスが対応しているわけではないため、注意してください。
変換アダプタを使用する
FAXの規格は、アナログ回線の使用を前提としています。一方、昨今のインターネット回線は光回線を筆頭に、基本的にデジタル信号でやり取りを行います。したがって、FAXをクラウドPBX導入後の環境で使用する場合、アナログ回線用のデータをデジタル信号に置き換えなければなりません。
具体的には、変換アダプタをFAXに接続することで解決します。このアダプタがあれば、これまでと同じ番号・操作方法でFAX利用が可能です。
転送サービスを利用する
新たにクラウドPBXを導入した場合、古い番号宛に送られたFAXを受け取れません。そこで、クラウドPBXのサービスを利用し、古い番号をクラウドのデータセンターに設置します。新旧２つの番号を併用することにより、古い番号宛に送られたデータを、オフィスに設置した新番号のFAXに転送できます。
これはFAXの操作方法が変わらないうえ、送受信の失敗リスクも低い方法です。ただし、転送するごとに数円程度の転送料が発生するため、注意しましょう。
インターネットFAXを活用する
インターネットFAXとは、複合機を介さずにネット回線を通じてパソコンやスマートデバイスなどで利用するFAXのことです。Eメールを利用してFAXを送信すると、ベンダーのサーバを通じ、デジタルからアナログに変換されます。アナログに変換されたFAXデータが取引先のFAX機や複合機に送信されるため、取引先はFAXの利用形態を変える必要はありません。
インターネット環境さえあれば場所を選ばず利用でき、データの保存や編集、共有なども可能な場合があります。
クラウドPBXにおけるFAX機能のメリット
クラウドPBXのFAX機能を活用することで、場所を選ばず送受信できたり、FAXのペーパーレス化につながったりするなどのメリットが得られます。以下で詳しく解説します。
ネット環境があれば場所を選ばず利用可能
クラウドPBXでは、インターネット環境さえあれば、複合機のない場所からでもFAXを送受信できるのがメリットです。外出先でもスマートフォンやパソコンからFAX内容の確認が可能なため、営業職やテレワークの社員、建設現場の担当者など、オフィス外における業務を効率化します。
複合機不要
複合機タイプのFAX機は、一機あたり100万円以上するなど高額なうえに、印刷枚数に応じて発生するカウンター料金を支払う必要があります。クラウドPBXでは、FAX内容を電子化しデータでやり取りするため、複合機や電話回線が必要ありません。複合機における設備保守の手間やコストが削減できるのもメリットです。
ペーパーレス化でコスト削減
クラウドPBXのFAX機能では、複合機を介さずにインターネット上でやり取りするため、印刷用のインク代や用紙代などが削減できます。また、紙で印刷したFAX文書は保管の手間がかかったり保管場所の確保が必要になったりしますが、クラウドPBXで受信したFAXは、データで保管されるため、省スペース化にも効果的です。
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FAX機能付きクラウドPBX利用上の注意点
クラウドPBXでFAX機能を利用できますが、送信可能なデータ量やサイズなどにおいて制限を設けている場合があります。また、複合機でのFAX利用と併用が難しいケースがある点にも注意が必要です。詳しく見ていきましょう。
送受信可能なデータやサイズに制限がある
クラウドPBXでインターネットFAXを利用する場合、一度に送受信可能なページ数が制限されている場合があります。上限以上の枚数を送信または受信する際には、回数を分ける必要があるでしょう。また、１か月あたりの送受信可能枚数に上限があるケースもあります。月の前半・後半、または週ごとで送受信する枚数を調整しなければならないため、注意しましょう。
さらに、送受信可能な用紙サイズにも限度がある場合もあります。また、送信と受信で受け入れ可能な用紙サイズが異なる製品もあるため、導入前に確認してみましょう。
複合機のFAX利用が不可の場合もある
クラウドPBXの回線には、IP回線と光回線があります。一般的に、FAXはアナログ回線に接続して利用するため、IP回線を使ったクラウドPBXは、複合機のFAX機能の併用が難しい傾向にあります。
一方、光回線を使用する場合、製品によってはアダプタを用いて複合機とインターネットを接続すれば、FAX機能が利用可能です。ただし、もともと想定された使い方ではないため、思わぬ不具合が生じて送受信に失敗する可能性もあります。クラウドPBX導入時に、利用回線のタイプとFAX利用の可否について、ベンダーに問い合わせてみましょう。
FAX機能が利用できるクラウドPBXを比較
ここからは、FAX機能を提供しているクラウドPBXについて、特徴や価格、無料トライアルの有無などを比較します。気になる製品は、「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求が便利です。
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以下の記事では、最新のおすすめPBXについて、特徴や価格、機能などを徹底比較しています。導入時の参考情報として、役立ててください。
FAX利用に対応したPBXの導入を検討しよう
クラウドPBXでFAX機能を利用する場合は、変換アダプタやインターネットFAXを活用するとよいでしょう。クラウドPBXのFAX機能を利用すれば、場所を選ばず送受信ができたり、複合機が不要になるため設備保守や印刷にかかる費用などが削減できたりします。業務効率化やコスト削減のためにさっそく資料を取り寄せ、自社に合う製品の比較をしてみてはいかがでしょうか。
