プロジェクト管理で運用ルールを決めるまでの流れは？
プロジェクト管理で運用ルールを決めるための流れを見ていきましょう。
１：運用要件定義書を作成する
プロジェクトを運用する際の土台づくりとして、運用要件定義書を作成しましょう。要件定義とは、達成すべき目標やそれを実現するための方法を定めることです。これをもとに、その後の具体的なスケジュールを決めます。
要件定義の段階では、その後のことを考え、あらゆる可能性を考慮することが大切です。
２：運用フロー図を作成する
全体の流れを運用フロー図として作成しましょう。図示することで、メンバー間で作業の流れを共有できます。このとき、以下の３点を明確に記載することが大切です。
- ■作業者
- ■作業タイミング
- ■作業内容
また、フロー図とは別に、作業カタログも作成します。こちらには、実際に作業するメンバーが作業内容を把握できるよう、ブレイクダウンしたタスクを記載しましょう。
３：運用手順書を作成する
運用手順書を作成しましょう。運用手順書は、実際に作業を行うメンバーが利用するものです。分かりやすく具体的なマニュアルとなるよう、以下の工夫をしましょう。
- ■図や画像を使う
- ■分かりにくい語句には注釈を加える
- ■誰が何をするのか、省略せずに記載する
- ■チェックリストを添付する
運用手順書には、所要時間は記さないようにしましょう。時間よりも、正確に作業をこなすことに集中すべきだからです。時間目標は、メンバーが習熟してから考え始めましょう。
定めたルールを共有するには？
定めたルールを共有するための、コミュニケーションルールを策定する方法を解説します。
会議体をつくる
会議体を明確に定義し、コミュニケーションを円滑にしましょう。
はじめに定義するのは、会議の目的です。会議とは本来調整するために行うものです。つまり、すべて順調に進んでいるのであれば、会議は必要ありません。逆に会議が必要なのであれば、どこに問題があるのかをはっきりさせなければいけません。
目的の次には、以下のような具体的な項目を決めます。
- ■場所・日時
- ■参加者
- ■時間配分
- ■会議内での役割分担
これらを決め、無駄のない会議を行いましょう。そして、会議ではアジェンダを作成しましょう。アジェンダとは、会議の日程やその内容を記したものです。会議の円滑な進行に役立ちます。
コミュニケーション手段のルールをつくる
メールやプロジェクト管理ツールなど、プロジェクトに関するコミュニケーション手段のルールを決めましょう。たとえば、メールであればあらかじめ以下のようなことを定めておきましょう。
- ■件名の書き方
- ■送付先
- ■タイミング
これを決めると、伝達ミスを防止できます。プロジェクト管理ツールの場合は、運用方法も踏まえたうえでルールを共有しておきましょう。
コミュニケーションの指針をつくる
どのような心構えでコミュニケーションをとるのか、指針を定めましょう。同じ手段でコミュニケーションをとっても、そのスタンスによって伝わり方や伝わりやすさは変わります。たとえば、以下のようなことに気を付けましょう。
- ■コンパクトに書く
- ■分かりやすい言葉を使う
- ■視覚的に認識しやすい工夫をする
- ■結論から述べる
- ■推測や曖昧な内容を避ける
これらを指針として共有することで、意思疎通が円滑になります。
ルールを適切に策定し、スムーズな情報伝達を！
プロジェクト管理における運用ルールは、以下の３ステップで策定しましょう。
- １．要件定義書作成
- ２．フロー図作成
- ３．手順書作成
ルールを共有するには、以下の方法があります。
- ■会議体をつくる
- ■コミュニケーション手段を決める
- ■コミュニケーションの指針を決める
ツールを活用すると、より円滑に策定・共有できるでしょう。あまり細かく決めると負担が増えるので、適度なルールを作り、プロジェクトを成功に導いてください。
