プロジェクト管理は工数比率の見積もりが重要？円滑に管理する方法

プロジェクトにおける工数比率とは

プロジェクトにおける工数比率とは、進捗管理・品質管理・変更管理・障害管理などの工数の比率です。工数比率は、管理工数を比率で考える手法です。どの工程にどのくらいの工数を割り当てるのかを考えることで、見通しを立てます。

プロジェクトを成功させるには、適切な見積もりが欠かせません。これをおろそかにすると、思わぬところで時間や手間がかかります。その結果、納期に間に合わない、品質が下がるといった問題が生じるでしょう。

プロジェクトの管理工数は、全体工数の１～２割程度が割り当てられます。とはいえ、実際にどのくらいの工数を要するかはケースバイケースです。そのためにはまず、必要な作業項目を整理し、綿密に見積もりましょう。

工数比率の見積もり方

プロジェクトの管理工数は、全体工数の１～２割程度が割り当てられますが、ユーザー企業に対して、なぜ１～２割程度の工数を要するのか、管理工数の根拠を具体的に提示しすることでより納得が得られます。ここでは、具体的に工数比率の見積り方について、解説します。

管理工数の作業項目を洗い出す

管理工数の見積もりは、目安がなく難しいのが特徴です。具体的にどのような作業を要するのか、それにどのくらいの手間がかかるのか、予想が困難です。少しでも正確な見積もりを試みるためには、以下のように作業項目を洗い出すと良いでしょう。

進捗管理

WBS作成、報告書作成、ミーティング

品質管理

有識者によるレビュー、不具合の管理

変更管理

仕様変更に関する会議

障害管理

障害の集計、改修計画

このように細分化することで、どのくらいの工数が必要になるのか分かりやすくなります。

作業にかかる工数を具体的に算出する

管理作業項目を洗い出したら、それぞれの工数を具体的に算出しましょう。

例えば、進捗管理のミーティングでは、何名参加で何時間のミーティングが週何日、1ヵ月でどれだけの時間と人手が必要か、具体的に数値を算出します。管理作業に必要な工数を具体化することで、工数の根拠を提示することができるでしょう。

対象作業に対して工数を割合で算出する

工数見積もりにおいては、「テスト工数」「管理工数」などは、工数見積もりの根拠を提示することが特に難しいため、「工数割合」という考え方が用いられます。ここではV字モデルのテスト工数を想定して、見積もり方の例を見ていきましょう。V字モデルとは、開発工程とテスト工程の関係を図示したものです。以下のように開発とテストを対応させます。

• ■要求分析→受け入れテスト
• ■要件定義→システムテスト
• ■基本設計→結合テスト
• ■詳細設計→単体テスト
• ■コーディング→コードレビュー

開発工程は上から、その後のテスト工程は下から（V字型に）進めていきます。テスト工数の見積もりでは、どの工程を対象とするか、また対象の工程に対する工数割合を見極める必要があります。

このモデルを参考にすると、「要求分析」に対して「受入テスト」、「基本設計」に対して「結合テスト」というように、各テスト工程に対して対象が明確化され、どのテスト工程にどのくらいの工数がかかりそうなのか、想定しやすくなるでしょう。たとえば、「各テスト工程は対象開発工程の４割の工数を割り当てる」と決めれば、それぞれの工数を算出できます。

ただし、管理工数はテスト工数のように作業対象が明確ではありません。そのため、V字モデルも万能ではなく、考え方の１つとして認識しておきましょう。

プロジェクトの工数管理を円滑に行う方法

プロジェクトの工数管理を円滑に行うには、ツールを活用した以下のような方法があげられます。

プロジェクト管理ツールを導入する

プロジェクト管理ツールを導入することで、管理が円滑になります。プロジェクト管理ツールは、以下のような情報をもとに見積もりを立てる機能が備わっています。

• ■要員計画
• ■機能内訳
• ■工数入力

一度上手くいった見積もり方法を記録しておけば、同じようなプロジェクトの際に活用できます。それがノウハウとして蓄積され、より精度の高い見積もりが実現するでしょう。

そのほか、作業工数のグラフ化やレポート出力など、工数を管理するうえで便利な機能を多数備えています。このようなプロジェクト管理ツールを利用することで、適切に工数管理ができるようになるでしょう。

プロジェクト管理ツールを現場が使用する

プロジェクト管理ツールを現場の従業員が使用することで自然と工数管理に意識が向くようになります。それまでは報告のために仕方なくデータを集めていた人も、自分に関わることとして積極的に行動できるようになるでしょう。結果として、正確なデータが集まり、見積もりの精度が向上するでしょう。

おすすめのプロジェクト管理ツールについては以下の記事で解説しています。

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管理ツールを導入してプロジェクトを円滑に進めよう

プロジェクトにおける工数比率とは、管理工数を割合で考える手法です。全体の何割をどの工程に割くのか、という視点で必要工数を見積もります。

見積もり方には、V字モデルなどの考え方があります。とはいえケースバイケースな部分も大きいので、ノウハウを積み重ねることが大切です。そのためにプロジェクト管理ツールを導入し、円滑な管理を目指してください。