プロジェクト管理におけるマイルストーンとは
まずはプロジェクト管理におけるマイルストーン（マイル ストーン）の概要について見ていきましょう。
プロジェクト内での大きな節目
マイルストーンとはプロジェクトの進行において重要な節目を意味します。英語で“milestone”は「道しるべ」「重要な区切り」を意味する単語であり、スケジュールや品質管理の中で活用されます。主に中間目標や遅延できないような工程で使われることが多く、マイルストーンに対する進捗の管理が必要です。
例えば、長期間にも及ぶプロジェクトであれば、最終目標までの道のりが長く、目先のゴールが見えにくくなります。マイルストーンを設定すれば、近い目標に対して取り組めるため、計画を守りやすくなるでしょう。
マイルストーンは２つのタイプに大別される
マイルストーンには２つのタイプに分類されるため、プロジェクトの内容や状況に応じて設定しなければなりません。
一つめのタイプは「期日」を基準に目標設定を行う方法で、リリース日や中間点、進捗会議が該当します。二つめのタイプは「品質」を基準にプロジェクトの進捗の目安にする方法です。
出荷判定や品質保証チェックが該当するでしょう。また、期日は自分たちで設定しますが、品質は第三者が設定・確認します。
期日をマイルストーンにすればスケジュールを適切に管理でき、品質をマイルストーンに設定すれば、納品物の品質を守ることが可能です。
プロジェクト管理におけるマイルストーンの効果
つづいて、プロジェクト管理におけるマイルストーンの効果を見ていきましょう。特にIT開発や製品開発など、長期かつ複雑なプロジェクトでは、各工程の節目を明確にすることで進捗遅延や品質低下を防ぐ効果があります。
プロジェクトの品質管理を行うことができる
マイルストーンはプロジェクトの各フェーズの完了を示すため、品質目標を設定することで品質管理も行えます。プロジェクトの各段階で品質を管理することで、成果物の品質の目標達成が可能です。
もし品質管理を同時に行っていなければ、プロジェクトの期限は守れても成果物の質は保証できません。設定したマイルストーンごとに定めた品質基準をクリアしているか確認しましょう。
プロジェクトのスケジュールを管理できる
マイルストーンは進行の重要な節目であり、各段階までの進行を管理することで全体の計画を守れます。つまり、節目ごとにプロジェクトの進捗を管理しておけば、予定通りに進行できるでしょう。
もしプロジェクトの進行に遅れが発生しても、マイルストーンごとに修正が行えます。そのため、計画全体の遅れも少なくなります。スケジュール表や工程表にマイルストーンを明示しておけば、タスクの全体像と進行状況が可視化され、計画的な管理が可能になります。
ガントチャートでマイルストーンを視覚管理
マイルストーンは、ガントチャートに表示することでプロジェクトの節目を視覚的に整理できます。単なるスケジュール表では見えづらい「重要なチェックポイント」を明示することで、関係者との認識合わせや進行の見通しが立てやすくなります。
例えば、ガントチャートではタスクの進行線の上に◆などの記号でマイルストーンを示すことができ、各タスクとの関係性も把握しやすくなります。一部のプロジェクト管理ツールでは、こうしたマイルストーン表示に対応しており、視覚的な管理も容易です。なお、Excelで表現する場合は、テンプレートや条件付き書式などを使ってカスタマイズする必要があります。
このように、マイルストーンをツール上で可視化しておくことで、従来のスケジュール管理よりも直感的なプロジェクト運用が可能になります。
プロジェクトのタスク漏れがなくなる
プロジェクトにマイルストーンを設定しておけば、完了していないタスクの漏れがあってもすぐに発見できます。
マイルストーンを基準にすれば、完了しているタスクとそうではないタスクを確認しながら進捗管理できるでしょう。完了し忘れているタスクを発見し、現状も把握しやすいです。
プロジェクト管理では、途中経過をしっかり確認することで進捗を適切に進められます。全体の計画の段階ごとにタスクの完了有無をチェックすることで、期日に間に合わせる対策も立てられるでしょう。
プロジェクト管理におけるマイルストーンの設定方法
では、最後にプロジェクト管理におけるマイルストーンの設定方法を見ていきましょう。
いつまでに完成させるのかを決める
マイルストーンを設定するときには、プロジェクトの完了期限を明確に設定します。このときに重要なのは、プロジェクトの完了日と納品日を一緒にしないことです。もし、完了日と納品日が一緒であれば、ミスや修正が発生したときに対応できないでしょう。
まずは、納品日から数日前倒しした日付をプロジェクトの完了日に設定してください。次にプロジェクトの期日と現時点の間にマイルストーンを設定していきます。既に報告会などの日程が決まっている場合はそのポイントをマイルストーンに設定しましょう。
もしそのようなイベントがなければ、中間点のようにスケジュールを区切ってマイルストーンを設定します。
１年間を通して実施されるような大規模なプロジェクトの場合は、２週間から４週間単位で設定するのがおすすめです。マイルストーンは細かく設定した方が目標に向かってタスクを完了させやすいでしょう。
マイルストーンの記述ルール（書き方）を決める
マイルストーンの期日を設定したあとは、それをどう記述するかのルールも決めておくと、プロジェクト内での共有や管理がスムーズになります。例えば、「7月15日：中間レビュー実施」「9月30日：最終成果物提出」など、日時とアクションをセットで明記すると関係者間での共有がスムーズになります。
一覧表やスケジュール表に統一ルールで記述しておけば、進捗状況を把握しやすくなるだけでなく、抜け漏れのチェックにも役立ちます。あいまいな表現を避け、誰が見ても理解できる内容を心がけましょう。
具体的なタスクを決める
マイルストーンは期日だけでなくタスクの内容も重要であるため、完了しておくべきタスクも具体的に決めます。タスクの内容を明確に決めておけば、各工程にかかる時間や今後のスケジュールも立てやすくなるでしょう。
また、プロジェクトメンバーも日々の業務に取り組みやすくなり、計画を守れるようになります。
担当者を決める
最後はタスクとマイルストーンの確認を行う担当者を決めましょう。担当者を決めることでプロジェクトの進行に責任が生まれ、タスクが完了しやすくなります。
マイルストーンごとのタスクの完了具合を担当者が確認しておけば、全体の最終的な期日も守れるでしょう。もしマイルストーンの担当者を決めておかなければ、チームでプロジェクト管理ができません。そして遅れに気づかなくなります。
マイルストーンの設定はプロジェクト管理において重要です！
マイルストーンはプロジェクトの重要な節目。完了したタスクが明確になるため、進捗状況も掴みやすいです。プロジェクト管理を行うときは、まずマイルストーンを設定しましょう。
以下がマイルストーンの効果です。
- ■品質管理を行える
- ■スケジュールを管理できる
- ■タスク漏れがなくなる
期日や具体的なタスク、担当者を決めると目標に向かって仕事がしやすいです。適切なマイルストーン設定でプロジェクト管理を成功させましょう。
