プロジェクトにおけるフォルダ管理の必要性
プロジェクトでは複数のメンバーでフォルダを使用するため、適切に管理していなければ業務の効率が悪くなります。
例えば、古いバージョンのファイルがよく利用する場所にあれば、間違って使ってしまうこともあるでしょう。保管されているファイルが整理されていないと、必要なデータを探すとき時間がかかってしまいます。
また、フォルダを管理するルールが決まっていなければ無法地帯となり、メンバーが整理するモチベーションの低下を招きます。プロジェクトの後半になるにつれて管理が煩雑になり、大事なデータを共有できず納期に遅れてしまうこともあるでしょう。
プロジェクト管理を適切に行うためにはフォルダ管理を行い、必要な情報を効果的に共有できる体制が求められます。
プロジェクト管理におけるフォルダ構成のルール
つづいて、プロジェクト管理におけるフォルダ作成のルールを見ていきましょう。
１：ファイル名は日時を表記する
プロジェクト管理を効果的に行うためには、保管するファイルの名前に日時を入れることがおすすめです。
フォルダ管理では、一目で誰でもわかるように情報を共有します。１日ごとに更新するようなファイルであれば、日時が入っているだけで最新のファイルか分かるでしょう。
長期間行っているプロジェクトであれば、年・月・日を入れましょう。１日に何回も更新するようなファイルであれば時間も入れます。こうすることで、検索する際の効率化にもつながるでしょう。
２：階層は簡潔にする
フォルダは階層を作って管理できますが、なるべくシンプルにしなければなりません。
例えばファイル名やフォルダ名が思い出せないときは、各階層のフォルダの中身を確認しなければなりません。階層が深ければ、求めているファイルを見つけるのに時間がかかるでしょう。また、日々使う業務のフォルダであれば、辿りつくプロセスが複雑になります。
ファイル数が多いときも作成するフォルダを工夫して、階層を少なくしましょう。
３：使わないファイルは捨てる
タスクが完了して使わないファイルができたら捨てるルールを作る必要があります。整理されていないフォルダの特徴は、使用しないファイルがフォルダ内に混在していることです。複数のファイルがフォルダ内に存在していれば、目視で確認しずらくなるでしょう。
必要なデータを捨ててしまうことが恐いのであれば、ゴミ箱の代わりになるフォルダを作成すると良いでしょう。
重要なことはフォルダ内を整理して見やすくすることです。完了したタスクの不要なファイルは「ゴミ箱」「完了済」などの名前を付けたフォルダに移動させましょう。
４：ショートカットを効率的に使用する
普段から使用頻度が多いフォルダ・ファイルがあればショートカットを作成することがおすすめです。ショートカットを作成すれば、深い階層にあるデータでも一発でアクセスできます。
今まで目的のファイルに辿りつくまでに時間がかかっていたのなら、その分時間短縮できるでしょう。毎日アクセスするフォルダがある場合は活用するのがおすすめです。この際、ショートカットが増えすぎないように注意しましょう。共有フォルダのショートカットは自分のデスクトップ上にも作成できるので、活用してみてください。
ファイル管理のよくある失敗例
最後に、ファイル管理でよく起こる失敗例を見ていきましょう。
デスクトップにファイルを保存
プロジェクトで使う共有のファイルをデスクトップに保存するのは、よくやってしまうミスでしょう。各PCのデスクトップは社内ネットワークに繋がっていないため、他のメンバーのPCからはアクセスできません。
例えば、デスクトップのファイルを保存したまま、担当者が出張にいけば誰も該当するファイルを操作できないでしょう。このミスでプロジェクトが遅れるケースもあるため、デスクトップに保存しないようにルール化することが大切です。
ファイル名から時系列がわからない
ファイル名に日時を入れることで効果的に管理できますが、何回も修正すると時系列がわからなくなるでしょう。
例えば、「○○プロジェクト【最終版】」というファイルを修正する場合、どのような名前を付ければ良いでしょうか。「○○プロジェクト【最終版その２】」などのようにしてしまうと、どれが最終版なのか分からなくなります。
重要なのはファイル名に使用しない言葉を決めることです。適切なファイル名にしなければ、古いファイルと間違える可能性が高くなるでしょう。
ダウンロードしたファイルが散在
ファイルをダウンロードする機会は多いですが、複数のファイルが散在する原因になりかねません。ダウンロードする設定によって保存される場所も異なるため、同じファイルがさまざまな場所に存在することが多いです。
ファイル名を変えずに編集していれば、どれが作業をしていたファイルか分かりません。個人のデスクトップ上でも混乱するため、チームで共有しているフォルダであればより複雑でしょう。
同じファイルを何回もダウンロードしないように意識し、増えすぎた無駄なファイルは削除するようにルール化します。
簡潔なフォルダ構成でプロジェクトを管理しよう！
プロジェクト管理ではチームで共有するフォルダの構成を効率化しなければなりません。
今必要なデータ・ファイルは、誰でもわかるように保管する必要があります。ルール化していないと、最新ファイルの発見に手間取る上、古いファイルを開いて時間を無駄にしてしまうでしょう。
ファイル名に日時を入れることやフォルダの構成をシンプルにすることが大切です。簡潔なフォルダ構成でプロジェクトのファイルを適切に管理しましょう。
