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プロジェクト管理で運用ルールを決めるには?

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2020年07月06日 最終更新
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プロジェクト管理で運用ルールを決めるには?

プロジェクト管理における運用ルールはどのように決めればよいのでしょうか。また、決めた後はどのようにして周知すればよいのでしょうか。上手くルールが共有できず、思わぬミスが生じて困ったことのある人は多いでしょう。

この記事では、ルールを決める手順や共有方法を紹介します。ぜひ参考にしてプロジェクト管理に活かし、プロジェクトを成功へ導いてください。

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プロジェクト管理で運用ルールを決めるまでの流れは?

プロジェクト管理で運用ルールを決めるための流れを見ていきましょう。

1:運用要件定義書を作成する

プロジェクトを運用する際の土台づくりとして、運用要件定義書を作成しましょう。要件定義とは、達成すべき目標やそれを実現するための方法を定めることです。これをもとに、その後の具体的なスケジュールを決めます。

要件定義の段階では、その後のことを考え、あらゆる可能性を考慮することが大切です。

2:運用フロー図を作成する

全体の流れを運用フロー図として作成しましょう。図示することで、メンバー間で作業の流れを共有できます。このとき、以下の3点を明確に記載することが大切です。

  • ■作業者
  • ■作業タイミング
  • ■作業内容

また、フロー図とは別に、作業カタログも作成します。こちらには、実際に作業するメンバーが作業内容を把握できるよう、ブレイクダウンしたタスクを記載しましょう。

3:運用手順書を作成する

運用手順書を作成しましょう。運用手順書は、実際に作業を行うメンバーが利用するものです。分かりやすく具体的なマニュアルとなるよう、以下の工夫をしましょう。

  • ■図や画像を使う
  • ■分かりにくい語句には注釈を加える
  • ■誰が何をするのか、省略せずに記載する
  • ■チェックリストを添付する

運用手順書には、所要時間は記さないようにしましょう。時間よりも、正確に作業をこなすことに集中すべきだからです。時間目標は、メンバーが習熟してから考え始めましょう。

定めたルールを共有するには?

定めたルールを共有するための、コミュニケーションルールを策定する方法を解説します。

会議体をつくる

会議体を明確に定義し、コミュニケーションを円滑にしましょう。

はじめに定義するのは、会議の目的です。会議とは本来調整するために行うものです。つまり、すべて順調に進んでいるのであれば、会議は必要ありません。逆に会議が必要なのであれば、どこに問題があるのかをはっきりさせなければいけません。

目的の次には、以下のような具体的な項目を決めます。

  • ■場所・日時
  • ■参加者
  • ■時間配分
  • ■会議内での役割分担

これらを決め、無駄のない会議を行いましょう。そして、会議ではアジェンダを作成しましょう。アジェンダとは、会議の日程やその内容を記したものです。会議の円滑な進行に役立ちます。

コミュニケーション手段のルールをつくる

メールやプロジェクト管理ツールなど、プロジェクトに関するコミュニケーション手段のルールを決めましょう。たとえば、メールであればあらかじめ以下のようなことを定めておきましょう。

  • ■件名の書き方
  • ■送付先
  • ■タイミング

これを決めると、伝達ミスを防止できます。プロジェクト管理ツールの場合は、運用方法も踏まえたうえでルールを共有しておきましょう。

コミュニケーションの指針をつくる

どのような心構えでコミュニケーションをとるのか、指針を定めましょう。同じ手段でコミュニケーションをとっても、そのスタンスによって伝わり方や伝わりやすさは変わります。たとえば、以下のようなことに気を付けましょう。

  • ■コンパクトに書く
  • ■分かりやすい言葉を使う
  • ■視覚的に認識しやすい工夫をする
  • ■結論から述べる
  • ■推測や曖昧な内容を避ける

これらを指針として共有することで、意思疎通が円滑になります。

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ルールを適切に策定し、スムーズな情報伝達を!

プロジェクト管理における運用ルールは、以下の3ステップで策定しましょう。

  1. 1.要件定義書作成
  2. 2.フロー図作成
  3. 3.手順書作成

ルールを共有するには、以下の方法があります。

  • ■会議体をつくる
  • ■コミュニケーション手段を決める
  • ■コミュニケーションの指針を決める

ツールを活用すると、より円滑に策定・共有できるでしょう。あまり細かく決めると負担が増えるので、適度なルールを作り、プロジェクトを成功に導いてください。

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