プロジェクト管理で使われるドキュメントの種類は？
プロジェクト管理に利用されるドキュメントの種類は多岐に渡ります。そのうち、代表的なものを４種類見ていきましょう。
計画書
計画書は、プロジェクトを成功に導くために重要なドキュメントです。以下の内容を規定します。
- ■概要
- ■成果物
- ■スケジュール
- ■コスト
- ■プロジェクト体制<
- ■マネジメント
- ■リスクとその対策
計画書には決まったフォーマットはありません。そのため、企業ごとに独自にカスタマイズされています。
プロジェクト計画書がなくても、プロジェクトを実行することは可能です。しかし、最初の見通しが不鮮明であるため、成功しづらくなります。堅実にプロジェクトを成功に導くためには、計画書の作成により見通しを明らかにすることが大切です。
スケジュール
スケジュールには以下のような種類があります。
- ■総合スケジュール
- ■詳細スケジュール
- ■テストスケジュール
ガントチャートやカレンダーなどの形式があります。これらをドキュメントとして作成することで、情報を可視化し、プロジェクトメンバー間で共有可能です。
可視化することで、プロジェクトのメンバー全員が全体のスケジュールを把握できます。ほかのメンバーの進捗状況やトラブルを把握することで、迅速な対応が可能となるでしょう。
仕様書
仕様書とは、プロジェクト全体の進め方やシステムの機能などを記したドキュメントです。以下のような種類があります。
- ■単体テスト仕様書
- ■総合テスト仕様書
プロジェクトの作業はこれらの仕様書に基づいて作業が進められます。作業がスムーズに進むかどうかを担っている重要な書類といえるでしょう。作業の質に問題やばらつきがある場合は、仕様書を見直す必要があります。
報告書
報告書は、マネージャーや顧客にプロジェクトの進捗状況を知らせるための書類です。以下のような種類があります。
- ■レビュー報告書
- ■単体テスト報告書
- ■総合テスト報告書
- ■プロジェクト完了報告書
プロジェクトメンバーに向けて報告書を作成することもあります。特に大規模プロジェクトの場合は、メンバーがプロジェクト全体を把握しづらいためです。報告書により現状を把握することで、モチベーションの向上やメンバー間のコミュニケーションの円滑化が期待できます。
ドキュメントを見やすく整理するには？
ドキュメントを見やすく整理するためのポイントを２つ解説します。
領域ごとに分類する
領域ごとにドキュメントを分類することで見やすくなります。ただし、あまり細分化すると管理が大変になります。そのため、ある程度メンバーに裁量を持たせられるような分類を心がけましょう。ここでは、２種類の分類方法を紹介します。
フェーズごとに分類する
プロジェクトのフェーズ（段階）ごとに分類する方法があります。フェーズには以下のような種類があります。
- ■提案
- ■立ち上げ
- ■要件定義
- ■設計
- ■製造
- ■テスト
- ■検証
- ■本番
マネジメント領域ごとに分類する
プロジェクトのマネジメント領域ごとに分類する方法もあります。プロジェクトマネジメントの体系であるPMBOKに従うと、マネジメント領域（知識エリア）は以下の10種類に分類されます。
- ■総合管理
- ■スコープ管理
- ■スケジュール管理
- ■コスト管理
- ■品質管理
- ■組織管理
- ■コミュニケーション管理
- ■リスク管理
- ■調達管理
- ■ステークホルダー管理
ドキュメント管理ツールを利用する
ドキュメント管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールを利用すると便利です。以下のような機能とメリットが得られます。
- ■検索・アクセス機能
- 必要なドキュメントを簡単に検索することができるため、メンバー間での情報共有が円滑化
- ■バージョン管理機能
- 最新版を見つけやすく、同時に作業を行うことも可能
- ■一元管理
- 紙や管理するスペースが不要で、記録を紛失するリスクが無いため管理にコストや労力がかからない
- ■アクセス権限の設定
- 誰がどこまでアクセスするかという権限の厳格な管理が可能
- 承認ワークフロー機能
- ワークフローの承認を簡単に行うことができる
ドキュメント管理ができる！プロジェクト管理ツール４選
ドキュメント管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールを、４種類紹介します。（３月13日時点）
Google、Outlook、OS Xカレンダーなどの外部のカレンダーと連携でき、スケジュール管理が一元化します。また、アップロードしたファイルを見つける検索機能も豊富です。そのほか、マニュアルや電話サポートなど、支援体制が整っているのも特長です。
Stock
ファイルシステムのような分類性だけでなく、スマホからのアクセスや自動プレビュー機能など高いアクセス性も備えた製品です。また、暗号化などの厳重なセキュリティ対策や、サポート体制が充実しているのも特長です。
OBPM
PMBOKに準拠した統合型プロジェクト管理ツールです。プロジェクトに関する幅広い管理機能を備え、プロジェクトの全体把握を助けます。また、クラウド版も用意されているため、場所を問わず必要な情報にアクセスできます。
Wrike
ワークフローやフォルダ構造などを自由にカスタマイズできる機能を備えています。また、プロジェクトに必要な要素に優先順位をつけて整理できるのも魅力です。PDF、JPG、PNG、Google、Box、Dropbox、Microsoftなどの閲覧や編集にも対応しています。
ドキュメントをうまく整理し、プロジェクトを推進！
プロジェクト管理には、計画書やスケジュールを筆頭にさまざまなドキュメントが使われます。それらを見やすく整理するポイントは以下の２点です。
- ■領域ごとに分類する
- ■ツールを活用する
ドキュメント管理ツールを活用することで、ドキュメントの検索や分類、編集が簡単になります。スムーズに情報共有でき、プロジェクト全体が円滑化するでしょう。ぜひツールを活用し、効率的なドキュメント管理を実現してください。
