クラウドPBXの導入後に、FAXはそのまま使える？

クラウドPBXの導入後、FAXはそのまま使える？

クラウドPBXの導入後も、FAXをそのまま利用する方法を紹介します。

変換アダプタを使えば使用できる

FAXの規格はアナログ回線の使用を前提としています。一方、昨今のインターネット回線は光回線を筆頭に、基本的にデジタル信号でやり取りを行います。したがって、FAXをクラウドPBX導入後の環境で使おうとしたら、アナログ回線用のデータをデジタル信号に置き換えなければなりません。

具体的には、変換アダプタをFAXに接続することで解決します。このアダプタさえあれば、これまでと同じ番号・操作方法でFAXを利用可能です。

送受信に失敗する可能性がある

FAXはアナログ回線でやり取りするように作られています。変換アダプタを使えばデジタル回線でも使用可能ですが、もともと想定された使い方ではありません。

そのため、思わぬ不具合が生じて送受信に失敗することがあります。その度に再送したり、相手に再送を依頼したりしなければならず、大きな負担になるかもしれません。

クラウドPBXの導入後にFAXを円滑に利用する方法は？

続いて、クラウドPBX導入後にもFAXを円滑に利用する方法を２つ紹介します。ただし、以下の方法はすべてのクラウドPBXサービスが対応しているわけではないため注意してください。

新旧２つの番号を使用する

FAX用に新たに電話番号を取得することで、FAXを引き続き使えます。しかし、その場合自社のFAX番号が変わってしまうため困る人も多いでしょう。そこで、新旧２つの番号を使い分けるという方法があります。

まず、新しい電話番号を取得し、それをオフィスのFAXに接続します。しかし、このままでは古い番号宛に送られたFAXを受け取れません。そこで、クラウドPBXのサービスを利用し、古い番号をクラウドのデータセンターに設置します。これにより、古い番号宛に送られたデータをオフィスに設置した新番号のFAXに転送してもらうことができます。

これはFAXの操作方法が変わらないうえ、送受信の失敗リスクも低い方法です。ただし、転送してもらうたびに数円程度の転送料が発生するため、コストは高くなります。

インターネットFAXを活用する

インターネットFAXとは、パソコン上で使うFAXのことです。FAXの送信も、受信したFAXの確認もすべてパソコン上で行うことになります。ほとんどメールのようなものといえるでしょう。しかし、やり取りする相手はFAXであるため、取引先はFAXの利用形態を変える必要はありません。

この方法のメリットは、番号をそのまま利用できることです。先述した方法のように、新たに番号を取得して転送するといった工程はありません。また、FAXの機械が必要ないため、場所を選ばず利用できるのも特長です。サービスによってはスマホで送受信できることもあります。

ただし、これまで使っていたFAXの機械を使わず、代わりにパソコン上で操作するため、慣れるまでが大変です。ITツールの扱いが苦手な人にとっては負担となるかもしれません。

FAX利用に対応したPBXの導入を検討しよう！

FAXはクラウドPBX導入後でも使えます。その方法は以下の３つです。

• ■変換アダプタを使う
• ■２つの番号を使う
• ■インターネットFAXを使う

このうち、変換アダプタを使う方法は送受信に失敗することがあるため非推奨です。特に理由がなければ残り２つから選びましょう。

その２つにもそれぞれメリットとデメリットがあります。自社ではFAXをどのように利用したいのか考えたうえで、クラウドPBXの導入を検討しましょう。