プロジェクト管理における時間管理のコツ
まずは、プロジェクト管理における時間管理のコツをご紹介します。
タスクごとの時間を把握する
プロジェクトの時間管理を行う際は、まずタスクごとの時間を把握しましょう。細分化されたタスクの所要時間を掴むことで、全体の時間管理に対する指針を設けられます。
また、タスクにかかる時間の計測は、メンバーの作業量の目安にもなるでしょう。「このタスクにはこのくらいの時間をかける」と目標化しておけば、各メンバーの時間あたり作業量の差が明確になります。
一般的に手の速いメンバーに作業が集中しがちですが、正確な時間管理を行えばそれを防ぐ効果も見込めます。
余裕を持った時間の見積りをする
２つめのコツは、時間の見積もりに余裕をもたせることです。時間をギリギリで見積もってしまうとスケジュールを圧迫してしまうため、プロジェクトに悪い影響を与えてしまいます。
各タスクの時間管理は重要ですが、必ずしもその通りに終わるとは限りません。タスクの遅れはプロジェクト全体の遅れに繋がり、スケジュールに狂いが出てしまうことも少なくないでしょう。
そうなるとメンバーに多大な負荷をかけてしまいます。人によっては最初から残業時間を見積もってるケースもありますが、それは避けるべきです。
通常労働時間で考えるのはもちろんですが、さらに短い時間内に収めるという手もあります。いずれにせよ、スケジュールは遅れるものと考えて予備の時間を確保することが大切です。
ツールを使って正確に時間管理する
ツールを使って正確に時間管理するのも重要なことです。目分量や時計といったアナログな管理ではミスが多くなるため、計画に狂いが生じてしまいます。
ツールを使えば時間を精密に測れるだけでなく、データの管理も容易になるでしょう。測定したデータを適切に保管・必要に応じて参照することができるため、作業の効率化にも繋がります。
クラウドベースのシステムの場合はインターネット環境さえあればアクセスできるため、外にいても利用可能です。
プロジェクト管理における時間管理ツールの選び方
次に、プロジェクト管理における時間管理ツールの選び方について解説します。
シンプルに使えるかどうか
時間管理ツールを選ぶ際は、「シンプルに使えるかどうか」が重要です。操作や扱いが複雑なものは継続が難しく、正確なデータを集めにくくなってしまうでしょう。
理想的なのは、「誰でも直感的に使え、マニュアルが必要ないこと」です。もちろん、込み入った操作を行う際にはマニュアルを要する場面もあります。しかし、基本的な操作であれば画面を見た瞬間に分かるようなものを選びましょう。
プロジェクトメンバーにはどのような人が選出されるか分かりません。そのため、万人にとって使いやすくクセのないツールをおすすめします。
時間管理の結果が分かりやすいかどうか
「時間管理の結果が分かりやすいかどうか」も大事な点です。時間管理ツールは時間を計測して終了というわけではなく、その結果を分析するのも重要な役割です。
作業ごとにかかった時間はもちろん、週別・月別の内訳が分かるものを選びましょう。合わせて、カテゴリやメンバー別に集計できる機能が搭載されていれば利便性が高まります。
この辺りはツールの導入前にしっかりと検討する必要があります。自社が時間管理ツールをどのように活用するかをあらかじめ策定し、機能を絞り込んでおきましょう。
モバイルでも入力しやすいかどうか
最後のポイントは、「モバイルでも入力しやすいかどうか」です。クラウド型の時間管理ツールはインターネット環境さえあればアクセス可能。したがって、出先から使うことも想定されるでしょう。
外部からアクセスする場合、スマホやタブレットといったモバイル端末の利用も予想されます。そのため、ツールがパソコンに特化していてモバイルでの使い勝手が悪い場合、効率化の妨げになってしまいます。
モバイル対応しているツールを導入すれば、スマホをサブツールとして活用することができます。作業をパソコンで行い時間計測はモバイルで行えば、手間や負荷が軽減し、継続的な時間管理に繋がるでしょう。
自社に合った時間管理ツールを使ってプロジェクトを進めよう
プロジェクトにおける時間管理を行う際は、タスクにかかる時間を把握して時間の見積もりに余裕を加えることが重要です。スケジュールギリギリの工程を組んだ場合は柔軟性に欠けてしまうでしょう。また、納期を超過したりメンバーに多大な負荷をかけてしまう可能性もあります。
時間管理ツールを導入すれば、正確かつ効率的な時間管理を行えます。シンプルさや複数デバイスへの対応などを重視し、適切なものを選びましょう。
