プロジェクト管理で運用ルールを決めるには？おすすめの製品も紹介！

プロジェクト管理で運用ルールを決めるまでの流れは？

プロジェクト管理で運用ルールを決めるための流れを見ていきましょう。

１：運用要件定義書を作成する

プロジェクトを運用する際の土台づくりとして、運用要件定義書を作成しましょう。要件定義とは、達成すべき目標やそれを実現するための方法を定めることです。これをもとに、その後の具体的なスケジュールを決めます。

要件定義の段階では、その後のことを考え、あらゆる可能性を考慮することが大切です。

２：運用フロー図を作成する

全体の流れを運用フロー図として作成しましょう。図示することで、メンバー間で作業の流れを共有できます。このとき、以下の３点を明確に記載することが大切です。

• ■作業者
• ■作業タイミング
• ■作業内容

また、フロー図とは別に、作業カタログも作成します。こちらには、実際に作業するメンバーが作業内容を把握できるよう、ブレイクダウンしたタスクを記載しましょう。

３：運用手順書を作成する

運用手順書を作成しましょう。運用手順書は、実際に作業を行うメンバーが利用するものです。分かりやすく具体的なマニュアルとなるよう、以下の工夫をしましょう。

• ■図や画像を使う
• ■分かりにくい語句には注釈を加える
• ■誰が何をするのか、省略せずに記載する
• ■チェックリストを添付する

運用手順書には、所要時間は記さないようにしましょう。時間よりも、正確に作業をこなすことに集中すべきだからです。時間目標は、メンバーが習熟してから考え始めましょう。

定めたルールを共有するには？

定めたルールを共有するための、コミュニケーションルールを策定する方法を解説します。

会議体をつくる

会議体を明確に定義し、コミュニケーションを円滑にしましょう。

はじめに定義するのは、会議の目的です。会議とは本来調整するために行うものです。つまり、すべて順調に進んでいるのであれば、会議は必要ありません。逆に会議が必要なのであれば、どこに問題があるのかをはっきりさせなければいけません。

目的の次には、以下のような具体的な項目を決めます。

• ■場所・日時
• ■参加者
• ■時間配分
• ■会議内での役割分担

これらを決め、無駄のない会議を行いましょう。そして、会議ではアジェンダを作成しましょう。アジェンダとは、会議の日程やその内容を記したものです。会議の円滑な進行に役立ちます。

コミュニケーション手段のルールをつくる

メールやプロジェクト管理ツールなど、プロジェクトに関するコミュニケーション手段のルールを決めましょう。たとえば、メールであればあらかじめ以下のようなことを定めておきましょう。

• ■件名の書き方
• ■送付先
• ■タイミング

これを決めると、伝達ミスを防止できます。プロジェクト管理ツールの場合は、運用方法も踏まえたうえでルールを共有しておきましょう。

コミュニケーションの指針をつくる

どのような心構えでコミュニケーションをとるのか、指針を定めましょう。同じ手段でコミュニケーションをとっても、そのスタンスによって伝わり方や伝わりやすさは変わります。たとえば、以下のようなことに気を付けましょう。

• ■コンパクトに書く
• ■分かりやすい言葉を使う
• ■視覚的に認識しやすい工夫をする
• ■結論から述べる
• ■推測や曖昧な内容を避ける

これらを指針として共有することで、意思疎通が円滑になります。

ルール策定を容易に！プロジェクト管理ツールおすすめ９選

プロジェクト管理ツールを利用することで、ルール策定が簡単になります。そこで、おすすめのツールを９種類紹介します。（４月３日時点）

タスクワールド

タスクワールド・ジャパン

タスクワールド の比較ポイント

• 全プロジェクト横断で一括・多角的に進捗状況をチェック！
• ガントチャート標準装備、タスクごとチャット、リソース管理！
• 手厚いカスタマーサクセスサポートで、導入成功を強力サポート！

GoogleやOutlook、OS Xなどのカレンダーと連携し、スケジュールを管理できます。また、アップロードしたファイルを簡単に見つけられる機能も備えています。これらのデータを一元管理することで、プロジェクト内での共有が円滑になるでしょう。

クラウドERP　ZAC

株式会社オロ

クラウドERP　ZAC の比較ポイント

• タイムリーな予実・損益管理で利益体質の組織へ
• 仕入・工数・労務費など全てを案件に紐づけ、原価計算の省力化
• 着地見込の予測で的確な経営判断をサポート

多数の機能パラメータを備え、企業のニーズに合わせて柔軟に利用できる基幹システムです。プロジェクトの売り上げに対して仕入れや外注費、経費といった関連コストを一元管理できます。

また、予定や見込み、結果をモニタリングする機能も備え、プロジェクト収支が改善するでしょう。

「Reforma PSA」

株式会社オロ

「Reforma PSA」 の比較ポイント

• 5秒で工数集計！日報の作業時間から案件別工数/労務費を自動集計
• 利益がすぐ見える！プロジェクト原価をタイムリーに自動計算
• 導入企業170社以上！初めてのERPに！初期コスト“0” 月額3万円～

プロジェクトの業務プロセスから販売・購買管理、工数管理、経費管理、ワークフロー、レポート出力まで網羅的な機能を備えています。会議資料の作成に使えるレポート出力や、ログが残る電子ワークフロー機能は、ルール策定・共有に役立つでしょう。

プロジェクト別に原価計算をし、プロジェクト個別の損益を正確に管理する機能を備えています。工事進行基準、部分完成基準での売上計上も可能です。また、任意に区切った期間単位で採算管理できる機能を備えており、コンサルティング会社などにも向いています。

あらゆる業種のプロジェクトをカバーするソリューションです。内部統制やワークフロー、モバイル機能など、メンバー間のコミュニケーションに役立つ機能を搭載しています。拡張展開もスムーズで、バージョンアップも行われます。

Sciforma 7.1

サイフォーマ株式会社

Sciforma 7.1 の比較ポイント

• 簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
• わかりやすいインターフェイス
• プロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制

アイデアに対し、ランク付けやコスパの検討、投資分析などの機能を備えており、戦略的なプロジェクトの実現が期待できます。また、成果物やリソース、コスト、調整を含めた幅広いプロジェクト管理機能を備えています。

「アラジンオフィス」

株式会社アイル

「アラジンオフィス」 の比較ポイント

• 基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
• 案件No.をキーにすべての状況が確認可能
• 案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる

複数のプロジェクトをまとめて管理するための機能を多く備えた製品です。案件ごとに手配状況確認や収支管理、請求書発行が可能です。また、日報機能により社員の案件別勤務時間を管理し、労務費として原価に反映できます。

予算、受注、契約、売上など、工事状況を把握するための要素を網羅的にカバーする基幹システムです。蓄積されたデータから、コストカット方法を導く分析機能を搭載しています。豊富なテンプレートや直感的に使えるインターフェースも特長です。

Project Director

株式会社大塚商会

Project Director の比較ポイント

• コックピット（ポータル）画面によるトータル管理
• 案件収支状況のモニタリング
• さまざまな角度からの実績・予測把握

プロジェクトの見込みから売上まで、一連のフローをすべて一元管理できる収支管理システムです。案件全体を俯瞰視し、進捗・収支状況をタイムリーに把握することが可能。そのほか、Web経由での工数入力やアサインなど、便利な機能を備えています。

ルールを適切に策定し、スムーズな情報伝達を！

プロジェクト管理における運用ルールは、以下の３ステップで策定しましょう。

1. １．要件定義書作成
2. ２．フロー図作成
3. ３．手順書作成

ルールを共有するには、以下の方法があります。

• ■会議体をつくる
• ■コミュニケーション手段を決める
• ■コミュニケーションの指針を決める

ツールを活用すると、より円滑に策定・共有できるでしょう。あまり細かく決めると負担が増えるので、適度なルールを作り、プロジェクトを成功に導いてください。