プロジェクト管理におけるメンバー管理の方法は？おすすめ製品も紹介

メンバー管理における「RACI」とは？

メンバー管理における権限管理手法RACI（レイシー）の意味を解説します。

R：実行責任者

RはResponsibleの頭文字で、該当するタスクの遂行に対して責任を負う実行責任者を意味します。たとえば、コンビニのレジ業務の実行責任者はレジを打っているスタッフです。実行責任者には以下のことが求められます。

• ■タスクの進捗や問題点を説明責任者に報告する
• ■計画通りにタスクを遂行する
• ■疑問点があれば説明責任者に確認する

A：説明責任者

AはAccountableの頭文字で、該当するタスクの結果に対して責任を負う説明責任者を意味します。たとえば、コンビニのレジ業務であれば店長が説明責任者です。

説明責任者には以下のことが求められます。

• ■自身が説明責任を持つタスクの実行責任者を指導・育成する
• ■実行責任者の状況を監視する
• ■報告先にタスクの進捗や懸念点を報告する

説明責任者は１つのタスクに対して１人のみ設定します。複数人いた場合、誰の説明が正しいのか分かりづらいためです。

C：協議先

CはConsultedの頭文字で、支援やアドバイスを求められる人物を意味します。コンビニのレジ業務では、新人アルバイトにとってベテランスタッフが協議先です。

協議先には以下のことが求められます。

• ■実行責任者からの相談に応える
• ■実行責任者がタスクを完了し、説明責任者に報告できる支援をする
• ■実行責任者が自力でタスクを完遂できるよう導く

I：報告先

IはInformedの頭文字で、タスクの進捗について最新の状況を把握すべき人物を意味します。協議先のような双方向のコミュニケーションではなく、一方的な報告です。たとえば、コンビニの業務ではオーナーが該当します。

ただし、この役割は必須ではありません。業務によっては存在しない場合もあります。報告先には以下のことが求められます。

• ■最新の状況を把握し、後続タスクへの対応などを行う
• ■報告に意見がある場合は、説明責任者に伝える

メンバーを適切に管理する方法

プロジェクトを成功させるためには、どのようにメンバーを管理すればよいのでしょうか。

メンバーの性格・能力を把握する

適材適所な人材配置のために、メンバーの性格や能力を把握しましょう。そのためには以下のことに気を付けましょう。

• ■日ごろからメンバーを観察する
• ■コミュニケーションを積極的にとる

能力はもちろんですが、性格もタスクに反映されます。メンバーの性格を理解し、うまく内的動機に結び付けられれば、高いパフォーマンスが期待できるでしょう。

特に確認しておきたいのが、楽観的か悲観的かです。同じ状況でも、性格によってとらえ方が大きく異なります。そのため、メンバーによって指示を変えて、モチベーションを向上・維持させましょう。

そのほか、メンバーと信頼関係を築くことも欠かせません。そのためには、間違いを容認できる雰囲気を作りましょう。この雰囲気が作れなければ、メンバーは悪い報告をするのを躊躇し、プロジェクトが失敗する原因となります。

進捗率の認識を統一する

進捗率の認識を統一しましょう。進捗率は明確に定義を決めなければ、正確な状況把握ができません。特に、感覚や時間で進捗率を定義した場合、メンバー間で認識にずれが生じる恐れがあります。明確に進捗率を定義するには、以下のような方法があります。

• ■成果物を基準にする
• ■タスクを細分化する

10ページ作成する書類の７ページ目を作成した時点で進捗度70％にするなど、成果物を基準にすることで分かりやすくなります。また、タスクを細分化し、それぞれを完了・未完了の２種類に分類することでも明確な定義が実現します。

リアルタイムに状況を把握する

プロジェクトの状況をリアルタイムで把握できる環境を構築しましょう。リアルタイムで状況が把握できなければ、何か問題が起きたときの対応が遅れるためです。

ただし、大切なのは実態が見えることです。そのときの状況だけでなく、メンバーのスケジュールから今後の見通しまでが分かれば、より早い段階で問題に対処できるでしょう。

そして、そのために利用したいのがプロジェクト管理ツールです。メンバー同士の情報共有やコミュニケーションを促進することで、プロジェクト全体の透明度が向上します。

ITトレンド編集部厳選！プロジェクト管理ツール８選

おすすめのプロジェクト管理ツールを８種類紹介します。（３月14日時点）

タスクワールド

タスクワールド・ジャパン

• check全プロジェクト横断で一括・多角的に進捗状況をチェック！
• checkガントチャート標準装備、タスクごとチャット、リソール管理！
• check手厚いカスタマーサクセスサポートで、導入成功を強力サポート！

プロジェクトの進捗状況をガントチャートにまとめて視覚的に把握できます。途中で納期に変更がある場合も、簡単な操作でガントチャートを編集可能です。また、Google、Outlook、OS Xカレンダーなどとの連携機能があり、スケジュールを一元管理できます。

クラウドERP　ZAC

株式会社オロ

• checkタイムリーな予実・損益管理で利益体質の組織へ
• check仕入・工数・労務費など全てを案件に紐づけ、原価計算の省力化
• check着地見込の予測で的確な経営判断をサポート

事業部やチームなど、セグメント別に売上や利益の予測レポートを出力でき、プロジェクトの確実性を高められます。また、多数の機能パラメータを持っており、企業のニーズに合わせて柔軟に設定を変更できるのも特長です。

「Reforma PSA」

株式会社オロ

• check5秒で工数集計！日報の作業時間から案件別工数/労務費を自動集計
• check利益がすぐ見える！プロジェクト原価をタイムリーに自動計算
• check導入企業170社以上！初めてのERPに！初期コスト“0” 月額3万円～

プロジェクトに誰がどのくらいの時間をかけたのかといった情報を、記録・集計する機能を備えています。また、ボタン１つで正確性や網羅性の高いレポートを出力するアウトプット機能を備え、会議資料作成にも役立ちます。

Ｐｌａｚａ－ｉプロジェクト管理システム

株式会社ビジネス・アソシエイツ

• check自社スタッフの労務費を案件別損益の原価に算入したい会社。
• check建設業やソフトウェア会社
• check海外プロジェクトを行う会社

時間報告や経費報告により、プロジェクト別原価計算を行うシステムです。完成基準だけでなく、工事進行基準、部分完成基準に対応しています。また、継続的な顧問契約や保守契約は、任意に区切った期間で採算管理可能です。

必要な機能を組み合わせて使えるため、さまざまな業種に対応できます。セキュリティや内部統制、ワークフロー、モバイルなどの機能も豊富です。また、関連ツールとの連携機能も備えており、データ分析や帳票作成にも対応できます。

Sciforma 7.1

サイフォーマ株式会社

• check簡単・迅速に実装可能、追加開発は不要でライセンスコストも抑制
• checkわかりやすいインターフェイス
• checkプロジェクト全体の見える化によりリスクを抑制

企業戦略との整合性やリスク、利益など総合的な観点からプロジェクトのアイデアを分析・評価し、ランク付けする機能を備えています。また、リソース管理やリスク管理など、プロジェクト管理に必要な機能を幅広く取り扱っています。

「アラジンオフィス」

株式会社アイル

• check基本パッケージにカスタマイズ可能なイージーオーダーパッケージ
• check案件No.をキーにすべての状況が確認可能
• check案件単位で収支が出せ、会社の事業全体が見渡せる

受注や売り上げ、仕入れなど、さまざまな取引を案件ナンバーをもとに一括管理・検索できる機能があります。また、案件や現場別に取引条件に応じた請求書を発行する機能も備えています。作業日報にも対応しており、案件別に社員の作業内容や作業時間を把握可能です。

工事管理テンプレート

株式会社ビジネスブレイン太田昭和

• check建設・設備工事業様向け、工事原価管理システム
• check原価管理・調達業務の効率化、物件・原価情報の共有、在庫適正化
• check経営情報の提供、情報の整合性の確保

予算、受注、契約、購買、在庫、売上など、工事状況を管理するための機能を網羅的に備えています。また、データを分析してコストカットを図る機能が魅力です。テンプレートもありますが、業務に応じた独自のシステム環境構築もできます。

メンバーを適切に管理し、プロジェクトを成功へ！

プロジェクト管理におけるRACIは以下の４種類の責任を意味します。

• ■実行責任者
• ■説明責任者
• ■協議先
• ■報告先

また、メンバーを適切に管理するポイントは以下の３つです。

• ■性格と能力の把握
• ■進捗度の明確な定義
• ■リアルタイムな状況把握

情報共有やコミュニケーションの促進には、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。メンバーの心理面やシステム面での課題を解決し、プロジェクトを成功に導いてください。