CCBとは
まずは、CCBとはどのようなものか見ていきましょう。
プロジェクト計画変更の要求を承認棄却する組織
CCBとは「Change Control Board」の略であり、「変更管理委員会」という意味で使われることが多いです。
プロジェクトはあらかじめ立てた計画に沿って進行していきますが、内容を変更することは少なくありません。しかし、むやみやたらにプロジェクトの計画を変更していては、目的を達成するのが難しくなります。
また、変更の度にメンバー間で意見交換をすると時間が無駄になるでしょう。
そこで、CCBはプロジェクトの変更に関して正しい判断を行い、変更を決定します。CCBのように変更内容を分析し、変更を承認・棄却する権限を持つ組織があると、正しい方向に進むことが可能です。
プロジェクトの失敗を避けるには不可欠な組織
プロジェクトは計画通りに進むとは限らないため、失敗を防ぐためには不可欠な組織です。
実際にプロジェクトにCCBが設置されているかどうかで、プロジェクトの成功率は大幅に変わります。CCBがないと、上長の承認を得ずにクライアントの要求を全部受けてしまうメンバーも出てくるでしょう。
また、このような体制では変更と同時に、失敗の報告も上がってこないことが多いです。CCBはある意味「ご意見箱」のような存在であり、計画に変更があればCCBに相談・変更申請を行います。第三者の客観的な視点で変更を分析するので、プロジェクトが失敗するのを防げます。
CCBが行う変更管理プロセスとは
つづいて、CCBが行う変更管理のプロセスを見ていきましょう。
１：変更提案の受理
CCBでは、まず変更提案を受理して内容を確認します。つまり、CCBが設置されているプロジェクトで変更が発生した場合、変更提案書を作成して提出しなければなりません。
変更内容にはプロジェクトスコープや、機能・技術の変更、新しいツール、新しいサプライヤーなどがあるでしょう。プロジェクトの担当者は変更点を文書化し、その変更が必要である旨を提案しなければなりません。その提案をCCBが受理して、次のステップへ進みます。
２：評価、変更提案の回答
変更提案を受理したCCBは、該当する変更を評価して判断を行います。通常、プロジェクトの変更は多いため、CCB全体で評価するのではなく担当者が割り振られることが多いです。任命された担当者は変更が及ぼすプロジェクトの範囲・予算・計画をマッピングします。
分析結果が出たら、CCBの組織内で変更に関するプレゼンを行い、分析内容に問題がないか組織で決めることが多いです。その結果が出たら変更提案者へ速やかに回答を行ってください。
承認されると、変更部分を文書化してプロジェクトマネージャーが変更を実施します。変更が完了したら、その旨をCCBに報告することが必要です。報告を受けたCCBは変更の処理に誤りがないか確認し、変更管理のプロセスは完了します。
CCBを運用する際の注意点
最後に、CCBを運用する際の注意点を見ていきましょう。
変更申請は必ず文書化
変更申請は必ず文書化するようにルールを設けて運用してください。文書化していなければ、複数人で変更内容を確認するのに時間がかかり非効率でしょう。
また、どのような変更があったか履歴を残す意味も含まれます。プロジェクトを変更する原因、変更にかかる時間やコスト、影響度・効果を明記してCCBに提出してください。
始めはCCBの任命された担当者が変更の分析・評価を行いますが、最終的に組織内で共有されるため文書化は必要です。
また、変更する可能性があるのはプロジェクトの進め方だけではありません。クライアントに原因がある場合は、費用や納期を変更することもあり、契約書の見直しが必要です。そのためには、より慎重にCCBが変更の分析と評価を行わなければなりません。
プロジェクトマネージャーはCCBに入れない
CCBは客観的にプロジェクトを評価する必要があるため、プロジェクトマネージャーはCCBには入れません。プロジェクトマネージャーはCCBを招集できますが、参加しない方が良いです。
実際にプロジェクトマネージャーがCCBに参加していると、クライアントからの要求を断れなくなります。プロジェクトマネージャーは顧客と接点を持つことが多いため、変更権限があると無理な変更につながるでしょう。
CCBの体制は企業によって異なり、プロジェクトチーム内に設置することも多いです。しかし、なるべくプロジェクトに参加していないメンバーでCCBを構成した方が、客観的・合理的な判断を行えます。
CCBを設けてプロジェクト管理を円滑に行おう！
CCBはプロジェクトの変更管理を司る重要な組織です。客観的な分析・判断なしでプロジェクトを勝手に変更してしまうと、失敗する可能性が高くなるでしょう。そこで、変更内容を分析・評価する組織を設けることでプロジェクトの適切な管理・運営が行えます。
CCBを運用するときには、変更内容の文書化や、プロジェクトマネージャーを参加させないことが必要です。プロジェクトにCCBを設けて円滑に管理しましょう。
