プロジェクト管理で運用ルールを決めるには？

プロジェクト管理で運用ルールを決めるまでの流れは？

プロジェクト管理で運用ルールを決めるための流れを見ていきましょう。

１：運用要件定義書を作成する

プロジェクトを運用する際の土台づくりとして、運用要件定義書を作成しましょう。要件定義とは、達成すべき目標やそれを実現するための方法を定めることです。これをもとに、その後の具体的なスケジュールを決めます。

要件定義の段階では、その後のことを考え、あらゆる可能性を考慮することが大切です。

２：運用フロー図を作成する

全体の流れを運用フロー図として作成しましょう。図示することで、メンバー間で作業の流れを共有できます。このとき、以下の３点を明確に記載することが大切です。

• ■作業者
• ■作業タイミング
• ■作業内容

また、フロー図とは別に、作業カタログも作成します。こちらには、実際に作業するメンバーが作業内容を把握できるよう、ブレイクダウンしたタスクを記載しましょう。

３：運用手順書を作成する

運用手順書を作成しましょう。運用手順書は、実際に作業を行うメンバーが利用するものです。分かりやすく具体的なマニュアルとなるよう、以下の工夫をしましょう。

• ■図や画像を使う
• ■分かりにくい語句には注釈を加える
• ■誰が何をするのか、省略せずに記載する
• ■チェックリストを添付する

運用手順書には、所要時間は記さないようにしましょう。時間よりも、正確に作業をこなすことに集中すべきだからです。時間目標は、メンバーが習熟してから考え始めましょう。

定めたルールを共有するには？

定めたルールを共有するための、コミュニケーションルールを策定する方法を解説します。

会議体をつくる

会議体を明確に定義し、コミュニケーションを円滑にしましょう。

はじめに定義するのは、会議の目的です。会議とは本来調整するために行うものです。つまり、すべて順調に進んでいるのであれば、会議は必要ありません。逆に会議が必要なのであれば、どこに問題があるのかをはっきりさせなければいけません。

目的の次には、以下のような具体的な項目を決めます。

• ■場所・日時
• ■参加者
• ■時間配分
• ■会議内での役割分担

これらを決め、無駄のない会議を行いましょう。そして、会議ではアジェンダを作成しましょう。アジェンダとは、会議の日程やその内容を記したものです。会議の円滑な進行に役立ちます。

コミュニケーション手段のルールをつくる

メールやプロジェクト管理ツールなど、プロジェクトに関するコミュニケーション手段のルールを決めましょう。たとえば、メールであればあらかじめ以下のようなことを定めておきましょう。

• ■件名の書き方
• ■送付先
• ■タイミング

これを決めると、伝達ミスを防止できます。プロジェクト管理ツールの場合は、運用方法も踏まえたうえでルールを共有しておきましょう。

コミュニケーションの指針をつくる

どのような心構えでコミュニケーションをとるのか、指針を定めましょう。同じ手段でコミュニケーションをとっても、そのスタンスによって伝わり方や伝わりやすさは変わります。たとえば、以下のようなことに気を付けましょう。

• ■コンパクトに書く
• ■分かりやすい言葉を使う
• ■視覚的に認識しやすい工夫をする
• ■結論から述べる
• ■推測や曖昧な内容を避ける

これらを指針として共有することで、意思疎通が円滑になります。

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ルールを適切に策定し、スムーズな情報伝達を！

プロジェクト管理における運用ルールは、以下の３ステップで策定しましょう。

1. １．要件定義書作成
2. ２．フロー図作成
3. ３．手順書作成

ルールを共有するには、以下の方法があります。

• ■会議体をつくる
• ■コミュニケーション手段を決める
• ■コミュニケーションの指針を決める

ツールを活用すると、より円滑に策定・共有できるでしょう。あまり細かく決めると負担が増えるので、適度なルールを作り、プロジェクトを成功に導いてください。