プロジェクト管理における標準化とは？策定・運用のポイントを紹介

プロジェクト管理の標準化とは

プロジェクト管理における標準化とは、どのようなことなのでしょうか。

プロセスやプロダクトを一定レベルに保つこと

プロジェクト管理の標準化とは、プロセスやプロダクトの属人性を省き、レベルを一定に保つことです。標準化する対象の例は以下の通りです。

【プロセス】

• ■進捗管理
• ■品質管理
• ■コスト管理
• ■リスク管理
• ■コミュニケーション管理
• ■スケジュール管理
• ■ステークホルダー管理

【プロダクト】

• ■要件定義
• ■設計
• ■製造
• ■テスト

プロセスでは、その方法や作成書類などを標準化します。たとえば、スケジュール管理ではガントチャートの形式、ステークホルダー管理では納品書の作成などです。

プロダクトでは、成果物を定義を明確にします。また、設計基準や品質尺度を標準化しましょう。

組織全体の認識・管理体制の統一が目的

標準化の目的は、組織全体の認識や管理体制を統一することです。

標準化すると、作業を行う人物の技量によってプロセスやプロダクトの変動を防止できます。これにより、担当者が変わっても品質を維持できるでしょう。

また、組織全体でプロジェクトを一元的に管理することで、統一的に進捗状況を把握できます。その結果、プロジェクトに問題が発生した時に、速やかな対処が実現します。

さらに、定めた標準は似たプロジェクトに応用できるのもメリットです。標準がノウハウとして蓄積され、企業の資産となるでしょう。

プロジェクト管理における標準化のポイント

プロジェクト管理における標準化のポイントを解説します。

PMBOKやISO21500を参考にする

PMBOKやISO21500を参考にしましょう。標準を定めても、それが組織内で実現可能とは限りません。無理のある標準を設定しないよう、確認する必要があります。その際に役立つのが、PMBOKやISO21500などのプロジェクト管理の世界標準です。

PMBOK：プロジェクトマネジメントの事実標準

PMBOKは「Project Management Body of Knowledge」の略であり、プロジェクト管理の事実上の世界標準です。プロジェクト管理に必要な知識体系がまとめられており、世界中で利用されています。

本来の意味での国際基準はISO21500ですが、実際にはPMBOKが標準として認識されています。初めてプロジェクト管理の知識を体系的にまとめたものであり、専門の国際資格もあるなど、その影響力は大きいといえるでしょう。

プロジェクト全体を５プロセス、10の知識エリア、３つのパートに分類して管理するのが特徴です。

ISO21500：プロジェクトマネジメントの国際基準

ISO21500はプロジェクトマネジメントの国際基準です。

PMBOKがプロジェクトマネジメントを実行するための知識であるのに対し、ISO21500はより高次の知識を提供します。プロジェクトマネジメントの概念やプロセスがその対象です。そのため、ISO21500のガイドラインは32ページとコンパクトです。

ISO21500で基本的な概念を把握し、実際にプロジェクトマネジメントを行う際にはPMBOKを参照するのが望ましいでしょう。

標準を吟味する

定めた標準を吟味しましょう。PMBOKやISO21500を参照した結果、適用できそうだと判断しても、実際にうまくいくとは限りません。社内標準やプロジェクト・組織の状態によって左右されるためです。

一度設定した標準をプロジェクトに適用する場合は、プロジェクトの状況を踏まえて取捨選択をしましょう。メンバーの人数や熟練度などにより、必要な標準は変わってきます。

また、１つのプロジェクトだけでなく、ほかのプロジェクトにも適用できる標準を作成する場合は、柔軟性を持たせましょう。あまり詳細に定めると、プロジェクトを標準に沿わせるのが難しくなります。

標準を定期的に見直す

定めた標準は定期的に見直しましょう。せっかく定めても、それが現場で遵守されるとは限りません。定着していないようであればその原因を特定し、改善する必要があります。

現場に根付く標準を作るためには、現場に負担がかかりづらい標準を定めることが大切です。標準の設定には、以下のような負担が存在します。

• ■学習負担
• ■自由度の低下によるストレス

内容が複雑な標準は、覚えるのに負担がかかります。この負担は、変更のたびに生じる点も見逃せません。さらに、精神的なストレスも生じます。人は自由な環境のほうがストレスなく仕事ができるため、標準の設定は現場のストレス増加を招きます。

できるだけ簡潔な内容にする、意義を説明して理解を得るなど、現場に歓迎される標準を目指しましょう。

プロジェクト管理を標準化して、円滑に業務を進めましょう！

プロジェクト管理の標準化とは、プロセスやプロダクトの品質を一定に保つことです。組織全体の認識や管理体制の統一を目的とします。標準化の際は以下のポイントを意識しましょう。

• ■PMBOKやISO21500を参考にする
• ■内容を吟味する
• ■定期的に見直す

ぜひ参考にして、プロジェクト管理を標準化し、業務を円滑に進めてください。