プログラムマネジメントとは
プログラムマネジメントとは、複数のプロジェクトを並行管理することです。プロジェクトに関するマネジメント方法には、以下のようなものがあります。
- ■PMBOK
- １つのプロジェクトを管理
- ■CMMI
- 組織レベルで俯瞰的にプロジェクトを管理
- ■プログラムマネジメント
- 複数プロジェクトを統合管理
個々のプロジェクトには明確なゴールがあるため、事前に計画を立てるのも難しくありません。ところが、それらを統合してより上位の目的を目指す場合、計画や現状把握は難しくなります。
プログラムマネジメントでは、そのような複数のプロジェクトから構成される大規模プロジェクト（プログラム）を管理します。個々のプロジェクトの相互関係や連携などがマネジメント対象です。
プロジェクトとの違いは「概念の階層」
プロジェクトとプログラムの違いは、概念の階層です。プログラムのほうが上位階層の概念で、より高次の目的を目指すものです。
たとえば、小学校で子供たちの安全を守る活動をする場合、この「子供の安全を守る」ことはプログラムになります。一方、具体的な方法である「生徒全員への防犯ブザー配布」などはプロジェクトです。
ただし、プロジェクトとプログラムの定義は明確ではありません。プロジェクトを束ねたものがプログラムであるという認識が一般的ですが、これは厳密ではありません。プロジェクトが有期的であるのに対し、プログラムは継続的なものであるためです。
このような違いがあるので、両者は本質的に異なるという見方もあります。
プログラムマネジメントが必要とされる場面
プログラムマネジメントは、複数のプロジェクトが同時に進行し、進捗やリソース、課題の管理が複雑化している場合に有効です。特に、部署をまたいだ施策や長期的な事業計画では、個別プロジェクトだけを管理していても全体最適につながらないことがあります。
たとえば、以下のような課題がある場合は、プログラムマネジメントの考え方を取り入れることで、全体の状況を把握しやすくなります。
- ■複数プロジェクトの進捗状況をまとめて把握できない
- ■部署やチームごとのタスク・工数が見えにくい
- ■プロジェクト間でリソースの重複や不足が発生している
- ■経営目標と各プロジェクトの成果が結び付いていない
- ■Excelやメールでの管理に限界を感じている
プログラムマネジメントの３つのパターン
プログラムマネジメントの３つのパターンを紹介します。
プロジェクトを分割するパターン
１つの大きなプロジェクトを分割し、それらをプログラムとして扱う方法です。
大きなプロジェクトをそのまま管理するのは大変です。特に、複数の部署にまたがるなど、関与する要素が多岐に渡るほどプロジェクトは複雑化します。
それを分割して個別に管理することで効率化するのが分割パターンです。事業や部署、業務内容などによって分割しやすいプロジェクトに向いています。
プロジェクトを段階的にするパターン
１つのプロジェクトが終わったら次のプロジェクトに着手するという、段階的に管理する方法もあります。
今期はA町、来期はB町に店舗を展開するといったように、時間軸にそってプロジェクトを一つひとつ進めます。
複数のプロジェクトを同時進行しなくてよいのが特長ですが、段階的パターン特有の難しさもあります。長期にわたるため、環境の変化やリソース配分に気を付けなければいけません。
プロジェクトに修正が伴うパターン
プロジェクトの修正を前提としたプログラムマネジメント方法があり、これをイノベーションパターンと呼びます。
これは、新商品の開発や新事業の創出などのプロジェクトに適用されます。このようなプロジェクトは見通しが立てづらいため、修正や変更の機会が多いのが特徴です。
プログラムの全貌がある程度見えていることを前提とする段階的パターンや分割パターンでは、対応が難しいでしょう。
プログラムマネジメントのポイント
プログラムマネジメントにおいて、マネージャーが意識すべきポイントを２つ解説します。
ベネフィットの追求を行う
プログラムマネージャーはベネフィットの追求を意識しましょう。プロジェクトマネージャーが意識すべきなのはプロフィットです。両者には以下の違いがあります。
- ■ベネフィット
- 価値。有形無形問わない。
- ■プロフィット
- 利益。物品や金銭などの即物的なもの。
プログラムにおいて重要なのはベネフィットです。プロジェクトにおいて獲得した利益が、ビジネスにおいて価値のあるものなのかが重要になります。
たとえば、以下のようなベネフィットが考えられます。
- ■企業の競争力強化
- ■利益率の改善
- ■ビジネスプロセスの効率化
各プロジェクトが、これらの価値に結び付くように管理するのがプログラムマネージャーの役割です。
ステークホルダーを管理する
ステークホルダーを管理しましょう。ステークホルダーとは、プロジェクトやプログラムに関わる利害関係者のことです。プログラムを成功させるには、ステークホルダー全員の良好な関係を築くことが欠かせません。
プログラムには以下のようなステークホルダーが考えられます。
- ■経営者
- ■プログラムマネージャー
- ■プログラムメンバー
- ■各プロジェクトマネージャー
- ■各プロジェクトメンバー
- ■関連部署
- ■取引先
- ■顧客
プロジェクトにもステークホルダー管理はありますが、プログラムではより広範囲のステークホルダーを管理しなければなりません。各ステークホルダーのニーズや影響力を把握し、良好な関係を目指しましょう。
プログラムマネジメントにはプロジェクト管理ツールの活用がおすすめ
プログラムマネジメントでは、複数プロジェクトの進捗や課題、担当者、スケジュール、リソース状況を横断的に把握する必要があります。Excelやメール、チャットだけで管理していると、情報が分散しやすく、全体像の把握に時間がかかる場合があります。
プロジェクト管理ツールを活用すれば、複数プロジェクトの進捗を一覧で確認できるほか、タスク・工数・課題・スケジュールなどを一元管理できます。関係者間で同じ情報を共有しやすくなるため、認識のズレや対応漏れの防止にもつながります。
特に、部門横断のプロジェクトや長期的な施策を管理する場合は、自社の管理方法にあったツールを選ぶことが重要です。
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プロジェクト成功のため、適切なプログラムマネジメントを！
プログラムマネジメントとは、複数のプロジェクトを管理することです。プログラムはプロジェクトの上位概念に相当します。プログラムマネジメントには以下の３パターンがあります。
- ■分割
- ■段階的
- ■イノベーション
プログラムマネージャーが意識すべき点は以下の２つです。
- ■ベネフィットの追求
- ■ステークホルダー管理
ぜひ参考にして、適切なプログラムマネジメントを実現してください。
