プロジェクト管理における時間管理のコツ
まずは、プロジェクト管理における時間管理のコツをご紹介します。
タスクごとの時間を把握する
プロジェクトの時間管理を行う際は、まずタスクごとの時間を把握しましょう。細分化されたタスクの所要時間を掴むことで、全体の時間管理に対する指針を設けられます。
また、タスクにかかる時間の計測は、メンバーの作業量の目安にもなるでしょう。「このタスクにはこのくらいの時間をかける」と目標化しておけば、各メンバーの時間あたり作業量の差が明確になります。
一般的に手の速いメンバーに作業が集中しがちですが、正確な時間管理を行えばそれを防ぐ効果も見込めます。
余裕を持った時間の見積りをする
２つめのコツは、時間の見積もりに余裕をもたせることです。時間をギリギリで見積もってしまうとスケジュールを圧迫してしまうため、プロジェクトに悪い影響を与えてしまいます。
各タスクの時間管理は重要ですが、必ずしもその通りに終わるとは限りません。タスクの遅れはプロジェクト全体の遅れに繋がり、スケジュールに狂いが出てしまうことも少なくないでしょう。
そうなるとメンバーに多大な負荷をかけてしまいます。人によっては最初から残業時間を見積もってるケースもありますが、それは避けるべきです。
通常労働時間で考えるのはもちろんですが、さらに短い時間内に収めるという手もあります。いずれにせよ、スケジュールは遅れるものと考えて予備の時間を確保することが大切です。
ツールを使って正確に時間管理する
ツールを使って正確に時間管理するのも重要なことです。目分量や時計といったアナログな管理ではミスが多くなるため、計画に狂いが生じてしまいます。
ツールを使えば時間を精密に測れるだけでなく、データの管理も容易になるでしょう。測定したデータを適切に保管・必要に応じて参照することができるため、作業の効率化にも繋がります。
クラウドベースのシステムの場合はインターネット環境さえあればアクセスできるため、外にいても利用可能です。
プロジェクト管理における時間管理ツールの選び方
次に、プロジェクト管理における時間管理ツールの選び方について解説します。
シンプルに使えるかどうか
時間管理ツールを選ぶ際は、「シンプルに使えるかどうか」が重要です。操作や扱いが複雑なものは継続が難しく、正確なデータを集めにくくなってしまうでしょう。
理想的なのは、「誰でも直感的に使え、マニュアルが必要ないこと」です。もちろん、込み入った操作を行う際にはマニュアルを要する場面もあります。しかし、基本的な操作であれば画面を見た瞬間に分かるようなものを選びましょう。
プロジェクトメンバーにはどのような人が選出されるか分かりません。そのため、万人にとって使いやすくクセのないツールをおすすめします。
時間管理の結果が分かりやすいかどうか
「時間管理の結果が分かりやすいかどうか」も大事な点です。時間管理ツールは時間を計測して終了というわけではなく、その結果を分析するのも重要な役割です。
作業ごとにかかった時間はもちろん、週別・月別の内訳が分かるものを選びましょう。合わせて、カテゴリやメンバー別に集計できる機能が搭載されていれば利便性が高まります。
この辺りはツールの導入前にしっかりと検討する必要があります。自社が時間管理ツールをどのように活用するかをあらかじめ策定し、機能を絞り込んでおきましょう。
モバイルでも入力しやすいかどうか
最後のポイントは、「モバイルでも入力しやすいかどうか」です。クラウド型の時間管理ツールはインターネット環境さえあればアクセス可能。したがって、出先から使うことも想定されるでしょう。
外部からアクセスする場合、スマホやタブレットといったモバイル端末の利用も予想されます。そのため、ツールがパソコンに特化していてモバイルでの使い勝手が悪い場合、効率化の妨げになってしまいます。
モバイル対応しているツールを導入すれば、スマホをサブツールとして活用することができます。作業をパソコンで行い時間計測はモバイルで行えば、手間や負荷が軽減し、継続的な時間管理に繋がるでしょう。
ITトレンド編集部厳選！プロジェクト管理ツール８選
では実際の製品を見ていきましょう。まずは、ITトレンド編集部が厳選したプロジェクト管理ツールをご紹介します。（３月17日時点）
- checkドラッグ＆ドロップで素早く操作！
- checkかゆい所に手の届いた便利な機能の数々！
- check高精度で使いやすい分析ツール！
タスクワールドは、タスクワールド・ジャパンからリリースされているプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの進捗状況をガントチャート形式でまとめて確認でき、グループとしてまとめることでワークスペースの整理が可能です。
また、各種カレンダーと同期しておけばタスクワールド上でスケジュールの一元管理ができます。それにより、プロジェクトの進捗管理が容易になり、スケジュールの遅れ防止が期待できます。
- checkタイムリーな予実・損益管理で利益体質の組織へ
- check仕入・工数・労務費など全てを案件に紐づけ、原価計算の省力化
- check着地見込の予測で的確な経営判断をサポート
ZAC Enterpriseは、株式会社オロからリリースされているプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの収支を正確に管理でき、利益率の向上が見込めます。
売上と原価を「１：複数」で管理するため、どういった費用にどの程度のコストがかかっているかを確認可能です。また、３ヶ月先の利益や売上を予測するために見込・引合の段階から案件の管理ができます。それにより、全社的な収支の改善が見込めるでしょう。
工事管理テンプレート
株式会社ビジネスブレイン太田昭和
- check建設・設備工事業様向け、工事原価管理システム
- check原価管理・調達業務の効率化、物件・原価情報の共有、在庫適正化
- check経営情報の提供、情報の整合性の確保
工事管理テンプレートは、株式会社ビジネスブレイン太田昭和からリリースされているプロジェクト管理ツールです。工事状況を管理するために下記項目を幅広くカバーしているのが特徴です。
複数工事における案件管理の収支を「見える化」することにより、精密な分析を可能とします。問題のある部分に対して適切な対策を行えば、全体的な収支の改善が見込めるでしょう。
Ｐｌａｚａ－ｉプロジェクト管理システム
株式会社ビジネス・アソシエイツ
- check自社スタッフの労務費を案件別損益の原価に算入したい会社。
- check建設業やソフトウェア会社
- check海外プロジェクトを行う会社
Plaza-iは、株式会社ビジネス・アソシエイツからリリースされているプロジェクト管理ツールです。プロジェクト別に原価計算を行い、プロジェクト別の損益を正確に管理できるのが特徴です。
実行予算の消化状況によって売上を計上することも可能であり、特に役務を提供する業種に向いています。併せて、自社スタッフ労務費をプロジェクト原価に算入することも可能です。
プロジェクト収支管理統合ソリューション
株式会社オービック
- check会計情報と一体化したシステム運用を実現
- checkワークフローや承認制御機能を標準装備
- checkコンサルタント/研修・教育/設備工事/IT関連/広告関連業など
OBIC7プロジェクト収支管理ソリューションは、株式会社オービックからリリースされているプロジェクト管理ツールです。案件型ビジネスの複雑な業務プロセスに対応可能なツールであり、導入すれば案件管理の高度なサポートが受けられるでしょう。
業界問わずあらゆる業種の案件型ビジネスをフルカバーしており、複合業態にも対応しているのが特徴です。プロジェクト管理はもちろん、高精度な経営管理も期待できます。
- check基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
- check案件No.をキーにすべての状況が確認可能
- check案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる
アラジンオフィスは、株式会社アイルからリリースされているプロジェクト管理ツールです。導入は5,000社を超えており、その豊富な実績による安定性が特徴です。アラジンオフィスは下記６つの機能を持っています。
- ■案件管理機能
- ■一式管理機能
- ■原価・仕掛管理機能
- ■案件・現場別請求書発行機能
- ■作業日報機能
- ■案件諸掛機能
販売＋施工を行っている会社、また「○○一式」という管理を行っている会社におすすめです。
- check簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
- checkわかりやすいインターフェイス
- checkプロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制
Sciforma 7.1は、サイフォーマ株式会社からリリースされているプロジェクト管理ツールです。世界中25万人以上の利用者数を誇り、30年という経験が詰まった安定性の高いツールです。
「戦略的マネジメント」「機能的マネジメント」「実行管理」の３つの機能を持ち、それぞれの業務に特化しているのが特徴です。これらを活用することで、高度な財務分析やキャパシティ計画、リスク・コスト管理などに役立つでしょう。
- check5秒で工数集計！日報の作業時間から案件別工数/労務費を自動集計
- check利益がすぐ見える！プロジェクト原価をタイムリーに自動計算
- check導入企業170社以上！初めてのERPに！初期コスト“0” 月額3万円～
Reforma PSAは、株式会社オロからリリースされているプロジェクト管理ツールです。「プロジェクト型ビジネス」に特化しているのが特徴であり、特にWeb・広告・開発・コンサル業などにおすすめです。
販売・購買管理から工数・経費管理を一元化することができ、正確な案件別収支の見える化に寄与します。それにより、プロジェクト単位の収支管理が容易になり、生産性や利益率の向上が見込めるでしょう。
まだまだある！時間管理ツール13選
時間管理ツールはまだまだあります。続いて見ていきましょう。（３月17日時点）
TimeCrowd
TimeCrowdは、タイムクラウド株式会社からリリースされている時間管理ツールです。過去と現在を共有することでチームの時間を「見える化」し、時間の使い方の改善が実現します。
それにより、プロジェクトを効率的に進捗させることができるでしょう。TimeCrowdの基本利用は無料ですが、有料プランに移行すればチームでの利用が可能になります。
Zoho Projects
Zoho Projectsは、ZOHO Japanからリリースされている時間管理ツールです。プロジェクト計画の容易な作成やガントチャートでの管理が可能。それらを活用することでプロジェクトの進捗効率を向上させられます。
その他、GitHubやSlackといった有名ツールとのシームレスな連携も可能です。基本は無料ですが、有料版に移行すればユーザー数やプロジェクト数を増やすことができます。
Toggle
Toggleは、ToggleTeamによって開発リリースされた時間管理ツールです。トラッキングを行い分析することで時間を有効活用でき、プロジェクトの生産性を取り戻せるでしょう。
フリープラン、スタンダードプラン、プレミアムプランの３種類が揃っており、それぞれ契約内容が異なります。また、30日間の無料トライアルを試すことも可能です。
Harvest
Harvestは、同名のチームによって開発およびリリースされている時間管理ツールです。導入すれば時間のトラッキングを行い、プロジェクトの時間管理を最大化することができるでしょう。
フリープラン、チームプラン、ソロプランの３種類が用意されており、使用できる人数やプロジェクト数が異なります。また、別途30日の無料トライアルも用意されているため、導入前にそちらを試してもよいでしょう。
jooto
jootoは、株式会社PR TIMESからリリースされているプロジェクト管理アプリです。操作性に特筆すべき長所があり、直感的に使えるようにデザインされているのが魅力です。ドラッグ＆ドロップでほぼ全ての操作を行えるのが特徴です。
また、同時管理しなければならない複数のプロジェクトを一元管理できます。無料での利用も可能ですが、有料プランならユーザー数やストレージ容量を増やせます。
Timely
Timelyは、ノルウェーのTimely ASからリリースされている時間管理ツールです。全自動タイムトラッキングが可能であり、手間をかけずにプロジェクト全体の時間を最適化できます。
また、PCだけでなくスマホやタブレット、スマートウォッチからの利用も可能です。プランはソロ・エッセンシャル・カンパニーの３つが用意されており、無料トライアルも利用できます。
Clock It！
Clock It！は、Creative Gearからリリースされている時間管理ツールです。タスク管理とタイムマネジメントを同時に行える特徴があり、目標達成に寄与してくれるでしょう。
記録した作業をあとからグラフで分析することもでき、時間管理の改善に繋がります。基本的な利用は無料ですが、有料プランを契約すれば機能の拡張が可能です。
Tick
Tickは、Higher Pixelsからリリースされている時間管理ツールです。どこからでも時間を入力することができるシンプルなトラッカーであり、それに基づいたリアルタイム予算追跡が特徴です。
レポートを分析すれば、プロジェクトの収益性向上に役立つでしょう。基本利用は無料ですが、プロジェクト数を増やした有料プランおよび30日間の無料トライアルも用意されています。
Paymo
Paymoは、同名のPaymoからリリースされている時間管理ツールです。ブラウザからWebタイマーを利用して時間の計測を行い、管理レポートを作成することができます。
また、デスクトップアプリやモバイルアプリを使えばより利便性の高い利用が見込めるでしょう。基本利用は無料ですが、スモールオフィスプランやビジネスプランに加入すれば、一層の機能拡張が可能です。
Everhour
Everhourは、同名のEverhourからリリースされている時間管理ツールです。レポートや請求書作成、給与明細のためのタイムトラッキングツールであり、プロジェクト全体の時間管理を行えます。
タイマーはクリックするだけ、タスクは一元管理という簡易さが魅力です。登録から14日間は無料で使えますが、その後はソロかチームいずれかの有料プランを契約する必要があります。
Hours
Hoursは、アプリと同名のHoursからリリースされている時間管理ツールです。導入すればリアルタイムで時間の追跡を行え、データが蓄積します。
そのレポートを分析し改善することで、プロジェクトやチーム全体の時間を有効活用できるでしょう。Hoursは、WebブラウザおよびiPhoneアプリにて提供されています。
CotoGoto
CotoGotoは、リブログ合同会社からリリースされている時間管理ツールです。会話をするだけで作業内容が可視化され、知らない間にライフログが溜まっていくのが特徴です。
時間や作業内容だけでなく、場所や感情の変化も紐付けられるため、より精密な分析が可能です。その結果として、時間管理だけでなくモチベーションの維持や自分の変化にも気づくことができます。
SlimTimer
SlimTimerは、Richard Whiteによって運営されている時間管理ツールです。ブラウザから利用することができ、タスクの作成や共有・時間の計測などが可能です。
自分のみならず同僚や報告者の時間もレポート形式で振り返ることができ、改善点を探すのに役立つでしょう。アカウントの作成は無料です。
自社に合った時間管理ツールを使ってプロジェクトを進めよう
プロジェクトにおける時間管理を行う際は、タスクにかかる時間を把握して時間の見積もりに余裕を加えることが重要です。スケジュールギリギリの工程を組んだ場合は柔軟性に欠けてしまうでしょう。また、納期を超過したりメンバーに多大な負荷をかけてしまう可能性もあります。
時間管理ツールを導入すれば、正確かつ効率的な時間管理を行えます。シンプルさや複数デバイスへの対応などを重視し、適切なものを選びましょう。
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