プロジェクトにおけるバージョン管理とは
プロジェクトにおけるバージョン管理とは、成果物のバージョンを管理することです。
テキストやエクセルファイルを筆頭に、プロジェクトにおいては多数のファイルを扱います。そして、ファイルにはバージョンがあります。最新のバージョンだけでなく、問題が起きたときに備えて過去のバージョンも管理しておきたいでしょう。
バージョン管理で発生しやすい課題
しかし、バージョンを適切に管理するのは簡単ではありません。ファイル名に編集日時を記入するなどの方法もありますが、記入漏れが発生するためうまくいきません。特に複数人で１つのファイルを編集する場合は、正確な管理は困難でしょう。
- ●どれが最新版のファイルか分からなくなる
- ●過去の資料を探すのに時間がかかる
- ●誰がどのように変更したのか把握できない
このような課題があるため、プロジェクトにおいてどのような方法でバージョン管理するかは重要なテーマとなります。
バージョン管理の方法
一般的な方法としては、「エクセルによる管理」と「専用システムの利用」の２つが挙げられます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
エクセルの利用
エクセルファイルを使ったバージョン管理は手軽に始められます。
Excel 2010以降には、自動保存や簡易的なバージョン履歴の機能が搭載されています。一度保存したファイルであれば自動でバックアップが保存され、いつ編集されたかを確認できるため、最新だけでなく過去の状態の参照も可能です。
また、手動で保存する際に「上書き保存」ではなく「名前を付けて保存」にすることで、任意にバックアップを作成できます。ファイル名に編集日時を記入するなど工夫すると、管理がより分かりやすくなります。
さらに、そのファイル内に更新内容をメモしておけば、後で目的のバージョンを探し出しやすくなるでしょう。ただし、あくまで簡易的な方法であり、複雑なデータ管理や大人数での編集には限界がある点に注意が必要です。
バージョン管理システムの利用
バージョン管理システムを使う方法もあります。少人数でエクセルファイルを扱う程度であれば、専用のシステムを使う必要はないかもしれません。しかし、複雑なデータや複数の種類のデータを扱う場合、あるいは複数人で同時に編集する場合にはバージョン管理システムが効果的です。
すべてのファイルの更新履歴を残せるため、ファイルの種類に関係なくバージョン管理できます。最新版の把握や変更履歴の追跡も容易になり、プロジェクト全体の作業効率が大幅に向上します。
バージョン管理システムの種類
バージョン管理システムには２種類の方式があります。それぞれ見ていきましょう。
サーバで一括管理をする「集中管理方式」
集中管理方式とは、専用のサーバでバージョンを一括管理する方式です。専用サーバ上にリポジトリと呼ばれるフォルダが作成され、管理したいファイルはすべてそのなかに保存されます。
ユーザーは自身のPCに専用ソフトウェアを導入し、そのサーバにアクセスすることでファイルを編集できます。ファイルを編集するたびに自動でバージョンが追加されるため、ユーザーはバージョン管理を意識する必要がありません。
ただし、サーバに接続しなければファイルを編集できない点や、障害が発生した場合に作業が止まってしまうリスクがある点が弱点です。バックアップを適切に行っていない場合は、データ損失につながる可能性もあります。
ユーザーがコピーをもつ「分散管理方式」
分散管理方式は、ユーザーがリポジトリのコピーをもつ方式です。
この方式では、ユーザーはPC内のローカルデータとしてファイルを保存することになります。それを随時サーバのリポジトリに反映させることで、サーバでの一元管理も実現します。
ユーザーがそれぞれ手元にファイルをもっているため、サーバに接続しなくてもファイルを編集できるのが特徴です。また、サーバが故障してもユーザーのPCにデータが残っているので、リスクが少ない方式といえるでしょう。
バージョン管理システムを使うメリット
バージョン管理システムは、これまでに挙げた「最新版が分からない」「過去の資料を探しにくい」「誰が編集したか把握できない」といった課題を解決するのに有効です。ここでは、その主なメリットを２つ解説します。
以前の状態に戻せる
バージョン管理システムを利用すれば、簡単に以前のバージョンを復元できます。
ローカルでファイルを操作していると、誤って上書き保存し、前のバージョンが消失することがあるでしょう。しかし、バージョン管理システムのリポジトリでは上書き保存ではなく、随時新規のファイルが追加されます。
自動でバックアップが保存されているような状態であるため、過去のバージョン復元が簡単です。
変更履歴を確認できる
変更履歴の把握も容易です。以下のような内容がリポジトリに保存されるためです。
- ●作成者
- ●更新者
- ●作成・更新日時
- ●変更履歴
これらの情報から、いつ、誰が、どこを変更したのかを把握できます。特に多人数で１つのファイルを編集する場合にこの機能は役立つでしょう。更新者が分かれば、どのような意図で変更を加えたのか確認できます。
バージョン管理システムを導入して効率的な管理を！
プロジェクト管理におけるバージョン管理とは、ファイルのバージョンを適切に管理することです。バージョン管理システムを利用すれば、ファイルの種類に関係なく効率的に管理できます。
バージョン管理システムには以下の２種類があります。
- ●集中管理方式
- ●分散管理方式
システムの導入により以下のことができます。
- ●以前のバージョンへの復元
- ●変更履歴の確認
バージョン管理システムを導入すれば、効率的なファイル管理が実現できます。また、プロジェクト管理ツールのなかにはタスク管理だけでなくバージョン管理機能を備えたものや、既存のバージョン管理システムと連携できるものもあります。幅広く比較して、自社に最適なツールを探してみましょう。
